Het nieuwe werken wonderland evenement

Gisteren was ik in Amersfoort bij Het Nieuwe Werken ‘Wonderland’ Evenement van het jaar. Georganiseerd door ETTU en Comsoft Direct. En met zo’n titel verwacht ik wel wat. Ik verwacht sessies over het nieuwe werken en natuurlijk ook wel iets over techniek. De techniek was in dit geval Sharepoint. De techniek als ondersteuner van het nieuwe werken, niet het doel op zich, maar het middel. Wat ik niet verwacht is alleen maar techniek en toen halverwege de dag bleek dat het echt alleen bij de techniek zou blijven (met uitzondering van de eerste twee sprekers) vond ik dat toch erg jammer. Ik ben gebleven hoor, tot aan het einde, om de spetterende jongleershow van More Balls Than Most niet te missen. Maar daarna ben ik niet gebleven voor de borrel. Ik had meer dan genoeg techniek gezien en gehoord voor een dag.

De dag werd geopend door Chazia Mourali die ook dagvoorzitter was. Aan de zaal vroeg zij voor hoeveel % het nieuwe werken is geïmplementeerd bij de bedrijven die vertegenwoordigd zijn in de zaal. Veel hoger dan 20% kwamen de bedrijven in de zaal niet. Er is dus werk te doen. En dan deze vraag: wordt u als ICT manager voldoende toegevoegde waarde toegedicht door uw organisatie, wordt u voldoende ingezet en worden uw capaciteiten ten volle benut? Het bleef stil in de zaal. Tijd voor de gastheren van vandaag, Piet Vink en Marc Stuifzand. Aan hen vroeg Mourali wat heeft u uw vrouw of ouders nooit verteld en met wie wil je 24 uur in een lift opgesloten zitten. De mannen kregen na de vragen nog 1 minuut om iets te vertellen over hun bedrijf voordat de keynote spreker werd aangekondigd.

de zwarte en de witte wereld

Tijd voor Daan Quakernaat met Ga kathedralen bouwen.

Quakernaat is van huis uit IT-er maar stopte hier 10 jaar geleden mee toen hij bij een klant een bommeldingsformulier op het intranet vond. Hij ging presenteren en vertellen over zijn ideeën.

De kathedraal van Reims, een Middeleeuwse kathedraal en als je na gaat denken hoe zij dit gebouwd hebben zonder de spullen die wij nu hebben vraag je je af, hoe deden zij dat? Hadden zij een plan? Nee. Wisten zij van te voren hoe de kathedraal er uit kwam te zien? Niet helemaal. Er was een tekening, een tekening met zeven torens. Zijn die torens gebouwd? Nee. Is de kathedraal daarom minder mooi en indrukwekkend? Nee dus. Zij begonnen gewoon te bouwen. En soms viel er een muur om. Maar dan bouwden ze dat muurtje opnieuw. 300 jaar is er aan de kathedraal gebouwd, ondanks oorlog ziekte en rampspoed. De bouwers dachten er niet over om te stoppen.
Tegenwoordig beginnen we niet eens aan dit soort projecten als we niet van te voren weten hoe het er uit komt te zien,wat het kost en wanneer het af is. Risico’s gaan we niet meer aan, wij zijn bang geworden.

Stel je nu voor dat je een idee hebt, een kathedraal die je wilt gaan bouwen. Je hebt IT nodig als gereedschap. Dan krijg je te maken met de 2-2-1/5 regel, het wordt 2x zo duur, het duurt 2x zo lang en de helft van wat afgesproken is wordt opgeleverd. Dat is al jaren zo en dat verandert maar niet. Het nieuwe werken kan hier wellicht verandering in brengen. Maar wat maakt het nu zo moeilijk? Quakernaat legt zijn idee over de zwarte en witte wereld uit. In het zwarte gedeelte zitten de techneuten, in de witte wereld bevindt zich de passie.

Op de website van Quakernaar staat het zo:

Ik deel uw wereld in, in een zwarte wereld en een witte wereld. Uw zwarte wereld is dat deel dat je kunt vatten in cijfers en regels. Structuurtje, checklistje, blokje, pijltje. Uw witte wereld past fundamenteel niet in een computer of blokjes en pijltjes. Visie, passie en ideeën, de dingen die we softere zaken noemen.

Je hebt de witte en zwarte wereld nodig om een kathedraal te bouwen. IT-ers verkopen hun diensten in de witte wereld. Maar het zijn techneuten en die bevinden zich in de zwarte wereld.
Quakernaat roept de zaal op om fouten te maken omdat dat de enige manier is om te leren. Laat het eens los en ga eens kathedralen bouwen. Ga van IT een succes maken!

 

het is iedereen of niemand

 

Hierna vertelde Roemer Visser (@Roemer Visser) van Microsoft over hoe zij het nieuwe werken hebben geïmplementeerd. Bij Microsoft is de work-life balans erg belangrijk en staan eenvoudig samenwerken, toegang tot informatie die beheerd en beschermd kan worden centraal. Bij Microsoft spreken ze over drie dimensies: technologie, mens en werkplek.
  • Vitaliteit – work-life balans en motivatie
  • Productiviteit – samenwerkend vermogen
  • Groei – persoonlijke ontwikkeling

 

 

Bij Microsoft gebruikten ze de Myers Bridge Type Index om alle medewerkers te typeren (karaktereigenschappen) en in een hokje te plaatsen. Verschillende type medewerkers worden samen in teams geplaatst om zo efficiënt en effectief mogelijk samen te werken. Bij het slimmer ontmoeten, slimmer vergaderen en slimmer communiceren wordt gekeken naar scenario’s en niet naar de software die het moet ondersteunen. Momenteel wordt slimmer verbinden uitgerold. Hierbij wordt onderzocht hoe sociale media een rol speelt en hoe dit ingezet kan worden. Zij gaan hiermee experimenteren omdat ook Microsoft beseft dat het te groot is om te negeren.
Nog wat cijfertjes:
  • het nieuwe werken levert op 28 minuten per persoon per dag tijdwinst voor de medewerker
  • 19m2 vloeroppervlak per persoon wordt 11m2
  • 30% minder e-mailverkeer
  • zijn veel meer vrouwen bij Microsoft gaan werken sinds zij het nieuwe werken hebben geïmplementeerd

 

waterbeheer veilig en op maat

Na deze twee sprekers gingen de deelnemers uiteen. Ik bleef in de zaal zitten voor een presentatie van Marc van Gemert van Waterschap Rijn en IJssel met als titel DMS RMA in Sharepoint 2010.

Zij gebruiken portalen die door ETTU in Sharepoint zijn ontwikkeld waaronder het communicatie portaal en het projectportaal. Maar ook brachten zij DMA en RMA onder in Sharepoint.
Twee jaar geleden verhuisde de waterschap Rijn en IJssel naar een nieuw pand. De medewerkers kregen 1 meter plank en dus moest er veel papier gedigitaliseerd worden. Facilitaire Zaken en ICT zichten naar nieuwe oplossingen en vonden Sharepoint. In 2009 begonnen ze met een aantal pilots rondom grensoverschrijdend digitaal werken. Komende maand zal het systeem live gaan voor iedereen. Hierna gaan zij verder onderzoeken hoe kennismanagement en social media het beste in het systeem ondergebracht kan worden.
De tweede presentatie ging over het projectenportaal. Voor projectmatig werken heeft het Waterschap Rijn en IJssel richtlijnen opgezet. Iedereen doet het nu op dezelfde manier. Een projectenpagina ziet er bij iedereen hetzelfde uit, alle documenten komen hierop terug (DIV controleert en laat indien nodig aanvullen of aanpassen). Als een project afgesloten wordt gaat de projectenpagina het archief in. Het is dan alleen nog maar te lezen door diegenen die erbij mogen. DIV is de enige afdeling die nog eventueel wijzigingen door kan voeren. Het voordeel van op deze manier werken is dat duidelijk is wat de laatste versie is, dat alle documenten op de projectenpagina te vinden zijn, dat pdf, afbeeldingen en email’s samen worden gebracht en dat het beeld compleet is. De tijd die men voorheen kwijt was aan het zoeken naar informatie wordt nu gebruikt voor andere dingen. En de mappenstructuur is verdwenen. Sharepoint 2010 werkt het beste zonder mappen. Zoeken doe je door middel van metadata en contenttypes.
Het enige wat van Gemert over het nieuwe werken vertelde was dat bij Waterschap Rijn en IJssel het is toegestaan om 1 dag per week thuis te werken.

 

het is een IT-feestje

 

De derde break-out-sessie zat ik bij Jeroen Derynck van Delta NV (een multi-utility compagny uit Zeeland). Zij gebruiken Sharepoint al 10 jaar en tot nu toe is dat altijd een IT-feestje geweest.  Er was geen beleid rondom het aanmaken van sites, contenttypes en metadata. En wie nu eigenlijk de eigenaar van Sharepoint was werd niet duidelijk. Hij pleitte voor een beperkt aantal functionaliteiten voor de grootste groep en het zoeken naar niches omdat je hiermee toegevoegde waarde kan creëren. Net als Microsoft werkt Delta met persona’s ingericht rondom de generaties medewerkers (veel babyboomers, een groot aantal generatie x, een klein aantal generatie y).

 

reclamepraatje

 

de laatste sessie van de dag was van Koos Verhave van AMP Logistics. Dit was zo’n reclamepraatje en pastte totaal niet binnen het thema van de dag dat ik geen aantekeningen heb gemaakt.

 

 

Tijd voor vermaak! More Balls than Man sloten de dag af. Het thema van hun optreden was de kunst van het loslaten.

 

En wat neem ik nu mee van dit Het Nieuwe Werken Wonderland Evenement van het jaar? Dat het niet alleen IT moet zijn die Sharepoint implementeert maar dat je een team nodig hebt waar ook niet IT-ers inzitten. Om de witte kant van de wereld een kans te geven zeg maar. De passie, de inspiratie, het lef om een kathedraal te bouwen en de moed om onderuit te gaan, om fouten te maken. De hoeveelheid IT-ers in de zaal nemen dit hopelijk ook mee naar huis. Maar of dat echt gelukt is, is de vraag.

Green Buildings

Op 17 februari was ik bij het Kluwer congres over Het Nieuwe Werken. Bij een van de standjes lag het boek Green Buildings : trends en best practices op het gebied van duurzamheid, kostenreductie en Het Nieuwe Werken.

Het boek is een uitgave van Corporate Facility Partners (CFP) uit Apeldoorn.

Het boek bestaat uit interviews met onder andere Bram Adema (directeur CFP), Willem Lageweg (MVO Nederland), Jacqueline Cramer (ex-minister VROM), Erik de Jonge (ANWB), Theo Rinsema (Microsoft Nederland) en Manja Jongsma-Lievaart (SNS Reaal). Daarnaast worden per onderwerp (duurzaamheid, kostenreductie en Het Nieuwe Werken) praktijkvoorbeelden gegeven. Met afsluitend bij elk onderwerp een lijstje publikaties en tips.

Bram Adema: Het Nieuwe Werken is niet Het Nieuwe Werken, maar Het Werken van Vandaag.

 

Duurzaamheid

Het eerste gedeelte van het boek, over duurzaamheid, heb ik even doorgebladerd. Ik heb niet zoveel met CO2-reductie en besparing op energiekosten. En dan bedoel ik natuurlijk dat in mijn werk dat geen aandachtspunt is, tenminste niet voor mij. Ik heb wel weer iets met cradle-to-cradle en dan met name als het gaat om meubilair. Interessant is dan het voorbeeld van de Gemeente Amsterdam (Dienstverlening en Facilitair Management) die dit principe gebruikten om een ambtswoning duurzamer te maken.

Het bedrijf Ecodrukkers kende ik nog niet, dus ook hier heb ik iets langer stilgestaan om te lezen over hoe zij duurzaam produceren. Deze drukkerij gebruikt geen materialen die schadelijk zijn voor het milieu, ze gebruiken bio-inkt, produceren CO2-neutraal en gebruiken groene stroom. Mooi initiatief!

Kostenreductie

Schokkend om te lezen dat facilitaire kosten 10-20% van de totale kosten zijn en dat zij naast personeelskosten vaak de grootste kostenpost is voor organisaties. Hierop besparen is dus erg interessant. De ANWB heeft dit gedaan door onder andere het aantal m2 per werkplek te verlagen, maar ook door verhuur van ruimte aan derden. KPMG koopt 100% duurzame (CO2-vrije) energie in tegen een scherpe prijs. En Van Dijk Educatie bespaarde op repro, schoonmaak, technisch onderhoud, beveiliging en mobiele telefonie. Zij gebruikten hier een facility scan voor.

het digitaliseren van documentstromen kan een besparing betekenen tot 35% op de totale kosten van archief, repro en documentlogistiek

Het laatste gedeelte van het boek is voor mij het meest interessant want dit gaat over Het Nieuwe Werken.

Het Nieuwe Werken

In de inleiding wordt geschreven over de drie onderdelen waaruit het nieuwe werken bestaat: de technologie, de werkplek en de medewerker. De vaste werkplek verdwijnt, de technologie zorgt ervoor dat je altijd en overal contact kan hebben met elkaar en de medewerker krijgt vrijheid, verantwoordelijkheid en wordt uitgedaagd.

De eerste case die wordt besproken is die van Microsoft Nederland. Zij hadden drie doelstellingen toen zij met het nieuwe werken begonnen: het verhogen van de productiviteit met behulp van informatietechnologie, verhogen van de vitaliteit van mensen en groei van de ondernemening. Duurzaamheid werd hier later nog aan toegevoegd. Het voordeel was dat de medewerkers van Microsoft al konden wennen aan de verandering voordat zij naar het nieuwe gebouw verhuisden.
Microsoft is een goed voorbeeld van het nieuwe werken en er komen ook veel geïnteresseerden langs om te kijken hoe zij het doen.  Om niet het risico te lopen dat de organisatie teveel in zichzelf gaat geloven is er een Raad van Anders ingesteld. Deze raad krijgt een opdracht en 3 maanden toegang tot het gebouw. De raad koppelt dan de positieve en negatieve punten terug. Inmiddels zijn er 3 raden geweest, een raad met jongeren van 14-21 jaar, een raad van rijksambtenaren en een raak van vrouwen uit de diversiteitsbeweging.

Bij SNS Reaal werden na de beursgang een aantal bedrijven overgenomen. Deze bedrijven werken geïntegreerd binnen bestaande processen en locaties en dat was niet altijd even gemakkelijk.  Voor Manja Jongsma was dit het moment om te onderzoeken of een nieuwe manier van werken gerealiseerd kon worden. In het eerste jaar (2008) werd er vooral veel aandacht besteed aan het creëren van draagvlak. Ook werden er twee premières ingevoerd (2009), geen pilots omdat die een go/no go moment kennen, maar een première omdat dit de introductie van een nieuwe ontwikkeling betekent. Tijdens de premières werden allerlei verschillende dingen uitgeprobeerd waar ze veel van hebben geleerd. Onder andere dat de techniek veel meer vervlochten moet worden in het proces en dat er altijd en door verschillende kanalen gecommuniceerd moet worden. Medewerkertevredenheid staat centraal bij SNS Reaal, maar ook een goede balans tussen werk en privé. Dat ze daarnaast ook kosten besparen door reductie van m2 is mooi meegenomen. De medewerker krijgt bij SNS Reaal veel vrijheid maar er is wel de afspraak om ten minste 2 dagen per week op kantoor door te brengen. Dit om de sociale cohesie te bevorderen.

Manja Jongsma: het mentale programma is in eerste instantie ontwikkeld op basis van de competentieprofielen van de leidinggevende en de medewerkers in het nieuwe werken en de benodigde transitie. Het programma is zo samengesteld dat de leidinggevende en medewerker wordt klaargestoomd voor de verandering.

Voor de leidinggevende betekent dit 9 maanden en voor de medewerker 6 maanden training. Onderdeel van het mentale programma zijn de 360 graden feedback, e-learning, IT instructie, een workshop afspraken maken en een plattegrondspel. En het is een succes. 94% (was 70%) raadt SNS Reaal aan als werkgever als gevolg van de invoering van het nieuwe werken. Daarnaast vindt 78% dat zij effectiever en efficiënter werken.

Naast de interviews worden er nog een aantal praktijkvoorbeelden beschreven van onder andere ABN-AMRO, Steelcase en de Rijksgebouwendienst en dat is wat dit boekje zo interessant maakt. Er worden voorbeelden gegeven waar iedereen,die met het nieuwe werken aan de slag gaat of is, iets aan heeft. De voorbeelden zijn breed (bedrijfsleven, overheid, non/profit organisaties) en iedereen heeft toch net een eigen insteek. Je moet er tegen kunnen dat CFP in elk voorbeeld genoemd wordt, het is tenslotte ook een boek dat laat zien wat zij doen. En zij doen veel, van onderzoek, scans, tot uitrol. CFP ondersteunt het proces naar een nieuwe manier van werken in vijf stappen, schrijven zij in een van de laatste hoofdstukken.

Het boek wordt afgesloten met 5 tips:

  • maak als bedrijf de verwachtingen kenbaar; het speelveld en de spelregels
  • de mens centraal zetten waardoor gedragsverandering plaatsvindt
  • hanteer een integrale aanpak bij het implementeren van het nieuwe werken
  • faciliteiten aanpassen aan verschillende groepen binnen de organisatie
  • formuleren van een duidelijke visie

Een boek met interessante voorbeelden, case studies en interviews. Een boek om door te bladeren en af en toe stoppen om echt te lezen.

Op bezoek bij de VU – Smart@Work

Vorige week vrijdag mocht ik met een aantal TU Delft collega’s op bezoek bij de Rechtenfaculteit van de Vrije Universiteit in Amsterdam. Deze TU collega’s vormen samen het projectteam 2FLOW dat het nieuwe werken bij de TU Delft gaat ondersteunen en coördineren. Wij bezochten de VU omdat daar de rechtenfaculteit als eerste in Nederland het nieuwe werken binnen het onderwijs heeft geïntroduceerd onder de naam Smart@Work.

Ik was erg nieuwsgierig. Als ik denk aan een rechtenfaculteit vol met juristen dan denk ik aan papier, heel veel papier. En aan eigen kamers om geconcentreerd te werken. In mijn hoofd wilde het nieuwe werken en een rechtenfaculteit niet samen. Maar het bezoek bracht hier verandering in en nu snap ik het wel. Anders dan ik had verwacht, maar wel mooi en goed doordacht.

Sinds 3 januari 2011 zit de faculteit in dit nieuwe pand dat Initium is genoemd. De aanleiding was er een die je vaker ziet in het onderwijs, de faculteit groeide zodat de medewerkers en studenten niet langer in het pand pastten. Er moest nieuwbouw komen van 10.000 m2. De faculteit zat hiervoor in het hoofdgebouw, verdeeld over vijf verdiepingen. De inrichting was donker, lange gangen met dichte deuren. Je wist niet of iemand aanwezig was of niet. Van deze indeling wilden ze af, ze wilden meer open zijn. Maar ook meer samenwerken en meer samen doen. De faculteit moest een hart krijgen.
De faculteit kreeg de opdracht om een pand neer te zetten waar zij het mee moeten doen, ook al groeit de faculteit, het pand wordt niet groter. De 10.000 m2 is dus het maximum. En dat is een enorme uitdaging. Er werd gekozen voor op activiteit gerichte werkplekken en deze niet persoonsgebonden te maken.

Vrij vroeg in het project is aan medewerkers gevraagd wat zij het allerbelangrijkste vinden. Dit is geconcentreerd kunnen werken en de boeken. Zonder de boeken geen identiteit, de boeken zijn dag en nacht nodig. Maar aan de andere kant zijn bezuinigingen een feit, kun je bijna niet anders dan meegaan met de trend van het nieuwe werken, maar je wilt het wel samen doen.

Voor een aantal onderzoeken heeft de faculteit Laanbroek Schoemans Adviseurs ingehuurd. Zij deden onder andere een bezettingsgraadmeting. In piekuren was er 55% bezetting, maar meestal was rond de 40% van de werkplekken bezet (bruto bezetting). Dus wat ga je dan vormgeven, iets wat wordt gewenst op het idee dat iedereen er altijd is. Of kijk je kritisch naar de cijfers en baseer je het nieuwe concept hier op. Huisvesting durfde de vraag te stellen. Uiteindelijk werd het kloostergang idee met aparte kamertjes losgelaten en gekozen om deels persoonsongebonden te werken. Maar je wilt geen hierarchie in de kantoorinrichting, dus wie krijgt dan een eigen plek en wie niet? Er bestaat geen logische verantwoording om dit te realiseren dus uiteindelijk wordt het hele concept losgelaten. Er worden alleen maar persoonsongebonden plekken ingericht, behalve voor de secretariaten. Zij hebben een vaste plek gekregen in een open ruimte.

In het gehele proces heeft huisvesting een belangrijke rol gespeeld. Zij waren leidend. Maar de nieuwbouw, het experiment met het nieuwe werken, moest binnen budget en tijd worden gerealiseerd. Tijdens het proces werden veel dingen ontdekt, maar de projectleider liet weten dat dit nodig was om te kunnen wennen aan nieuwe ideeën en manieren van inrichting. Met andere woorden, het proces was nodig om tot het eindresultaat te komen.

Een gedeelte van het pand is afgesloten voor studenten. Docenten die een afspraak met een student hebben kunnen hen ophalen en meenemen naar het gesloten gedeelte. In het open gedeelte zijn wel ruimtes voor docent/studentcontact maar deze ruimtes worden vaak bezet door studenten. Studenten moeten er wel uit als er een afspraak is en de ruimte is gereserveerd.

Het gesloten gedeelte trekt enorm. Medewerkers zitten hier graag, soms is het zelfs te gezellig. Het hart van de faculteit wat een wens was vanuit de start van het project is gerealiseerd. Of er ook meer wordt samengewerkt is nog niet onderzocht, wel geven medewerkers aan elkaar vaker te ontmoeten en elkaar beter te leren kennen. In het gebouw zijn vlekken gevormd waar afdelingen elkaar opzoeken. Dat betekent niet dat anderen niet in die vlek mogen zitten. Iedereen is overal welkom.

Qua ICT worden er experimenten gedaan (bijvoorbeeld met iPads en laptops). Het is nog niet optimaal. Maar ze zijn op de goede weg. Nog lang niet al het papier is gedigitaliseerd en een papierloos kantoor bestaat nog niet maar VU-breed staat digitalisering op de agenda. Wel is er voor de verhuizing veel opgeruimd zodat er leegstand in de kasten is.

Wat betreft professionalisering is er een cursus efficiënter werken aangeboden maar deze is niet door iedereen gevolgd. Slimmer werken met social media, of de GTD methode is iets wat nog niet echt leeft maar misschien nog wel gaat leven.

Nog even wat cijfertjes. Er zijn vier verschillende soorten werkplekken:

  • 1-persoons werkplek – voor activiteiten die hoge concentratie vragen (aantal 68 werkplekken)
  • 2-persoons werkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 60 werkplekken)
  • groepswerkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 75 werkplekken)
  • loungeplek – voor activiteiten met gemiddelde concentratie (aantal 24 werkplekken)
  • Voor vergaderingen en overleggen kunnen ruimtes (voor 4, 12 of 30 personen) gereserveerd worden

Vanaf 0,5 fte krijgt een medewerker een eigen laptop en een locker. Medewerkers die minder dan 0,5 fte werken mogen een laptop en locker voor een dag lenen.

Er werd een positief verhaal verteld, met ups en down dat wel. En natuurlijk was er ook wel weerstand. Maar wat wil je, medewerkers die gewend zijn aan een eigen kamer die ineens moeten gaan flexwerken en de kasten met boeken moesten inleveren. Die weerstand viel uiteindelijk toch wel mee. De medewerkers wisten ook wel dat deze richting ingeslagen moest worden en ook al is het anders, je went er wel aan. En dat geeft hoop. Want als het lukt met juristen, dan moet het toch zeker lukken met techneuten.

Meer informatie over dit project en het nieuwe gebouw lees je hier en hier. Wat collega Rob van het bezoek vond beschrijft hij hier.

 

SURFspace – de stekker er uit of een andere stekker er in?

Een poosje geleden werd een oproep geplaatst op SURFspace om mee te doen aan een enquête. Deze enquête werd gehouden om de gebruikers van de site te vragen waar zij de site voor gebruiken, wat ze missen en wat zij graag anders zien. Ik heb de enquête ingevuld en toen aan het einde werd gevraagd of je een keer naar SURF in Utrecht wilde komen voor een bijeenkomst waar over de resultaten werd gediscussieerd zei ik geen nee. Op 8 maart was deze bijeenkomst.

Voor degene die SURFspace niet kennen.

SURFspace is een  portal vóór en dóór ICT Onderwijs- & Onderzoekprofessionals. Naast prikkelende columns, vacatures en de laatste nieuws- en agendaberichten biedt SURFspace actuele informatie over innovatieve thema’s.

Zelf heb ik ook wel eens een artikel voor SURFspace geschreven en ik ben lid van een zogeheten SIG (Special Interest Group). Ik bezoek nooit de site en in de trein op weg naar de bijeenkomst vroeg ik me af waarom. Ik lees wel de nieuwsbrief en soms klik ik door. Maar ik kom niet op de site omdat de informatie die hierop staat voor mij niet nieuw is. Ik lees nieuwe dingen liever op andere sites of krijg deze informatie via twitter. De Good practices bekijk ik ook niet, dat deed ik wel toen Eja Kliphuis ze nog per mail aan iedereen stuurde. Toen las ik ze bijna allemaal.

Nu is het misschien ook zo dat de thema’s op SURFspace niet de thema’s zijn waar ik me direct mee bezig houd. Maar aan de andere kant is de agenda met bijeenkomsten wel weer interessant. Ik kon dus niet echt mijn vinger er op leggen waarom SURFspace mij niet aanspreekt. Maar dat dat zo is, is een feit.

Tijdens de bijeenkomst waren er mensen van Fontys, Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Utrecht, Vrije Universiteit en de Hogeschool Leiden. Deze mededeelnemers hadden een duidelijke link met het onderwijs, zij zijn onderwijskundige of docent. En ik, als vreemde eend in de bijt, sta toch iets verder van het onderwijs af.
Hester Jelgerhuis begeleidde de discussie en Annette Peet van SURFfoundation maakte aantekeningen en discussieerde gezellig mee.

Alle deelnemers gebruiken SURFspace anders. Ik, waarvan gezegd kan worden dat ik de site niet gebruik, tot aan iemand die de nieuwsbrief tot in detail leest en stukjes doorstuurt aan collega’s en alles daar tussen in.

Als de sterke en minder sterke punten van SURFspace  werden genoemd:

  • wat is de site nu eigenlijk en wat kan ik ermee
  • onduidelijke navigatie
  • kraakheldere structuur
  • onduidelijk of je abonnee moet zijn
  • kwaliteit van artikelen is goed, zou iets meer wetenschappelijk mogen zijn
  • zeer actuele onderwerpen
  • zoekfunctie werkt erg goed
  • voel me niet verbonden met SURFspace, mis het gezicht van SURFspace

En dan komt al snel de vraag, waarom zou ik lid willen zijn van SURFspace? Als ik al lid ben van LinkedIn en daar collega’s ontmoet, waarom zou ik dat dan ook willen op SURFspace? Wat is de toegevoegde waarde?
En dan even doorredenerend,  wat kost het om de site te onderhouden en aan te passen, levert dat het ook op? Tien redacteuren die de site onderhouden en er tijd in stoppen. Is dat te verantwoorden als je het aantal bezoekers per maand bekijkt?

Moet de stekker er uit? Of een andere stekker erin?

Want als er al andere sites zijn die het communitygedeelte beter facililteren en de artikelen kunnen ook op een andere site van SURF geplaatst worden, waarom SURFspace dan onderhouden en updaten naar een nieuwe versie.

Al snel kwam de conclusie dat een portal met verschillende ingangen een optie zou kunnen zijn. Een portal waar alle SURF onderdelen een plek krijgen, dus SURFnet, SURFdiensten, SURFfoundation en SURFspot. Voor de gebruiker is het toch al onduidelijk hoe deze onderdelen zich tot elkaar verhouden. Maak er een smoel van, een gezicht naar buiten. Een gezicht waar je je mee verbonden kan voelen. Iemand waar je graag vrienden mee wilt zijn.

Daarnaast lijkt het logisch om voor de vulling van de portal gebruik te maken van bestaande initiatieven. Er zijn tenslotte veel edubloggers in Nederland. Aggregeer deze feeds en laat ze terugkomen in de portal. Doe hetzelfde met tweets van deze groep.

En wat de groep echt heel handig zou vinden is als op de site de agenda’s van de verschillende SURF onderdelen wordt samengevoegd tot een heldere en duidelijke agenda, met een aanmeldingsprocedure voor activiteiten. Dat je zelf artikelen kan toevoegen, of discussies kan starten, dit moet zo gemakkelijk gaan dat dat geen drempel hoeft te zijn. En natuurlijk moet de site toegankelijk zijn op allerlei soorten devices. Zorg voor een noodzaak om SURFspace te bezoeken.

Eigenlijk is het heel simpel. Er moeten keuzes gemaakt worden, een duidelijk doel/visie gecreëerd en dat er niet wordt gedaan wat anderen al doen en zelfs beter kunnen. Alleen dan is er de mogelijkheid dat SURFspace geen stille dood sterft. Kunnen we zonder SURFspace? De deelnemers in deze groep denken van wel. En dat is eigenlijk een conclusie die je als SURF niet zou willen horen. Werk aan de winkel dus!