Een tweede werkbezoek naar Praag

Van 3 tot 6 april was ik in Praag om met de Liber Architecture Group het seminar van 2012 voor te bereiden. Nu was ik al eerder in Praag, met hetzelfde doel. Alleen toen bezochten we bibliotheken in Praag en nu gingen we naar twee bibliotheken buiten Praag. Het voordeel van een voorbezoek is dat je niet voor verassingen komt te staan tijdens de werkbezoeken die bij het seminar worden georganiseerd.

Op maandagochtend vroeg vertrokken we naar de onderzoeksbibliotheek van Hradec Kralove.

Het gebouw heeft de vorm van een X, met in het centrum het trappenhuis. Een gedeelte van de X is bestemd voor depot, een gedeelte voor kantoren en twee gedeelten zijn toegankelijk voor bezoekers. Het gebouw is een ontwerp van Projektil architekti uit Praag.

De betonnen gevel met ronde ramen doet denken aan een gatenkaas. Maar het is zeker een bijzonder gebouw te noemen. De bibliotheek opende in september 2008. Het gebouw telt vijf verdiepingen en in een punt is de begane grond open gelaten, zodat je onder het gebouw door kan lopen zonder naar binnen te hoeven gaan.

Tussen de boekenkasten vind je open studieruimtes met lange tafels en een enkele vaste pc om in de catalogus te zoeken. Wil je op internet zoeken dan moet je naar een apart gedeelte. Hier zit een bibliotheekmedewerker die je registreert in de gaten houdt wat je online uitspookt.

Wat ik apart vond waren de loungeplekken (zie foto hieronder). Deze zijn gesitueerd op de kopse kant van het gebouw. Grote ramen over de gehele gevel zorgen voor een bijzonder uitzicht. Maar als ik aan loungeplekken denk dat zie ik geen tafels met stoelen voor me, maar banken en lage tafeltjes. Desnoods zitzakken, maar geen studieplekken. En als de plekken dan als studieplekken gebruikt worden dan mis ik stopcontacten. Maar na even zoeken vond ik deze onder tafel.

Voor onderzoekers die enige tijd in stilte wilden studeren zijn aparte kamertjes gemaakt die je kan reserveren. Wat je in Nederland niet tegenkomt maar hier wel zijn dichte deuren. Je kan niet zien wat er in het kamertje gebeurd.

Na de lunch in Hradec Kralove gingen wij per bus naar Liberec. Hier bezochten we ook een onderzoeksbibliotheek die tevens openbare bibliotheek is.

De directeur ontving ons en zij vertelde dat de bibliotheek staat op de grond waar eerst de synagoge van de stad stond. Daarom is aan de linkerkant van het gebouw de synagoge ingebed in het gebouw (meer uitleg waarom staat op een plateau, foto daarvan vind je hier). Na een rondleiding in de synagoge kregen wij een rondleiding in de bibliotheek. De sfeer in dit gebouw was compleet anders dan in Hradec Kralove. Ik denk dat dit komt omdat de bibliotheek ook door ouders met kinderen wordt bezocht.

In de bibliotheek staan grote posters waarop uitgelegd wordt aan kinderen hoe je een boek niet moet gebruiken. Zoals deze: gebruik het boek niet als paraplu.

Het gebouw is open en licht. Er zijn veel doorkijkjes en gezellige zitjes. Vanuit het trappenhuis kijk je door het hele gebouw heen.

Op de gevel staan namen van beroemde auteurs, waaronder ook een paar Nederlandse.

Volgend jaar april vind het Liber Architecture Group seminar plaats in Praag met werkbezoeken naar onder andere deze twee bibliotheken. Het programma is bijna klaar en zal binnenkort op de website verschijnen. Ben je bezig met een herinrichting van de bibliotheek, of denk je na over een nieuw gebouw dan is dit seminar zeker de moeite waard om te bezoeken.

Twee extraatjes in Praag. De brug met de slotjes die ik al heel lang een keer wilde zien en waar ik per ongeluk langs kwam.

En een kunstwerk van boeken in de Openbare Bibliotheek van Praag. Deze tip kreeg ik van de jongen in het hotel. Overigens was dit design hotel ook zeker een aanrader.

Meer foto’s van dit werkbezoek staan op Flickr.

2FLOW – visie in een dag

Afgelopen donderdag was het dan zover de eerste bijeenkomst van 9 groepen van de TU Delft rondom Het Nieuwe Werken. De organisatie lag in handen van het 2FLOW team, het team dat initiatieven rondom Het Nieuwe Werken bij de TU Delft faciliteert en ondersteund. 2FLOW staat voor To Flexible Learn Organise and Work en bestaat uit collega’s van HR, O&S, ICT, FMVG, M&C, Liebje Paalman (bureau Fonk) en ik vanuit de TU Delft Library.

De 9 groepen kwamen van verschillende faculteiten en diensten. Iedereen had een eigen insteek en idee van wat zij onder Het Nieuwe Werken verstaan. Deze dag was niet ingericht om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen maar wel om de groepen handvatten te geven om een projectvoorstel en een visie te schrijven. Tijdens de dag kregen zij telkens eerst een presentatie over een onderwerp, zoals cultuur, waarden en normen, huisvesting en ICT, waarna er werd nagedacht en gebrainstormd over wat het voor hen zou betekenen.

In de HR strategie (Freedom to Excel) van de TU Delft staat het volgende beschreven:

In de Human Resources-visie spelen kwaliteit, zelfsturing en coachend leiderschap een grote rol. Juist nu is het belangrijk dat medewerkers die met veranderingen worden geconfronteerd actief meedenken over hun toekomst en dat leidinggevenden hun medewerkers goed en open in deze processen begeleiden. Alleen zo kunnen we er zeker van zijn dat iedereen in een functie terechtkomt waar zij of hij zichzelf ten volle kan ontplooien én een wezenlijke bijdrage kan blijven leveren aan de organisatiedoelen.

Directeur P&O Nynke Jansen nam de HR strategie en koppelde deze aan Het Nieuwe Werken. Maar ook legde zij uit dat de studenten al op deze manier werken en studeren (flexibel, pro-actief, verantwoordelijkheid nemen). Kantoren van hokjes met dichte deuren en desktops hebben niet langer de uitstraling waar studenten die op zoek zijn. En dus moeten wij als werkgever meegaan in de veranderingen om de aansluiting met de arbeidsmarkt niet te verliezen. Het voordeel is dat Nynke al in eerdere banen heel flexibel heeft gewerkt met een team dat over de hele wereld verspreid was. Zij heeft een duidelijk beeld van Het Nieuwe Werken.

Henny van Egmond

Henny van Egmond kreeg na Nynke het woord. Zijn verhaal is een inleiding op Het Nieuwe Werken.

Henny begon al meteen goed. Hij vindt dat Het Nieuwe Werken bij de ambitie van de organisatie moet passen en niet een doel op zich moet zijn. Het filmpje dat hij liet zien van Charlie Chaplin (Modern Times) is een oude bekende maar zo een goed voorbeeld en voor iedereen duidelijk. In dit geval zeggen beelden meer dan woorden.

Discussie over het nieuwe werken de laatste tijd gaat voornamelijk over kostenbesparing en verhogen van productiviteit. Henny vindt dit denken uit de vorige eeuw want het gaat nog steeds om HR en het zo efficiënt en effectief inzetten van de mens en niet om betrokken en bevlogen medewerkers. Maar organisaties zijn aan het veranderen. Organisaties worden steeds meer netwerkstructuren met tijdelijke samenwerkingsverbanden. En als er meer netwerken ontstaan dan heeft dat tot gevolg dat organisaties minder macht krijgen. Medewerkers die zich veel in netwerken bevinden hebben veel minder met autoriteit. Gartner voorspelt dat in 2015 het werkt dat wij individueel kunnen doen nog maar 10% is van het totaal en dat wij dus veel meer aan het samenwerken zijn met anderen. Kantoren van (af)gesloten kamers, waar je 90% van de tijd eenzaam en alleen zit te werken is dan niet meer effectief, je moet er op uit om partners te vinden en om die samenwerking aan te gaan.

Maar niet alleen organisatie veranderen, ook mensen veranderen. Zo is er een groep ontstaan die zich Cultural Creatives noemen. In Nederland zijn er ongeveer 2 miljoen mensen die tot deze groep behoren (wereldwijd meer dan een miljard). Zij zijn wars van grote organisaties en zijn op zoek naar zingeving. Daarnaast zijn zij kritisch op materialisme en geldelijk gewin en maken zij zich zorgen om de ecologische wereldcrisis. Zij streven naar een betere wereld waarbinnen hun persoonlijke levensstijl van belang is (zij zoeken gelijkgestemden via netwerken op internet). Deze groep kijkt ook heel anders naar werk en werkgevers. En dit is NIET de nieuwe generatie, die komt er ook nog eens aan. De generatie Y. Binnen deze groep zie je een tweedeling ontstaan, de groep die nieuwe technologie weinig tot niet gebruikt (omdat ze er niet mee om kunnen gaan en hiervan in de stress raken) en de groep die wel geniet van de technologie.

ICT ADHD

Je kan altijd met iedereen op elk moment in contact zijn. Maar zegt Henny er zijn in Nederland minder twitteraars dan dat er leden zijn van aquariumverenigingen. Het zijn naar zijn mening vooral een aantal verslaafde twitteraars die doen alsof het een heel belangrijk medium is. En de traditionele media duikt hier op. We denken dus dat iedereen twittert maar dat valt reuze mee. Nathan Zelden spreekt over death by information overload. We beschikken over zoveel informatie dat we niet meer weten wat we ermee moeten doen. En daarom vraagt Henny zich af, werkt al dat digitaliseren niet contraproductief? Geldt dit dan ook niet voor social media? Wordt het echte gesprek nog wel gevoerd? Hij is niet tegen al deze social media maar we moeten wel blijven nadenken of zij bijdragen aan een succesvolle organisatie.

De maakbaarheid van de samenleving neemt af terwijl we behoefte hebben om het maakbaar te krijgen. We willen alles kunnen beheersen en controleren en dat staat haaks op het idee van het nieuwe werken (vrijheid en verantwoordelijkheid). Regels zorgen ervoor dat je zelf niet meer nadenkt. Terwijl als je logisch nadenkt je altijd de goede keuze maakt. En hoe meer regels er zijn hoe vaker het fout gaat. De regels zorgen er ook voor dat patronen inslijten. En als je daarin iets wilt veranderen besef dan dat het tijd kost om mensen te laten wennen aan nieuwe omstandigheden. En geef mensen dan ook de kans om nieuwe patronen te verkennen, om ze vervolgens weer in te kunnen laten slijten.

Het Nieuwe Werken

En dan Het Nieuwe Werken. Plaats- en tijdonafhankelijk werken doen we al heel lang, zeker in een kennisintensieve organisatie doen we het al maar noemen we het niet zo. Het denken stopt niet als we op weg zijn naar huis of ‘s morgens onder de douche staan. Activiteit gerelateerde werkplekken zijn wel belangrijk, denk maar aan de hoogleraar die op zijn onderzoek “zit” en zich opsluit in zijn kamer. Is het niet veel logischer dat hij samenwerkt en de wereld in gaat om zijn kennis te delen en te vergaren. Sturen op resultaat doen we ook al heel lang maar is lastig, want wat is het resultaat van de wetenschap? Het aantal keren dat iemand geciteerd wordt? Sturen op resultaat betekent in Nederland zoeken naar meetbare dingen die eigenlijk geen resultaat zijn maar meer een controlemiddel zijn op wat er is afgesproken.
Het Nieuwe Werken is volgens Henny de verantwoordelijkheid overdragen aan de mensen die het werk doen en de verantwoordelijkheid weghalen waar het nu ligt. Dit kan alleen maar als je heel goed gedefinieerd hebt waarom je dit zou doen, wat is het doel van mijn team of mijn afdeling. Wat zijn de ambities en wat is de droom en wat draagt hieraan bij. En als laatste vraag wat is mijn rol en mijn waarde in dat geheel.  Als je dit doet gaat de betrokkenheid van medewerkers omhoog en zal er een betere balans werk-privé ontstaan. Je wordt als werkgever aantrekkelijker. Maar er zijn ook nadelen. Stoppen met werken is een probleem en de samenhang in afdelingen wordt minder. En soms komen mensen in een isolement terecht.

Concluderend: denk na over de visie, bespreek het doel van het team of de afdeling, praat over waar iedereen verantwoordelijk voor is. Maar ook spreek af wanneer je elkaar ziet, want hoe leuk skype, twitter, etc. ook is er gaat niets boven samen een kop koffie drinken.

Chiel van der Heide

Tijdens de sessie van Chiel van der Heide van de Rabobank discussieerden we over ongeschreven regels en dingen die wij op de automatische piloot doen. De eerste opdracht was nadenken over de volgorde van een werkdag en de woorden wie, waarmee, wanneer, wat en waar. Verschillende mensen aan de zaal kwamen aan het woord en zij hadden allemaal een andere volgorde want het is nu eenmaal nog zo dat we eerst naar het werk gaan en dan pas nadenken over wat we daar gaan doen in plaats van denken over wat we moeten doen en daar een locatie bij zoeken die het beste past.

De tweede stelling waar we over spraken was: de leiding die ik wil ontvangen is gelijk aan de leiding die ik geef.
In de discussie met mijn groep kwamen we al snel op een aantal patronen die voor iedereen heel herkenbaar zullen zijn.
Computer aanzetten, koffie halen, mail lezen, vergaderen en meetings, mail lezen en afsluiten. De vraag is nu, doen wij dit werk op de meest efficiënte manier, kunnen er dingen veranderen, is het gebouw geschikt voor deze activiteiten en waar zijn deze activiteiten op gebaseerd.

Thijs Edelkoort

Thijs Edelkoort van AT Osborne ging in op huisvesting en begon zijn presentatie met een dag uit het leven van…. Hij refereerde met deze twee voorbeelden naar activiteit en beleving gerelateerd werken. Ook liet hij zien wat voor soort werkplekken hierbij hoorde. Een mooi voorbeeld vond ik het emotie-archief. Veel mensen hebben een boekenkast in hun kantoor staan waar zij niets mee doen. Edelkoort noemt dit het emotie-archief, mensen kunnen er geen afstand van doen maar gebruiken doen zij het niet. Deze boeken kun je goed gebruiken om afscheidingen te creëren, de boeken zijn niet beschikbaar om te lezen, maar fungeren als ruimtevullers. Een ander goed voorbeeld vond ik het beleving gerelateerd werken. De omgeving beïnvloed de mensen die er in werken, doe hier dus iets mee.
Sebastiaan Star van het SSC-ICT van de TU Delft vertelde over de visie van zijn dienst. Hierin staat de medewerker centraal en als alles wordt uitgevoerd kan ik alleen maar zeggen dat ik daar heel blij van zal worden. Ook liet Sebastiaan Lync zien, een product van Microsoft. Met twee 360graden camera’s, een collega thuis via skype en ons in de zaal werd een online meeting gecreëerd. En dat spreekt tot de verbeelding.
Om de dag af te sluiten was Liebje Paalman (van bureau Fonk) gevraagd om de dag samen te vatten en om het veranderproces dat wij ingaan toe te lichten.
Om het veranderproces te verduidelijken gebruikte Liebje een model van Beerenschot. Deze checklist helpt je bij het veranderproces.
  1. waarom gaan we het doen? Wat gebeurd er als wij het niet doen?
  2. waar gaan wij naartoe? (tip: begin met hen die willen en zoek naar verleiding)
  3. is het mogelijk? (kleine successen zorgen voor vertrouwen)
  4. werkt onze inrichting mee in onze verandering
  5. kunnen we dat?
  6. doe ik het zo goed?
  7. op welke manier brengen we energie in verandering?

Eventueel kun je hieraan toevoegen, hoe ver willen we gaan?

Als je deze vragen hebt beantwoord kom je tot de volgende zeven krachten:

  1. Noodzaak – doet bewegen
  2. Visie – geeft richting
  3. Succes – doet geloven
  4. Sfeer – geeft energie
  5. Structuren – lokken uit
  6. Capaciteiten – maken haalbaar
  7. Systemen – bekrachtigen

Ik vond het erg interessant om met een groep van TBM na te denken over Het Nieuwe Werken en wat dat voor die faculteit kan betekenen. Het waren goede discussies en iedereen was ontzettend enthousiast. In de komende weken zullen de groepen het stappenplan van de dag omzetten naar een projectplan en zullen zij een visie ontwikkelen. Hierbij worden zij ondersteunt door het team van 2FLOW.

Meer informatie over 2FLOW vind je op de website. Rob Speekenbrink schreef ook een blogpost over deze bijzondere dag, die vind je hier.