Het Informatieparadijs – slimmer werken met minder informatie

Een twitteractie bezorgde mij het boek Het Informatieparadijs van Guus Pijpers. De ondertitel van het boek is slimmer werken met minder informatie. En dat willen we allemaal wel dus ik kijk op voorhand al uit naar tips en trics die ik kan gebruiken om mijn werk nog slimmer aan te pakken.

Het boek bestaat uit 7 hoofdstukken. Van wat informatie is, naar nieuwsgierigheid, verzamelen van informatie tot hoe het beter kan en hoe je goede informatie beoordeeld.

zeg eens eerlijk: heb jij nog genoeg tijd om alle beschikbare informatie te verwerken? En heb je nog genoeg tijd om alle informatie die je aan anderen kwijt wilt te communiceren?

Natuurlijk niet. En daarom is dit boek ook geschreven. Ik zal vast niet de enige zijn die de grote hoeveelheden (online) informatie niet kan verken en soms lichtelijk depressief wordt als ik de boeken in mijn kast zie staan die ik nog wil lezen. Volgens Pijpers is het wapen tegen dit gevoel kennis, kennis over informatie en wat deze informatie met mensen doet.
Het mooie, volgens Pijpers is, dat het slimmer omgaan met informatie niets kost en geen technologische hulpmiddelen vereist. Je hoeft alleen maar je houding en je gedrag aan te passen.

 Informatie kun je nooit verliezen door het weg te geven

Informatie

Pijpers favoriete beschrijving van informatie is deze: informatie is elke verandering die een verandering teweegbrengt in een bewust menselijk brein.

Interessant weetje uit het eerste hoofdstuk Informatie is dat wij een voorkeur hebben voor negatieve informatie, omdat onze hersenen hier meer op ingesteld zijn en deze sneller en beter kunnen verwerken. Volgens Pijpers hebben we 5 positieve ervaringen nodig om 1 negatieve ervaring te compenseren. Dat betekent nogal wat. Je moet als positief ingesteld mens dan dus enorm je best doen om negatieve mensen te overtuigen dat iets wel kan lukken, slagen of werken. Hoeveel energie gaat hier wel niet mee verloren?

Verder wordt in dit hoofdstuk beschreven wat informatie is, wanneer je kan spreken van desinformatie of misinformatie en wat onbewuste informatie met je doet. Ook komen informatiedragers aan bod, maar eigenlijk alleen in de zin dat je deze nodig hebt om informatie te verspreiden. Na het hoofdstuk volgt een intermezzo. Hierin wordt beschreven hoe informatie kan worden gebruikt, informatie als ervaring en de macht die het hebben van informatie heeft. Ik begrijp niet zo goed waarom een aantal dingen herhaald worden en sommige nieuwe dingen in dit intermezzo worden beschreven. Waarom niet hoofdstuk 1 iets langer of uitgebreider maken?

De voorbeelden die tussen de tekst staan zijn leuk en interessant om te lezen. Soms leiden ze af (als ze midden in een paragraaf opdoemen). Maar je hebt de keuze om ze wel of niet te lezen, de auteur wijst hier ook op in de inleiding.

Nieuwsgierig

Hoofdstuk 2 gaat over nieuwsgierigheid. En ik ben supernieuwsgierig. Het liefste zou ik alles willen weten. Da ik soms even geduld moet hebben om dingen te weten te komen is niet erg. Of zoals mijn moeder altijd zegt: als je lang genoeg wacht kom je alles te weet.

Gelukkig ben ik niet de enige. Mensen zijn volgens Pijpers dol op informatie. En we gebruiken informatie om onszelf uniek te maken. We uiten die uniekheid in symbolen, woordkeus en hoe we ons (online) presenteren. Wel oppassen dat we niet verslaafd raken met zijn allen. Verslaafd zijn is als het een probleem wordt, of als je het zelf als een probleem ziet. Ben je gewoon graag op de hoogte van het laatste nieuws dan hoeft daar niets mis mee te zijn. Het is ook goed voor je zelfvertrouwen, zeker als collega’s altijd bij jou langkomen voor het laatste nieuws. Omdat ze weten dat jij op de hoogte bent.

Dat we niet helemaal gek worden van al die informatie komt omdat onze hersenen hier iets voor regelen. Niet alle informatie die we binnenkrijgen wordt namelijk opgeslagen. En gelukkig maar, als we alles op zouden slaan, zou dat betekenen dat op een gegeven moment onze hersens vol zijn en dat er niets meer bij kan.

Informatievalkuilen

Vervolgens beschrijft Pijpers het proces van solliciteren. Welke informatie je daarvoor nodig hebt en soms (niet) krijgt. Het intermezzo bij dit hoofdstuk gaat over informatievalkuilen. Deze valkuilen worden onderverdeeld in twee groepen, de informatie zelf en de mens die de informatie geeft. Waar je op moet letten bij informatie:

  • er goed uitzien (informatie die er goed uit ziet, is goed, toch?)
  • herhaling (herhaalde boodschappen beschouwen we als belangrijk)
  • ontbrekend (soms weet je dat er iets mist, maar vaker ook niet)
  • te nauwkeurig (het grotere geheel wordt onzichtbaar)
  • te complex
  • goede manieren (informatie sluit aan bij ontvangen, in de juiste taal, met het juiste kennisniveau, zonder onnodige vaktermen)

En waarop let je bij informatieve mensen:

  • goed verzorgde experts (mensen die slank zijn, verzorgd en welbespraakt zijn volgens velen intelligent)
  • welke (naar welke informatie ben je op zoek)
  • zelfvertrouwen (als je kennis mist om informatie te gebruiken)
  • weet ik niet
  • bestaat echt niet (want soms bestaat informatie die je zoekt ook echt niet)

In hoofdstuk 3wordt beschreven waarom we zo veel informatie verzamelen. Een van de redenen werd naar mijn idee al beschreven in hoofdstuk 2, we zijn nieuwsgierig. En in mijn geval betekent dat ik de gevonden informatie wil bewaren. Om nog eens her te gebruiken, of om met anderen te delen, of gewoon voor de heb.

Verzamelwoede

Pijpers geeft een aantal redenen waarom we informatie verzamelen. Soms is het voor een bepaald doel, om nieuwe ideeen te ontwikkelen, om bevestiging te krijgen van iets wat we al weten, om erbij te horen of om iemand een plezier te doen. Maar soms, schrijft Pijpers, is het een raadsel waarom we het doen.

Pijpers verdeeld vervolgens de verzameldrift in drie redenen: persoonlijk (je weet maar nooit waar je de informatie nog eens voor kan gebruiken), groepsgedrag (je ziet dat collega’s ook veel informatie verzamelen) en het geheugen (omdat je niet alles kan onthouden).

Een praktische test. Op de vraag ik verzamel informatie omdat, kun je verschillende antwoorden aankruisen (ik betere controle kan uitoefenen, ik het prettig vind om veel over een onderwerp te weten, het gemakkelijker is geworden om informatie te krijgen, etc). Heb je meer dan tien antwoorden aangekruist dan heb je een serieus probleem. De antwoorden die gegeven zijn hebben namelijk niets te maken met de inhoud van informatie. Er zit tussen de antwoorden dus geen een goede reden waarom je informatie zou moeten verzamelen. Dus waarom wil je de informatie hebben. Heb je het niet nodig, dan niet bewaren.

Na drie hoofdstukken voorbeelden, informatie over informatie en interessante dingen om te lezen wordt het tijd voor wat meer praktische informatie. Iets waarmee ik mijn werk slimmer kan doen met minder informatie. Hoofdstuk 4 heeft als titel hoe kan het beter?

Informatiewerker

Wat voor type informatiewerker ben jij? Ben jij een data-, informatie-, of kenniswerker? Een datawerker creëert nauwelijks nieuwe informatie maar gebruikt, bewerkt en verspreid wel informatie. Een informatiewerker creëert nieuwe informatie, bewerkt informatie en verspreid het. Het verschil met een kenniswerker is dat deze op een creatieve manier nieuwe informatie maakt. Pijpers geeft vervolgens bij elke werker een takenlijst/opdracht.

Hoe dan om te gaan met informatie. Ga bij jezelf na over welke onderwerpen je meer dan gemiddeld geinformeerd wilt blijven. Je weet dan welke informatie nuttig is en welke je over kan slaan. De informatiebronnen kun je aanpassen aan de onderwerpen waarover je wilt leren of waarvan je op de hoogte wilt blijven. Als je een onderwerp je interesse heeft verloren gooi dan alle informatie die je hierover hebt verzameld weg. Iets minder drastisch is het opschonen van de informatie en bewaren wat je echt niet weg wilt doen.

Om als leidinggevende goed met informatie om te kunnen gaan geeft Pijpers drie tips:

  • filter altijd
  • selecteer zoveel mogelijk informatie (stop eerder met zoeken, richt je op het belangrijkste, leer te negeren)
  • delegeer zoveel mogelijk

Informatieprofiel

Hoe ga je om met informatie? Welke gewoontes heb je als het gaat om informatie? Hoe ontvang je het liefste informatie en hoe verstrek je het aan anderen? Deze vragen helpen bij het samenstellen van iemands informatieprofiel. Pijpers heeft twee andere boeken beschreven die je helpen om een gedetailleerd informatieprofiel op te stellen. Toch geeft hij een paar vragen die kunnen helpen.

  • hoe snel en accuraat neem jij een beslissing over nieuwe informatie
  • beheers je de informatiesituatie of heb je last van teveel informatie
  • kun je anderen beïnvloeden als het gaat om hun informatiegedrag
  • hoe orden je informatie, gooi je informatie weg als het moet, reorganiseer je wel eens je archief
  • welke informatie gebruik je en welke negeer je
  • ben je in staat om technologie in te zetten om bijvoorbeeld informatie te filteren en te selecteren

Als je de eigen productiviteit wilt verhogen is het zinvol om een informatieprofiel aan te maken. Als je jouw eigen informatieprofiel kent, kun je informatieprofielen van anderen vervolgens beter herkennen.

Aan het einde van het hoofdstuk besluit Pijpers met een aantal adviezen om informatie beter te vergeten.

  • maak een folder aan op de pc, in de mailbox en de kast – noem deze belangrijke informatie die ik binnenkort vergeet
  • stop op tijd met zoeken naar informatie
  • gebruik gesprekstherapie om nare ervaringen te vergeten
  • doe nu niet alles wat je normaal doet om niet te vergeten
  • zorg voor afleiding
  • doe zoveel mogelijk zaken tegelijkertijd
  • gebruik geen actielijsten, reminders of andere geheugensteuntjes
  • denk er niet aan

Informatieplaatsen

Hoe je goede informatie herkend leer je in hoofdstuk 5. Pijpers legt onder andere uit hoe je informatie moet opzoeken (met een informatiebehoefte, informatievraag, bronnenselectie en presentatie van informatie). Maar ook hoe je informatie selecteert om te bewaren (de informatie is niet vervangbaar, of moeilijk te vervangen, de informatie is een deel van een verzameling, werkinformatie).

Je weet wat informatie is, hoe je het vindt en hoe je er mee om moet gaan. Maar wie helpt je met het laatste. Dit wordt in hoofdstuk 6 beschreven. Je kunt bijvoorbeeld mensen vinden op informatieplaatsen. Dit zijn locaties die je overal tegen kunt komen, in verschillende vormen en op verschillende tijdstippen. Deze informatieplaatsen zijn niet ingericht om informatie te delen, denk hierbij aan een wachtkamer in een ziekenhuis, een restaurant, een feest, etc. Op deze plaatsen komen mensen van verschillende sociale achtergronden en vertellen zij hun verhaal. De context bij een informatieplaats is belangrijk. Het fysieke contact en de mogelijkheid tot interactie zorgen ervoor dat deze plaatsen goede informatiebronnen zijn.

De informatieplaatsen, mensen thuis en op het werk. Je kan ze allemaal gebruiken bij het omgaan met informatie. Wat mij in het hoofdstuk opvalt is het volgende. Onder de kop informatievaardigheden staat deze tekst:

Sterker nog, er is geen enkele opleiding die zich richt op een effectiever gebruik van informatie. Pas sinds kort gaan enkele basisscholen over tot het aanbieden van het vak informatiewijsheid.

Volgens mij heeft Pijpers hier onvoldoende informatie. Op zowel hogescholen als universiteiten bestaat zoiets als informatievaardigheden waar studenten wordt geleerd om te gaan met informatie. Of studenten vervolgens in de praktijk brengen wat zij hebben geleerd is een tweede. Maar het aanbod is er in ieder geval wel. Dat je het, volgens Pijpers, niet terug vindt in de curricula van huidige opleidingen kan kloppen omdat het vaak de bibliotheken zijn die informatievaardigheden aanbieden.

Het laatste hoofdstuk in het Informatieparadijs gaat over informatie is het nieuwe goud.

Als je informatie als geld ziet, is nu iedereen rijk. Er is informatie in overvloed. Bovendien hebben mensen nooit genoeg informatie. Naarmate ze meer informatie krijgen, willen ze nog meer – en sneller, van de beste kwaliteit en met alle mogelijke technische middelen te ontsluiten.

En dus is informatie net geld. Hoe meer informatie wordt gedeeld en (her)gebruikt, hoe hoger de waarde die je ermee kan maken of krijgen.

De ondertitel van het boek zet je als lezer een beetje op het verkeerde been. Ik had een meer praktisch boek verwacht. Natuurlijk kan ik de oefeningen in het boek uitvoeren en leren over mijn informatiegedrag en waarom ik informatie bewaar. Ik kan mijn archief schonen en informatie ik niet meer nodig heb weggooien. Misschien is het de manier waarop het boek is geschreven, maar ik had er gewoon iets meer van verwacht. De intermezzo’s aan het einde van de hoofdstukken gaven soms nieuwe informatie en soms was het een herhaling van zetten. Er zaten interessante feitjes en leuke voorbeelden in het boek. En ik heb zeker iets opgestoken van het lezen van het boek. Maar ik zal niet meteen aan de slag gaan om mijn informatiegedrag aan te passen.

Werken Nieuwe Stijl

In februari van dit jaar kreeg ik als prijs het boek Werken Nieuwe Stijl van Bas van de Haterd. Eigenlijk was het een doorgeefboek, maar door een typisch geval van seredipity mocht ik het boek houden. Samen met nog een ander boek van de auteur, die gaat over personal branding. Dat boek bewaar ik voor een later moment. Ik zit nu helemaal in het nieuwe werken, of werken nieuwe stijl zoals Bas van de Haterd het noemt. En hij is consequent. In het hele boek kom je slechts op enkele plekken het nieuwe werken tegen. Dat hetzelfde bedoeld wordt snapt iedereen en ik moet ik Bas gelijk geven dat hij het anders noemt. Werken nieuwe stijl dekt meer de lading, heeft een positievere klank en geeft meer ruimte voor eigen ideeën en initiatief.

Het boek bestaat uit zes hoofdstukken. Over wie, wat en waarom, maar ook over technologie, de werkplek, mentaliteit & cultuur en kritische succesfactoren. Om af te sluiten met een kijkje in de toekomst. Het hoofdstuk -1 gaat over wie is wie in dit boek. Een korte uitleg wordt gegeven bij de namen die worden genoemd en de mensen die zijn geïnterviewd.

Werken nieuwe stijl is het anders organiseren van werk zodat het beter aansluit bij de informatie- en creativiteitgedreven beroepen die in de 21e eeuw de belangrijkste factor in onze economie zullen worden.

Werken nieuwe stijl gaat om het anders organiseren en inrichten van management, communicatie en werkplekken. Ondersteunt door technologie. Er zijn dus drie pijlers waar het om gaat bij werken nieuwe stijl:

  • technologie & communicatie
  • de werkplek
  • mentaliteit & cultuur

Maar waarom willen wij dit? Moeten wij? Waar ligt de noodzaak? Volgens van de Haterd is het duidelijk, de demografische ontwikkelingen vragen (of eisen) dat wij anders (op een nieuwe manier) gaan werken. Daarnaast vragen werknemers er om. Zij willen meer flexibiliteit in het werk dat zij doen. De opkomst van ZP-ers heeft hier ook zeker mee te maken. En de maatschappij verlangt van bedrijven dat zij nadenken over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Organisaties worden aangesproken op milieuvervuilende activiteiten zoals woon-werk verkeer.
Een eye-opener voor mij was het feit dat door anders te gaan werken ook mensen die nog niet mee kunnen doen in het arbeidsproces nu wel een kans krijgen. Van de Haterd geeft het voorbeeld van gehandicapten die door middel van thuiswerken en gebruik te maken van de technologie die voorhanden is ineens de kans krijgen deel te nemen in het arbeidsproces. De bibliotheek waar ik werk heeft een virtuele helpdesk. Deze collega’s komen elke dag naar kantoor om achter een computer te kruipen en vragen te beantwoorden. Deze werkzaamheden kunnen natuurlijk best door mensen thuis gedaan worden. Het gaat tenslotte om de klant en hoe hij het beste wordt geholpen.

In het kort beschrijft van de Haterd de redenen voor werken nieuwe stijl als volgt.

het rendement van werken nieuwe stijl komt naar voren in een vijftal zaken:

  • kostenbesparingen – verhuiskosten, ziekteverzuim
  • hogere werknemers- en klanttevredenheid
  • aanboren ongebruikt arbeidspotentieel
  • productiviteitsstijgingen
  • beter voor het milieu

Redenen genoeg dus om na te denken over werken nieuwe stijl.

technologie

Technologie is een enabler – niet de motor van werken nieuwe stijl

Vaak wordt technologie gebruikt omdat het handig is. Maar hoe vaak kijken we of het echt nodig is in de vorm hoe wij het gebruiken. Van de Haterd schrijft dat een organisatie eerst moet kijken naar de processen, deze moet evalueren en vervolgens moet kijken welke technologie hierbij past en een oplossing kiezen. Dus niet twitteren omdat iedereen het doet, maar twitteren om snelle vraagafhandeling te kunnen realiseren of om kort te communiceren. En dan alleen als blijkt dat twitteren beter is dan msn-en of emailen. Het hangt af van het soort bedrijf en de soort processen.

Van de Haterd legt vervolgens duidelijk uit hoe je technologie het beste toe kan passen. Hij vindt dat je groepen moet maken rondom verschillende werkzaamheden. Deze groepen hebben een eigen adaptiegraad als het gaat om technologie. Je moet ze dus de technologie geven die bij hen past. Trainingen en cursussen zijn op maat gemaakt voor die groep. Iedereen dezelfde cursus geven heeft dus geen zin.  In de beleving van van de Haterd is het zinvol om te streven naar een werkplekbudget binnen enkele jaren nadat het werken nieuwe stijl is ingevoerd. Een mooie quote die ik je niet wil onthouden is deze:

als je mensen gaat afrekenen op resultaat moet je ze natuurlijk wel hun eigen gereedschappen laten kopen

Bas van de Haterd geeft veel voorbeelden in zijn boek. Ik vind het altijd fijn om te lezen hoe anderen het doen. In het hoofdstuk over technologie wordt het voorbeeld van Blue Kiwi gegeven. Dit bedrijf heeft bij een klant het e-mailverkeer met 80% weten te reduceren. Hoe? Alle e-mails waar meer dan 4 mensen in geadresseerd zijn worden op een blog geplaatst en de mensen die het moeten lezen krijgen een notificatie als zij dat willen. Heerlijk! Al die mails die je elke dag krijgt, zeker die waar je in ge-cc-ed bent. Wat zou het fijn zijn als ik die informatie gewoon op een blog kan lezen, op een moment dat ik dat wil en tijd voor heb. Een idee om eens wat meer over na te denken. Misschien is het wel te implementeren in de bibliotheek waar ik werk.

Het hoofdstuk over de werkplek gaat over de de fysieke locatie maar ook over het kantoor als inspirerende plek. Als plek waar je met plezier naartoe gaat om mensen te ontmoeten maar waar je niet naartoe hoeft als het niet nodig is. Een van de geïnterviewden noemt het kantoor een onderdeel van de ziel van een bedrijf. Een mooi gegeven. Ik vraag me alleen af hoeveel mensen dit zullen voelen als zij om 9 uur ‘s morgens de deur van het kantoor open doen.

de bibliotheek als werkplek

Van de Haterd gaat in dit hoofdstuk ook in op het openstellen van het kantoor voor derden. Ik weet dat ik niet de enige ben die niet begrijpt dat de bibliotheken in Nederland hier niet eens serieus over nadenken. Bibliotheken zijn werkplekken op een A-locatie in de stad. Je kan de bibliotheekgebouwen eenvoudig geschikt maken als werkplek voor externen, hier wel of geen geld voor vragen (ik pleit voor geen geld vragen) en mensen ondertussen nog helpen als zij een informatievraag hebben. Jan de Waal begon op de bibliotheek 2.0 Ning hier een discussie over. Zoek samenwerking met Seats2Meet, Deelstoel of andere initiatieven die al aanwezig zijn. Hoe moeilijk kan het zijn?

We weten allemaal dat werken op een andere plek inspirerend kan zijn. Dat je daar minder gestoord wordt door binnenvallende collega’s en dat je soms in gesprek komt met mensen waardoor je weer op ideeën komt. Een maand geleden schreef ik in een column voor onze bibliotheekwebsite dat ik graag in de centrale hal van de bibliotheek wil gaan werken. Een idee dat ik na de zomervakantie zeker op ga pakken. Misschien dat ik zelfs wel een onderzoek ga doen naar de werkplek in de bibliotheek. Ik zie het al helemaal voor me. Elke keer een andere stad, een andere bibliotheek. Hoe kun je daar werken, wat zijn de faciliteiten. Met natuurlijk een cijfer om het spannend te maken. Welke bibliotheek is de beste werkplek in Nederland.

Terug naar het boek Werken Nieuwe Stijl. Van de Haterd beschrijft verschillende soorten werkplekken zoals cafe- en lunch (werk)plekken, om gasten te ontvangen, maar ook voor bilateraal overleg of overleggen met kleine groepen. Daarnaast zijn er natuurlijk individuele focusplekken, gezamenlijke stilteplekken, overlegruimtes en presentatieruimtes.

Twee van de drie pijlers zijn besproken. Tijd voor mentaliteit en cultuur. De lastigste pijler van het stel. Hier gaat het om grote veranderingen. Veranderingen in de mentaliteit van de werknemers gecombineerd met de cultuur van de organisatie. Vaak gaat het in deze verandering om onbewust gedrag. Van de Haterd geeft het mooi weer in het gedeelte over vertrouwen.

Controle achteraf is noodzakelijk, maar gezond verstand en een goed verhaal zouden bij werken nieuwe stijl boven regels en procedures moeten staan.

en ook:

Iemand afrekenen op resultaat zonder dat hij de bevoegdheid heeft om zijn werk zo in te vullen dat hij zelf verantwoordelijkheid kan dragen voor het resultaat is onmogelijk.

kritische succesfactoren

Er zijn een aantal kritische succesfactoren die kunnen helpen bij het invoeren van werken nieuwe stijl. Zoals de verbondenheid van iemand op het hoogste niveau in de organisatie met het werken nieuwe stijl. Ik heb het geluk dat mijn directeur een groot voorstander is. Zij geeft zeker het goede voorbeeld. Van de Haterd noemt het noodzakelijk dat deze verbondenheid er is. Daarnaast moet het duidelijk zijn wat het doel is en waarom je werken nieuwe stijl in wilt voeren. Voor veel collega’s hoeft er niets te veranderen en zijn zij tevreden met hoe het nu gaat. Uitleggen, open communiceren en in gesprek blijven is zeker een voorwaarde. Van de Haterd gaat ook in op symbolen. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een ladeblok. Je neemt iemand zijn vaste werkplek inclusief ladeblok af. Dit moet (mentaal) gecompenseerd worden.

Gelukkig spreekt van de Haterd over een project als het gaat om het invoeren van werken nieuwe stijl (Henny van Egmond kijkt daar anders tegenaan – zie een na laatste alinea van deze post). Van de Haterd noemt het niet alleen een project hij vindt een dedicated projectleider een vereiste. En gelukkig dat dat bij ons in de bibliotheek zo is. Ik mag mij fulltime bezig houden met de verandering die wij als organisatie in gaan. Als laatste kritische succesfactor wordt opleiding en training genoemd. Niet alleen op sociale vaardigheden, maar ook knoppenkennis.

In het laatste hoofdstuk dat over de toekomst gaat wordt uitgelegd dat wij ons geen zorgen hoeven te maken. Uniek werk, waar creativiteit en kennis voor nodig is kan nooit geautomatiseerd worden. Hierdoor zal de invloed van de factor mens in het werkproces alleen maar toenemen omdat dit het onderscheidende en concurrerende vermogen is. Van de Haterd gaat vervolgens in op hoe organisaties zullen veranderen (kleinere- en netwerkorganisaties), hoe wij in teams samen gaan werken (virtuele projectteams), hoe kennis internationaal wordt, personal branding, crowdsourcing, meer en minder werken en de /worker.

/ worker & passie

De / worker (slash worker) komt uit de koker van Kevin Wheeler. / workers zijn mensen die meerdere banen hebben, soms binnen een organisatie maar vaker ook niet. Deze werknemers doen dit omdat zij hun passie willen uitvoeren. En dus hebben zij naast een betaalde baan vaak een (betaalde) hobby of doen zij er klussen bij. Van de Haterd meent dat de kans groot is dat werknemers die hun creativiteit op meerdere plekken kunnen uiten langer bij een organisatie blijven die dit mogelijk maakt. Je gaat ergens weg omdat de uitdaging weg is, maar wat nu als de uitdaging ergens anders wordt geboden, blijf je dan het werk wat je deed nog doen? Waarschijnlijk wel.

Een bijzonder mooi voorbeeld is het Leef je droom programma van Tam Tam.

Wij bieden je een omgeving waarin je jezelf en je ideeën volledig kunt ontplooien. Het programma dat wij hier voor inzetten: LeefJeDroom. Dit programma is op maat opgesteld voor mensen die niet op zoek zijn naar een baan, maar naar een invulling van hun droom. Iedereen is uniek en alleen een persoonsgebonden programma werkt. Samen met jou geven we invulling aan jouw droom. Of dit nu het starten van je eigen onderneming is, verdieping in een bepaalde technologie, vakgebied en/of branche, ervaring op doen bij een van de partners van Tam Tam. Opleidingen, ontwikkelingsplannen en loopbaanbegeleiding horen daar allemaal bij, maar ook toegang tot ons uitgebreide netwerk en werken op projecten die bijdragen aan je groei.

Wouw! Dit zijn de voorbeelden waar je nog eens een nachtje over slaapt en waarvan je hoopt dat jouw organisatie open staat voor dit soort initiatieven. Je passie leven. Daar heb ik al eerder over geschreven en het blijft een woord dat in mijn hoofd blijft rondzingen. Ik denk dat ik maar eens een rondje maak langs mijn collega’s. Ik heb dan een vraag voor je:

wat is jouw passie?

Meer informatie over Werken Nieuwe Stijl vind je op deze website.

 

 

Het Nieuwe Werken – van visie naar praktijk

Het zal de meesten niet ontgaan zijn, de laatste tijd ben ik veel bezig met Het Nieuwe Werken. Ik lees boeken, bezoek seminars en volg cursussen. Dit alles heeft te maken met een project dat we bij de TU Delft Library IKWERK noemen. Ik schreef vorig jaar over de start van dit project met het begin van een pilot. De pilot was succesvol en het management besloot dat het tijd is om ook de rest van de teams met het nieuwe werken in contact te brengen.

Ik lees de laatste tijd heel veel. Omdat ik nog niet kan spreken uit ervaring heb ik de ervaringen van anderen nodig om te weten dat het mogelijk is. Een organisatie kan veranderen. Het kost tijd, veel tijd,  maar het is niet onmogelijk. Ook lees ik om dingen niet vergeten te doen, waar moet je op letten, wat zijn handige manieren om het nieuwe werken te implementeren. Soms zijn dingen vanzelfsprekend, vaker zijn het eye-openers. Nu wil ik projecten goed afronden, maar omdat dit project om mensen gaat (mijn collega’s) ben ik er erg op gebrand mijn uiterste best te doen. Ik ben iemand die het anderen naar de zin wil maken en het vooruitzicht dat ik dat met dit project niet altijd zal doen baart we soms wel zorgen.  En ook daarom lees ik.

En dus hield ik de afgelopen twee dagen het boek Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk vast. Het is geschreven door Henny van Egmond. Een enthousiaste spreker die ik al een aantal keren IRL heb mogen ontmoeten.

Het fijne aan dit boek is dat het uitgebreid in gaat op het historisch perspectief. Er wordt verwezen naar verschillende (inter)nationale theorieën en denkers. Het gaat onder andere over flow, creativiteit en passie. Onderwerpen die mij erg aanspreken.

Een van de boeken waar naar wordt verwezen is Drive : the surprising truth about what motivates us van Daniel Pink. In onderstaand filmpje legt hij uit wat mensen werkelijk motiveert in hun werk.

En deze TEDtalk wilde ik jullie ook niet onthouden.

In het kort gaat het om vier aspecten van het werk waaraan moet worden voldoen willen medewerker betrokken (engagement) zijn:

  • task – what they do
  • time – when they do it
  • technique – how they do it
  • team – whom they do it with

Daarnaast hebben we minder managers nodig en meer vrijheid.

En (zoals Pink het verwoord):

fewer individual automatons and more autonomous individuals

Naast flow, passie en creativiteit gaat van Egmond in het boek ook in op de cultuur van een organisatie. De formele en informele culturen binnen een bedrijf en hoe je deze als leider met elkaar kunt verbinden. Wat een cultuur precies is, hoe onderzoek je de cultuur en wat zijn de onbewuste waarden. Kijken naar “zo doen we het hier” onderwerpen helpt als je de cultuur van jouw organisatie wilt bepalen. En bij het nieuwe werken gaat het voor een groot deel over cultuur en een verandering daarin. Het kan dus zeker geen kwaad om tijd te stoppen in het onderzoek naar de cultuur.

En natuurlijk wordt leidinggeven ook niet overgeslagen als onderwerp. Met als voorbeeld het boek Tribal leadership : leveraging natural groups to build a thriving organization van Dave Logan, John King, Halee Fisher-Wright (hieronder de TEDtalk van Dave Logan).

De laatste hoofdstukken van Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk gaan over huisvesting en ICT. Om te eindigen met een hoofdstuk over veranderen. Hier werd ik even met mijn neus op de feiten gedrukt. Een vetgedrukte kop met de tekst:

maak er een project van en de mislukking is gegarandeerd!

Daar sta je dan. Bij ons is het een (pilot)project (omdat wij nieuwe dingen nu eenmaal in projecten doen). En dan hoop ik dus maar dat wij bij de 30% van de projecten behoren die wel slagen en de vooraf vastgestelde doelen behalen. Ik begrijp natuurlijk best dat als je het nieuwe werken wilt implementeren je niet van A naar B gaat, dat de verandering niet maakbaar, beheersbaar en controleerbaar is. Ik snap ook dat het een reis is en dat we onderweg allerlei avonturen meemaken. Dat we aan het einde mooie verhalen te vertellen hebben en dat heus niet alles een succes is geweest.

Van Egmond hoopt dat zijn boek – ook als het al een poosje in de kast staat – er weer uit wordt gehaald om even doorgebladerd te worden. Ik vind dat het zo’n boek is, al is het alleen maar om de laatste zin nog eens te lezen om niet te vergeten waar je het allemaal voor doet.

Het is de moeite waard om te kijken naar een nieuwe werkstijl. Vanwege de vele voordelen voor de organisatie, maar ook en vooral omdat een nieuwe werkstijl mensen in staat stelt weer grip te krijgen op hun eigen leven. Daardoor kunnen ze bewuste keuzes maken over de belangrijke zaken in hun leven. En weer een klein beetje gelukkiger worden.

 

De kunst van het veranderen

Bijna niemand houdt van verandering, ikzelf in sommige gevallen ook niet. Maar vaak vind ik het wel leuk en interessant of sta ik er zeker voor open. De meeste klachten die je hoort als het gaat over veranderen is dat mensen echt niet willen, waarom iets veranderen als het goed werkt of voelt? Weerstand is een veelgehoord woord. Maar soms kun je niet anders. Soms moet je als bedrijf mee in de vaart der volkeren en verandering hoort daar dan eenmaal bij.

In het kader van het nieuwe werken bij de TU Delft ging de 2FLOW-groep twee dagen op cursus. We werden ondergedompeld in verschillende theorieën die allemaal hetzelfde onderwerp kenden, namelijk veranderen. Met verschillende werkvormen gingen we met deze theorieën aan de slag. Allemaal met onze rol als adviseur, begeleider of coach in het achterhoofd. Wij voeren de pilots die nu spelen bij de TU Delft niet uit, maar begeleiden en ondersteunen wel. En ook dan krijg je te maken met veranderingen en weerstand.

Een van de veranderkundige theorieën kent drie rollen die je aan kan nemen. Jaap Boonstra geeft het goed weer in onderstaand schema:

In de rol van expert los je het probleem van de klant op, maar in de dokter – patiënt rol luister je en wordt de meest optimale oplossing gezocht, dit laatste voelt veel meer als samen. De beste rol in ons geval is van het proces, je luistert naar de problemen van de klant maar deze komt zelf met de oplossing.

Telkens als een theorie was besproken kregen wij een opdracht met een van de pilot als voorbeeld. We oefenden in het vragen stellen en het helder krijgen van het probleem. Vragen stellen kan vanuit verschillende perspectieven. Denk aan het vraagstuk en stel vragen die gaan over feiten (objectieve gegevens), doelen, visie, principes, middelen en wegen. Als je vanuit deze perspectieven een vraagstuk probeert te beantwoorden dan krijg je een goed beeld van de vraag. Deze manier van vragen stellen kent ook valkuilen, zoals het te snel een antwoord zoeken bij een feit. Bijvoorbeeld: mijn mensen kunnen dit niet dus ik geef ze een training.

Naast het veranderen met een bepaalde rol in gedachten kun je ook veranderen vanuit de 5-kleuren veranderleer van Caluwe en Vermaak (Twijnstra Gudde). Meer informatie hierover staat op de managementsite.

In onderstaand filmpje leggen de bedenkers uit hoe de kleuren werken en hoe je ze in kan zetten in een verandertraject.

Wij zelf hebben vragenlijsten ingevuld om te kijken welke kleur wij zijn in denken en doen. Toen we van elkaar de kleuren zagen kwamen we tot de conclusie dat sommige kleuren in het team ontbreken. Dat is op zich niet erg, je kleur is een voorkeur, dat wil niet zeggen dat je niet vanuit een andere kleur kan denken en doen, het kost alleen iets meer moeite.

Tussen de theorie en oefeningen door hielden we allemaal een korte presentatie van 10 minuten. Dit kon zijn over een onderwerp dat je inspireert of over een probleem waar je tegen aan loopt. In mijn 10 minuten vertelde ik mijn verhaal. Van hoe ik ben opgegroeid, waar ik heb gestudeerd en hoe ik off- en online getypeerd kan worden. In mijn beleving zijn alle verhalen die leven op de TU Delft, dus alle verhalen van mijn collega’s, belangrijk bij de invoering van het nieuwe werken. Het zijn naar mijn idee, de verhalen van mensen die ervoor zorgen hoe iemand tegen het nieuwe werken aankijkt, of hij er voor open staat en of hij mee wil in de verandering. Door oog (of oor) te hebben voor deze verhalen, ze aandacht te geven en ze te gebruiken kan, denk ik, veel weerstand voorkomen worden.

Een derde theorie die de revue passeerde is het 7-krachten model van verandering van Berenschot.

Er zijn een aantal dingen die je jezelf kan afvragen als je deze krachten gebruikt. Zoals wat gebeurd er als we de verandering niet doormaken? Wat is het lonkend perspectief? Oftewel maak er een beeld van, maak het voor iedereen helder wat de visie is, iedereen moet het kunnen begrijpen. Maar vooral laat iedereen hierover nadenken. Succes doet geloven, kleine successen zijn ook successen en deel deze dan ook. Sfeer (of spirit zoals in bovenstaand schema) geeft energie. Hoe breng je de juiste energie er in? Je wilt verandering niet opleggen maar wel dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen. Eigenlijk wil je dus verleiden. Samen ontdekken wat er leuk is aan de verandering.

De eerste dag is bijna ten einde als we de laatste reeks oefening moeten doen. De eerste oefening in deze reeks gaat over vertrouwen. Met onze ogen dicht worden we door collega’s door de ruimte geleid. Dit is eng en je moet loslaten. Je moet de ander vertrouwen. Gelukkig gaat het goed. Het vertrouwen in de groep in elkaar is groot. Dit is best bijzonder, we kenden elkaar tot een half jaar geleden niet maar zijn samen het avontuur ingedoken. Allemaal heel verschillende mensen met een gezamenlijk doel.

De volgende oefening heet de verrekijker. Aan ons is voor de cursus gevraagd om na te denken over hoe wij ons werk over 15 jaar zien. Sommige laten beelden zien, anderen vertellen over hoe dat er uit ziet. Iedereen heeft de focus op iets anders gelegd, soms is dit ICT, soms omgeving en soms samenwerking.

We kregen het filmpje te zien om ons bewust te maken van automatismen. Hoe zorgt een automatisme ervoor dat je niet zelf meer nadenkt. Het filmpje is een uitstekend voorbeeld hiervan. We hebben nagedacht over onze eigen automatismen. Zoals hoe je naar je werk gaat, welke route je neemt, het feit dat je elke morgen eerst je pc aanzet en dan koffie gaat halen (of andersom). Na het vaststellen van de automatismen dachten we na over welke overtuigingen en waarden hier achter zitten. Waarom doe je die dingen zo, waarom is het belangrijk om het zo te doen, wat levert dit gedrag op?
In mijn geval werd duidelijk dat ik de overtuiging heb dat de fysieke omgeving ervoor zorgt dat ik mijn werk kan doen. Als de fysieke omgeving kaal is of niet inspirerend ben ik ervan overtuigd dat ik geen goed werk aflever. Ik heb spulletjes en kleur nodig.

Om weer even de link te leggen naar het nieuwe werken en naar vertrouwen dat hierin een belangrijke rol speelt kregen we een aantal vragen (hoe voelt die relatie, hoe is de communicatie, vul je elkaar aan, hoe snel/eenvoudig krijg je samen dingen gedaan, hoeveel plezier heb je aan deze relatie). Deze vragen moesten we beantwoorden met iemand in gedachte waar we goed mee samenwerken. Hierna moesten we iemand in gedachte nemen waar we niet goed mee samen werken. Het viel op dat de stemming daalde. Als je denkt aan iemand met wie je minder goed samenwerkt dan is het gevoel niet positief, denk je aan iemand met wie je wel goed samenwerkt dan begin je bijna spontaan te glimlachen.

Voor de laatste oefening hebben we aan elkaar verteld wat we nodig hebben en wat we inbrengen. Op deze manier konden wij ons aan elkaar verbinden.

De eerste dag was lang maar vloog voorbij. Door het afwisselende programma kregen we weinig tijd om ons te vervelen. Het doen van oefeningen met elkaar is leerzaam. Maar ook het samen naar een probleem kijken en vanuit verschillende invalshoeken oplossingen vinden is goed voor het teamgevoel.

Op de tweede dag gingen we dieper in op hoe om te gaan met weerstand en welke strategieën hierbij handig kunnen zijn. Het blijkt dat de groep graag mensen overtuigd. Terwijl soms inspireren, luisteren, verleiden, participeren of verlichten beter helpt. Wat je doet en hoe je het aanpakt heeft van alles met je eigen stijl te maken.

Om de dag te eindigen dachten we in de setting van een world café na over de dingen die we als groep willen realiseren.

En een laatste inspirerende video voordat we naar huis gingen.

Foto’s van de tweedaagse zijn in deze set te vinden.