Het nieuwe werken (n)iets voor wetenschappers?

De afgelopen maanden zijn er op verschillende plekken binnen de TU Delft initiatieven gestart rondom het nieuwe werken. 2FLOW (to Flexible Learn, Organise and Work) begeleidt deze initiatieven. Het nieuwe werken is niet alleen iets voor de ondersteunende diensten. Ook voor wetenschappers kan een andere huisvesting en het gebruik van virtuele middelen bijdragen aan effectiever en prettiger werken.

Hoe, waar en waarom onderzoekt 2FLOW graag met wetenschappers van de TU Delft. Heeft u een mening over het nieuwe werken, ziet u het voor zich, of misschien wel helemaal niet?
Wilt u meedenken over het nieuwe werken voor wetenschappers en hiermee de TU Delft ondersteunen in de ambitie om het nieuwe werken vorm te geven, meldt u zich dan nu aan. In twee bijeenkomsten discussiëren wij over hoe huisvesting/inrichting wetenschappers kan inspireren, hoe virtueel werken kan helpen bij het (inter)nationaal samenwerken en wat de voordelen en aandachtspunten van het nieuwe werken voor wetenschappers zijn.
Aanmelden kan via Chantal Noordermeer-Bierman, graag voor 1 december. De twee bijeenkomsten vinden plaats in december 2011 en januari 2012.

nvb-congres 2011

Het jaarcongres van de NVB (Nederlandse Vereniging Bibliotheken) had dit jaar als titel een ander vak. Op de website staat het volgende:

Dat internet in rap tempo de wereld verandert, hoeft geen betoog. Dat die verandering zowel positieve als negatieve effecten heeft, wekt ook geen verbazing. Toch valt op dat veel grote onderwerpen die het nieuws bepalen, meer dan ooit (ook) internetonderwerpen zijn. En dus over informatie gaan. Denk aan de privacydiscussies rond bijvoorbeeld Google, Apple, Facebook en telecomproviders, denk aan twitterrevoluties en WikiLeaks, denk aan auteursrechtdiscussies en pay walls, denk aan andere manieren van werken en kennisoverdracht… en vraag je dan af wat hierin de rol van ‘de’ informatieprofessional is en in hoeverre die rol anders zal moeten worden ingevuld dan tot nu toe het geval is.

Een vol programma met veel debat. Misschien wel teveel zullen sommigen zeggen. Ik mocht ook een presentatie houden, in de track met het thema het nieuwe werken. Samen met Gerard Bierens en Philippe Vanhoutte. Jan Aleman was ook een van de sprekers maar helaas verhinderd dus aanpassingen in het programma waren nodig. Voor ons, als sprekers, aanleiding om de boel om te gooien. Geen debat aan het begin maar aan het einde. Eerst drie presentaties en dan daar met elkaar over praten. Het leek ons een veel beter plan. De organisatie vond het gelukkig prima en er werd zelfs tijdens de plenaire sessie uitgelegd wat wij gingen doen.

Die plenaire sessie in de ochtend bestond ook uit een debat. Drie sprekers legden eerst uit wie ze waren en wat ze deden, en terzijde maakten zijn een opmerking over ons vak. Hierna mocht Peter Jan Hagens het debat leiden. Stine Jensen sprak mij het meeste aan. Een duidelijk verhaal met een prikkelde uitspraak:

kom je in de toekomst alleen nog maar voor koffie naar de bibliotheek – JA!

Marleen Stikker en Geert Lovink konden mij minder boeien. En het debat, dat zou gaan over de veranderingen op internet en gevolgen voor ons vak, nog minder. Teveel open deuren, teveel oude koeien en te weinig beweging. Dat wij als bibliotheekmensen de gebruiker moeten helpen met het vinden en valideren van informatie. Alsof wij dat al niet jaren doen. Als ik mijn tweets nalees voel ik weer de frustratie opkomen. Erg blij was ik met Peter Becker die op stond en het panel toesprak. Stoere man die Peter Becker. Niet dat het daarna veel beter werd. Helemaal niet toen een meneer in de zaal met ons deelde dat hij sinds kort lid was van LinkedIn en eigenlijk geen idee had waar hij mee bezig was. Dat er voor werd geklapt liet mij bijna van mijn stoel vallen. Kom op zeg, we hebben toch allemaal 23 dingen gedaan, we leven toch op het sociale web. Maar misschien ben ik te optimistisch als het gaat om de bibliotheekmedewerkers en de online activiteiten.

Na de ochtendsessie en de lunch mocht ik presenteren. Volle zaal, enthousiaste mensen die graag wilden discussiëren over het nieuwe werken. Mijn presentatie vind je hieronder. Zo ook die van Gerard Bierens die sprak over het nieuwe werken, de kennis(ver)werker en sociale media. Philip Vanhoutte deed de inleiding. In een sneltreinvaart nam hij de zaal mee in het nieuwe werken, waarom we het moeten willen en wat we ervan kunnen verwachten.

Tijdens onze presentaties was er geen tijd voor vragen. Dat hadden we bewaard voor na de pauze als wij ons debat gingen voeren. Helaas had een groot aantal mensen dit niet meegekregen zodat de zaal na de pauze vol zat met nieuwe mensen die onze presentaties verwachten. En wat doe je dan. Overleggen en besluiten dat Gerard en ik onze presentatie in 5 minuten herhalen zodat er voldoende tijd over blijft voor vragen en discussie. Dit viel niet bij iedereen in goede aarde en na de presentatie werden wij hier dan ook op aangesproken. Mensen waren teleurgesteld. En hoe goed ik mij dat voor kan stellen het was in de ochtendsessie omgeroepen. Wij gingen het programma omgooien. De mensen die er voor de pauze bij waren hadden het tenslotte ook gehoord en begrepen.

De visitekaartjes met uitsneden van de persona’s (slide 21)verdwenen als warme broodjes. Ik heb niet iedereen gesproken die er een (of meer) heeft meegenomen maar ik ben wel erg benieuwd wat er mee gebeurd. Ga je ook iets doen met persona’s, ben je op een andere manier door de kaartjes geïnspireerd, laat het me weten. De tekeningen komen van ons, de kaartjes van Moo.

Goed. De NVB dag is voorbij. Het was mijn eerste keer in de Reehorst in Ede. Het voelde als een reünie met al die bekenden. Dat ik niet eerder een NVB dag heb bezocht heeft een reden. Ik voel me niet verbonden met de vereniging en het programma van de jaarcongressen sprak me niet aan. Waarom ik er dan nu wel was moge duidelijk zijn. Of ik er volgend jaar weer bij ben, ik denk het niet. Het is gewoon niet de plek waar ik inspiratie op doe of met heel veel energie en nieuwe ideeën vandaan kom.

de onderwijsdagen

Afgelopen dinsdag en woensdag was ik bij DE Onderwijsdagen van SURF. Een vol programma stond klaar en was vanuit huis al te bekijken via de speciale iphone app die kort voor het congres was gelanceerd. Enige nadeel van de app was dat je niet je eigen programma kon bewaren dus was ik nog steeds elke sessie aan het kijken waar ik daarna naar toe zou gaan en op welke verdieping ik moest zijn.

Dag 1 begon met een keynote van Erik Duval (hoogleraar computerwetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven). Zijn presentatie is te vinden op slideshare en dus te embedden in deze post.

En zijn presentatie is opgenomen en staat op YouTube.

Interessant aan de presentatie van Duval is om na te denken over de consequenties van learning analytics. Waarbij analyse-instrumenten worden ingezet tijdens het leren om een betere kijk te krijgen op, hoe de efficiëntie is, welke materiaal er wordt gebruikt, etc. Trek dan de analogie door van een dashboard. Hoe snel of hoe traag ga je, hoe staat het met de brandstof (denk hierbij aan energieniveau), welke bronnen gebruik je – dit wordt gereduceerd naar een wijzer die laat zien of je nog op schema ligt. Zijn studenten maakten hiervoor de app Streamy. Voor studenten en docenten kunnen deze tools helpen. Maar helpen de tools ook? Duval onderzoekt dit met zijn studenten. Conclusie tot nu toe is dat docenten en studenten een betere grip krijgen op hoe het nu gaat. Interessante materie dus zeker kijken deze keynote.

Hierna ging ik naar de presentatie van Ronald van den Hoff die vertelde over Society 3.0 en de impact hiervan op het onderwijs.

Een boeiend verhaal over veranderende systemen en samenlevingen. Met de volgende conclusie:

ga experimenteren, probeer niet het bestaande van binnenuit te veranderen maar probeer iets nieuws naast het bestaande. Het oude wordt dan steeds kleiner en het nieuwe groeit er in verder. Laat mensen die niet willen of kunnen het oude doen, laat de anderen zich met het nieuwe bezig houden. Je leert alleen van dingen die fout gaan, laat die fouten zien, leer ervan. We moeten elkaar helpen om weer te leren lopen. Als we geen fouten maken groeit het systeem niet.

toegang is belangrijker dan bezit

Voor de volgende sessie koos ik voor de sessie over Creative Labs in het HO van Frank Kresin (Waag Society). Kresin liet de zaal zien wat je nodig hebt aan faciliteiten en methoden om een creative lab te maken in de eigen onderwijsinstelling. Een paar kernbegrippen kwamen voorbij, als mensgericht ontwerpen, bouwen om te leren en interdisciplinair samenwerken. Kresin gaf ook voorbeelden van Creative Labs in Nederland (Hogeschool Utrecht – Concept Space, Rijkswaterstaat – LEF Future Center, TU Delft – ID studio Lab, Universiteit Twente – Smart Xplab, Leeuwarden – Gameship, Fablab in Arnhem en VU Amsterdam – C@mera)

bouwen om te leren / denken door te maken

Een Creative Lab is een omgeving die creativiteit stimuleert, die flexibel in te richten is en waar je kan samenwerken in multidisciplinaire teams. In een Creative Lab zijn technologisch mogelijkheden voorhanden die je niet elders zo gemakkelijk vindt.  In het onderwijs kan een Creative Lab gebruikt worden om samen te werken, te brainstormen, te ontwerpen, te bouwen, te programmeren, te implementeren, te onderzoeken, te verpakken of te ondersteunen. De mogelijkheden zijn eindeloos en dus vraag ik mij af, waarom zijn er niet veel meer Creative Labs in Nederland te vinden. Misschien kan ik de TU Delft Library ervan overtuigen om er een in het gebouw in te richten.

Na de lunch ging ik naar de sessie Weg met de computer! Lang leve de tablet! van Michael van Wetering (Kennisnet) en Kees Versteeg (Hondsrug college). Van de Wetering liet ons nadenken over het tablet eco systeem, welke soorten zijn er, hoe ga je online (onderweg, thuis, werk), waar bewaar je je content. Hij ziet drie mogelijkheden voor de tablet binnen het onderwijs.

  • consumptie / lezen van boeken en tijdschriften
  • interactie / browsen, nieuws lezen en games
  • creatie / samenstellen, maken, schrijven en presenteren

Voor het laatste is het de tablet misschien nog niet het meest geschikte apparaat maar leveranciers van software pakketten denken wel steeds meer na over toepassingen van hun product op een tablet. Het kost nog een paar jaar of we weten niet beter en gebruiken de tablet net zo makkelijk voor creatie als voor consumptie.

Kees Versteeg vertelde over het iPadproject bij het Hondsrug College in Emmen. Zijn verhaal had ik al eerder gehoord maar het blijft inspirerend. Een mooi voorbeeld van het gewoon doen.

Bas Haring sloot de dag af met een reflectie op het thema van de dag.

Op dag twee werd  de ochtendkeynote van Hans Aarsman verplaatst naar de middag en dat was fijn want het was mijn laatste sessie van de dag en zorgde ervoor dat ik met een glimlach naar buiten vertrok, wat een leuk verhaal!

Verder zag ik op dag twee een presentatie van Peter Stadhouders en Yvette van den Bersselaar over Augmented Reality in het groen onderwijs.

Na een uitleg over hoe AR in het groen onderwijs wordt ingezet werd uitgelegd wat AR is en wat je ermee kan. Ik vond het jammer dat het om een project ging dat net nieuw is, waar nog geen conclusies getrokken kunnen worden en wat eigenlijk nog een experiment is. Maargoed leerlingen vinden het fantastisch en de docenten zijn inmiddels ook om. Volgens Stadhouders zijn de voordelen voor het onderwijs als volgt:

  • versnelling in het proces, je bent sneller bij de kern
  • kan individueel, zelfstandig kunnen studenten door werken
  • je zet een stap in de belevingswereld van de leerling, ze vinden dit leuker dan een boek lezen, Stadhouders denkt dat de stof beter beklijfd maar hier is nog geen onderzoek naar gedaan

Over de sessie Leren van de toekomst zal ik niet veel vertellen. De opname spreekt voor zich.

3 weken – 2 klassen – 30 innovatieve toepassingen – in gebruikelijke les – een experiment.

De laatste keynote van de dag, van Russell Prue zag ik vanuit huis. De verbinding was niet helemaal perfect dus wil ik deze keynote op een later moment terugkijken.

Het lastige aan de Onderwijsdagen is het diverse aanbod aan sessies. De ene sessie is inhoudelijk veel beter dan de andere, soms zijn titels verkeerd gekozen en zit je echt fout, soms is de zaal vol en moet je je haasten om een alternatieve sessie te kunnen volgen. Dit jaar was ik minder geïnspireerd dan vorig jaar. Wat dat betreft was vorig jaar wel een topjaar, ik denk nog steeds na over dingen die ik daar heb gehoord en ik heb nog steeds niet geschreven over een sessie over het internet der dingen waar ik toen bij aanwezig was.
Het is te makkelijk om te zeggen dat de formule van de Onderwijsdagen misschien een update kan gebruiken zonder met een alternatief te komen. Maar op de een of andere manier bruist het niet, er is geen buzz op de beursvloer, de energie mist.
Wat ik ook mis zijn de echt innovatieve sessies, de spannende zaken, de bijzondere experimenten. Maar misschien zijn de onderwijsdagen daar niet voor, het gaat tenslotte om ICT in  onderwijs en daar proven technology meestal leidend. Laat ik afsluiten met iets positiefs, de app was mooi vormgegeven en werkte goed.

Slides van de presentaties staan op slideshare en de video’s van sommige sessies en keynotes op YouTube.

gadget coffee

We zagen het voor onze ogen ontstaan, collega Karin en ik. Na een vergadering waarin een collega met een tablet-pc had gewerkt vroegen andere collega’s wat het precies voor soort laptop was, wat je er mee kon doen en of het beviel. De collega van de tablet-pc beantwoordde alle vragen en Karin en ik liepen naar buiten. Hier moeten we iets mee dachten we allebei. Het idee voor de gadget coffee was geboren.

Wat is een gadget coffee? Eigenlijk is het heel simpel. Je vraagt de collega’s met gadgets om op een bepaald ogenblik hun gadget te komen showen aan collega’s die er niets van weten, of iets van weten maar graag nog wat willen vragen. Een show & tell dus. Je neemt je gadget en koffie mee en Karin en ik zorgden voor iets lekkers erbij.

Op 27 oktober was het zover. Ongeveer 25 collega’s waren erbij, met of zonder gadget, met of zonder vragen. Het was heel gezellig, er werd veel gediscussieerd. Moet ik kiezen voor Apple of Android? Wacht ik op Windows8/Windows Mobile? Een tablet of een laptop? Wat voor mobiele telefoon zal ik kiezen? Sommige problemen werden ter plekke opgelost. Zo met zijn allen weet je best veel.

Zelf had ik mijn ereader en iPad meegenomen. Ik liet hetzelfde boek zien op beide devices. En ook al ben ik dol op mijn ereader, de meeste collega’s konden toch de iPad niet loslaten. Ermee spelen mocht, de gadget coffee was juist ook om te spelen.

We hebben de gadget coffee gekoppeld aan ons project IKwerk! (het nieuwe werken bij de TU Delft Library). Een aantal vragen komen dan meteen op zoals, gaat mijn leidinggevende dit soort gadgets voor mij kopen, als ik ze zelf koop hoe zit het dan met gebruik (wat gebeurt er als hij tijdens het werk kapot gaat of wordt gestolen), als ik nu iets zelf koop en de organisatie besluit volgend jaar om iedereen een gadget te geven, etc. Vragen waar we nu nog geen antwoord op hebben maar hopelijk in de loop van komend jaar wel. Iedereen snapt dat met de bezuinigingen op komst er misschien niet veel geld is voor gadgets en sommigen vinden het ook niet erg om een eigen device mee te nemen. Maar we moeten het er wel een keer serieus over hebben. Zeker als we papierloos gaan werken want dan is een gadget (tablet, laptop, mobiel, etc.) een voorwaarde voor succes.

Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel

Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

  •  thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
  • seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
  • doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

  • imagine
  • invest
  • improve
  • incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

inspiratiedag nummer 1

Toen collega Wilma en ik in Canada verbleven bedachten wij een plan omdat wij toch graag geïnspireerd raken en dit vaak in de waan van de dag langzaam naar de achtergrond verdwijnt. Het plan bevatte de volgende elementen:

  • 1 dag
  • maximaal 200 euro aan kosten (reis, drinken, zowel lunch als avondeten, activiteit) voor 2 personen
  • reistijd – niet langer dan met de trein naar Parijs
  • moet inspirerend zijn
  • 2x per jaar (Wilma organiseert een dag voor mij en ik een voor haar)
  • in eigen tijd (dus niet in de baas zijn tijd, hoeft ook niet met werk te maken te hebben)
Ik was als eerste aan de beurt. In het voortraject had ik al enorme lol. Want wat ga je doen? Iets wat jij zelf inspirerend vindt, of iets waardoor de ander wordt geïnspireerd. Ik had ooit iets gelezen over een blancday box.

Een Blancday is de lege dag in je agenda om te werken aan je persoonlijke en zakelijk ontwikkeling.
Bepaal je koers op een inspirerende dag met jezelf! Zoals een bedrijf een jaarlijkse strategiedag op de heide heeft, zo heb jij je jaarlijkse Blancday! Mental welnessday.
Je ontvangt thuis de Blancday BOX en kijkt vanuit een vriendelijk perspectief naar jezelf. Waar sta ik, wat vind ik belangrijk, wat is waardevol in mijn leven en wat zou ik willen veranderen. Stil staan, bewustzijn, inspiratie opdoen en genieten om jezelf een hernieuwde focus voor de toekomst te geven.

Ik besloot de dag hiermee te beginnen. Op de website las ik dat je de box ‘s ochtends in bed opent en je de hele dag helpt door de vragen die worden gesteld of de opdrachten die je moet doen. Maar Wilma en ik slapen niet in een bed…… En voor allebei een box kopen was te duur. Ik nam contact op met Sabine van blancday. Zij vond het idee van de inspiratiedag zo leuk dat zij mij graag wilde helpen. En zo kregen Wilma en ik allebei onze eigen box die wij om 8 uur ‘s ochtends openmaakten. Wilma bij haar thuis en ik in Rotterdam. Pas om half 12 hadden wij met elkaar afgesproken op het station in Rotterdam om de tweede activiteit van de dag te beginnen.

Een van de eerste opdrachten was dromen over hoe je leven er over 5 jaar uitziet. Maar ook moesten we rondwandelen in de eigen wijk en ons verwonderen over wat we zagen. En als je dan eens goed gaat kijken, dus met aandacht, dan zie je ineens allemaal dingen die normaal gesproken niet opvallen. Roestplekken, teksten op de muur, draden die in de grond verdwijnen en nergens naartoe lijken te gaan. Ook moesten we mensen groeten en complimenten maken. En een symbool van de dag vinden. Ik vond een rolletje gele tape, voor mij een symbool van alles bij elkaar houden en vastplakken.

Om de kosten te drukken heb ik zelf lunchpakketjes gemaakt. Wilma en ik aten ze op, op weg naar Antwerpen. Deel II van de dag beleefden we namelijk in het MAS (Museum aan de Stroom) het allernieuwste museum van het architectenbureau Neutelings Riedijk Architecten. Een rondleiding van de architect zat er niet in, heb het wel gevraagd, maar ze waren (logisch) te druk met andere dingen. Wel mochten we vragen stellen aan een medewerker van het museum over de inzet van multimedia. Maar Wilma en ik gingen eerst rondkijken. En toen we daar mee klaar waren was de medewerker van het museum al naar huis. Wij kregen het emailadres van de adjunctdirecteur en de vragen die wij hebben mogen we aan hem stellen per mail. Prima toch.

Na het museum liepen we door Antwerpen op zoek naar een restaurant. Onderweg kwamen we de ene na de andere leuke winkel tegen. Genoeg inspiratie, ook als je gewoon in de winkelstraten loopt. De bediening van het Thaise restaurant waar we wilden eten was gewoonweg onbeschoft dus zijn we weggegaan. De Indiër ernaast beviel beter. En met ons laatste contante geld (het pinapparaat werkte niet mee) betaalden we. Tijdens het eten bekeken we de laatste blancday kaarten van de dag. Onderweg in de trein schreven we een brief aan onszelf en een kaart voor een vriendin (de opdrachten van de middag). Dronken we thee en kletsten we nog wat na over de dag.

Wat was inspirerend:

  • de verrassing – niet weten wat je gaat doen en waar je heen gaat (en voor mij: vindt Wilma het wel leuk)
  • de blancday box – omdat je eens de tijd neemt om na te denken over je dromen en waarom je ze niet waar maakt – vooral het wat houdt je tegen speelt dan een belangrijke rol
  • een nieuw museum – nieuwe snufjes – nieuwe technologie
  • een andere stad – het gevoel alsof je een dagje op vakantie bent
  • even geen werk…… geen email…… geen telefoon

De volgende keer is Wilma aan de beurt. Dan mag zij voor mij de inspiratiedag bedenken en uitvoeren. Ik ben nu al benieuwd wat we gaan doen!

Foto’s van de dag staan in deze set op Flickr.

IKwerk! – het vervolg

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKwerk! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing  van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk!  gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het  verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten.  Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven.  In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

 

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.