KB-college – Global Librarianship, the Power of the Network

Met plezier stond ik gister om half 6 op om de trein van 6.17 uur te halen. Ik was hierdoor wel wat te vroeg in Den Haag bij de KB maar zo kon ik nog even kletsen met bibliotheekcollega’s en nieuwe mensen ontmoeten. Ik ging naar Den Haag voor het 1e KB-college met als onderwerp Global Librarianship, the Power of the Network. Belangrijkste spreker deze ochtend was Rolf Hapel van de Openbare Bibliotheek in Aarhus (Denemarken). Ik heb het geluk gehad dat ik tweemaal in Aarhus ben geweest. De eerste keer was in 2009. De bijeenkomsten van de Next Library (un)conference waren in de oude bibliotheek en bij de universiteit. Er werd wel gesproken over de nieuwe bibliotheek en het proces daarnaartoe maar de bibliotheek was nog niet af. In 2015 was de nieuwe bibliotheek wel klaar en het was geweldig om daar te zijn. De bibliotheek bruist, er zit leven in en iedereen is super enthousiast. Van beide bezoeken heb ik verschillende blogposts geschreven, die vind je hier, als je die nog eens terug wilt kijken. Foto’s van het bezoek in 2009 staan hier en die van 2015 hier.

En nu dat Rolf Hapel in Nederland was wilde ik hem graag weer horen spreken. Eerst vertelde hij iets over de bibliotheek, de kosten en de vierkante meters. Het gebouw staat op 9 kolommen om ook, als het water van de haven zou stijgen, als een buffer naar de stad te dienen. Maar waarom zou je zo’n enorme bibliotheek bouwen in een digitale wereld. Op welke vragen uit de samenleving ga je antwoorden geven? Hapel verdeelde deze in 3, het gaat om democratie, educatie en cultuur. Het gaat om de library as a space. Het gaat van informatie die overal gevonden kan worden naar iets dat alleen beleefd kan worden in de bibliotheek, van online naar on-site, van informatie naar betekenis en van het ontmoeten van informatie naar het ontmoeten van mensen. Van weten naar beleven en experimenteren. Van georganiseerde evenementen naar dingen die gebeuren.

De bibliotheek is een ruimte voor ontwikkeling en interactie, het opdoen van ervaringen, leren, innovatie, perceptie, overpeinzing en inspiratie.

Hoe zij tot deze bibliotheek en inrichting zijn gekomen is met dank van het publiek. Heel veel, maar dan ook heel veel sessies met gebruikers. Jarenlang, steeds opnieuw, steeds beter begrijpen wat nodig is. Op verschillende manieren mensen mee laten denken, in bijvoorbeeld idea pitches, world cafés, etc. Het gaat om citizen cooperation, user driver innovation, co-production en co-creation. Op de ladder van participatie van Sherry Arnstein uit 1969 (zie ook wikipedia) zijn zij bewogen naar delegated power (samenwerken met burgers als grootste belanghebbende) in plaats van informing en consulting. Als je hier nu ook mee aan de slag wilt kijk dan even bij de toolkit die is ontworpen voor bibliotheken, de Design Thinking for Libraries. Bij deze manier van ontwerpen staat de gebruiker centraal (user centered design). Als je hulp nodig hebt van een bedrijf die je hier bij kan helpen dan raad ik Muzus aan.

de trend movement of citizen engagement is groter dan alleen voor bibliotheken

Een van de ideeën voor deze bibliotheek kwam uit Engeland. Een mash-up (iets creëren uit meerdere onderdelen, soms is dat een website die met widgets opgebouwd wordt) werd vertaald naar een fysieke plek. De mash-up library was een feit. Er werd gezocht naar partijen om samen mee te werken, zij organiseren iets in de fysieke ruimte van de bibliotheek en onderhouden dit. Zijn er vrijwilligers voor nodig dan regelen zij dit ook. De bibliotheek programmeert romdom deze activiteiten ook en zij helpen met de marketing en PR. Inmiddels zijn er 3 jaar na de opening 130 partijen die samen met de bibliotheek deze mash-up library een gezicht geven. Daardoor kunnen er weken zijn dat er 42 activiteiten in de bibliotheek plaatsvinden. De meeste georganiseerd door de partners.

Bij DOKK1 speelt play een grote rol. Op allerlei plekken in de bibliotheek zie je dit terugkomen. Bijvoorbeeld op de interactieve vloer. Of bij de oude consoles waar de vaders vaak weggestuurd moeten worden omdat de kinderen willen spelen. Maar het is ook de enorme glijbaan buiten en de gong binnen de afgaat als er een kindje in het ziekenhuis wordt geboren. Het gaat ook om het niet helemaal inrichten van de ruimte. Iets wat Hapel in Nederland was opgevallen. Wij bedenken alles, wij laten niets vrij. In Aarhus zijn ruimtes die de mogelijkheid hebben om zelf in te richten. Om daar dingen te doen die jij wilt. En ja, soms wordt het dan vies.

Het laatste waar Hapel ons iets over vertelde was Smart City Aarhus. Overal in de stad hangen sensoren en wordt er data verzameld. De bibliotheek helpt mee om deze data te gebruiken in evenementen en activiteiten en de IT afdeling helpt ook met het toegankelijk maken van de data. Momenteel werken zij een een online plek voor de samenwerking tussen politiek en burgers, ze noemen het digital citizen involvement. En Hapel vertelde over de nieuwste medewerker van de bibliotheek, ze heet Norma en is een humanoid robot. Zij verteld verhaaltjes aan kinderen maar luistert ook als de kinderen voorlezen en geeft feedback. Het idee is om haar te koppelen aan Watson zodat zij slimmer kan worden.

Zo’n bibliotheek ontwerpen, inrichten en blijvend innoveren vraagt natuurlijk iets van de medewerkers. Zij worden steeds meer een facilitator, een docent, een projectleider en een professionele host. De oriëntatie van de bibliotheek is gericht op relaties en niet langer op het boekenproces. Hapel zegt ook dat de medewerkers veel meer dan vroeger moeten weten wat er in de samenleving speelt, hoe zij hierop in willen spelen, dat zij veel meer sociale competenties nodig hebben maar dat er ook collega’s moeten zijn die kunnen programmeren en snappen wat ICT kan doen voor de bibliotheek.

Hannah Gent vertelde ons iets over Public Libraries 2020, library advocacy, Europe Loud & Proud en de dingen die zij geleerd heeft in de afgelopen jaren.

Het gaat allemaal om relaties, wie ken je, waar kom je binnen bij de EU en hoe zorg je ervoor dat zij ook bij jou op bezoek komen. Bibliotheekmensen zijn uitstekende ambassadeurs. Niet alleen op managementniveau maar ook aan de balie.

Er is een groep MEP Library Lovers. Esther de Lange is een van de leden van deze groep. Deze groep stelde de lijst 60 boeken voor de zomer samen en op de website van de groep vind je per land een factsheet over libraries and skills in relatie tot Europa.

Naast deze groep is er een groep bibliotheekmensen die samenwerken om de MEP’s meer kennis te geven over bibliotheken, zij noemen zich Library Advocacy Lab.

2019 wordt een belangrijk jaar voor de EU. Er zijn verkiezingen, Brexit en het MFF proposal moet worden goedgekeurd. Nu in contact komen met de MEP uit jouw land heeft heel veel zin.

Gerald Leitner (Secretary General IFLA) nam als laatste spreker het woord. Hij liet ons zien wat er de afgelopen tijd is gedaan, in samenwerking met de leden, aan het tot stand komen van een wereldwijde toekomstvisie. Veel workshops, veel deelnemers en veel input. Deze hebben geresulteerd in 10 highlights:

  • we are dedicated to equal and free access to information and knowledge
  • we remain deeply committed to supporting literacy, learning and reading
  • we are focused on serving our community
  • we embrace digital innovation
  • we have leaders who see the need for strong advocacy
  • we see funding as one of our biggest challenges
  • we see the need to build collaborations and partnerships
  • we want to be less bureaucratic, inflexible and resistent to change
  • we are guardians of the memory of the world
  • our young professionals are deeply committed and eager to learn

Bij deze 10 highlights horen ook 10 kansen die beschreven zijn. Meer daarover vind je op de website van IFLA.

de bibliotheek en communitybuilding

Het is helemaal hip en iedereen doet het, of toch niet? Communitybuilding. Wat is het en hoe doe je het was de vraag die gister beantwoord werd tijdens de voorjaarsbijeenkomst BNB-VLB in Eindhoven. Locatie, het supermooie Student Hotel. Voor hen die niet weten van BNB-VLB is dat zijn de Brabantse en Limburgse Openbare Bibliotheken samen. Het ontbijt stond voor ons klaar, dus je begrijpt, we begonnen vroeg.

Fanny van het Student Hotel vertelde ons over het concept en het doel van het hotel: a complete connected community. Er is een mix van studentenkamers en hotelkamers aanwezig en er worden activiteiten georganiseerd waar iedereen welkom is om zo de synergie en de samenwerking een boost te geven. Nieuwe mensen leren kennen die je niet had ontmoet als je geen kamer in het hotel had gehad.

Voor de medewerkers betekent dit dat zij een aantal kernwaarden heel goed moeten begrijpen en dat zijn:

  • connect
  • be you
  • share & discover
  • with a blink (denk ik, weet ik niet meer zeker)

En dit voel je als je binnenkomt om je heenkijkt en er gelijk iemand je komt helpen. De medewerkers hebben heel goed door hoe het moet en wat werkt en je voelt je welkom en dat is fijn.

Hierna vertelde Robin Verleisdonk van het innovatieteam van de Openbare Bibliotheek Eindhoven over een aantal projecten.

Op de website expeditie-anton.nl vind je meer informatie over de projecten waar zij momenteel mee bezig zijn. Robin vertelde over 3 projecten.

De eerste was een applicatie voor boeksuggesties gebaseerd op het uitleengedrag van bibliotheekbezoekers. Het prototype wordt nu getest en zoals het er naar uit ziet kan de koppeling gemaakt worden met het datawarehouse van de KB. Vanaf komende maand wordt de applicatie in de bibliotheek getest.
Het tweede project was de verkoop van afgeschreven boeken via bol.com, onder de naam re-library. Momenteel gebeurd en nog veel in dit proces met de hand maar als het geautomatiseerd kan worden is dit wel een geweldig idee.
Het idee van Verse Leeswaren was fantastisch maar in de praktijk werkte het toch niet. En dat kan en mag ook, dingen uitproberen en als het niet werkt gewoon mee stoppen, niet eindeloos doorgaan, stekker er uit en weer aan iets nieuws beginnen. Het idee zou volgens Robin kunnen werken als het landelijk wordt uitgerold.

Kirsten Wagenaar vertelt al jaren over het ontwikkelen van communities. Zij had dan ook een ijzersterk verhaal waar ze in zo’n 2 uur ons doorheen nam.

Laten we beginnen met wat een community is.

on- en offline platform(en) waar mensen met gemeenschappelijke interesses regelmatig bijeen komen om ervaringen te delen en activiteiten te ondernemen om zo elkaar te leren kennen

Je kan een community best wel vergelijken met een Engelse tuin. Het duurt wel even voordat de community is zoals je hem wilt hebben, het vraagt veel aandacht en zorg en het is continu in ontwikkeling.

En dan heb je nog de cirkel van betrokkenheid. Want je kan best vinden dat je iets leuks doet en dat iedereen lid moet worden van jouw groep maar niet iedereen doet dat vanuit dezelfde basisbehoefte.

  • er is altijd een harde kern
  • je moet dus niet teveel actieve mensen in je groep hebben
  • de achterdeur naar deze harde kern moet open staan en je mag altijd mee doen maar het hoeft niet, de meeste mensen willen ook niet actief meedoen

Ook als het gaat om de participatie zijn hier niveaus in te herkennen. Iedereen gebruikt de groep op zijn eigen manier en met zijn eigen motivatie.

  • informeren (blog, nieuwsbrief, social media)
  • raadplegen (stemmen, waarderen, delen)
  • betrekken (evenement, brainstormen)
  • samenwerken (wiki, blog, schrijven)
  • aansturen (leiding laten nemen, ambassadeurs)

Maar het gaat altijd om 2-richting verkeer en het opbouwen van een sterke band met je organisatie.

Als je met een community wilt beginnen moet je even nadenken over wat voor soort community je wilt maken. Is dat:

  1. een community of interest
  2. community of practice
  3. community of action
  4. community of circumstance
  5. community of location
  6. community of purpose

Kirsten heeft al een aantal trajecten in verschillende bibliotheken gedaan en zij zegt dat de programmering zo leidend is dat de eerste stap is om die los te laten en te beginnen met het individu. Zij spreekt over een persona en dan ben ik even in de war. Want een persona gaat in mijn beleving over een groep gebruikers die worden gerepresenteerd door een fictief persoon. Na een korte discussie en nog een vraag in de pauze kom ik er erachter waar de verwarring zit. Ik heb in het verleden gebruik gemaakt van persona’s vanuit het user centered design principe. Ik heb ook meegeholpen met persona’s voor het hele bibliotheekveld (wil je ze een keer zien of gebruiken klik dan hier). Kirsten gebruikt persona’s als de omschrijving van een individu. Beiden gebruiken we niet de persona’s zoals ze gebruikt worden in de communicatie/marketing hoek.

Voor de persona’s die gemaakt zijn voor het hele bibliotheekveld hebben we gebruik gemaakt van de assen ik kom iets doen/ ik kom iets halen en specifiek doel/ serendipiteit. De persona zoals hierboven uitgewerkt komt iets halen en weet nog niet precies wat dat is. Op deze manier zijn er 8 persona’s uitgewerkt die voor iedereen vrij te gebruiken zijn.

Maar goed terug naar het verhaal van Kirsten. Voordat je met een community start moet je onderzoek doen, wil je weten wie je gaat bedienen, hoe, welke strategische doelen je wilt bereiken, welke middelen je in wilt zetten (als een groep mensen elkaar elke maand ontmoet dan hoef je online echt geen plek te creëren want wat gaan zij daar dan doen, als het geen toegevoegde waarde heeft zoals samen de content bepalen, of een agendaplanning maken, etc.), hoe gaat je eigen organisatie mee en hoe ga je de groep activeren. Start met een kleine groep, maar laat hem wel telkens een beetje groeien. Je hoeft echt niet met Facebook aan de slag, er zijn voldoende andere pakketten die hetzelfde doen maar die niet je data verkopen. En als je een community manager in je organisatie hebt zet deze dan in.

Bedenk wel dat je om een community te managen een aantal taken moet verdelen zoals het modereren, het leiden van de groep, het organiseren van activiteiten, de analyse van het gebruik, werving en selectie maar ook relatiebeheer, etc. Daarnaast heb je rollen als de gastheer, de schrijver, de expert, de netwerker, de projectmanager, de curator, de evangelist. Je snapt, dit kan niet 1 iemand doen, dus beleg de taken voor het onderhouden van de community bij meerdere collega’s.

Is een community nieuw? Nee. vroeger had je bijvoorbeeld de vereniging en nu heet het een community. Uit de zaal komt de opmerking dat bibliotheken door de opschaling het gevoel voor de gemeenschap kwijt zijn geraakt en dat we terug moeten naar de mensen. Ik denk dat bibliotheken nog steeds het gevoel voor de gemeenschap wel hebben. Zeker de baliemedewerkers die de gemeenschap elke dag ziet langskomen. Hoe je een rol pakt als bibliotheek in het opzetten van een community daar ben ik nog niet uit, is dit faciliteren, is dit leiden. Waar zit de behoefte zou mijn eerste vraag zijn. En van daar uit verder redeneren. Niet nu ineens allemaal communities opzetten omdat het hip is. Kirsten Wagenaar praat al 10 jaar over communities. En dat zegt ook al wat.

Wil je de hele presentatie van Kirsten zien, deze staat op slideshare.