Werkbezoek Universiteitsbibliotheek Maastricht

Afgelopen donderdag was ik met ongeveer 8 collega’s een dagje naar Maastricht. Wij hadden een goede reden om daar eens te gaan kijken omdat een van onze collega’s daar tijdelijk gedetacheerd is en omdat zij daar het nieuwe werken al 7 jaar geleden geïmplementeerd hebben. Natuurlijk noemden zij het toen niet het nieuwe werken maar noemden zij het een flexibel kantoorconcept.

Een reden om dat flexibele kantoorconcept te willen was een heel praktische, er waren namelijk te weinig vierkante meters in het  gebouw waar zij naar toe gingen verhuizen. Ze hebben gewone werkplekken ingericht waar je ‘s morgen als je aankomt gewoon kan zitten, concentratiewerkplekken (cockpit genoemd) en vergaderruimtes die je van te voren moet reserveren.

De werkplek op de foto is een plek waar je met meerdere mensen kan samenwerken. Alleen er staat 1 pc en er is 1 stoel (in de bank) die verstelbaar is. Wat je dus ziet gebeuren is dat 1 iemand op deze plek plaatsneemt en dan eigenlijk een enorm bureau heeft. Dat was niet de bedoeling maar iets wat gewoon gebeurd. Er zat een meneer aan zo’n werkplek bij het raam. Hij gaf toe ‘s morgens erg vroeg te komen om die plek in te nemen. En ik geef hem geen ongelijk, het was wel een van de beste plekken in het pand.

Na 7 jaar hebben ze in Maastricht al veel geleerd waaronder:

  • transparantie, samenwerken, resultaatgerichtheid en werken in team wordt door de nieuwe inrichting bevorderd
  • flexibiliteit en afwisseling in werkplekken wordt door de medewerkers gewaardeerd
  • de communicatie is sterk verbeterd
  • de ruimte voelt gauw vol (terwijl er dan nog best werkplekken zijn, vol voelen betekent niet vol zijn)
  • je moet iets terug geven aan de medewerker die toch al veel inlevert (namelijk een vaste eigen werkplek) dus is de uitvoering van het meubilair luxe
  • je moet regels afspreken (clean desk, niet eten op de werkplek, thuiswerken wordt beperkt omdat contact met collega’s belangrijk is)
  • de directeur moet ook meedoen aan het concept
  • Veldhoen + Compagny is erbij gehaald om het concept te introduceren (externe werkt vaak beter dan dat iemand uit de eigen groep het verteld)
  • er zijn cursussen werken zonder papier gegeven (je mag 50cm papier overhouden omdat dit precies in de locker past die elke medewerker heeft gekregen)
  • plaats nooit een pantry in de kantooromgeving, dat leidt te veel af

Het concept is van boven (dus directie) opgelegd, de medewerkers mochten wel meedenken over de uitvoering. Na 1 jaar zei ongeveer 77% van de medewerkers gewend te zijn. Maar een aantal mensen zal nooit wennen, dat moet je je wel realiseren als je zo’n concept implementeert. Maar toch, na 7 jaar krijgt de werkplek van het personeel gemiddeld een 7 en dat lijkt mij helemaal geen slechte score.

Onlangs is er een onderzoek gedaan. Hieruit kwam onder andere dat 50% een toename in de arbeidsvreugde voelt. En dat er te weinig vergaderruimte is. Dat komt omdat tijdens het voortraject er niet voldoende aandacht is geweest voor informeel overleg (gebeurde voorheen bij iemand op de kamer). Als gevolg hiervan zijn er te weinig vergaderruimtes gecreëerd. En dus wordt er nu hard nagedacht over plekken waar je samen kan zitten. Lastig want het gebouw is eigenlijk vol.

En nog niet iedereen is mobiel en dus wordt er nu hard gewerkt om alle medewerkers in 2010-2011 een laptop en een mobiel te geven.

Omdat wij niet alleen voor het kantoorconcept naar Maastricht gingen hebben we ook nog een rondleiding in de bibliotheek gekregen. Het was er druk, erg druk in onze ogen. Niet verwonderlijk als je je beseft dat op de faculteiten geen studieplekken aanwezig zijn (alleen bij de faculteit rechten) en dat dus alle studenten naar de bibliotheek komen om te studeren. Heel anders dan bij ons in Delft. Wat ze in Maastricht goed gedaan hadden was een scherm bij de ingang waar precies op te zien was waar nog vrije studieplekken waren en natuurlijk een coffeecorner bij de ingang. Net een week eerder geopend en nu al een geweldig succes.

Meer foto’s van dit werkbezoek zijn te vinden op flickr.

Leave a Reply

Your email address will not be published.