Slimmer werken met het kantoor in je tas

Een week of twee geleden kreeg ik het boekje Slimmer werken met het kantoor in je tas – complete gids voor de nomad worker van Gerald Essers in mijn handen. Vandaag heb ik dan tijd om het te lezen. Dit keer niet op mijn ereader, maar gewoon een echt papieren boek.

Of dit boek iets voor jou is lees je al meteen op pagina 4. En eigenlijk is het boek voor iedereen, want wie is nu niet geïnteresseerd in een betere balans tussen werk en privé, sociale interactie en slimmer werken.

In de inleiding omschrijft Essers de nomad worker, oftewel de kenniswerker die op uiteenlopende plaatsen mobiel werkt.

Nomad workers zijn vrij van plaats en tijd, op jacht naar informatie, interessante contacten en nieuwe ideeën.

De speer om te jagen is vervangen door het kantoor in zijn tas, dat hem helpt om werkgerelateerde activiteiten gemakkelijk te integreren in de rest van zijn leven. Als gevolg hiervan kan de nomad worker slimmer werken maar ook slimmer leven.

Nu gaat dit boek eens niet over timemanagement of persoonlijke effectiviteit maar over de tas die je gebruikt. En dat is wel een hele bijzondere manier van benaderen.

Als nomad worker is je belangrijkste vervoermiddel niet de auto, trein, boot of het vliegtuig, maar internet.

Dus stel jezelf een aantal vragen voordat je op reis gaat om fysiek ergens bij te zijn. Wat is de toegevoegde waarde van de fysieke aanwezigheid? Is die waarde groot, dan is het misschien zinvol om te gaan reizen om bijvoorbeeld die vergadering bij te wonen. En als ik me dan ga verplaatsen welke vorm van vervoer levert dan het minste tijdverlies op?

In mijn geval is het vaak gewenst dat ik fysiek bij een vergadering aanwezig ben, maar is de waarde van mijn fysieke aanwezigheid niet heel hoog. Ik zou ook best via skype aan een vergadering mee kunnen doen. Helaas is dat nog niet heel erg ingeburgerd in het bedrijf waar ik werk. Daarnaast reis ik altijd met het openbaar vervoer, de auto heb ik al jaren geleden de deur uit gedaan. Nu is het OV in Nederland niet altijd het meest praktische vervoer en kost het mij relatief veel tijd om ergens te komen. Als ik dat optel zou het dus zinvoller zijn om vaker thuis te blijven en via internet contact te hebben met collega’s. Maar als ik dan een dag naar kantoor ga kan ik er ook maar beter meteen lang blijven om al die fysieke contacten en vergaderingen te doen. Betekent dus wel dat het volle dagen worden gevuld met vergaderingen. En dat voelt niet altijd als werken.

Daarnaast doe je soms inspannend denkwerk terwijl je energieniveau ver beneden peil is. Het lijkt logisch om dan iets anders te gaan doen maar soms heb je last van deadlines en moet iets gewoon af. Een tip uit het boek is, kijk eens naar je bioritme, plan complexe taken op momenten dat je de meeste energie hebt en eenvoudige activiteiten als je weinig energie hebt.
De laatste jaren ben ik van een duidelijk ochtendmens naar een soort van avondmens gegaan. Ik sta bijna elke dag vroeg op omdat het om 8 uur nog zo lekker rustig is op kantoor, om vervolgens na de lunch volledig in te storten. Eigenlijk is de middag mijn zwakke punt, ik zou het liefste dan even gaan rusten, of wandelen, misschien zelfs winkelen. Om dan ‘s avonds weer creatief te kunnen zijn. Want na het avondeten barst ik weer van de energie.

In de volgende deel (deel 3 & 4) gaat Essers in op verschillende soorten mobiele devices, de voor- en nadelen hiervan en geeft hij handige tips om gegevens te beveiligen.

In het vijfde gedeelte van het boek gaat het over papierloos werken.

in plaats van obsessief alles proberen te digitaliseren, is het veel effectiever om slim te leren omgaan met het beetje papier waarmee je nog te maken krijgt

Een aantal tips in dit gedeelte zijn zeker bruikbaar maar om zoveel mogelijk papierloos te werken gebruik ik Evernote.

Een aantal jaren geleden had ik al een gratis account aangemaakt maar eigenlijk nog nooit gebruikt. Tot een aantal maanden geleden ik een alternatief zocht voor Delicious. Ik probeerde Evernote en ik was meteen om. Nu gebruik ik Evernote voor ongeveer alles. Als ik een boek zie dat ik wil lezen maak ik er een foto van en sla ik het op als note, als ik een tekst van een website wil bewaren kopieer ik deze in een note, een pdf kan ik direct in Evernote slepen, aantekeningen in een vergadering of todo’s worden tekst-notes en tijdens symposia maak ik opnamen bij mijn tekst notes. En alle notes zijn te taggen, in verschillende notebooks te bewaren en dus altijd terug te vinden. Evernote is er voor alle devices, dus mijn laptop thuis, mijn pc op het werk, mijn mobiel en de tab’s die ik gebruik. Ik kan altijd en overal notes maken (ook offline) en alles wordt netjes gesynchroniseerd als er een internetverbinding voorhanden is. Met het gratis account kun je best veel notes maken, maar wil je meer, dan heb je voor $45 een premium account voor een jaar.

En wat gebeurt er dan als je als kenniswerker working nomad wordt. Dan ben je wel eens niet op kantoor aanwezig. Maar dat wil niet zeggen dat je niet bereikbaar bent. Hoe mensen je dan kunnen bereiken, daar kun je afspraken over maken met elkaar. Van collega’s krijg ik vaak te horen dat ik weinig op kantoor ben. En dat klopt, ik ben veel uit huis zoals ik dat noem. Wat de collega’s gelukkig niet zeggen is dat ik onbereikbaar ben. Want zij weten net zo goed als ik dat ik juist heel goed bereikbaar ben, ook als ik onderweg ben.
Menselijk contact en sociale interactie heb je als mens nodig, dus soms moet je elkaar gewoon even ontmoeten om bij te kletsen. dat hoeft niet fysiek maar het is wel fijn. Dus soms even een lunchafspraak maken met collega’s om het gevoel dat je samenwerkt te vergroten.

In het gedeelte toolbox voor de kenniswerker lees je over handige applicaties die het werken makkelijker maken, zoals evernote, delicious en remember the milk. Ook wordt er uitgelegd hoe je een wiki of een blog in kan zetten om kennis te delen en gaat Essers kort in projectmanagementtools. Veel van deze dingen gebruik ik al, of heb ik gebruikt en toch weer aan de kant geschoven. Voor mij was dit een gedeelte van het boek waar ik snel even doorheen gescand heb.

Het gedeelte lichtgewicht timemanagementsysteem kreeg van mij meer aandacht. Want zeg nou zelf, ook jij herkend vast wel dat je aan het einde van de dag je afvraagt wat je nu eigenlijk hebt bereikt. Je hebt wel heel veel gedaan, maar was het allemaal nodig om dat ook echt nu te doen of kon het ook wachten.

5% van de zaken die op je afkomen zijn zo urgent, dat je er, om groeter problemen te voorkomen, direct iets mee moet doen

Dit betekent dus dat in 95% van de gevallen je gewoon kan doorgaan met datgene waar je mee bezig bent en pas later aandacht besteden aan het probleem. Goed onderscheid maken levert tijd op en alleen daarom is het al eens de moeite waard van het proberen.
En dan het 60-40 principe. Plan 60% van de dag vol met vergaderingen en activiteiten van de actielijst en hou 40% vrij voor onverwachte zaken.

En dan is er al het laatste gedeelte van het boek, aan de slag met nomad working. Belangrijk is dat je nog steeds zelf de keuze hebt, hoe je werk en privé in balans houdt, welke applicaties voor jou het beste werken en op welke plek je het beste kan werken.

Hierna komen nog checklisten bijvoorbeeld voor managers van nomad workers, of voor het overtuigen van je baas en voor thuiswerken. Ook vind je hier een lijst met boeken (op papier of digitaal) die je kan lezen als je meer over het onderwerp wilt weten.

Omdat de auteur ook wel weet dat informatie op papier snel verouderd is er een website met de laatste nieuwtjes, tips en aanvullingen (van hem en lezers van het boek).

Nu zul je misschien denken, heb ik nu veel aan het boek, ik doe alles al online, ik heb een papierloos kantoor en ik werk daar waar ik wil? Ik denk van wel. Want ook ik dacht dit en ook ik heb dingen gelezen die ik of toe kan passen of die weer even mijn neus op de feiten drukte. Het is gewoon een heel praktisch boek met tips voor applicaties, trucs om je werkleven beter te ordenen en je hoofd leger te krijgen. En uiteindelijk willen we dat allemaal wel, toch.

Nu lees ik aan het einde van het boek dat als ik een review schrijf op bijvoorbeeld BOL dat ik een Magic Cutter kan verdienen. En ik denk meteen, ik schrijf en review op mijn blog…. En ja, ook dat kan iets opleveren. Als ik tenminste bij de eerste 100 reviews hoor, ik meer dan 150 woorden heb gebruikt (ik denk het wel, heb ze niet geteld) en deze post een jaar blijft bestaan. Het aantal gratis boeken dat ik dan krijg staat gelijk aan de pagerank van Google (origineel! – de mijne is helaas maar 4). Ik moet alleen nog even een formuliertje op de website invullen en dan duimen dat er nog geen 100 mensen mij voor zijn geweest.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.