Dat internet in rap tempo de wereld verandert, hoeft geen betoog. Dat die verandering zowel positieve als negatieve effecten heeft, wekt ook geen verbazing. Toch valt op dat veel grote onderwerpen die het nieuws bepalen, meer dan ooit (ook) internetonderwerpen zijn. En dus over informatie gaan. Denk aan de privacydiscussies rond bijvoorbeeld Google, Apple, Facebook en telecomproviders, denk aan twitterrevoluties en WikiLeaks, denk aan auteursrechtdiscussies en pay walls, denk aan andere manieren van werken en kennisoverdracht… en vraag je dan af wat hierin de rol van ‘de’ informatieprofessional is en in hoeverre die rol anders zal moeten worden ingevuld dan tot nu toe het geval is.

Een vol programma met veel debat. Misschien wel teveel zullen sommigen zeggen. Ik mocht ook een presentatie houden, in de track met het thema het nieuwe werken. Samen met Gerard Bierens en Philippe Vanhoutte. Jan Aleman was ook een van de sprekers maar helaas verhinderd dus aanpassingen in het programma waren nodig. Voor ons, als sprekers, aanleiding om de boel om te gooien. Geen debat aan het begin maar aan het einde. Eerst drie presentaties en dan daar met elkaar over praten. Het leek ons een veel beter plan. De organisatie vond het gelukkig prima en er werd zelfs tijdens de plenaire sessie uitgelegd wat wij gingen doen.

Die plenaire sessie in de ochtend bestond ook uit een debat. Drie sprekers legden eerst uit wie ze waren en wat ze deden, en terzijde maakten zijn een opmerking over ons vak. Hierna mocht Peter Jan Hagens het debat leiden. Stine Jensen sprak mij het meeste aan. Een duidelijk verhaal met een prikkelde uitspraak:

kom je in de toekomst alleen nog maar voor koffie naar de bibliotheek – JA!

Marleen Stikker en Geert Lovink konden mij minder boeien. En het debat, dat zou gaan over de veranderingen op internet en gevolgen voor ons vak, nog minder. Teveel open deuren, teveel oude koeien en te weinig beweging. Dat wij als bibliotheekmensen de gebruiker moeten helpen met het vinden en valideren van informatie. Alsof wij dat al niet jaren doen. Als ik mijn tweets nalees voel ik weer de frustratie opkomen. Erg blij was ik met Peter Becker die op stond en het panel toesprak. Stoere man die Peter Becker. Niet dat het daarna veel beter werd. Helemaal niet toen een meneer in de zaal met ons deelde dat hij sinds kort lid was van LinkedIn en eigenlijk geen idee had waar hij mee bezig was. Dat er voor werd geklapt liet mij bijna van mijn stoel vallen. Kom op zeg, we hebben toch allemaal 23 dingen gedaan, we leven toch op het sociale web. Maar misschien ben ik te optimistisch als het gaat om de bibliotheekmedewerkers en de online activiteiten.

Na de ochtendsessie en de lunch mocht ik presenteren. Volle zaal, enthousiaste mensen die graag wilden discussiëren over het nieuwe werken. Mijn presentatie vind je hieronder. Zo ook die van Gerard Bierens die sprak over het nieuwe werken, de kennis(ver)werker en sociale media. Philip Vanhoutte deed de inleiding. In een sneltreinvaart nam hij de zaal mee in het nieuwe werken, waarom we het moeten willen en wat we ervan kunnen verwachten.

Tijdens onze presentaties was er geen tijd voor vragen. Dat hadden we bewaard voor na de pauze als wij ons debat gingen voeren. Helaas had een groot aantal mensen dit niet meegekregen zodat de zaal na de pauze vol zat met nieuwe mensen die onze presentaties verwachten. En wat doe je dan. Overleggen en besluiten dat Gerard en ik onze presentatie in 5 minuten herhalen zodat er voldoende tijd over blijft voor vragen en discussie. Dit viel niet bij iedereen in goede aarde en na de presentatie werden wij hier dan ook op aangesproken. Mensen waren teleurgesteld. En hoe goed ik mij dat voor kan stellen het was in de ochtendsessie omgeroepen. Wij gingen het programma omgooien. De mensen die er voor de pauze bij waren hadden het tenslotte ook gehoord en begrepen.

De visitekaartjes met uitsneden van de persona’s (slide 21)verdwenen als warme broodjes. Ik heb niet iedereen gesproken die er een (of meer) heeft meegenomen maar ik ben wel erg benieuwd wat er mee gebeurd. Ga je ook iets doen met persona’s, ben je op een andere manier door de kaartjes geïnspireerd, laat het me weten. De tekeningen komen van ons, de kaartjes van Moo.

Goed. De NVB dag is voorbij. Het was mijn eerste keer in de Reehorst in Ede. Het voelde als een reünie met al die bekenden. Dat ik niet eerder een NVB dag heb bezocht heeft een reden. Ik voel me niet verbonden met de vereniging en het programma van de jaarcongressen sprak me niet aan. Waarom ik er dan nu wel was moge duidelijk zijn. Of ik er volgend jaar weer bij ben, ik denk het niet. Het is gewoon niet de plek waar ik inspiratie op doe of met heel veel energie en nieuwe ideeën vandaan kom.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing  van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk!  gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het  verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten.  Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven.  In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.

De eerste afspraak had ik met Michael Thomsen (creative director) van Workz in het nieuwe kantoorpand dat op dat moment verbouwd werd.

Terwijl Michael mij rondleidde vertelde hij over het bedrijf. Hoe zij games (bordspellen in dit geval) inzetten voor veranderingstrajecten en innovatie. Hij vertelde ook over de geschiedenis van het pand, het was eerst een soort relaxhuis met heuse bubbelbaden in de kelder (zag er erg Grieks uit, met muurschilderingen en verschillende hoogteniveau’s).  Mijn tweede afspraak was bij Living Lab, aan de andere kant van de stad. Michael moest daar in de buurt zijn voor een presentatie en bood aan er samen heen te lopen. Onderweg spraken wij verder over innovatie, over bijzonder mensen zoals Caroline Nevejan en projecten. Later stuurde bij mij de link naar dit filmpje. Volgens hem zeker de moeite waard om eens te bekijken. En hij heeft gelijk, het is een mooi voorbeeld van samenwerking.

Al wandelend dus naar Living Lab om Hans Henrik Agger te ontmoeten. Ook zij waren verhuisd en het kostte ons enige moeite om het kantoor te vinden. Hans Henrik is nog maar een jaar directeur van Living Lab en kon wel iets over de projecten vertellen maar nog niet zo heel veel. Living Lab bestaat inmiddels 6 jaar en er werken 10 medewerkers (vast). Daarnaast worden er veel tijdelijke krachten binnengehaald om aan specifieke projecten te werken. Zij doen geen implementaties, maar wel het onderzoek dat daar aan vooraf gaat. Veel onderzoeken gaan over verandermanagement en over ouderen. Zij werken op internationaal niveau samen, onder andere met de Waag in Amsterdam. En ook al zit het kantoor op de campus van de universiteit, toch werken zij niet veel samen met studenten.

De afspraak met Anette Væring van Mind Lab was weer in het centrum. Dacht ik nog een tijd te hebben om te lunchen, werd het een broodje met Anette aan een tafel in het ei dat midden in hun kantoor staat. Bij binnenkomt was er ook een groep Nederlanders van een ministerie. Ik ben erg benieuwd wie dat zijn geweest maar durfde het niet te vragen. Er was even onduidelijkheid of ik bij die groep hoorde, ik kom toch ook uit Nederland, maar nee, ik was alleen en had een afspraak met iemand anders.

Anette vertelde dat Mind Lab werkt voor 3 ministeries maar dat zij zelf projecten kiezen die ze willen doen. Zij denken na over strategie, over grote problemen en verandering op lange termijn. Zij doen altijd projecten met bewoners van Denemarken – bijvoorbeeld hoe houdt je mensen langer in het land als zij een tijdelijk dienstverband hebben. Andere projecten zijn het maken van films over online winkelen, of het samenwerken met studenten om nieuwe devices te testen. Met Anette heb ik kort gesproken, zij moest snel door naar een andere afspraak. En toch was het inspirerend, het gesprek, de omgeving en het idee dat je speciaal voor ministeries aan het werk bent. Volgens mij kennen wij zoiets in Nederland niet. Maar misschien kwamen de andere Nederlanders daarom ook wel op bezoek.

Het laatste bezoek was bij Innovation Lab, weer terug naar de campus van de universiteit omdat daar het kantoor zit. Lóa Stefánsdóttir had wel door dat ik zo aan het einde van de dag vol zat met indrukken. Dus we namen een kop thee, de stroopwafels die ik had meegenomen en zochten een fijne plek in het gebouw.

Innovation Lab bestaat 10 jaar en is ontstaan vanuit een nationaal telecombedrijf TDC. Toen Innovation Lab groeide zijn zij alleen verder gegaan. Op de 5e verdieping van dit gebouw waar de IT-universiteit zit zijn verschillende bedrijven gehuisvest die soms samenwerken en vaak kennisdelen. Ook worden studenten ingezet bij de projecten. Loa is antropoloog en erg geïnteresseerd wat technologie met mensen doet.  Zij verwees mij naar het werk van Ken Anderson die bij Intell werkt. Hij heeft interessante ideeën als het gaat om technologie en het verbinden van mensen. Met Lóa sprak ik ook over innovatie. Zij ziet dat als een combinatie van passie en het verbinden van mensen. Het was fijn om met Lóa te praten, wij zaten op 1 lijn en het klikte. De knuffel aan het einde van het gesprek was gemeend en ik heb een idee dat ik haar vaker zal ontmoeten. Misschien niet volgend jaar maar vast en zeker een keer in de toekomst.

Na zo’n dag is het lastig om direct te bepalen of je er iets aan gehad hebt of niet. Nu een paar weken later kan ik zeggen dat het mij zeker iets heeft gebracht. Ik heb nieuwe, bijzondere en gepassioneerde mensen ontmoet, die net als ik, met innovatie bezig zijn. Ik heb gezien hoe belangrijk onderzoek is en dat we daar misschien niet genoeg tijd in stoppen, we willen snel implementeren en produceren. Het is goed om na te denken over wat technologie met mensen doet. Ik denk dat wij hier soms te weinig bij stil staan en dat we te makkelijk mee gaan in de flow van altijd maar nieuwe dingen uitproberen. Of ik de volgende keer weer vier werkbezoeken doe, ik denk het niet. Het was net even te veel geren en gestress. Maar ach, een dag stilzitten is ook niets voor mij dus voor hetzelfde geld pak ik het de volgende keer weer net zo aan. De Denen zijn enorm gastvrij dus mocht je een keer in Kopenhagen zijn en een kijkje willen nemen in de keuken van. Gewoon mailen, vragen, nee heb je maar vaker krijg je ja.

Meer foto’s van deze werkbezoeken vind je hier.

Het STAM is een erfgoedforum, een wegwijzer naar andere culturele elementen van Gent en een platform voor een actief erfgoedbeleid. Op de Bijlokesite brengt het STAM het verhaal van de stad en maakt het u (nog) warm(er) voor Gent.

Wij kregen in dit museum een rondleiding van Maria de Waele, die uitgebreid de tijd voor ons nam. Op de eerste etage maak je kennis met het Gent van nu.Wij moesten sokjes over de schoenen aantrekken om de vloer niet te beschadigen. Op de vloer was een luchtfoto van Gent te zien. Maria vertelde dat Gentenaren het leuk vinden om hun eigen huis te zoeken.

Hierna ga je terug in de tijd, per zaal een eigen tijdvak. Zo wandel je van de ontluikende stad (…-1200), grootstad (1200-160), bedaarde stad (1600-1800), industriestad (1800-1950) en de groeiende stad (1950-vandaag) om te eindigen bij de toekomstige stad.

Wat opvalt is het gebruik van multimedia in de opstellingen. Grote schermen met plattegronden van Gent uit de periode van het thema van de zaal. Op elke plattegrond is van alles aanklikbaar. Je krijgt dan extra informatie over een wijk of een gebouw. Ontzettend mooi gedaan. Maria vertelde hoeveel tijd er in deze manier van presenteren heeft gezeten en gaf ons de tip dat als wij zoiets willen doen vooral veel content te verzamelen.

Op het toegangskaartje zit aan de achterkant een QR-code. Deze kun je gebruiken om in de zaal van de groeiende stad een film samen te stellen met behulp van een surface tafel. Deze samengestelde film wordt, als je klaar bent en je naam hebt ingegeven, getoond op een groot rond scherm. Erg mooi gedaan.

Ook staan er surface tafels in de zaal van de toekomstige stad. Hiervoor is een app gemaakt waarmee je de stad op verschillende manieren kan zien en waar je extra informatie krijgt over nieuwe projecten.

Het fijne van dit soort werkbezoeken is dat je weer allerlei ideeën krijgt om mee te nemen naar de eigen werkvloer. Ik was zeer onder de indruk van de multimediatoepassingen. Het zag er allemaal zo mooi uit, er was zeer veel aandacht besteed aan de opstellingen en goed nagedacht over wat zij precies wilden vertellen aan de bezoekers. Mocht je ooit in Gent tijd doorbrengen dan is het STAM zeker de moeite waard.

Meer foto’s van dit werkbezoek staan in deze set op Flickr.

Transforming the vibrant intersection of Yonge and Gould streets (on the former site of retail landmark Sam the Record Man), the Student Learning Centre will give the entire Ryerson community an outstanding environment in which to study, collaborate and share ideas. Designed by two renowned architectural firms, the building will be accessible, digitally connected and ready to adapt to the newest modes of discovery.

De (gerenderde) afbeeldingen die Bob liet zien waren heel erg mooi, het licht en de ruimte komen je als kijker bijna tegemoet.

flexibel, informal, comfortable spaces for students is essential

Naast samenwerkplekken komen er ook plekken om in stilte te studeren. Deze laatste worden op de bovenste etages gesitueerd.

De architect zegt het volgende over het ontwerp:

En een laatste quote van Bob:

play as the social basis for learning

En net zo’n interessante, maar een heel ander onderwerp, presentatie kregen wij van Sally Wilson en Graham McCarthy. Het onderwerp was mobiel, voor meer dan alleen de catalogus.

In 2007 werd al een mobiele service voor de catalogus ontwikkeld namelijk het kunnen sms-en of emailen van een zoekresultaat. Superhandig en dus ook veel gebruikt (14.000 keer). Het percentage sms-en gaat nog steeds omhoog, emailen blijft gelijk.

Om te weten wat de studenten voor mobiel gebruiken en waarvoor zij deze gebruiken werd in 2008 en 2009 een enquete gehouden. In beide jaren reageerden ongeveer 800 studenten. In 2008 was het smartphone/internet enabled device percentage nog maar 20%, inmiddels is dit opgelopen tot 65% en Sally verwacht dat dit aantal alleen nog maar zal stijgen.

Bij Ryerson wilden ze niet alleen een mobiele versie van de website maken dus hebben ze in de laatste jaren extra diensten toegevoegd. Zoals zoeken in de catalogus, reserveren van ruimtes en een bibliotheekrondleiding. Per jaar wordt er 38.000 keer gebruik gemaakt van het online reserveren van ruimtes, waarvan 10% met een mobiele telefoon.

En een van mijn favoriete diensten, kunnen zien waar pc’s vrij zijn.

QRcodes worden gebruikt voor het kunnen luisteren naar een audiotour van de bibliotheek, of op papieren boekenleggers van boeken om gebruikers direct de link te geven naar het ebook. Ook hebben ze QRcodes toegevoegd aan de catalogus, dus per record een code.

In 2010 hebben Sally en Graham een iPhone en Android app gelanceerd. Inmiddels is de iPhone app 2660 x gedownload en de Android app 529 keer. Voor de Blackberry is de app in ontwikkeling.
In de app vind je zoeken naar medewerkers op trefwoord of afdeling. Als je degene die je zoekt vindt dan krijg je zijn telefoonnummer en locatie en een routebeschrijving naar die locatie toe.

Het rooster van college’s bevindt zich ook in de app en ook een barcode scanner.

Wat natuurlijk heel bijzonder is, is dat de bibliotheek dit allemaal ontwikkeld en dat inmiddels faculteiten naar hen toekomen om te vragen of zij voor hen ook apps willen ontwikkelen. Zo is Graham nu bezig met een app voor een architectuuropleiding waarin door middel van layers gebouwen worden getoond. ICT doet niet moeilijk en dat is echt heel speciaal!

Meer foto’s van de studiereis zijn op Flickr te vinden.

Op donderdag bezochten we McMaster University in Hamilton. Mijn speciale interesse ging uit naar het Lyons New Media Centre. Na de koffie kregen wij presentaties van een tweetal PostDocs die in dienst zijn bij de bibliotheek. Ook Stefan Sinclair was aanwezig en vertelde iets over het nieuw te bouwen Sherman Centre for Digital Scholarship. Voor dit nieuwe centrum kreeg de bibliotheek 2,5 miljoen aan subsidie van de Sherman familie. Een idee was er nog niet, het geld wel. Inmiddels is er ook een idee en een plan.

Maargoed het Lyons New Media Centre. Op de website staat het volgende:

A wide variety of new media editing and creating tools are available at the Lyons New Media Centre. Several Mac computers are available complete with the iLife suite and Adobe Creative Suite 3. A consultation room for group project viewing, as well as a gaming & media centre, a media classroom and two edit suites are available and bookable. There is also a laptop bar with plenty of plugs and chairs – use your own or borrow one of ours at the Library Services desk downstairs. Come in and relax on comfortable couches and chairs while seeing what we’re featuring on the video wall!

In het Centre werken vier fulltime medewerkers waarvan niet een een bibliotheekmedewerker is. Dit zijn mensen met speciale competenties die studenten met vragen over pc’s en games kunnen helpen. Studenten die met mediaprojecten bezig zijn krijgen voorrang als het gaat om toegang tot het Centre.

Het Lyons New Media Centre is op 10 september van vorig jaar geopend en nu al een succes.

‘s Middags hadden wij vrij en bezochten we de Niagara Watervallen. Wilma en ik moesten onze presentatie voor vrijdag nog voorbereiden dus na een rondje water doken wij een Starbucks in. Geen free wifi in dit filiaal omdat het was gekoppeld aan een hotel. Vreemd, wat Starbucks staat toch gelijk aan free wifi?

Meer foto’s van de studiereis zijn op Flickr te vinden.

York University stond op de derde dag op het programma. Deze universiteit is redelijk jong (50 jaar). Tijdens het ochtendprogramma kregen wij presentaties van Andrea Kosavic, Kent Murnaghan, Mark Robertson en Sarah Coysh die vertelden over informatievaardigheden, samenwerkingsverbanden, open access en learning commons. Op weg naar de luch liepen wij door de Scott Library met een waanzinnig mooi ingerichtte Learning Commons.

Wat opviel:

• Pods – twee stoelen die tegenover elkaar staan waar een soort van huisje omheen is gemaakt om geluid te dempen (het kan heel druk zijn in die ruimte).

• Een balie en een kamer zijn te formeel – studenten durven niet over de drempel te stappen, Pods zijn informeler en worden dus veel gebruikt. Een medewerker van de bibliotheek kan in de Pods korte college’s geven, vragen beantwoorden en als zij niet gebruikt worden mogen studenten ze gebruiken als studieplek.

• De rij wachtende in de ruimte kan soms erg lang zijn, hiervoor zijn de pijl-banken neergezet, studenten kunnen hierop zitten terwijl ze wachten. Studenten vinden de banken mooi maar snappen het concept er achter niet.

• Computers aan de zijkant worden gebruikt voor guerilla-training of snel iets opzoeken. Als een bibliotheekmedewerker de rij wachtende studenten afgaat en merkt dat veel vragen over hetzelfde gaan, geeft hij een korte training achter een computer. De rij wordt hierdoor korter, studenten worden snel geholpen en kunnen na zo’n spoedcursus van een paar minuten weer verder studeren.

• De stoelen en banken in de collaboration-area worden constant verschoven. Maar dat is in Nederland ook zo.

• Er zijn te weinig stilteplekken.

• Ze hebben geen beveiligers rondlopen maar de medewerkers doen dit en spreken studenten aan op gedrag. De medewerkers worden hiervoor niet ingeroosterd, zij doen het dus als het uitkomt. Het is geen constant process.

En dan het eten en drinken in de bibliotheek….. wat zal ik er verder van zeggen. Oordeel zelf maar:

Fase 2 van de herinrichting is in grote lijnen bedacht, maar er is geen geld om het uit te voeren. Hiervoor worden sponsors gezocht.

Op dezelfde campus was ook Seneca College gevestigd. Na de lunch liepen wij hierheen en kregen wij een presentatie over informatievaardigheden. Nu had ik dit niet vanuit het programma begrepen dus voor mij was dit bezoek minder interessant. Het Learning Lab was een grote ruimte met veel computers en een helpdesk. Het meubilair en de aankleding was duidelijk aan vervanging toe.

Wat ik meeneem van dit bezoek is dat zij een User Experience Service hebben, een team dat zich bezighoudt met de UX van de klant. De klant/gebruiker/bezoeker moet op elk moment een goede UX hebben. Maar wat betekent dit nu precies? Toen wij rondliepen zagen wij medewerkers achter een balie (soms verstopt achter een beeldscherm). Is dit dan de beste UX? Toegangspoortjes om binnen te komen en op bijna alle muren briefjes van wat je allemaal niet mag in de bibliotheek. Is dat dan een goede UX? Het beeld dat zij schetsen en wij wat zien lijkt niet helemaal met elkaar te kloppen. Maar een UX-service is natuurlijk wel gewoon een heel goed idee.

Meer foto’s van de studiereis zijn op Flickr te vinden.

Waterloo is een redelijk grote universiteit met 30.000 studenten en twee bibliotheken op de campus. De eerste bibliotheek, Dana Porter, bestaat uit tien verdiepingen waarvan alleen de main floor (eerste etage) is gerenoveerd. Wat opviel was dat op deze main floor (waar de hoofdingang ook zit) een hele mooie coffeecorner aanwezig is maar geen toiletten. Die bevinden zich wel op de verdieping onder en boven de main floor. Het is voor mij lastig te begrijpen dat als je een verbouwing doet, die vervolgens 3 miljoen kost, je geen toiletten laat plaatsen. Maar zij zullen hier vast een hele goede reden voor hebben.

De Dana Porter bibliotheek heeft ook een aantal projectruimten. Zij hebben studenten gevraagd wat voor soort technologie zij hierin wilden hebben en de studenten gaven aan het zo sober mogelijk te houden. Dus geen smartboard of touchscreens maar gewoon een tafel met wat stoelen.

Wat viel nog meer op in deze, voor de rest traditioneel ingerichte bibliotheek? Er staan visitekaartjes van de leden van het managementteam en de directeur op de informatiebalie. De kaartjes worden meegegeven aan gebruikers als dat nodig is.

Wat toch wel heel anders is dan in Nederland is dat alles gesponsord lijkt te zijn. Alle ruimtes hebben de naam van de sponsor en vaak worden verbouwingen in fasen opgedeeld. Fase 1 wordt dan uitgevoerd terwijl nog wordt gezocht naar geld voor de volgende fasen.

Na de rondleiding in Dana Porter bibliotheek kregen wij een presentatie van Nancy Collins over outreach en engagement.

Outreach is about:

• Finding common ground
• Engaging students their relationship with the library
• Developing events and activities

Met vrij eenvoudige tools en weinig budget hebben zij ontzettend leuke en succesvolle campagnes gecreëerd. Bijvoorbeeld why do you love the library – een filmwedstrijd of de buttoncampagne om aan gebruikers uit te leggen dat de bibliotheek meerdere locaties heeft. Binnen 7 maanden zijn er 25.000 buttons door studenten op de verschillende plekken opgehaald, de set compleet krijgen was het doel.

Studenten die filmpjes hebben ingestuurd wordt gevraagd of de bibliotheek het materiaal mag hergebruiken om nieuwe eerstejaars te laten weten wat de bibliotheek doet en kan. En studenten die al eerder aan een campagne hebben meegedaan komen vaak in andere campagnes terug. Soms worden ze zelfs een bekendheid op de campus, wat niet vreemd is als jouw gezicht op posters overal te zien is.

Davies Central is de tweede bibliotheek op de campus van Waterloo. Deze bibliotheek is zo druk dat studenten, maar ook medewerkers, klagen over geluidsoverlast. Toen wij er waren viel dat wel mee, ik kan me dan ook moeilijk voorstellen wat zij bedoelen met geluidsoverlast.

Na de luch vertrokken we per bus naar Conestoga College, een rit van ongeveer een half uur. De inrichting van deze bibliotheek is traditioneel en sober. Ze willen wel verbouwen maar hebben hier geen geld voor. De Learning Commons zit in een ander gedeelte van het gebouw, zij zouden het graag binnen de bibliotheek onderbrengen. Nu zijn er 500 studieplekken in de bibliotheek en 9 ruimtes om samen te werken. AV-middelen kun je lenen bij het AV-uitleen bureau. De bibliotheek en de Learning Commons zijn de enige studieplekken op de campus en met 6.000-8.000 studenten is dat niet echt veel.

Meer foto’s van de studiereis zijn op Flickr te vinden.

De betonnen buitenkant van het gebouw beloofde weinig goeds. Hoe kun je van deze betonbak met weinig ramen een inspirerende studie-omgeving maken? De entree stemde mij niet vrolijk, laag plafond, weinig licht, niet heel uitnodigend. Gelukkig liepen we al snel door naar het gedeelte van de bibliotheek dat al verbouwd is. Hier is echt moeite gedaan om het gebouw open te breken, meer ramen, meer licht en ruimte. Mooi ingerichtte vitrines en grote beeldschermen om te laten zien wat zij aan diensten en producten aanbieden. Ik was onder de indruk van de schermen, de afbeeldingen boeiden mij en dus bleef ik even hangen terwijl de rest van de groep al een zaaltje in liep. Hier werden wij ontvangen door de directeur Carole Moore.

Meer dan 30 bibliotheken zijn er op de drie campussen gevestigd en daarmee heeft deze bibliotheek een van de grootste collecties in Noord Amerika. De bibliotheek is in 1973 geopend en sinds een aantal jaren wordt er hard gewerkt om het gebouw te upgraden naar betere studiefaciliteiten met meer natuurlijk licht. Toen het gebouw gebouwd werd ging het meer om de architectuur en boeken dan om de gebruikers van het pand. Nu is dat vaak omgekeerd. De bibliotheek heeft heel veel m2 die voor een groot deel wordt gevuld met studieplekken. De boeken zijn verdwenen naar een externe opslag of er worden ebooks gekocht (neemt ook minder fysieke ruimte in tenslotte).

Fase 1 van de herinrichting is inmiddels klaar en het verschil is duidelijk te zien. Voor deze herinrichting werd betaald door sponsors iets wat wij ons in Nederland moeilijk voor kunnen stellen. Voor fase 2 zijn ze nog aan het sparen, nog maar de helft van het gewenste bedrag is binnen. Uiteindelijk moet de herinrichting zorgen voor meer studieplekken. Met 18.000 bezoekers per dag geen overbodige luxe. Van september tot april is het gebouw voor studenten 24/7 open. Na 11 uur ‘s avonds gaan de deuren dicht en kom je alleen nog binnen met een studentenpas van de universiteit. Er mag in de bibliotheek niet gegeten en gedronken worden (afgesloten koffiebekers mogen wel) en overal hangen A4-tjes om te wijzen op de huisregels. Uiteindelijk worden deze (en ook de bewegwijzering) vervangen door beeldschermen.

Wat ik erg interessant vond is het beschikbaarheidssysteem voor computers dat zij hebben ontwikkeld. De volgende stap is het inzichtelijk maken welke stoelen nog vrij zijn. Hoe zij dit gaan doen werd niet uitgelegd maar spannend is het wel. Misschien krijgen de studenten wel een RFID-chip zodat de stoel weet dat deze bezet is.

Chatten met klanten die op die manier een vraag kunnen stellen doet deze bibliotheek binnen een consortium.

Na de rondleiding kregen wij een presentatie over OCUL – een consortium van universiteitsbibliotheken. Dit consortium bestaat al 40 jaar en samenwerken doen zij erg goed – kunnen we in Nederland nog wat van leren.

collaborate – innovate – deliver

Online leren of e-learning staat hoog op de agenda voor de komende jaren, mede omdat het aantal studenten blijft groeien en de gebouwen niet groter worden.

In een aantal slides werd ingegaan op de volgende onderwerpen:
Research, teaching and learning support -> member service -> digital collections -> preservation services.

AGO & OCAD

Na de lunch in de Faculty Club ging een deel van de groep lopend naar AGO Art Gallery of Ontario en OCAD Ontaria College of Art & Design, Sharp Centre for Design and OCADU library learning zone. Deze twee gebouwen waren zeer inspirerend.

Vooral de hangende trap en de blauwe titanium buitenkant van AGO waren spectaculair. Van OCAD zal ik nooit de learningzone vergeten.De Zine Library bestond uit magazines gemaakt door studenten van de kunstacademie. Een voor een bijzondere uitgaven en unieke stukjes werk.

Meer foto’s van de studiereis zijn op Flickr te vinden.

Na een week van werkbezoeken eindigen we met een minisymposium met als titel The Future is now waar Wilma en ik iets mogen vertellen over het Library Learning Centre van de TU Delft Library.

Op dit blog komen posts van verschillende deelnemers en er zal zeker ook getwitterd worden. De hashtag is #nvbcan. Op deze netvibes pagina vind je meer informatie over wat wij doen en waar wij op bezoek gaan.