Slimmer werken met het kantoor in je tas

Een week of twee geleden kreeg ik het boekje Slimmer werken met het kantoor in je tas – complete gids voor de nomad worker van Gerald Essers in mijn handen. Vandaag heb ik dan tijd om het te lezen. Dit keer niet op mijn ereader, maar gewoon een echt papieren boek.

Of dit boek iets voor jou is lees je al meteen op pagina 4. En eigenlijk is het boek voor iedereen, want wie is nu niet geïnteresseerd in een betere balans tussen werk en privé, sociale interactie en slimmer werken.

In de inleiding omschrijft Essers de nomad worker, oftewel de kenniswerker die op uiteenlopende plaatsen mobiel werkt.

Nomad workers zijn vrij van plaats en tijd, op jacht naar informatie, interessante contacten en nieuwe ideeën.

De speer om te jagen is vervangen door het kantoor in zijn tas, dat hem helpt om werkgerelateerde activiteiten gemakkelijk te integreren in de rest van zijn leven. Als gevolg hiervan kan de nomad worker slimmer werken maar ook slimmer leven.

Nu gaat dit boek eens niet over timemanagement of persoonlijke effectiviteit maar over de tas die je gebruikt. En dat is wel een hele bijzondere manier van benaderen.

Als nomad worker is je belangrijkste vervoermiddel niet de auto, trein, boot of het vliegtuig, maar internet.

Dus stel jezelf een aantal vragen voordat je op reis gaat om fysiek ergens bij te zijn. Wat is de toegevoegde waarde van de fysieke aanwezigheid? Is die waarde groot, dan is het misschien zinvol om te gaan reizen om bijvoorbeeld die vergadering bij te wonen. En als ik me dan ga verplaatsen welke vorm van vervoer levert dan het minste tijdverlies op?

In mijn geval is het vaak gewenst dat ik fysiek bij een vergadering aanwezig ben, maar is de waarde van mijn fysieke aanwezigheid niet heel hoog. Ik zou ook best via skype aan een vergadering mee kunnen doen. Helaas is dat nog niet heel erg ingeburgerd in het bedrijf waar ik werk. Daarnaast reis ik altijd met het openbaar vervoer, de auto heb ik al jaren geleden de deur uit gedaan. Nu is het OV in Nederland niet altijd het meest praktische vervoer en kost het mij relatief veel tijd om ergens te komen. Als ik dat optel zou het dus zinvoller zijn om vaker thuis te blijven en via internet contact te hebben met collega’s. Maar als ik dan een dag naar kantoor ga kan ik er ook maar beter meteen lang blijven om al die fysieke contacten en vergaderingen te doen. Betekent dus wel dat het volle dagen worden gevuld met vergaderingen. En dat voelt niet altijd als werken.

Daarnaast doe je soms inspannend denkwerk terwijl je energieniveau ver beneden peil is. Het lijkt logisch om dan iets anders te gaan doen maar soms heb je last van deadlines en moet iets gewoon af. Een tip uit het boek is, kijk eens naar je bioritme, plan complexe taken op momenten dat je de meeste energie hebt en eenvoudige activiteiten als je weinig energie hebt.
De laatste jaren ben ik van een duidelijk ochtendmens naar een soort van avondmens gegaan. Ik sta bijna elke dag vroeg op omdat het om 8 uur nog zo lekker rustig is op kantoor, om vervolgens na de lunch volledig in te storten. Eigenlijk is de middag mijn zwakke punt, ik zou het liefste dan even gaan rusten, of wandelen, misschien zelfs winkelen. Om dan ‘s avonds weer creatief te kunnen zijn. Want na het avondeten barst ik weer van de energie.

In de volgende deel (deel 3 & 4) gaat Essers in op verschillende soorten mobiele devices, de voor- en nadelen hiervan en geeft hij handige tips om gegevens te beveiligen.

In het vijfde gedeelte van het boek gaat het over papierloos werken.

in plaats van obsessief alles proberen te digitaliseren, is het veel effectiever om slim te leren omgaan met het beetje papier waarmee je nog te maken krijgt

Een aantal tips in dit gedeelte zijn zeker bruikbaar maar om zoveel mogelijk papierloos te werken gebruik ik Evernote.

Een aantal jaren geleden had ik al een gratis account aangemaakt maar eigenlijk nog nooit gebruikt. Tot een aantal maanden geleden ik een alternatief zocht voor Delicious. Ik probeerde Evernote en ik was meteen om. Nu gebruik ik Evernote voor ongeveer alles. Als ik een boek zie dat ik wil lezen maak ik er een foto van en sla ik het op als note, als ik een tekst van een website wil bewaren kopieer ik deze in een note, een pdf kan ik direct in Evernote slepen, aantekeningen in een vergadering of todo’s worden tekst-notes en tijdens symposia maak ik opnamen bij mijn tekst notes. En alle notes zijn te taggen, in verschillende notebooks te bewaren en dus altijd terug te vinden. Evernote is er voor alle devices, dus mijn laptop thuis, mijn pc op het werk, mijn mobiel en de tab’s die ik gebruik. Ik kan altijd en overal notes maken (ook offline) en alles wordt netjes gesynchroniseerd als er een internetverbinding voorhanden is. Met het gratis account kun je best veel notes maken, maar wil je meer, dan heb je voor $45 een premium account voor een jaar.

En wat gebeurt er dan als je als kenniswerker working nomad wordt. Dan ben je wel eens niet op kantoor aanwezig. Maar dat wil niet zeggen dat je niet bereikbaar bent. Hoe mensen je dan kunnen bereiken, daar kun je afspraken over maken met elkaar. Van collega’s krijg ik vaak te horen dat ik weinig op kantoor ben. En dat klopt, ik ben veel uit huis zoals ik dat noem. Wat de collega’s gelukkig niet zeggen is dat ik onbereikbaar ben. Want zij weten net zo goed als ik dat ik juist heel goed bereikbaar ben, ook als ik onderweg ben.
Menselijk contact en sociale interactie heb je als mens nodig, dus soms moet je elkaar gewoon even ontmoeten om bij te kletsen. dat hoeft niet fysiek maar het is wel fijn. Dus soms even een lunchafspraak maken met collega’s om het gevoel dat je samenwerkt te vergroten.

In het gedeelte toolbox voor de kenniswerker lees je over handige applicaties die het werken makkelijker maken, zoals evernote, delicious en remember the milk. Ook wordt er uitgelegd hoe je een wiki of een blog in kan zetten om kennis te delen en gaat Essers kort in projectmanagementtools. Veel van deze dingen gebruik ik al, of heb ik gebruikt en toch weer aan de kant geschoven. Voor mij was dit een gedeelte van het boek waar ik snel even doorheen gescand heb.

Het gedeelte lichtgewicht timemanagementsysteem kreeg van mij meer aandacht. Want zeg nou zelf, ook jij herkend vast wel dat je aan het einde van de dag je afvraagt wat je nu eigenlijk hebt bereikt. Je hebt wel heel veel gedaan, maar was het allemaal nodig om dat ook echt nu te doen of kon het ook wachten.

5% van de zaken die op je afkomen zijn zo urgent, dat je er, om groeter problemen te voorkomen, direct iets mee moet doen

Dit betekent dus dat in 95% van de gevallen je gewoon kan doorgaan met datgene waar je mee bezig bent en pas later aandacht besteden aan het probleem. Goed onderscheid maken levert tijd op en alleen daarom is het al eens de moeite waard van het proberen.
En dan het 60-40 principe. Plan 60% van de dag vol met vergaderingen en activiteiten van de actielijst en hou 40% vrij voor onverwachte zaken.

En dan is er al het laatste gedeelte van het boek, aan de slag met nomad working. Belangrijk is dat je nog steeds zelf de keuze hebt, hoe je werk en privé in balans houdt, welke applicaties voor jou het beste werken en op welke plek je het beste kan werken.

Hierna komen nog checklisten bijvoorbeeld voor managers van nomad workers, of voor het overtuigen van je baas en voor thuiswerken. Ook vind je hier een lijst met boeken (op papier of digitaal) die je kan lezen als je meer over het onderwerp wilt weten.

Omdat de auteur ook wel weet dat informatie op papier snel verouderd is er een website met de laatste nieuwtjes, tips en aanvullingen (van hem en lezers van het boek).

Nu zul je misschien denken, heb ik nu veel aan het boek, ik doe alles al online, ik heb een papierloos kantoor en ik werk daar waar ik wil? Ik denk van wel. Want ook ik dacht dit en ook ik heb dingen gelezen die ik of toe kan passen of die weer even mijn neus op de feiten drukte. Het is gewoon een heel praktisch boek met tips voor applicaties, trucs om je werkleven beter te ordenen en je hoofd leger te krijgen. En uiteindelijk willen we dat allemaal wel, toch.

Nu lees ik aan het einde van het boek dat als ik een review schrijf op bijvoorbeeld BOL dat ik een Magic Cutter kan verdienen. En ik denk meteen, ik schrijf en review op mijn blog…. En ja, ook dat kan iets opleveren. Als ik tenminste bij de eerste 100 reviews hoor, ik meer dan 150 woorden heb gebruikt (ik denk het wel, heb ze niet geteld) en deze post een jaar blijft bestaan. Het aantal gratis boeken dat ik dan krijg staat gelijk aan de pagerank van Google (origineel! – de mijne is helaas maar 4). Ik moet alleen nog even een formuliertje op de website invullen en dan duimen dat er nog geen 100 mensen mij voor zijn geweest.

 

Over Het Nieuwe Werken – congres – het vervolg

Bas van de Haterd

De eerste workshop die ik volgde was van Bas van de Haterd en had als titel Van human capital naar social capital.

Bas van de Haterd is auteur van het boek Werken Nieuwe Stijl vertelt over het sociale kapitaal.

Als je de media mag geloven dan hebben we momenteel de grootste crisis sinds de jaren ’30. Aan de andere kant bestaat er zoiets als evenwichtswerkeloosheid wat betekent dat tussen 5-6% er een evenwichtige arbeidsmarkt bestaat, onder de 5% bestaat er een te krappe arbeidsmarkt en boven de 5% bestaat er werkloosheid. De laatste cijfers van het CBS geven aan een cijfer van 5,1%. We zitten dus in de grootste crisis volgens de media maar als je naar de cijfers kijkt dan hebben wij bijna een te krappe arbeidsmarkt.

Als je op de lange termijn kijkt dan gaat het aantal zelfstandige professionals (van de Haterd heeft het niet over ZZP-ers want dat vindt hij een vreselijke term) alleen al omdat ze niet met pensioen gaan,  stijgen tot 10-12%. Als er niets gebeurd neemt de populatie zelfstandige professionals toe. Van de Haterd ziet in zijn omgeving alleen maar meer mensen voor zichzelf beginnen.

Ook is er sprake van een veranderende samenstelling van de beroepsbevolking. Bij de jongste generatie van de probleemgroepen zie je een afname bij de Turkse beroepsbevolking en de Marokkanen groeien sterk. Zij kijken anders naar de arbeidsmarkt en anders naar manieren waarop zij hun werk zoeken (via eigen netwerk).

Volgens van de Haterd zijn mensen de onderscheidende factor binnen organisaties en bestaat een organisatie niet zonder zijn medewerkers.

En hij vraagt zich af wie dit wel eens hoort binnen zijn bedrijf:

Onze medewerkers zijn onze grootste asset

Want als dat wordt gezegd, waarom staan de medewerkers dan boekhoudkundig onder uitgaven en niet als bezit op de balans. Welke sector zet medewerkers wel op de balans? Voetbalclubs. Zij vragen zich af wat de waarde van een speler is. Van de Haterd meent dat als wij alleen al zouden kijken naar de investering die wij in mensen doen en die op de balans zetten en iemand in 2-3 jaar afschrijven,  als je iemand een opleiding aanbiedt komt dat bij kosten, dan heb je het niet over wat iemand waard is alleen over wat hij kost. En als je dat dan doet, dan vallen reorganisaties ook heel anders uit.

We hebben een aantal uitdagingen, de arbeidsmarkt krimpt en het aantal zelfstandigen neemt toe. Dus wat gaan we daaraan doen? Van de Haterd is duidelijk, je komt er niet omheen om zelfstandigen aan je te binden. Dus hoe doe je dat en hoe houd je ze vast? Van de Haterd geeft een voorbeeld, betalingstermijnen. Als bedrijven te lang doen over betalen rekent hij extra kosten aan het begin of hij werkt niet meer voor ze.

Je moet de relatie met zelfstandigen niet frustreren door iets kleins als het betalen van een factuur.

Vervolgens spreek van de Haterd over menselijk kapitaal en hij stelt:

elke organisatie waar menselijk kapitaal de belangrijkste factor is en de overheid geen directe of indirecte invloed op heeft komen onder Dunbar’s number van aantal medewerkers (is 150)

Dunbar is antropoploog/bioloog heeft onderzocht dat wij 150 menselijke relaties aankunnen. Dit aantal van 150 komt in de historie ook terug, de eerste dorpen splitsten zich op toen het aantal bewoners boven de 150 kwam en de Romeinse legereenheden waren 150 mensen groot. Veel organisaties hoeven niet groter te zijn en andere organisaties zullen kleiner dan die 150 medewerkers blijven.

Van de Haterd ziet een steeds grotere markt voor specialisten omdat zij in de toekomst veel vaker nodig zijn. Hij meent dat als je vakinhoudelijk de beste wilt zijn dan ben je zelfstandige, ben je goed in het managen van processen en mensen bij elkaar brengen dan werk je bij een organisatie. Specialisme is altijd maar tijdelijk nodig. Het is dus niet slim om specialisten in dienst te nemen omdat dan de kans bestaat dat zij iets moeten doen waar zij eigenlijk niet zo goed in zijn alleen maar omdat ze op de loonlijst staan.

Van de Haterd vindt dat organisaties niet alleen strategisch personeelsbeleid moeten voeren maar ook moeten zoeken naar een  social capital beleid. Wat is er om onze organisaties heen. Denk hierbij aan alumni. In dit geval oud-medewerkers. Dit is het meest weggegooide bedrijfskapitaal in Nederland. Oud medewerkers kennen je bedrijf, weten wat beter had gekund en kunnen dit ook zeggen als zij niet langer bij je in dienst zijn. Dus denk na hoe je deze mensen en zelfstandigen aan je wilt binden. Waarom willen zij voor jou werken is dan een belangrijke vraag. Je hebt het dan ook over fans van een bedrijf. Wanneer wordt iemand fan van jouw organisatie?
Apple heeft fans, Google ook. Hoe doen zij dat? Zij zitten in sectoren waarbij andere bedrijven zeggen dat het lastig is om fans te krijgen en toch lukt het ze. Seats2Meet heeft ook fans. Waarom heeft jouw organisatie geen fans?

Terug naar het onderwerp van het symposium, het nieuwe werken. Van de Haterd vindt de houten iPad houder een subliem voorbeeld van het nieuwe werken. Het gaat binnen het nieuwe werken om het belonen van resultaat en waarom dan niet een probleem in de markt zetten om het op te laten lossen door de omgeving en de beste oplossing te belonen. Je vindt op deze manier een expert waarvan je je kan afvragen of je hem ook had gevonden via een personeelsadvertentie in de krant.

Van de Haterd ziet de volgende versie van HR/recruitment niet meer als we moeten de juiste mensen binnen de organisatie krijgen maar we moeten een probleem oplossen en we kijken hoe een zelfstandige of een alumni dit op kan lossen met behulp van een kennissysteem waarin wij informatie over deze mensen hebben opgeslagen.

Hierna was het tijd voor een opdracht die wij in groepjes van vier moesten uitvoeren. De vragen waren:

  • welke organisatie (1 van onze eigen organisaties)
  • welk sociaal kapitaal (hoe kan ik bijvoorbeeld mijn alumni binden, waarom willen groepen aan mij verbonden willen zijn)
  • wat is het belang van het sociaal kapitaal (wat hebben die groepen, maar ook de organisatie er aan)
  • op welke manier ga ik dat sociaal kapitaal activeren

Hierna kregen wij 15 minuten om te discussiëren en een keuze te maken. In onze groep zat Jantine Tanis (HR adviseur) van de Alzheimer Nederland. Wij hadden bedacht dat je mensen die nog niet met de ziekte te maken hebben gekregen aan je wilt verbinden. En dat de groep die wel met je verbonden is kan inzetten voor webcare. Hiermee wonnen wij het boek Werken Nieuwe Stijl. Van de groep mocht ik het als eerste lezen om daarna aan Jantine op te sturen.

De grap is dat ik tijdens de borrel Bas heb gevraagd het boek te signeren en dat ik tijdens de treinrit naar huis hem ben gaan volgen op twitter. Dit leverde mij nog twee gesigneerde boeken op want ik was zijn 2500e volger. Het boek Werken Nieuwe Stijl heb ik naar Jantine laten sturen en het boek Personal Brand lag een dag later in mijn bus. Super!

Hans van der Werff, Maarten Spekschate

Van de Werff en Spekschate werken allebei bij Berenschot en hadden als titel van de workshop gekozen voor Werken in 2020, het nieuwe werken voorbij. Nu was de ruimte waarin wij zaten niet heel geschikt voor een workshop (smal en lang, we moesten tegenover elkaar zitten) maar toen wij gingen discussieren over stellingen bleek het toch wel weer handig.

Beide mannen vertelde iets over het nieuwe werken en waarom zij vinden dat HET nieuwe werken niet bestaat en dat zij verandering als het enige constante zien. Ook lieten zij dit filmpje zien:

De eerste stelling die wij kregen was:

het nieuwe werken geldt voor iedereen

Nu zat ik in een groep die voor moest zijn waarin een hele scherpe meneer zat die zei: als je zelf je werk mag doen zoals jij wilt en wanneer jij wilt dan geldt het dus voor iedereen omdat iedereen dat zelf mag bepalen. Aan de andere kant van de ruimte zat de tegen groep. Zij meenden dat iemand die het vuil ophaalt dat niet midden in de nacht kan doen, net als een nachtportier die zijn werk overdag wil doen. In sommige beroepen kan het gewoon niet.

De tweede stelling was:

het nieuwe werken staat voor vertrouwen ipv controle

Nu was onze groep de groep die tegen was. En weer was de scherpe meneer in beeld. Hij zei: je controleert nog steeds alleen pas aan het einde, je maakt toch afspraken in het begin en die moeten nu eenmaal gecontroleerd worden. Ja en wat zeg je dan als groep die voor is.

Tjeu Verheijen

De laatste workshop van de dag was van Tjeu Verheijen van Vodafone. Hij vertelde over Mobiel werken: integrale aanpak als succesfactor.

Vodafone beschouwt werk als integraal onderdeel van het leven en ze noemen het mobile working. Duidelijk is wel dat de business leidend is bij Vodafone, het is tenslotte een commercieel bedrijf. En om aantrekkelijk te zijn en blijven voor young professionals wilden zij veranderen. Hierbij sluit de werkomgeving aan bij de kernwaarden. Dat er daarnaast kosten worden bespaard en dat de (digital) footprint minder wordt is mooi meegenomen.

Het mobile working is top down doorgevoerd. Voor sommige organisaties misschien niet ideaal maar voor Vodafone werkte het prima. Als eerste gingen de CEO en de CFO ermee aan de slag en ook de Ondernemingsraad is er in een vroegtijdig stadium bij betrokken. Een nieuw kantoor in Amsterdam zorgde voor de rest. De beslissing om de functies mee te nemen en niet de mensen zorgde ervoor dat niet iedereen meeging. Nu was dat niet erg, op deze manier kon Vodafone nieuwe mensen aannemen en deden dit op een originele manier. In een soort van huiskamer met fijne banken en goede koffie werden de gesprekken afgenomen. Op deze manier konden de nieuwe werknemers wennen aan de sfeer waarin zij terecht zouden komen. Het nieuwe gebouw werd gebouwd naar de maatstaven van Vodafone en ook dat is bijzonder want aannemers denken nog steeds in kantoorgebouwen.

Verheijen vertelde over dingen die niet meteen konden. Zij hebben dit geparkeerd om later weer op te pakken. Het hoeft niet allemaal meteen te kloppen en je vertraagd het proces als je er teveel aandacht aan besteed. Wat ik erg interessant vind is hoe zij de ARBO wet interpreteren, die is anders dan dat wij normaal gesproken doen. En de wetgeving wordt nog steeds gerespecteerd, alleen de interpretatie van de ARBO wet is passend bij wat Vodafone wil. Ik zou graag met Verheijen hier eens verder over praten.

In het kantoor in Amsterdam worden 2600 kantoorwerkers gevestigd op 24.00o m2. Ze hebben 60 shared desks (in plaats van 110) per 100 medewerkers. En om alles duidelijk te maken hebben ze het boek mobile working voor dummies gemaakt.

I wordt WE

En wat me steeds meer opvalt, en Vodafone doet het ook, is dat er 1 goede coffeebar/corner in het gebouw te vinden is. Op de overige etages staan machines met eenvoudige koffie. Maar een plek is gereserveerd voor uitstekende koffie. Dat mensen moeite moeten doen om hier te komen is niet erg, want ze lopen toch wel voor die goede bak koffie. Het wordt een ontmoetingsplek.

Bij Vodafone werken ze steeds vaker staand. En ze hebben muziek in het trappenhuis in plaats van in de lift om liftgebruik te ontmoedigen. Er zijn ruimtes die je kan boeken (maar dit zijn er maar weinig) en als je na 5 minuten niet hebt ingelogd wordt de ruimte weer vrijgegeven. Thuiswerken noemen ze bij Vodafone anders omdat als je het thuiswerken noemt je een werkplek in moet richten als werkgever. Daarnaast heeft thuiswerken een negatieve connotatie.

Bij Vodafone is het leuk om naar kantoor te komen.

En dan een aantal cijfers. Het printen wordt ontmoedigd en dat werkt, er wordt 60% minder geprint. Als we het hebben over productiviteit geeft 72% van de medewerkers aan dat zij productiever zijn geworden.

Vodafone ondersteunt het Leefritme Kenniscentrum. Het Leefritme Kenniscentrum is een onafhankelijk onderzoeksinstituut dat structureel onderzoek doet naar aspecten van leefritme. Je vindt hier onderzoeken, informatie en hulpmiddelen om jouw leefritme te bepalen en meer te leren over het ritme waarin Nederland leeft en werkt.

Huib Koeleman

Huib Koeleman sloot met Twitteren op je werk de dag af.

Een supersnel verhaal met veel prezi-bewegingen die gelukkig online te vinden is.

En dan nog wat quotes omdat ik zo aan het einde van de dag niet scherp genoeg was om veel aantekeningen te maken.

Het gaat om je idee, niet om je positie

&

Kennis delen is macht!

Ik ben erg blij dat ik dit Kluwer symposium mee heb mogen maken, ik heb veel geleerd en leuke/fijne/interessante nieuwe mensen ontmoet. Sommige dingen moeten nog even landen, waarna ik na veel nadenken vast tot iets origineels kom om bij de TU Delft Library uit te proberen of te implementeren. Die impressive koffiehoek die komt er zeker dan weet ik nu al wel. Succes gegarandeerd.

Over Het Nieuwe Werken – congres – Jaap Boonstra

Afgelopen donderdag mocht ik naar het Kluwer congres Over Het Nieuwe Werken in Nieuwegein. De eerste spreker van de dag was Jaap Boonstra, hoogleraar in Amsterdam en auteur van het boek Leiders in cultuurverandering.
Zijn presentatie was opgebouwd uit 10 thema’s of aandachtspunten:
  • ideaalbeelden
  • trieste werkelijkheden
  • principes van organiseren
  • (3B + 3C + 3R)
  • (3B + 3V + 3R2)
  • managers en leiders
  • zijnswaarde
  • identiteit en betekenis
  • bedrijfsculturen
  • cultuurverandering

Boonstra begon zijn betoog met te vertellen dat hij iets tegen het woord nieuwe in het nieuwe werken heeft. Hij vergelijk het nieuwe in het nieuwe werken met het nieuwe in de nieuwe mens van Che Guevara. Che Guevara wilden de nieuwe mens creëren die er nooit is gekomen. Het nieuwe staat voor vrijheid, ruimte, idealen en het kunnen doen wat je wilt. Je bepaalt zelf hoe en wat, talent doet er toe en je bent zelf verantwoordelijk. Maar is dit waar te maken? Een trieste werkelijkheid zijn de flexibele werkplekken die ervoor zorgen dat het aantal m2 wordt gereduceerd. En er ook voor zorgen dat mensen een uur eerder naar kantoor vertrekken om zeker te weten dat er een werkplek voor ze beschikbaar is. Boonstra laat een treurige foto van een kantoor zien met allemaal kleine hokjes, je kent ze wel, van de Amerikaanse kantoren waar iedereen het minimale aan m2 heeft om zich binnen te bewegen. Het zijn nog net geen telefooncellen maar het komt wel dicht in de buurt.

Onderweg naar het congres hoorde Boonstra een radiospotje van een leverancier van het nieuwe werken. Deze leverancier benadrukte dat zij een systeem hebben ontwikkeld waarmee je kunt controleren. Nog zo’n trieste werkelijkheid. Boonstra noemde geen namen maar ik ben wel nieuwsgierig geworden naar welk bedrijf zich zo presenteert.

Volgens Boonstra zijn er twee talen; de taal van minder als het gaat om de bedrijfsprocessen (minder kosten, minder m2) en de taal van meer als het gaat om de klant (meer klantwaarde, meer exclusiviteit, meer omzet). De vraag is de dan, waar focus je op? Boonstra geeft de Rabobank als voorbeeld. Deze bank weet wat zij wil, zij wil er toe doen en de klant is er niet voor de bank maar de bank voor de klant. De Rabobank zet de klant voorop. De kracht hierbij is dat zij systemen gebruiken waardoor de informatie over de klant overal beschikbaar is. En dus kun je als klant overal en altijd contact hebben met de Rabobank, fysiek als je naar een bankkantoor gaat of onderweg via internet. En Boonstra trekt hieruit zijn conclusies. Als je geen beeld hebt van het nieuwe werken of van de klantvragen, als je het niet doet voor de klant en je wilt de consequenties van die beslissing niet accepteren, begin er dan niet aan. En dus betrek je de klant bij de gesprekken over het nieuwe werken. Doe je dit niet en vraag je de klant niet om mee te denken over hoe jij jouw werk organiseert dan heb je vanaf het begin een achterstand.

Systemen

Vervolgens ging Boonstra in op de systemen en hij noemde er drie:
  • bricks, bytes & behaviour
  • command, control & communication
  • rechtzekerheid, rechtgelijkheid & rechtvaardigheid

Hij meent dat als command, control & communication inzet om het nieuwe werken te implementeren dan bloed het project waarschijnlijk dood. En hij vraagt zich af: kunnen we afstappen van de 3C’s en de 3R’s waarbij de klanttevredenheid nog steeds bovenaan staat en klanten niet het gevoel krijgen dat zij genept worden.

Boonstra voegt er nog een 4e en 5e systeem aan toe, de 3V’s (vertrouwen op systemen en in mensen, verantwoording en vakkennis) en de 3R’s bestaande uit richting, ruimte en resultaat. Deze 3R2 zoals hij het noemt vervangt de eerste 3R van rechtzekerheid, rechtgelijkheid en rechtvaardigheid.

Het gaat om het vertrouwen in systemen en in de ander, je hebt vertrouwen in vakkennis, beoordelingsvermogen, uitwisseling van informatie en om dit te realiseren geef je ruimte.

Als voorbeeld noemt Boonstra Olijslager Verf. Dit noord-Nederlandse bedrijf heeft veel vertrouwen in de ander. Boonstra legt uit. Er worden door de crisis minder huizen gebouwd en dus worden er minder verfmaterialen gebruikt. Olijslager Verf verleent in tijden dat het minder gaat diensten aan waar de klant iets aan heeft. Olijslager Verf staat dicht bij de klant. De manager van Olijslager Verf stuurt op de trots van het bedrijf en de betrokkenheid van het personeel bij de producten en diensten die zij leveren. Boonstra noemt dit voorbeeld van het nieuwe werken omdat het voor hem staat voor richting, ruimte en resultaat.

Ook gaf Boonstra het voorbeeld van Stichting Jeugdformaat.

De doelstelling van Jeugdformaat is verwoord in een heldere missie en visie. Aanvullend daarop streven we de volgende kernwaarden na:

Passie: de medewerker binnen Jeugdformaat is gedreven, geïnspireerd en betrokken, werkt met bezieling, staat ergens voor en wil het best mogelijke bereiken.
Mens- en kindgericht: de medewerker van Jeugdformaat stelt altijd de mens, in het bijzonder het kind centraal, respecteert een ieder, houdt rekening met de waarden van de ander, maar is ook gericht op het beste van een ieder naar boven te halen.
Resultaatgericht: de medewerker binnen Jeugdformaat is ondernemend, werkt gericht toe naar het bereiken van gestelde doelen, is vasthoudend, komt afspraken na en legt rekenschap af over de bereikte resultaten.

Naast bovengenoemde kernwaarden vinden we ook volgende cultuurwaarden belangrijk:

Samenwerking: de maatschappelijke verantwoordelijkheid waar Jeugdformaat voor staat vereist de inzet van medewerkers in gezamenlijkheid met anderen, binnen en buiten de organisatie, waarbij betrokkenen actief aansluiting op elkaar zoeken, elkaar ondersteunen, inspireren en motiveren.
Talentontwikkeling: de medewerkers van Jeugdformaat werken in een omgeving waarin zij zich optimaal in staat gesteld achten het beste in henzelf tot uiting te laten komen, waarin persoonlijke ontwikkeling en groei wordt gestimuleerd en waarin nieuwe ideeën tot ontwikkeling kunnen komen.

Voor Boonstra zijn deze kernwaarden een voorbeeld van richting, ruimte en resultaat. De medewerkers van Stichting Jeugdformaar maken een verschil in de toekomst van jongeren, zij streven naar duurzame veiligheid voor de jeugd en werken grensoverschrijdend samen om dit te bereiken. Maar mogen ook experimenteren om dit te bereiken.

Leiderschap

Boonstra maakt na deze twee voorbeelden de overstap naar leiderschap en vraagt zich af waar het middlemanagement zenuwachtig van wordt als je het over het nieuwe werken hebt.  Is het het niet weten wat je mensen doen? Maar dit was in het verleden ook al zo. Boonstra geeft het voorbeeld van KPN en het begrip technisch weer. Ik moest even googlen om te begrijpen waar dit op sloeg en vond het weblog van Roos Menkhorst.

“Hoofdzakelijk zat je op kantoor, maar het kwam wel eens voor dat we op visite gingen bij de klant. Het viel me op dat als het mooi weer was, men er massaal op uit ging voor een afspraak. We zeiden dan altijd: ‘Het is technisch weer vandaag’.

Boonstra vraagt zich af, is het erg dat de medewerkers een ander werkpakket hebben als het mooi weer is. Leiderschap gaat toch om richting geven? Maar ook om hoe stimuleer je mensen en hoe zorg je voor samenhang? Zeker in een tijd waarin mensen thuiswerken, in- en uit vliegen of op flexplekken hun werk doen. Hoe wissel je dan kennis uit?


kunst van balanceren

Wat moet je als leidinggevende doen als je het nieuwe werken wilt invoeren. Je moet volgens Boonstra weten waar je als bedrijf voor staat. Je moet trots kunnen ontleden aan het bedrijf waar je werkt en betekenis geven waarom dingen worden gedaan zoals ze worden gedaan.
De eerste stap hierin is bepalen wat de betekenis is van het bedrijf en hoe het nieuwe werken hierin iets toe kan voegen. Het gaat dan om maatschappelijke beleving, personeel aantrekken en historische trots.  Is het voor iedereen helder welke toekomstrichting je inslaat? De Rabobank maakte het duidelijk door te stellen dat de klant er niet voor de bank is maar de bank voor de klant. De Rabobank weet wat zij betekent voor de maatschappij. Op deze betekenis worden de werkprocessen ingericht en de interne processen worden hierop aangepast.

Het gaat om de waarde die we samen delen en die betekenis geven aan het werk van mensen, het is datgene waar zij trots op zijn.

Het gaat om de zijnswaarde.
  • hierin blinken we uit (competenties)
  • hier gaan we voor (betekenis)
  • hier staan we voor (waarden)
  • dit is onze externe kracht (positionering)
Boonstra geeft weer een voorbeeld. Arcadis in dit geval. Zij weten heel goed waar zij voor staan en Boonstra is dol op het logo van de vuursalamander. Een kwetsbaar beestje dat leeft op de grens van land en water. Arcadis draagt bij een aan duurzame woon-leef en werkomgeving op de grens van land en water. Als kernwaarden heeft Arcadis integriteit, ondernemerschap en alertheid. Integriteit is in de wereld van de bouw best moeilijk, omkopen is vaak dagelijkse praktijk, maar Arcadis doet hier niet aan mee. Consequentie is dat zij dus sommige opdrachten niet krijgen en anderen hierom juist wel. Arcadis gebruikt geen grote logge kennissystemen maar laat medewerkers op een eenvoudige manier vastleggen waar zij trots op zijn en welke lessen zij hebben geleerd in de projecten die zij doen. Als je als medewerker een project begint ga je eerst op zoek naar vergelijkbare projecten en je leert van wat daar goed en minder goed is gegaan. Je spreekt hier met de collega’s over die zo’n project al eerder hebben gedaan. Doe je dit niet dan wordt je hierop aangesproken tijdens het functioneringsgesprek. Het gaat om vakkennis en vertrouwen. En het werkt. De kennisgroepen die onstaat, het delen van kennis, het hoort er gewoon bij.
Ben je als leider in staat om de toekomst te verbeelden?
Zoals Rene Magritte in dit schilderij met de naam La Clairvoyance uit 1936. De schilder ziet een ei en schildert een vogel, terwijl hij zichzelf het schilderij ziet schilderen.
Het versterken
Van het vermogen
Van de gemeenschap
Om haar eigen toekomst
Vorm te geven en
Duurzame veranderingen
Te realiseren
Zijn deze oases, deze pareltjes in Nederland te vinden. Boonstra vindt van wel, een voorbeeld, AGA Advoesgroep in Amsterdam. Hier werken jonge en oude mensen samen die zoeken naar nieuwe ontwikkelingen. Zij werken niet bij de Gemeente Amsterdam, waar AGA onderdeel van is, maar zij werken aan luchtkwaliteit of een ander thema. De medewerkers verbinden zich niet met de organisatie of de taakomschrijving maar met datgene wat zij voor de stad kunnen betekenen. Binnen AGA wordt een ondernemende houding gestimuleerd. Je bent als AGA medewerker medeplichtig. Het is je plicht om bij te dragen aan de stad en je bent medeplichtig aan datgene dat bij AGA gebeurd.

Cultuurverandering

Toen Boonstra deze slide liet zien werden een aantal mensen zenuwachtig en vroegen zich af of ze aan al deze lagen aandacht moeten geven. Want het zijn er nogal wat:
  • omgeving & externe coalities
  • gedrag & interacties
  • kwaliteiten & competenties
  • gebruiken & gewoontes
  • normen & waarden
  • identiteit

Boonstra laat weten dat als je op alle lagen aandacht gaat geven het een drama wordt. Je kan beter praten met elkaar over werkpraktijken, over hoe gaan we het samen doen en organiseren. En als je dat goed doet dan komen alle lagen vanzelf aan bod. Dus aan de slag en aan de praat!

En dan is er nog een ding wat je moet onderzoeken en dat is in wat voor cultuur werk je.

Is dit een rol-, een taak-, een machts-, of een persoonscultuur. Sta hier bij stil en besef je dat deze cultuur het vertrekpunt is. Kun je een oase, een pareltje creëren met deze cultuur. Boonstra geeft een tip: weet waarvoor je staat, weet waarvoor je gaat en wat je kracht is, weet wat je klantwaarde is en wat je cultuur.

Wil je meer weten over of lezen van Boonstra dan is zijn website een goed vertrekpunt. In zijn laatste boek Leiders in cultuurverandering zijn alle afbeeldingen/schema’s die hij gebruikte in zijn presentatie terug te vinden. Zo ook deze:

Boonstra sloot zijn sessie af met de succesfactoren:

  • de kracht van de organisatie begrijpen
  • helderheid over de betekenis en zijnswaarde
  • toekomst verbeelden en scenario denken
  • vitale coalitie vormen die verandering richting geeft
  • richting – ruimte – resultaat
  • strategisch communicatief handelen
  • interactieve veranderstrategieën en interventies
  • continu veranderen, monitoren en bijsturen
  • ervaringen verzilveren en successen delen

De keynote van Boonstra was zeer goed en inspirerend. Het heeft me de afgelopen dagen beziggehouden want hoe ging ik hier een samenhangende blogpost van maken zonder tekort te doen aan de woorden van de spreker. Ik hoop dat ik hierin ben geslaagd maar het kan best zijn dat ik dingen verkeerd geïnterpreteerd heb. In dat geval hoor ik het graag.

Binnen de TU Delft Library maar ook binnen de TU Delft werkgroep 2FLOW kunnen we deze keynote heel goed gebruiken om bespreekbaar te maken waar wij trots op zijn als organisatie, wat onze cultuur is en hoe wij het nieuwe werken willen aanpakken.

De rest van de dag beschrijf ik in deze blogpost.

Swung house en Rabobank Unplugged

Afgelopen week mocht ik twee keer op werkbezoek. Op woensdagmiddag bezochten @wvanwezenbeek en ik Swung House in Ypenburg en vrijdag ging ik met de werkgroep Flow naar Utrecht om het kantoorpand Rabobank Unplugged te bezoeken. De werkgroep Flow is een werkgroep die zich bezighoudt met het nieuwe werken op de gehele TU Delft.

Swung House

Na ongeveer een half uur fietsen kwamen Wilma en ik bij Swung House aan. Het eerste dat opviel waren de oplaadpunten voor elektrische voertuigen. Wilma en bedachten ons dat we misschien beter de elektrische scooters van de TU Delft hadden kunnen lenen. Maargoed fietsen is gezond en het was mooi weer.


Bron: Swung House

We werden opgewacht door Marinel van de Velde en Jean-Marc Verhoeven. De eerste indruk was meteen goed. Lockers voor de spullen, een mooie garderobe, een grote tafel om even te wachten en een ontvangstbalie. De kleuren die in het hele gebouw zijn gebruikt zijn lichtblauw, grijs, wit en bruin. Koele kleuren die niet koel aandoen.


Bron: Swung House

Marinel legde ons uit dat alles wat Swung House doet zo duurzaam mogelijk gebeurd. Dus wordt er een biologische lunch geserveerd en is de koffie en thee die geschonken wordt fairtrade. Ook is er duurzaam printpapier aanwezig voor hen die nog iets op papier willen lezen of meenemen. Maar ook in het interieur is gekeken naar duurzame meubels en inrichting, zo zijn er stoelen die gemaakt zijn van gerecyclede petflessen.


Bron: Swung House

Swung House is een flexkantoor waar ontmoeten en verbinden centraal staat. De Swung Manager zorgt er actief voor dat mensen met elkaar in contact komen en de ruimtes zijn zo ingedeeld dat ontmoeten mogelijk is. Er zijn lange tafels waar je met meerdere personen of individueel aan kan werken. Maar ook aanlandplekken, coachingsruimten, vergaderplekken en concentratie plekken.


Bron: Swung House

Een flexplek kost bij Swung House 40 euro per dagdeel, een aanlandplek 10 euro per persoon per uur. Meer prijzen vind je hier. Je hoeft geen abonnement te nemen bij Swung Housen en je kunt op de dag zelf nog reserveren (als er plek is). Koffie/thee, wifi en parkeren zit bij de prijs inbegrepen en voor de lunch betaal je 15 euro.

Swung House organiseert regelmatig events. Zo is er op 25 februari de dag van het nieuwe werken en op 28 februari Open Coffee Haaglanden (iedere laatste maandag van de maand).

Normaal gesproken maak ik zelf foto’s en plaats ik deze op Flickr, maar niet dit keer. Marinel heeft mij de foto’s toegestuurd.

Meer informatie en contact:
Swung House
Prinses Alexialaan 8
2496 XA Den Haag
T 015 310 78 44

Rabobank Unplugged

Vrijdag was het dan tijd om naar Utrecht af te reizen om het gebouw van de Rabobank Unplugged (Beneluxstaete) te bezoeken.

In dit filmpje wordt uitgelegd wat de Rabobank bedoelt met Unplugged en wat zij er mee wil bereiken.

In de ochtend heeft de werkgroep Flow nagedacht over haar rol en wat zij wel en niet wil doen.

Door middel van een groepsgesprek en brainstorm hebben wij rollen bepaald en als dat kon hier al poppetjes aangehangen. Er komt veel op ons af, er zijn op verschillende plekken binnen de TU Delft al initiatieven gestart, maar ook zijn er groepen die popelen om te kunnen beginnen. De TU Delft Library loopt voorop, zij heeft immers al een pilot gedaan vorig jaar onder de naam IKWERK!. Het projectplan voor de implementatie wordt nu geschreven en ook gaan wij met e-office persona’s of archetypes bepalen waar de bibliotheekmedewerkers zich mee kunnen identificeren. De keuze voor de persona’s is gemaakt op werkplekgebonden/veel onderweg, uniek of procesmatig werken, informatie brengen/informatie halen.

Na de lunch kregen wij een rondleiding door het Rabobank Unplugged (Beneluxstaete) gebouw. Wat opviel is dat de uitstraling luxe is en het werd ook aan ons uitgelegd waarom, elke besparing die wordt gedaan wordt geinvesteerd in luxe materialen zoals bijvoorbeeld het mooie bestek in de kantine en de houten vloeren.

Ook in dit gebouw vind je verschillende soorten werkplekken, voor groepen en individuen. Veel plekken met hoekjes, omdat het mensen het nu eenmaal fijn vinden om naast elkaar te zitten als zij samenwerken. Alle medewerkers die hier komen hebben een eigen laptop (maar ook een laptopstandaard, een muis en toetsenbord). Ze gebruiken pasjes die ze in de laptops stoppen om bij het netwerk te komen. De medewerker mocht zelf kiezen wat voor soort laptop hij wilde.

Op een aantal etages staan goede koffiemachines. De omgeving eromheen is ingericht op ontmoeten. De eerste twee etages zijn om samen te werken en de etages erboven om in stilte te werken. Je merkt door de inrichting dat je in een stilte-omgeving komt.

De kleuren die gebruikt zijn bij de inrichting zijn wit, grijs, zwart en blauw. Met af een toe een detail in kleur, zoals deze telefoonhoek.

Niet heel spannend maar wel wat ik verwacht van een bank. Dit bedoel ik niet vervelend, bij een bank denk ik nu eenmaal niet aan uitbundig kleurgebruik. Maar desondanks hing er een goede sfeer in het gebouw, je voelt je er welkom om te komen werken. Nu zou ik hier niet een hele dag kunnen werken, ik heb kleur nodig, veel kleur, en veel spulletjes om me heen. Des te chaotischer des te fijner ik het vind. Maar op mijn voorkeuren kun je niet een gebouw voor 100 mensen inrichten, dat snap ik ook wel. En misschien is werken in een sobere omgeving voor mij zo af en toe ook niet verkeerd.

Op bezoek bij e-office

In het kader van innovate, educate, create, het motto van het Library Learning Centre, gaan collega Wilma en ik elke maand 1x op werkbezoek in het land. Alles mag en alles kan, als het maar bij het motto past. Deze maand, afgelopen woensdag om precies te zijn, bezochten wij e-office in Houten. Robbert Seidemann en Bas Krikke gaven ons een rondleiding en ondertussen spraken wij over onze pilot rondom het nieuwe werken.

Elke ruimte in het kantoor heeft een naam van een belangrijk of beroemd persoon. Samen met een quote van die persoon is dit erg inspirerend. Naast verschillende formaten kamers, die wel of niet te reserveren zijn, waren er grote open ruimtes met lange tafels.

En gezellige hoekjes met gekleurde stoelen. Veel ramen zorgen ervoor dat het gebouw heel licht is en dat je waanzinnig uitzicht hebt.

Terwijl wij door het gebouw liepen kregen wij meteen inspiratie. In het Library Learning Centre word je naar stilte geleid, is het dan ook mogelijk om dit in de kantooromgeving te doen. Om de ruimtes zo te maken dat het op de begane grond minder stil is dan op de tweede etage. Dit idee nemen wij mee in de ideevorming rondom de implementatie van het nieuwe werken.

Na de rondleiding hebben wij lang en uitgebreid gesproken over onze pilot en hoe wij hiermee verder gaan als deze is afgerond. Nu is de afronding momenteel gaande, dus konden wij vrij concreet worden over de volgende stappen. En hoe die er uit zien, daar kan ik nu nog niets over vertellen maar misschien binnenkort wel. Uiteraard zal ik er dan hier over schrijven.

Na e-office nog wat gewerkt bij Seats2Meet in Utrecht. Hier was een carrière evenement aan de gang dus een beetje te druk. Maar goed de mail werd weggewerkt voordat wij weer de trein in stapten. Een goede inspirerende dag waar ik met genoegen op terug kijk.

Het Nieuwe Werken bij de TU Delft

Op 4 november spraken ongeveer 60 mensen van de TU Delft over het Nieuwe Werken en de consequenties daarvan voor onze universiteit. De groep genodigden bestond uit leden van het CvB, de OR, decanen, directeuren en medewerkers die al pilots doen, zoals wij in de bibliotheek. Centraal stond de vraag: wat moeten we met het Nieuwe Werken?

Dagvoorzitter Hugo Priemus (Hoogleraar TBM) is een man van het Oude Werken, hij gebruikt voornamelijk pen en papier. In een korte inleiding vertelt hij over het Nieuwe Werken en verwijst naar een artikel uit Trouw van 16 oktober.

Hij geeft aan dat het tijdens deze bijeenkomst er deelnemers zullen zijn die enthousiast worden, of al zijn, maar dat er ook aandachtspunten zijn waar we bij stil moeten staan. Ook ziet hij deze bijeenkomst niet als een startschot maar als een versnelling aangezien er al initiatieven binnen de TU Delft zijn gestart, zoals het flexwerken bij Bouwkunde, de HR strategie bij P&O en de BPOS pilot bij ICT.

Nynke Jansen (directeur HR) vertelt over haar ervaringen met werken in een groep die elkaar weinig irl zag. Via msn, email en teleconferencing was deze groep een goed werkend team. Verspreid over de hele wereld zagen zij elkaar misschien 1x per jaar. Maar dat was geen probleem. Nynke vraagt aan de deelnemers: waarom willen wij het Nieuwe Werken? Maar ook waarom niet? De reacties uit de zaal zijn verschillend. Van de wetenschap leent zich er goed voor en de nieuwste generaties verwachten dit van ons, tot, niet iedere medewerker voelt zich hier goed bij, of sommige collega’s raken geïsoleerd.

Rene Hoogland

Rene Hoogland van het PM Collectief vertelt over ervaringen bij de Rabobank.

  • loslaten van ingesleten werkpatronen
  • slim(mer) samenwerken en communiceren
  • minder regels
  • vertrouwen
  • eigen verantwoordelijkheid
  • bewuster omgaan met informatie, kennis, plaats (kantoorruimte) en tijd
  • betere balans zakelijk/privé
  • maatschappelijk verantwoord handelen

Maar ook:

  • mondige klanten en medewerkers
  • nieuwe generatie
  • 24/7
  • steeds meer vraag naar maatwerk
  • ict maakt tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk

Bij de Rabobank maakte men gebruik van kernbegrippen. Zoals de werkplek als management instrument voor prestatie, any place, any time, kennisomgeving, feeling environment, kantoor als branding/identiteit, sociaal centrum en werkomgeving als stimulans voor kennisdelen en nieuwe ideeën.

Volgens Hoogland is de moeilijkste groep de managers tussen 30-45 die net een eigen kantoor hebben gekregen. De gedragsveranderingen zijn belangrijk en voor iedereen betekent dit iets anders. Sommige mensen zullen zich kwetsbaar opstellen, anderen gebruiken hun stem om gehoord te worden. Het gaat om inspireren, passie en het ondersteunen van ideeën.

Hoogland geeft nog een aantal tips:

  • werk holistisch – benader het totale plaatje – kijk naar mens en proces
  • stuur op harde en zachte indicatoren
  • wees zo transparant mogelijk
  • kijk per afdeling wat je wilt en wat je kunt doen met bestaande middelen

Ook vertelt Hoogland nog iets over het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook zij keken naar mens en proces, hebben het Nieuwe Werken niet gezien als een techno push, maar ook niet een one size fits all. Zij begonnen laagdrempelig en hebben de mensen er zelf voor laten kiezen. Om anderen te overtuigen zetten zij ambassadeurs in die laten zien hoe het werkt. Belangrijkste les – blijf realistisch.

Marc Jetten

Marc Jetten (ViaValue) geeft ons een inkijkje bij Interpolis die het project Helder Werken hebben genoemd. Hij noemde ons parkeerterrein net een werkplek, allemaal zijn ze bezet.

In een negental punten vertelde hij het verhaal:
0 resultaat als levend bewijs (zonder resultaat geen waarde – het zijn de percepties van klanten en medewerkers die een reputatie bezorgen – vertrouwen en openheid zijn centrale begrippen)
1 kenmerken van succes
2 visie als fundament (helder werken is onlosmakelijk verbonden met vertrouwen! visie van 1995 is nu nog steeds de visie – de ambities zijn bijgesteld – bieden mensen een open uitdagende werkomgeving – met kansen voor individuele ontplooiing en ruimte voor actief ondernemerschap – draait het om HNW of staat de identiteit van de organisatie centraal – is HNW een concept dat de identiteit versterkt? Visie-cultuur-identiteitsontwikkeling.
3 geef voorrang aan cultuur boven efficiëntie – en boven huisvesting en ICT
4 cultuur vraagt om verdieping
5 geef vertrouwen en je oogst vertrouwen
6 binnen is buiten
7 verwachtingen overtreffen
8 trektocht of geplande reis
9 …

Omdat er te weinig tijd was heeft Jetten niet alle punten kunnen behandelen. Maar is het een proces of een project is wel een uitspraak die mij is bijgebleven.

Wim Pullen

Als laatste spreker kwam Wim Pullen (Directeur Center for People and Buildings) aan het woord. Ik had al eerder een gesprek met hem gehad en vind hem een inspirerende man. Hij vindt het belangrijk als mensen verhalen blijven vertellen omdat verhalen soms belangrijker zijn dan feitenmateriaal. Maar hij is wel een feitenman, zeker als het om het Nieuwe Werken gaat.
Pullen heeft onderzocht wat een wetenschapper/onderzoeker nu nodig heeft. Wat doet een onderzoeker nu eigenlijk een hele dag? Dat zijn verschillende dingen, van bureauwerk (lezen, schrijven, overleggen, telefoneren) tot onderweg zijn.

Een onderzoeker heeft hiervoor nodig:

  • werkruimte voor geconcentreerde arbeid en klein overleg
  • ontmoetingsruimte voor groot overleg
  • verrassende ontmoetingen en bergruimte voor “mijn” boeken
  • lab
  • vrijheid om te gaan en te staan!

Pullen rekent waar het kan. Dus hoeveel m2 zijn er, wat is er nodig en hoe kom je hier achter. Hij ontwikkelde het werkplekspel maar zet ook medewerkertevredenheidsonderzoeken in om hierachter te komen. Hij laat ons weten dat kantoorruimte vaak voor ongeveer 50% leeg staat en dat 6m2 het wettelijke minimum is voor een werkplek. Maar vooral het eerste hakt er wel in, want als dat zo is, wat kun je dan allemaal nog meer doen met die lege ruimte. Ik heb wel een paar ideetjes.

Na een korte pauze ging de groep uit een. Van te voren mochten wij een kaartje kiezen. De keuze was:
Virtueel samenwerken – Papierloos kantoor – Cultuur: generatiemanagement – Cultuur: Living Lab – Het kantoor van de toekomst – De nieuwe medewerkende.

Ik koos voor Living Lab omdat dit begrip bij mij niet bekend was. Maar als je op het begrip Googled kom je er achter dat er ook in Nederland verschillende Living Labs zijn.
Onze groep bestond uit 7 mensen en werd begeleid door Marc van Seters (organisatie-adviseur, creativiteitscoach en -facilitator, Avijf, Living Labs).
Centraal stond de vraag: hoe kom je tot een optimale samenwerking.
Binnen het Nieuwe Werken zie je een verschuiving naar de ICT kant en naar individualisering, dus moet daarnaast iets komen om nog gerichter te praten waar het over gaat. Gaat het om het Nieuwe Samenwerken, high tech gecombineerd met high touch, moeten wij op zoek gaan naar andere manieren om elkaar te ontmoeten, wanneer worden mensen enthousiast om bij elkaar te komen en samen te werken? Hierover discussieerden wij met ons groepje met als onderwerp de wij kant (teams), de ik kant, de zij kant en de het kant (procedures, regels). Wij moesten de perspectieven inbrengen, dus wij brachten alle verschillende kanten samen om daarna te focussen en te verbinden.

wij – ik – het
rondom het nieuwe werken
wat betekent het voor ons

IK
WIJ
HET
heb aandacht voor mensen die angst hebben voor nieuwe dingen
vooroordelen als je niet mee wilt gaan in de stroom – laat mensen in hun waarde
meer aandacht voor elkaar
hoe leggen wij afspraken vast, met welke systemen

Conclusies

De conclusies van de verschillende groepen:

– ict biedt de middelen aan om thuis te werken
– hoe weten medewerkers wat wel en wat niet kan
– de ict-afdeling moet duidelijker zijn over de mogelijkheden die je hebt als medewerker

papierloos kantoor:
– gebruik de juiste systemen
– ipad, tablet, vergaderingen waar iedereen achter de klep zit zijn geen fijne vergaderingen
– iedereen heeft eigen beeld bij het nieuwe werken, thuiswerken
– stap voor stap

Het Nieuwe Werken voor alle generaties:
– 4 typen generaties – protestgeneratie, generatie x, pragmatische generatie, generatie einstein – generatie x zijn bruggenbouwers – zoek waar mensen energie van krijgen – spreek mensen hierop aan – ideale organisatie is ideale mix van generaties – hoe wordt je dan een bruggenbouwer – interesse van oud naar jong en van jong naar oud – verbindingen maken – hoe blijven wij vitaal

Living Lab
– optimale samenwerking – jezelf – wij – systemen – vanuit deze drie gezichtspunten kom je tot resultaat – managementstijl is belangrijk – manager moet loslaten en coach worden – je ziet elkaar minder dus als je elkaar ziet moet je er een feestje van maken – quality time – het nieuwe werken is niet gelijk het betere werken

Kantoor van de toekomst
– werkplekspel – wanneer speel je het spel? aan het begin of juist aan het einde, zijn verschillende voorbeelden van – discussie helpt om vragen te beantwoorden zoals past het in onze organisatie, past het bij mij, hoe is de cultuur van de organisatie

De nieuwe medewerkende
nieuwe medewerker moet mediawijs zijn

Na de terugkoppeling uit de groepen hebben we nog wat gediscussieerd. Wat hieruit naar voren kwam is dat medewerkers zich vrijwillig moeten kunnen aanmelden als zij willen experimenteren met het Nieuwe Werken. Ook moet er een visie komen zodat elke pilot hieraan gekoppeld kan worden. Voor de visie werken ICT, FMVG en HR samen. Sleutelwoorden: vertrouwen, kwaliteit van leidinggeven, voorbeeldgedrag, cultuur boven efficiency. Ook moeten we nadenken over waarom willen we het Nieuwe Werken, wat willen we als organisatie bereiken.

Het Nieuwe Werken is net als thuis, als je elkaar ziet moet je er quality time van maken.

Nynke sluit af met:

schaadt het ons als we het niet doen
schaadt het ons als we het wel doen

KBenP event – het nieuwe werken makkelijk gemaakt

Op 15 juni 2010 was ik aanwezig op het KBenP event. De dag had als thema het Nieuwe Werken makkelijk gemaakt: met het hoofd in de cloud en beide benen op de grond. Voor mij begon de dag met twee korte workshops, een over coaching (haal het maximale uit jezelf) en het nieuwe werken. De workshop over coaching was vrij algemeen, er werd uitgelegd wat een coach voor je kan betekenen en we hebben in kleine groepjes gesproken over een kwaliteit en een mindere kwaliteit van jezelf. En dan blijkt toch maar weer dat informatiewerkers vaak tegen dezelfde dingen aanlopen, of we nu bij de overheid, het onderwijs of het bedrijfsleven werken.

De tweede workshop ging over het nieuwe werken en werd begeleid door Martine Breeveld. Zij liet vooral de deelnemers aan het woord en met een onderwerp als dit heb je al snel discussie. Ook noemde zij een aantal interessante artikelen zoals de column van Trude Maas in het FD (juni 2010). Maar vooral de quote van command & control naar connect & collaborate zal ik niet vergeten. Net als het feit dat zij mij bij naam noemde en vroeg wat ik er nu allemaal wel niet van vond….. euh…..

Na de lunch heb ik nog een aantal presentaties bijgewoond van Peter de Haas (Microsoft) en Erik de Muinck Keizer (Google). Deze sessies gingen voornamelijk over de cloud en over wat deze bedrijven hierin betekenen. Je zou kunnen denken dat de cloud iets nieuws is, want het is een nieuwe term, maar het is gebaseerd op het internet en dus is het eigenlijk oud. Veel verschillende bedrijven maken nu producten die met de cloud gelabeld worden. Het is maar net met wie je in zee zou willen gaan. Microsoft en Google maken het werkende leven makkelijker met de diensten die zij aanbieden in de cloud. En dan is het vaak voor een medewerker frustrerend dat hij thuis van alles kan en mag en op de zaak niet.

Google Enterprise & Google apps:
Consumentenmarkt producten worden geschikt gemaakt voor het bedrijfsleven. James Snow vertelde er meer over. Binnen Google Enterprise is er een zoekinterface die verschillende soorten bestanden (lees bedrijfsinformatie) doorzoekt. De zoekresultaten worden gepresenteerd in een mashup. De performance wordt door Google gegarandeerd en ook is het veilig zoeken, je ziet alleen die informatie die je mag zien. Bij de installatie is weinig ondersteuning nodig zodat je binnen enkele dagen alles werkend hebt.

Steeds meer bedrijven stappen over op Google apps. In onderstaand filmpje vertellen een aantal bedrijven waarom.

Microsoft biedt ook een aantal diensten in de cloud aan. Meer informatie daarover vind je hier. Of in onderstaande brochure.

Waar ik zelf erg van gecharmeerd ben is Live@edu.

Live@edu is een service die Microsoft gratis aanbiedt aan leerlingen en studenten, alumni en ouders, met een groot aantal handige hulpmiddelen voor het onderwijs. Live@edu biedt gratis e-mail, gratis mogelijkheid om op afstand met elkaar te spreken en elkaar te zien, om uw projecten op internet te zetten, en gezamenlijk online aan documenten te werken.Live@edu een echte ‘must have’. Het product bestaat uit vier verschillende onderdelen: Live mail, Live Messenger, Spaces en Folders.
Het was een dag vol techniek voor beginners, veel nieuwe mensen en een perfecte locatie (in het Kurhaus). Tijdens deze dag ging het om het nieuwe werken maar dan vooral over de technische ondersteuning daarbij. Een insteek waar ik mij voor ons project nu nog niet zo mee bezig houd omdat ik het belangrijker vind om mijn collega’s enthousiast te maken voor het nieuwe werken en pas later te kijken welke techniek wij daarbij nodig hebben. Natuurlijk zou ik het gebruik Google Apps of Live@edu voor mijn werk geweldig vinden, maar misschien kunnen wij wel op een andere manier daar komen waar wij de komende jaren willen zijn.
Gebruikte afbeelding: Ben Dodson

Een receptenboek en een werkplekspel

Een paar weken geleden nam Ton Oosterwijk van e-office contact met mij op. Hij had via een collega van de bibliotheek gehoord over ons project rondom het nieuwe werken en wilde wel eens van gedachten wisselen. Ook stuurde hij mij informatie over e-office en een preview van een boek. Dat boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – kon, als ik dat wilde, opgestuurd worden. Wat ik zag en las in de preview was erg interessant en dus vroeg ik om een exemplaar.

Ik kende e-office niet voordat Ton contact met mij opnam en op de website lees ik meer over het bedrijf.

e-office, the human software organisation is opgericht in 1991. Direct vanaf het begin hebben wij ons gespecialiseerd in de creatie van de optimale digitale werkomgeving voor professionals.

Onder hun klanten bevinden zich grote namen zoals Vodafone en Rabobank maar bijvoorbeeld ook de Universiteitsbibliotheek van Utrecht waar zij geholpen hebben bij de opbouw van de Virtuele Kenniscentra.

Uiteraard hebben ze het nieuwe werken ook ingezet in hun eigen organisatie en noemen het daar Work21. E-office kan een veranderingstraject bij jouw organisatie ondersteunen, meehelpen een visie ontwikkelen of een work21-scan uitvoeren. Ook organiseren zij workshops en een summerschool.

Het klein receptenboek voor het nieuwe werken

Het boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – is ontstaan nadat Roland Hameeteman een ander boek had geschreven (De kracht van mensen) en hier veel vragen over kreeg in de trant van leuk zo’n visie van een bedrijf zonder afdelingen, regels of functies, maar hoe doe je dat nou zo dat het ook gaat werken?

En dus ontstond het klein receptenboek voor het nieuwe werken. Wat ook echt een receptenboek is en daarmee lekker wegleest, erg geschikt is om nog eens door te bladeren en waar ik op momenten erg hard heb moeten lachen om de titels van de recepten.

Het boek bevat 49 recepten, die beginnen met het vinden van een missie en eindigen met een feestje. Je kunt alle recepten maken, maar je kan er ook een paar uitkiezen die je lekker lijken. Waar het in het boek om gaat is: wat is handig voor jou, wanneer ben je het meest productief en hoe doe jij jouw werk het beste en met welke middelen? Ben je geen chatter, chat dan niet. Heb je geen geld voor een nieuwe kantoorinrichting, je hoeft dat ook niet te kopen om het nieuwe werken te implementeren. En je hoeft zeker niet thuis te werken als dat voor jou niet fijn aanvoelt.

Elke recept wordt voorzien van een aantal symbolen. Een boekje dat iets zegt over de moeilijkheid van het recept, de zandloper die iets zegt over hoeveel tijd de bereiding ongeveer nodig heeft en een ?! die weergeeft hoe belangrijk het recept is. Ook staat bij elk recept een lijstje met benodigdheden.

De eerste recepten beginnen, zoals gezegd met de missie en visie bepaling, hierna komen de werknemers aan bod met het recept Quiche Employé. Dit basis recept is moeilijk en continu. Het vraagt om een basishouding ten opzichte van het nieuwe werken die de medewerkers de ruimte geeft. Als bedrijf moet je je afvragen of je er wel klaar voor bent. Het nieuwe werken is meer dan flexplekken en thuiswerken, het is het beste uit je mensen halen op een manier waarvan zij denken dat hij werkt. Het recept Rood Soepje volgt hierop. Want sommige medewerkers hebben graag een beetje houvast en willen graag weten wat er van ze verwacht wordt. En dus kun je binnen kaders mensen de ruimte geven aan diegenen die niet met alle vrijheid om kunnen en willen gaan. Hoe groot die ruimte binnen de kaders is, is voor ieder mens verschillend. En je merkt dat mensen heel creatief worden van grenzen, zij gaan namelijk bedenken hoe zij datgene kunnen bereiken wat zij willen bereiken.

Wormen en maden, Groeibakgroenten (passie!), Pommes de mobile, Communicatiepuree, Tapas CC, Pittige gespreksballen, ik heb erg om de titels moeten lachen omdat ze precies de vinger op de zere plek leggen en duidelijk maken waar het om gaat. En vooral die laatste die gaat over de vergadercultuur, eindelijk iemand gevonden die het met mij eens is. Stop nu eens met vergaderen, gewoon stoppen met meetings, brainstormsessie, bilaatjes, etc. Klaar! Agenda leeg…. leuke en interessante dingen doen, ja daar ben ik voor. Want zeg nou zelf, hoe vaak kom je niet uit een vergadering met het gevoel dat dit allemaal veel sneller had gekund (in plaats van die drie uur die je samen aan tafel hebt gezeten) en ook een gevoel van, waar ging dit nou eigenlijk over. Bepaal dus het doel (besluitvorming, ideeënvorming, informeren) van de vergadering en de vorm, als je al zo nodig bij elkaar wilt komen. Dat maakt het allemaal een stuk efficiënter en vooral zinvoller.

Als laatste worden nog wat toetjes beschreven. De extraatjes dus. Hier vind je onder andere de recepten Linkse Soep en  Merkues Frites, over het belang van het individu dat zich als merk kan profileren op internet en hoe het uitstraalt naar de organisatie.

Het receptenboek is een bladerboek. De recepten zijn kort, goed leesbaar en bevatten veel praktische voorbeelden. De tekeningen bij de recepten en de pakkende titels verduidelijken veel. Ook het lijstje benodigdheden zorgen er voor dat je in een oogopslag ziet waar het om gaat. Het is zeker een boek om erbij te pakken als je met het nieuwe werken (of hoe je het ook wilt noemen) aan de slag gaat. Het is misschien meer een boek voor managers dan voor uitvoerders in de organisatie. Maar toch, de teksten zij niet hoogdravend en de voorbeelden spreken iedereen wel aan, dus met een kleine vertaalslag naar de eigen organisatie is het zeker een boek dat je in kan zetten in het veranderingsproces.

Werkplekspel

Ook had ik de afgelopen week een ontmoeting met Wim Pullen van het Center for People and Buildings.

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Het CfPB verzamelt, ontwikkelt en ontsluit kennis over huisvestingsvraagstukken. Deze kennis helpt organisaties om evidence based keuzes te maken over de nieuwe werkomgeving en het proces op weg daar naartoe.

Samen met Ilja van den Berg van Alares sprak ik met hem over het nieuwe werken en ons project bij de bibliotheek. Het was een erg interessant gesprek met name omdat het Center for People and Building wetenschappelijk onderzoek doet en dus met data bepaalde meningen die leven wel of niet kan onderbouwen met cijfers.

Het Center for People and Buildings heeft een aantal hulpmiddelen ontwikkeld om bijvoorbeeld huisvestingsdoelstellingen te meten. Zo is er de WODI Toolkit waarmee je als bedrijf kunt onderzoeken of doelstellingen worden behaald en antwoorden kunnen worden gegeven op vragen als werkt het beter, prettiger en goedkoper? Ook is het werkplekspel gemaakt wat een instrument is om gedrag in de innovatieve werkomgeving te bespreken. Dit bordspel laat kantoorwerkers van gedachten wisselen over alledaagse situaties in de werkomgeving. Dit zijn situaties als telefonerende collega’s, printpapier dat op is, wat betekent clean-desk, hoe om te gaan met stilteplekken, etc.

Het gesprek met Wim duurde ruim een uur maar zou veel langer geduurd kunnen hebben. Wim vertelde met groot enthousiasme over onderzoeken die zij doen en gedaan hebben en was ook erg geïnteresseerd in ons project. Ik kwam met veel ideeën en energie uit deze bijeenkomst en dat is altijd erg fijn.

Werkbezoek Universiteitsbibliotheek Maastricht

Afgelopen donderdag was ik met ongeveer 8 collega’s een dagje naar Maastricht. Wij hadden een goede reden om daar eens te gaan kijken omdat een van onze collega’s daar tijdelijk gedetacheerd is en omdat zij daar het nieuwe werken al 7 jaar geleden geïmplementeerd hebben. Natuurlijk noemden zij het toen niet het nieuwe werken maar noemden zij het een flexibel kantoorconcept.

Een reden om dat flexibele kantoorconcept te willen was een heel praktische, er waren namelijk te weinig vierkante meters in het  gebouw waar zij naar toe gingen verhuizen. Ze hebben gewone werkplekken ingericht waar je ‘s morgen als je aankomt gewoon kan zitten, concentratiewerkplekken (cockpit genoemd) en vergaderruimtes die je van te voren moet reserveren.

De werkplek op de foto is een plek waar je met meerdere mensen kan samenwerken. Alleen er staat 1 pc en er is 1 stoel (in de bank) die verstelbaar is. Wat je dus ziet gebeuren is dat 1 iemand op deze plek plaatsneemt en dan eigenlijk een enorm bureau heeft. Dat was niet de bedoeling maar iets wat gewoon gebeurd. Er zat een meneer aan zo’n werkplek bij het raam. Hij gaf toe ‘s morgens erg vroeg te komen om die plek in te nemen. En ik geef hem geen ongelijk, het was wel een van de beste plekken in het pand.

Na 7 jaar hebben ze in Maastricht al veel geleerd waaronder:

  • transparantie, samenwerken, resultaatgerichtheid en werken in team wordt door de nieuwe inrichting bevorderd
  • flexibiliteit en afwisseling in werkplekken wordt door de medewerkers gewaardeerd
  • de communicatie is sterk verbeterd
  • de ruimte voelt gauw vol (terwijl er dan nog best werkplekken zijn, vol voelen betekent niet vol zijn)
  • je moet iets terug geven aan de medewerker die toch al veel inlevert (namelijk een vaste eigen werkplek) dus is de uitvoering van het meubilair luxe
  • je moet regels afspreken (clean desk, niet eten op de werkplek, thuiswerken wordt beperkt omdat contact met collega’s belangrijk is)
  • de directeur moet ook meedoen aan het concept
  • Veldhoen + Compagny is erbij gehaald om het concept te introduceren (externe werkt vaak beter dan dat iemand uit de eigen groep het verteld)
  • er zijn cursussen werken zonder papier gegeven (je mag 50cm papier overhouden omdat dit precies in de locker past die elke medewerker heeft gekregen)
  • plaats nooit een pantry in de kantooromgeving, dat leidt te veel af

Het concept is van boven (dus directie) opgelegd, de medewerkers mochten wel meedenken over de uitvoering. Na 1 jaar zei ongeveer 77% van de medewerkers gewend te zijn. Maar een aantal mensen zal nooit wennen, dat moet je je wel realiseren als je zo’n concept implementeert. Maar toch, na 7 jaar krijgt de werkplek van het personeel gemiddeld een 7 en dat lijkt mij helemaal geen slechte score.

Onlangs is er een onderzoek gedaan. Hieruit kwam onder andere dat 50% een toename in de arbeidsvreugde voelt. En dat er te weinig vergaderruimte is. Dat komt omdat tijdens het voortraject er niet voldoende aandacht is geweest voor informeel overleg (gebeurde voorheen bij iemand op de kamer). Als gevolg hiervan zijn er te weinig vergaderruimtes gecreëerd. En dus wordt er nu hard nagedacht over plekken waar je samen kan zitten. Lastig want het gebouw is eigenlijk vol.

En nog niet iedereen is mobiel en dus wordt er nu hard gewerkt om alle medewerkers in 2010-2011 een laptop en een mobiel te geven.

Omdat wij niet alleen voor het kantoorconcept naar Maastricht gingen hebben we ook nog een rondleiding in de bibliotheek gekregen. Het was er druk, erg druk in onze ogen. Niet verwonderlijk als je je beseft dat op de faculteiten geen studieplekken aanwezig zijn (alleen bij de faculteit rechten) en dat dus alle studenten naar de bibliotheek komen om te studeren. Heel anders dan bij ons in Delft. Wat ze in Maastricht goed gedaan hadden was een scherm bij de ingang waar precies op te zien was waar nog vrije studieplekken waren en natuurlijk een coffeecorner bij de ingang. Net een week eerder geopend en nu al een geweldig succes.

Meer foto’s van dit werkbezoek zijn te vinden op flickr.

Nieuw project: IKwerk!

Afgelopen dinsdag hadden wij intern de kick-off van een nieuw project. Een project dat wij als naam IKwerk! hebben gegeven, totdat wij een nieuwe naam hebben gevonden die beter past, maar vooralsnog voldoet IKwerk! prima. Het project heeft alles met het nieuwe werken te maken, een containerbegrip, een hype misschien wel, in ieder geval een nieuwe manier van het inrichten van, het kijken naar en nadenken over werken.

Microsoft is een van de eersten die het nieuwe werken in Nederland heeft omarmd en hierna volgden de andere bedrijven snel. Uiteraard bestond het begrip al veel langer, Dik Bijl (ambassadeur van Het Nieuwe Werken) schreef er 3 jaar geleden al een boek over en vorig jaar verscheen een tweede boek over het onderwerp (dat als gratis pdf te downloaden is).

Maar wat is het nieuwe werken dan precies? En waarom is het nodig?

  • we staan met zijn allen vaak en veel in de file en de treinen zijn overvol
  • we e-mailen ons suf en vergaderen nog veel vaker
  • wij zijn vaak meer tijd kwijt aan administratie dan aan het eigenlijke werk
  • het werk is nooit af, spoedklussen komen vaak tussendoor en wij  krijgen daardoor weinig tijd om in rust een klus te klaren of om eens goed na te denken over de toekomst en een visie te ontwikkelen, we worden moe en raken overwerkt
  • wij zijn geneigd om dan maar werk mee naar huis te nemen en ‘s avonds of in het weekend nog even snel iets af te maken
  • en met al deze drukte en rompslomp wordt het plezier in werken steeds minder, we vinden het werk minder zinvol en worden er soms ongelukkig van
  • het model waarbinnen wij werken stamt uit het industriële tijdperk, het werken in de huidige tijd vraagt om een andere manier van aansturing, andere competenties van medewerkers en een andere omgeving om het werk in te doen.

En daarom is het nieuwe werken nodig. Maar wat is het dan precies? Dik Bijl geeft de volgende definitie:

Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door die medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen – de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt.

Uiteraard kan elk bedrijf deze definitie naar eigen inzicht gebruiken om het nieuwe werken te implementeren. Microsoft doet het op haar manier en heeft een website ingericht rondom het nieuwe werken en een aantal filmpjes op YouTube geplaatst, waaronder deze die als inleiding op het onderwerp zeer interessant is.

Maar niet alleen Microsoft gebruikt het nieuwe werken, ook zorginstellingen, KPN, de overheid en nu wij dus ook.

Na de kickoff zijn wij woensdag met een kleine delegatie naar KPN in Den Haag geweest. Bij KPN is men 3 jaar geleden klein begonnen, met een afdeling. En de doelstelling voor 2010 is dat iedere werknemer zich verbonden voelt met het nieuwe werken, iedereen krijgt dus ook een training. Het gaat namelijk niet alleen om een nieuw interieur of nieuwe ICT-toepassingen, het meest belangrijke is wel de mindset die anders wordt en waar medewerkers aan moeten wennen. Het is daarom niet een kwestie van dat doen we even, het kost tijd om die mindset te veranderen.

KPN maakt in de inrichting gebruik van vier verschillende soorten werkplekken:

  • open werkplek (4 bureau’s)
  • concentratie werkplekken (1 of 2 bureau’s)
  • informele overlegplek
  • formele overlegplek

Zij hebben door middel van een werkplekcalculator berekend hoeveel werkplekken er nodig zijn voor de hoeveelheid fte’s. Wij mochten een kijkje nemen op de afdeling Marketing & Communicatie. Per afdeling zijn de vier verschillende werkplekken ingericht. Je kan vanuit huis of met een check-in zuil een werkplek reserveren. Maar je hoeft niet naar kantoor te komen, thuiswerken of onderweg werken is ook een optie.

Bij KPN zijn veel ontmoetingsplekken ontstaan, die te vinden is bij de koffiemachine die op een open plek is gesitueerd tussen de kantoren in.

Ons project IKwerk! zal bestaan uit een onderzoek, een pilot (met de informaties- en de bibliotheekspecialisten) en het opleveren van een implementatieplan. Hiervoor hebben wij subsidie gekregen van het Europees Sociaal Fonds. En omdat wij subsidie hebben gekregen moet ik het logo van de Europese Unie in alle uitingen over ons project gebruiken.

Het implementatieplan zal zo gemaakt worden dat ook andere (universiteits)bibliotheken hier gebruik van kunnen maken. Daarom hebben wij  een focusgroep samengesteld met leden uit andere bibliotheken en onderwijsinstellingen, maar ook met collega’s van de eigen instelling (FMVG en P&O). Het komende jaar staat dus in het teken van IKwerk! Ik vind het heel spannend en ben uiteraard heel benieuwd hoe ons nieuwe werken en aan het einde van 2010 uitziet.

Bronnen:
Dik Bijl, Aan de slag met Het Nieuwe Werken, Zeewolde: Par CC, 2009.
Het nieuwe werken blog
Filmpjes op YouTube