Het Nieuwe Werken bij de TU Delft

Op 4 november spraken ongeveer 60 mensen van de TU Delft over het Nieuwe Werken en de consequenties daarvan voor onze universiteit. De groep genodigden bestond uit leden van het CvB, de OR, decanen, directeuren en medewerkers die al pilots doen, zoals wij in de bibliotheek. Centraal stond de vraag: wat moeten we met het Nieuwe Werken?

Dagvoorzitter Hugo Priemus (Hoogleraar TBM) is een man van het Oude Werken, hij gebruikt voornamelijk pen en papier. In een korte inleiding vertelt hij over het Nieuwe Werken en verwijst naar een artikel uit Trouw van 16 oktober.

Hij geeft aan dat het tijdens deze bijeenkomst er deelnemers zullen zijn die enthousiast worden, of al zijn, maar dat er ook aandachtspunten zijn waar we bij stil moeten staan. Ook ziet hij deze bijeenkomst niet als een startschot maar als een versnelling aangezien er al initiatieven binnen de TU Delft zijn gestart, zoals het flexwerken bij Bouwkunde, de HR strategie bij P&O en de BPOS pilot bij ICT.

Nynke Jansen (directeur HR) vertelt over haar ervaringen met werken in een groep die elkaar weinig irl zag. Via msn, email en teleconferencing was deze groep een goed werkend team. Verspreid over de hele wereld zagen zij elkaar misschien 1x per jaar. Maar dat was geen probleem. Nynke vraagt aan de deelnemers: waarom willen wij het Nieuwe Werken? Maar ook waarom niet? De reacties uit de zaal zijn verschillend. Van de wetenschap leent zich er goed voor en de nieuwste generaties verwachten dit van ons, tot, niet iedere medewerker voelt zich hier goed bij, of sommige collega’s raken geïsoleerd.

Rene Hoogland

Rene Hoogland van het PM Collectief vertelt over ervaringen bij de Rabobank.

  • loslaten van ingesleten werkpatronen
  • slim(mer) samenwerken en communiceren
  • minder regels
  • vertrouwen
  • eigen verantwoordelijkheid
  • bewuster omgaan met informatie, kennis, plaats (kantoorruimte) en tijd
  • betere balans zakelijk/privé
  • maatschappelijk verantwoord handelen

Maar ook:

  • mondige klanten en medewerkers
  • nieuwe generatie
  • 24/7
  • steeds meer vraag naar maatwerk
  • ict maakt tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk

Bij de Rabobank maakte men gebruik van kernbegrippen. Zoals de werkplek als management instrument voor prestatie, any place, any time, kennisomgeving, feeling environment, kantoor als branding/identiteit, sociaal centrum en werkomgeving als stimulans voor kennisdelen en nieuwe ideeën.

Volgens Hoogland is de moeilijkste groep de managers tussen 30-45 die net een eigen kantoor hebben gekregen. De gedragsveranderingen zijn belangrijk en voor iedereen betekent dit iets anders. Sommige mensen zullen zich kwetsbaar opstellen, anderen gebruiken hun stem om gehoord te worden. Het gaat om inspireren, passie en het ondersteunen van ideeën.

Hoogland geeft nog een aantal tips:

  • werk holistisch – benader het totale plaatje – kijk naar mens en proces
  • stuur op harde en zachte indicatoren
  • wees zo transparant mogelijk
  • kijk per afdeling wat je wilt en wat je kunt doen met bestaande middelen

Ook vertelt Hoogland nog iets over het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook zij keken naar mens en proces, hebben het Nieuwe Werken niet gezien als een techno push, maar ook niet een one size fits all. Zij begonnen laagdrempelig en hebben de mensen er zelf voor laten kiezen. Om anderen te overtuigen zetten zij ambassadeurs in die laten zien hoe het werkt. Belangrijkste les – blijf realistisch.

Marc Jetten

Marc Jetten (ViaValue) geeft ons een inkijkje bij Interpolis die het project Helder Werken hebben genoemd. Hij noemde ons parkeerterrein net een werkplek, allemaal zijn ze bezet.

In een negental punten vertelde hij het verhaal:
0 resultaat als levend bewijs (zonder resultaat geen waarde – het zijn de percepties van klanten en medewerkers die een reputatie bezorgen – vertrouwen en openheid zijn centrale begrippen)
1 kenmerken van succes
2 visie als fundament (helder werken is onlosmakelijk verbonden met vertrouwen! visie van 1995 is nu nog steeds de visie – de ambities zijn bijgesteld – bieden mensen een open uitdagende werkomgeving – met kansen voor individuele ontplooiing en ruimte voor actief ondernemerschap – draait het om HNW of staat de identiteit van de organisatie centraal – is HNW een concept dat de identiteit versterkt? Visie-cultuur-identiteitsontwikkeling.
3 geef voorrang aan cultuur boven efficiëntie – en boven huisvesting en ICT
4 cultuur vraagt om verdieping
5 geef vertrouwen en je oogst vertrouwen
6 binnen is buiten
7 verwachtingen overtreffen
8 trektocht of geplande reis
9 …

Omdat er te weinig tijd was heeft Jetten niet alle punten kunnen behandelen. Maar is het een proces of een project is wel een uitspraak die mij is bijgebleven.

Wim Pullen

Als laatste spreker kwam Wim Pullen (Directeur Center for People and Buildings) aan het woord. Ik had al eerder een gesprek met hem gehad en vind hem een inspirerende man. Hij vindt het belangrijk als mensen verhalen blijven vertellen omdat verhalen soms belangrijker zijn dan feitenmateriaal. Maar hij is wel een feitenman, zeker als het om het Nieuwe Werken gaat.
Pullen heeft onderzocht wat een wetenschapper/onderzoeker nu nodig heeft. Wat doet een onderzoeker nu eigenlijk een hele dag? Dat zijn verschillende dingen, van bureauwerk (lezen, schrijven, overleggen, telefoneren) tot onderweg zijn.

Een onderzoeker heeft hiervoor nodig:

  • werkruimte voor geconcentreerde arbeid en klein overleg
  • ontmoetingsruimte voor groot overleg
  • verrassende ontmoetingen en bergruimte voor “mijn” boeken
  • lab
  • vrijheid om te gaan en te staan!

Pullen rekent waar het kan. Dus hoeveel m2 zijn er, wat is er nodig en hoe kom je hier achter. Hij ontwikkelde het werkplekspel maar zet ook medewerkertevredenheidsonderzoeken in om hierachter te komen. Hij laat ons weten dat kantoorruimte vaak voor ongeveer 50% leeg staat en dat 6m2 het wettelijke minimum is voor een werkplek. Maar vooral het eerste hakt er wel in, want als dat zo is, wat kun je dan allemaal nog meer doen met die lege ruimte. Ik heb wel een paar ideetjes.

Na een korte pauze ging de groep uit een. Van te voren mochten wij een kaartje kiezen. De keuze was:
Virtueel samenwerken – Papierloos kantoor – Cultuur: generatiemanagement – Cultuur: Living Lab – Het kantoor van de toekomst – De nieuwe medewerkende.

Ik koos voor Living Lab omdat dit begrip bij mij niet bekend was. Maar als je op het begrip Googled kom je er achter dat er ook in Nederland verschillende Living Labs zijn.
Onze groep bestond uit 7 mensen en werd begeleid door Marc van Seters (organisatie-adviseur, creativiteitscoach en -facilitator, Avijf, Living Labs).
Centraal stond de vraag: hoe kom je tot een optimale samenwerking.
Binnen het Nieuwe Werken zie je een verschuiving naar de ICT kant en naar individualisering, dus moet daarnaast iets komen om nog gerichter te praten waar het over gaat. Gaat het om het Nieuwe Samenwerken, high tech gecombineerd met high touch, moeten wij op zoek gaan naar andere manieren om elkaar te ontmoeten, wanneer worden mensen enthousiast om bij elkaar te komen en samen te werken? Hierover discussieerden wij met ons groepje met als onderwerp de wij kant (teams), de ik kant, de zij kant en de het kant (procedures, regels). Wij moesten de perspectieven inbrengen, dus wij brachten alle verschillende kanten samen om daarna te focussen en te verbinden.

wij – ik – het
rondom het nieuwe werken
wat betekent het voor ons

IK
WIJ
HET
heb aandacht voor mensen die angst hebben voor nieuwe dingen
vooroordelen als je niet mee wilt gaan in de stroom – laat mensen in hun waarde
meer aandacht voor elkaar
hoe leggen wij afspraken vast, met welke systemen

Conclusies

De conclusies van de verschillende groepen:

– ict biedt de middelen aan om thuis te werken
– hoe weten medewerkers wat wel en wat niet kan
– de ict-afdeling moet duidelijker zijn over de mogelijkheden die je hebt als medewerker

papierloos kantoor:
– gebruik de juiste systemen
– ipad, tablet, vergaderingen waar iedereen achter de klep zit zijn geen fijne vergaderingen
– iedereen heeft eigen beeld bij het nieuwe werken, thuiswerken
– stap voor stap

Het Nieuwe Werken voor alle generaties:
– 4 typen generaties – protestgeneratie, generatie x, pragmatische generatie, generatie einstein – generatie x zijn bruggenbouwers – zoek waar mensen energie van krijgen – spreek mensen hierop aan – ideale organisatie is ideale mix van generaties – hoe wordt je dan een bruggenbouwer – interesse van oud naar jong en van jong naar oud – verbindingen maken – hoe blijven wij vitaal

Living Lab
– optimale samenwerking – jezelf – wij – systemen – vanuit deze drie gezichtspunten kom je tot resultaat – managementstijl is belangrijk – manager moet loslaten en coach worden – je ziet elkaar minder dus als je elkaar ziet moet je er een feestje van maken – quality time – het nieuwe werken is niet gelijk het betere werken

Kantoor van de toekomst
– werkplekspel – wanneer speel je het spel? aan het begin of juist aan het einde, zijn verschillende voorbeelden van – discussie helpt om vragen te beantwoorden zoals past het in onze organisatie, past het bij mij, hoe is de cultuur van de organisatie

De nieuwe medewerkende
nieuwe medewerker moet mediawijs zijn

Na de terugkoppeling uit de groepen hebben we nog wat gediscussieerd. Wat hieruit naar voren kwam is dat medewerkers zich vrijwillig moeten kunnen aanmelden als zij willen experimenteren met het Nieuwe Werken. Ook moet er een visie komen zodat elke pilot hieraan gekoppeld kan worden. Voor de visie werken ICT, FMVG en HR samen. Sleutelwoorden: vertrouwen, kwaliteit van leidinggeven, voorbeeldgedrag, cultuur boven efficiency. Ook moeten we nadenken over waarom willen we het Nieuwe Werken, wat willen we als organisatie bereiken.

Het Nieuwe Werken is net als thuis, als je elkaar ziet moet je er quality time van maken.

Nynke sluit af met:

schaadt het ons als we het niet doen
schaadt het ons als we het wel doen

Leave a Reply

Your email address will not be published.