op bezoek bij Tashin in Amersfoort

Op 18 april vorig jaar bezocht ik de 4e pleisterplaats ontmoeting van route 2020. Een van de sprekers daar was Tashin Bulbul van de openbare bibliotheek in Amersfoort, Het Eemhuis. Ik was zo onder de indruk van zijn aanpak dus toen een aantal Zuyd en De Domijnen collega’s meer wilden weten over het omgaan met lastige klanten, jongeren en mensen met een rugzakje, gingen we bij Tashin op bezoek.

Tashin is toezichthouder, coach en gastheer. Hij is gekomen toen de bibliotheek werkte met beveiligers. Naast hen nam Tashin een aantal uren van de dag die taken over. Maar ook de rol van gastheer nam hij op zich. Hij sprak bezoekers aan op huisregels, maakte een praatje om zo de bezoekers te leren kennen en liep veel rond. Tashin kreeg de kans om na te denken over de beste omstandigheden, om te beginnen met hospitality en preventief willen zijn in plaats van alleen maar handhaven. De groep collega’s van de frontoffice werden meegenomen in dit proces en kregen training. Een aanpak van gezamenlijkheid werkt tenslotte beter dan dat je het alleen moet doen.

Het eerste wat Tashin aanpakte waren de huisregels, die waren niet duidelijk.

Nu herken ik dat wel. In ons gebouw, waar wij samen met de bibliotheek van Zuyd Hogeschool zitten, gebruiken we 2 verschillende sets huisregels. Hier duidelijkheid in scheppen gaat zeker helpen. Ook het gebruik van pictogrammen helpt heel goed. In Amersfoort kom je door het hele gebouw bordjes tegen en schermen met de huisregels, maar ook op de tafels liggen briefjes. 

Geen uitgeprinte A4-tjes maar mooi papier met daarop de pictogram en meer uitleg.

Tashin heeft inmiddels drie collega’s met wie hij de hele week en ook de weekenden op de vloer is. Niet in de ochtend want dan is het niet nodig, maar wel ‘s middags en ‘s avonds. Samen met de collega’s van de frontoffice spreekt hij bezoekers aan op gedrag. Als iemand gedrag vertoond wat niet wenselijk is dan krijgt hij/zij een gebouwverbod voor een dag. En in hele ernstige gevallen een gebouwverbod voor 3 maanden. Maar dan maakt een bezoeker het wel heel bont.

Maar het mooie aan de aanpak in Amersfoort is dat zij hun best doen om de bezoeker te leren kennen, om een band op te bouwen. Zij maken zich zorgen als iemand die er elke dag is niet komt. Ook is er veel contact met de winkels en restaurants op het plein, de daklozenopvang naast hen en met de wijkagent.

En het werkt heel goed. Zo goed dat Tashin en zijn collega’s ook tijd hebben voor bibliotheektaken en ook voor (kleine) beheertaken. Ik word heel blij van de aanpak in Amersfoort en zou deze graag overnemen in Sittard-Geleen.

Het Eemhuis is een fantastisch gebouw met een hele mooie bibliotheek. Zeker de moeite waard om eens te bezoeken als je in de buurt bent. Misschien herken je Tashin, of een van zijn collega’s wel. Wij keken van bovenaf of een collega van Tahin deed wat zij hoorde te doen. En ja, ze deed het geweldig. Ze sprak iedereen aan die iets deed wat niet mocht. Op een vriendelijke manier. En de bezoekers luisterden. Het was fascinerend om te zien.

Het nieuwe werken wonderland evenement

Gisteren was ik in Amersfoort bij Het Nieuwe Werken ‘Wonderland’ Evenement van het jaar. Georganiseerd door ETTU en Comsoft Direct. En met zo’n titel verwacht ik wel wat. Ik verwacht sessies over het nieuwe werken en natuurlijk ook wel iets over techniek. De techniek was in dit geval Sharepoint. De techniek als ondersteuner van het nieuwe werken, niet het doel op zich, maar het middel. Wat ik niet verwacht is alleen maar techniek en toen halverwege de dag bleek dat het echt alleen bij de techniek zou blijven (met uitzondering van de eerste twee sprekers) vond ik dat toch erg jammer. Ik ben gebleven hoor, tot aan het einde, om de spetterende jongleershow van More Balls Than Most niet te missen. Maar daarna ben ik niet gebleven voor de borrel. Ik had meer dan genoeg techniek gezien en gehoord voor een dag.

De dag werd geopend door Chazia Mourali die ook dagvoorzitter was. Aan de zaal vroeg zij voor hoeveel % het nieuwe werken is geïmplementeerd bij de bedrijven die vertegenwoordigd zijn in de zaal. Veel hoger dan 20% kwamen de bedrijven in de zaal niet. Er is dus werk te doen. En dan deze vraag: wordt u als ICT manager voldoende toegevoegde waarde toegedicht door uw organisatie, wordt u voldoende ingezet en worden uw capaciteiten ten volle benut? Het bleef stil in de zaal. Tijd voor de gastheren van vandaag, Piet Vink en Marc Stuifzand. Aan hen vroeg Mourali wat heeft u uw vrouw of ouders nooit verteld en met wie wil je 24 uur in een lift opgesloten zitten. De mannen kregen na de vragen nog 1 minuut om iets te vertellen over hun bedrijf voordat de keynote spreker werd aangekondigd.

de zwarte en de witte wereld

Tijd voor Daan Quakernaat met Ga kathedralen bouwen.

Quakernaat is van huis uit IT-er maar stopte hier 10 jaar geleden mee toen hij bij een klant een bommeldingsformulier op het intranet vond. Hij ging presenteren en vertellen over zijn ideeën.

De kathedraal van Reims, een Middeleeuwse kathedraal en als je na gaat denken hoe zij dit gebouwd hebben zonder de spullen die wij nu hebben vraag je je af, hoe deden zij dat? Hadden zij een plan? Nee. Wisten zij van te voren hoe de kathedraal er uit kwam te zien? Niet helemaal. Er was een tekening, een tekening met zeven torens. Zijn die torens gebouwd? Nee. Is de kathedraal daarom minder mooi en indrukwekkend? Nee dus. Zij begonnen gewoon te bouwen. En soms viel er een muur om. Maar dan bouwden ze dat muurtje opnieuw. 300 jaar is er aan de kathedraal gebouwd, ondanks oorlog ziekte en rampspoed. De bouwers dachten er niet over om te stoppen.
Tegenwoordig beginnen we niet eens aan dit soort projecten als we niet van te voren weten hoe het er uit komt te zien,wat het kost en wanneer het af is. Risico’s gaan we niet meer aan, wij zijn bang geworden.

Stel je nu voor dat je een idee hebt, een kathedraal die je wilt gaan bouwen. Je hebt IT nodig als gereedschap. Dan krijg je te maken met de 2-2-1/5 regel, het wordt 2x zo duur, het duurt 2x zo lang en de helft van wat afgesproken is wordt opgeleverd. Dat is al jaren zo en dat verandert maar niet. Het nieuwe werken kan hier wellicht verandering in brengen. Maar wat maakt het nu zo moeilijk? Quakernaat legt zijn idee over de zwarte en witte wereld uit. In het zwarte gedeelte zitten de techneuten, in de witte wereld bevindt zich de passie.

Op de website van Quakernaar staat het zo:

Ik deel uw wereld in, in een zwarte wereld en een witte wereld. Uw zwarte wereld is dat deel dat je kunt vatten in cijfers en regels. Structuurtje, checklistje, blokje, pijltje. Uw witte wereld past fundamenteel niet in een computer of blokjes en pijltjes. Visie, passie en ideeën, de dingen die we softere zaken noemen.

Je hebt de witte en zwarte wereld nodig om een kathedraal te bouwen. IT-ers verkopen hun diensten in de witte wereld. Maar het zijn techneuten en die bevinden zich in de zwarte wereld.
Quakernaat roept de zaal op om fouten te maken omdat dat de enige manier is om te leren. Laat het eens los en ga eens kathedralen bouwen. Ga van IT een succes maken!

 

het is iedereen of niemand

 

Hierna vertelde Roemer Visser (@Roemer Visser) van Microsoft over hoe zij het nieuwe werken hebben geïmplementeerd. Bij Microsoft is de work-life balans erg belangrijk en staan eenvoudig samenwerken, toegang tot informatie die beheerd en beschermd kan worden centraal. Bij Microsoft spreken ze over drie dimensies: technologie, mens en werkplek.
  • Vitaliteit – work-life balans en motivatie
  • Productiviteit – samenwerkend vermogen
  • Groei – persoonlijke ontwikkeling

 

 

Bij Microsoft gebruikten ze de Myers Bridge Type Index om alle medewerkers te typeren (karaktereigenschappen) en in een hokje te plaatsen. Verschillende type medewerkers worden samen in teams geplaatst om zo efficiënt en effectief mogelijk samen te werken. Bij het slimmer ontmoeten, slimmer vergaderen en slimmer communiceren wordt gekeken naar scenario’s en niet naar de software die het moet ondersteunen. Momenteel wordt slimmer verbinden uitgerold. Hierbij wordt onderzocht hoe sociale media een rol speelt en hoe dit ingezet kan worden. Zij gaan hiermee experimenteren omdat ook Microsoft beseft dat het te groot is om te negeren.
Nog wat cijfertjes:
  • het nieuwe werken levert op 28 minuten per persoon per dag tijdwinst voor de medewerker
  • 19m2 vloeroppervlak per persoon wordt 11m2
  • 30% minder e-mailverkeer
  • zijn veel meer vrouwen bij Microsoft gaan werken sinds zij het nieuwe werken hebben geïmplementeerd

 

waterbeheer veilig en op maat

Na deze twee sprekers gingen de deelnemers uiteen. Ik bleef in de zaal zitten voor een presentatie van Marc van Gemert van Waterschap Rijn en IJssel met als titel DMS RMA in Sharepoint 2010.

Zij gebruiken portalen die door ETTU in Sharepoint zijn ontwikkeld waaronder het communicatie portaal en het projectportaal. Maar ook brachten zij DMA en RMA onder in Sharepoint.
Twee jaar geleden verhuisde de waterschap Rijn en IJssel naar een nieuw pand. De medewerkers kregen 1 meter plank en dus moest er veel papier gedigitaliseerd worden. Facilitaire Zaken en ICT zichten naar nieuwe oplossingen en vonden Sharepoint. In 2009 begonnen ze met een aantal pilots rondom grensoverschrijdend digitaal werken. Komende maand zal het systeem live gaan voor iedereen. Hierna gaan zij verder onderzoeken hoe kennismanagement en social media het beste in het systeem ondergebracht kan worden.
De tweede presentatie ging over het projectenportaal. Voor projectmatig werken heeft het Waterschap Rijn en IJssel richtlijnen opgezet. Iedereen doet het nu op dezelfde manier. Een projectenpagina ziet er bij iedereen hetzelfde uit, alle documenten komen hierop terug (DIV controleert en laat indien nodig aanvullen of aanpassen). Als een project afgesloten wordt gaat de projectenpagina het archief in. Het is dan alleen nog maar te lezen door diegenen die erbij mogen. DIV is de enige afdeling die nog eventueel wijzigingen door kan voeren. Het voordeel van op deze manier werken is dat duidelijk is wat de laatste versie is, dat alle documenten op de projectenpagina te vinden zijn, dat pdf, afbeeldingen en email’s samen worden gebracht en dat het beeld compleet is. De tijd die men voorheen kwijt was aan het zoeken naar informatie wordt nu gebruikt voor andere dingen. En de mappenstructuur is verdwenen. Sharepoint 2010 werkt het beste zonder mappen. Zoeken doe je door middel van metadata en contenttypes.
Het enige wat van Gemert over het nieuwe werken vertelde was dat bij Waterschap Rijn en IJssel het is toegestaan om 1 dag per week thuis te werken.

 

het is een IT-feestje

 

De derde break-out-sessie zat ik bij Jeroen Derynck van Delta NV (een multi-utility compagny uit Zeeland). Zij gebruiken Sharepoint al 10 jaar en tot nu toe is dat altijd een IT-feestje geweest.  Er was geen beleid rondom het aanmaken van sites, contenttypes en metadata. En wie nu eigenlijk de eigenaar van Sharepoint was werd niet duidelijk. Hij pleitte voor een beperkt aantal functionaliteiten voor de grootste groep en het zoeken naar niches omdat je hiermee toegevoegde waarde kan creëren. Net als Microsoft werkt Delta met persona’s ingericht rondom de generaties medewerkers (veel babyboomers, een groot aantal generatie x, een klein aantal generatie y).

 

reclamepraatje

 

de laatste sessie van de dag was van Koos Verhave van AMP Logistics. Dit was zo’n reclamepraatje en pastte totaal niet binnen het thema van de dag dat ik geen aantekeningen heb gemaakt.

 

 

Tijd voor vermaak! More Balls than Man sloten de dag af. Het thema van hun optreden was de kunst van het loslaten.

 

En wat neem ik nu mee van dit Het Nieuwe Werken Wonderland Evenement van het jaar? Dat het niet alleen IT moet zijn die Sharepoint implementeert maar dat je een team nodig hebt waar ook niet IT-ers inzitten. Om de witte kant van de wereld een kans te geven zeg maar. De passie, de inspiratie, het lef om een kathedraal te bouwen en de moed om onderuit te gaan, om fouten te maken. De hoeveelheid IT-ers in de zaal nemen dit hopelijk ook mee naar huis. Maar of dat echt gelukt is, is de vraag.

6 & 7 november: Game in the City

Als mijn agenda het toe had gelaten zou ik hier graag naartoe zijn gegaan. Hier = Game in the City, een gratis tweedaags evenement dat op 6 & 7 november in Amersfoort wordt gehouden.

Op 6 november een congresdag met als thema Breaking the Rules:

Het thema van het congres ‘Breaking the Rules’ wordt van verschillende invalshoeken belicht: Wat is de invloed van vernieuwing en verandering op ons denken en welke rol spelen games daarin?

En op 7 november onder andere masterclasses en Chiptune.

Met dank aan: Cross Media Forum

Waar ik ook lees over het Cross Media Café:

iMMovator zal tijdens Game in the City op 6 november vanaf 14.00 een speciaal Cross Media Café organiseren met als thema Media & Business, waarin aandacht voor de wisselwerking en verwevenheid tussen traditionele media, games en real life.