VGZ – Arnhem

21 november werden mijn collega Han en ik opgewacht bij VGZ in Arnhem. Opgewacht zeg ik omdat het ook echt zo voelde, uiteraard bedoel ik dit heel positief. Geen receptie achter een balie maar een dame voor een een hoge tafel die de ontvangstruimte al in kwam lopen toen Han en ik net een voet uit de draaideur hadden gezet. En onze namen wist ze ook al, ze had ons zelfs al rond zien lopen rondom het gebouw. We mochten in het restaurant/coffeecorner alvast plaats nemen en de mensen met wie wij hadden afgesproken werden gebeld. Collega Han had dit bezoek geregeld en ik wist niet wat te verwachten. Han had namelijk al contact gehad met Ruud van Domburg en een presentatie gezien. Han was zo enthousiast over de inrichting dat hij dat ook graag aan mij wilde laten zien en zelf ook een kijkje in het pand wilde nemen.
Ruud van Domburg kwam niet alleen naar de coffeecorner. Hij nam Michael van Haren en Frans Kock mee. 3-man sterk wat een energie. Michael van Haren had een presentatie klaar staan op de iPad en die volgden we ook, soort van, maar tussendoor kwamen er vragen en discussies. Het werd een levendig gesprek.

Eind 2009 verhuisde VGZ naar het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem dat was ingericht volgens een flexibel kantoorconcept. In 15 maanden werd van het eerste idee rondom het nieuwe werken naar de inhuizing toe gewerkt. In die korte tijd werden de medewerkers meegenomen en zijn er ambassadeurs aangesteld. In dit project hebben HR, ICT en facilitair bedrijf erg nauw samengewerkt.

Het nieuwe werken is voor VGZ:

de perfecte balans tussen zakelijkheid en huiselijkheid met synergie tussen kantoorinrichting, personeelsbeleid, procesinrichting en bedrijfscultuur

VGZ ging terug van 17 naar 5 kantoren (zogeheten magneetlocaties) met het idee dat het kantoor de ontmoetingsplek is waar samenwerking wordt bevorderd. Ook wilden zij reistijd en reiskosten verminderen. Zodoende krijgt elke medewerker een laptop en een mobiele telefoon en kunnen zij in principe overal werken. VGZ is ervan overtuigd dat zij met een nieuwe manier van werken de arbeidsproductiviteit van de medewerkers kunnen verhogen, maar ook dat een kwalitatief hoogwaardig ingerichte werkomgeving voor 25% kan bijdragen aan de tevredenheid van de medewerkers.

Bijzonder vond ik dat de coffeecorner waar wij elkaar ontmoetten het eerste half jaar niet goed liep en dat er plannen waren om de koffiebar te sluiten. Het was noodzakelijk dat de plek gepromoot werd en het heeft geholpen, toen wij er waren was het er lekker druk. Het is natuurlijk ook wel iets, als je niet gewend bent om elkaar te ontmoeten bij een kop koffie die niet uit een automaat komt of om af te spreken op een andere plek in het gebouw dan je eigen kamer (die hier niet meer aanwezig zijn) dan moet je daar energie in steken. Zoiets heb je niet in een keer geleerd. Dat moet wennen.

In het gebouw vind je zones van ongeveer 60 werkplekken. Hier vind je je locker, een huiskamer en verschillende soorten werkplekken (er zijn 8 verschillende soorten werkplekken).

Voor de inrichting van de verschillende plekken is het Davenport model gebruikt.

Medewerkers worden in dit model ingedeeld op complexiteit van het werk en de hoeveelheid mensen die in de omgeving nodig zijn om je werk goed  kunnen doen. Ben je langer dan een uur van je gekozen werkplek dan moet je opruimen en de plek leeg achterlaten. In het begin zijn hier parkeerschijven voor gebruikt.

Ondertussen merken ze bij VGZ dat deze manier van werken werkt en energie geeft. Er is meer samenwerking en meer ontmoeting. Bewegen in het pand zorgt voor spontane ontmoetingen. Een goed idee vond ik dat er geen prullenbakken bij de werkplekken te vinden zijn. Je moet naar de pantry lopen om iets weg te gooien.

bewegen = ontmoeten
ontmoeten = kennis delen

De werkomgeving is inspirerend en hiërarchie valt weg. Wel moet je oppassen dat je niet de hele dag aan het ontmoeten bent en dat er plaatsen zijn waar je je kan concentreren. En natuurlijk zijn er nog aandachtspuntjes (zou ook raar zijn als dat niet zo is), zoals het aanspreken op gedrag en het aansturen op resultaat. Maar wat VGZ in dit pand doet is heel inspirerend en zeker een voorbeeld voor velen.

Voor de inrichting is gebruik gemaakt Kraaijvanger Urbis en van meubilair van Ahrend.

Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.

Gemeente Arnhem

Vol inspiratie en genoeg om over te praten gingen Han en ik ‘s middags op bezoek bij de gemeente Arnhem. Ook zij werken volgens het principe van het nieuwe werken. Richan Postmus ontving ons en leidde ons rond. Bij de Gemeente Arnhem zijn zij vanaf 2008 bezig met een andere manier van werken, toentertijd flexwerken genoemd. De backoffice wordt in 1 pand geplaatst en iedereen krijgt een laptop en thuiswerkvoorzieningen. Maar ook krijg je als medewerker een werkplek in het pand en eventueel een vaste pc. Er wordt gestimuleerd dat je met je eigen apparaten naar het werk komt. En iedereen heeft naast een meter kastruimte een rolkoffer gekregen.

Het nieuwe werken is vanaf het begin ingestoken vanuit ICT en huisvesting en pas later haakte HR aan. De oplossingen die er zijn, zijn dus voornamelijk technische oplossingen, zoals een persoonsgebonden budget voor een smartphone. Medewerkers bij de gemeente konden mee doen aan zogeheten verkenningsgroepen. Binnen een kader (bezuinigingen) konden deze groepen met voorstellen komen. Op deze manier werd er zoveel mogelijk met de eigen mensen gedaan wat zorgt voor meer draagvlak.

Binnen de inrichting van het gebouw hebben afdelingen een primaire vlek. Hier mag je zitten, maar je mag ook kiezen voor een andere plek. Op de 5e etage zijn projectruimtes te vinden. Deze zijn reserveerbaar. Hier geldt de regel, 2 uur van de werkplek is opruimen en leeg achterlaten.

Interessant is de pilot die momenteel draait en gaat om werkuren. Aan het begin van het jaar wordt een planning gemaakt, hierin staan de piekmomenten beschreven, je weet dan al wanneer je vakantie neemt en elke week vul je werkbriefjes in. Je neemt dan geen verlof meer maar je werkt zoveel uur per week. Dat kan dan de ene week meer zijn dan de andere maar aan het einde van het jaar klopt het.

De verschillen qua inrichting met VGZ zijn groot. Bij de gemeente Arnhem geen nieuw gebouw met dito inrichting. Maar een bestaand gebouw dat is ingericht met (zoveel mogelijk) bestaand meubilair. Dit geeft een ander gevoel en een andere sfeer. Ook zag je bij het rondlopen dat sommige plekken geclaimd werden, hier stond dan een vaste pc en dan werd de werkplek gezien als mijn plek. Mooi vond ik de flex-regels. Vanuit het positieve opgesteld.

En wat mij ook is opgevallen bij de rondleiding is de enorme hoeveelheid groen. Lekker veel planten, geeft een fijne sfeer.

Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.

Het interessante aan zo’n dag op stap zijn met een collega is dat je beiden geïnspireerd terug komt op de eigen werkplek. Dat je tijd hebt om met elkaar van gedachten te wisselen en te discussiëren over wat wel en niet bij ons zou kunnen werken. Je ziet en hoort allebei weer heel andere dingen en dat maakt het leuk. De plekken die wij bezochten waren heel verschillend en bijna niet met elkaar te vergelijken en toch zagen wij overeenkomsten. Op beide plekken wordt met veel energie gewerkt aan een slimmere/betere/fijnere werkomgeving waar medewerkers met plezier naartoe gaan. En dat werkt!