Regiobijeenkomst Rust & Ruimte

Gister was ik met collega Wilma in Hoofddorp voor de laatste regiobijeenkomst, georganiseerd door  Center for People and Buildings. Het thema was Rust & Ruimte en dan met name aandacht voor akoestiek. In het gebouw van de Belastingdienst werden wij ontvangen en luisterden wij naar drie presentaties.

Iris de Been van het Center for People and Buildings liet ons enkele resultaten zien van het onderzoek dat het CfPB de afgelopen jaren deed. Rust en ruimte zijn belangrijk op de werkvloer omdat het een sterke invloed heeft op de productiviteit van mensen. Het is dan ook dat privacy en concentratie veel aandacht vragen (en moeten krijgen) in een flexibel werkconcept. Mensen zijn ontevreden over de werkomgeving als zij last hebben van het geluid van anderen, van de radio die aanstaat, of van visuele afleidingen (langslopende collega’s).

De Been gaf 3 best practices:

  • staf belastingtelefoon in Utrecht – succesvol omdat het een open en lichte omgeving is waar natuurtinten en natuurlijke materialen zijn gebruikt, ook is er een grote diversiteit in werkplekken en bestaat er een warme huiselijke sfeer
  • kadaster Rotterdam – een open concept waar de medewerkers het leuk vinden om elkaar te ontmoeten omdat zij vaak onderweg zijn of thuiswerken en dan weinig fysiek contact hebben met collega’s, in dit gebouw is geluiddempend materiaal op de kasten aangebracht in plaats van op de plafonds
  • dsm Sittard – ook hier een grote diversiteit aan werkplekken en een open omgeving
En 3 tips:
  • diversiteit van werkplekken afstemmen op activiteit
  • goede balans openheid en afscherming van de werkomgeving
  • aanbrengen van akoestische materialen
Gijs van Wijk vertelde ons over hoe de Belastingdienst de afgelopen 10 jaar heeft nagedacht over huisvesting en de keuze voor het salonkantoor. Bij de Belastingdienst kennen zij een aantal basisprincipes: niet persoonsgebonden, activiteiten gerelateerd, diversiteit, rekening houden met de werkelijke bezetting (70% x mensen = aantal werkplekken), centrale faciliteiten. Zij hebben met een aantal inrichtingsvormen geëxperimenteerd. Soms ging dit goed, maar soms ook niet als mensen eigen oplossingen bedachten voor bijvoorbeeld geluidsoverlast en afleiding.

Uit onderzoek bleek dat de medewerkers ontevreden waren als het gaat om concentratie en privacy. Daarom heeft de Belastingdienst voor dit kantoor een nieuw concept uitgeprobeerd. Het inrichtingsconcept is van Bos en Alkema en heet het salonkantoor. Binnen dit concept worden de gangen en andere zogenaamde verkeersruimten weggelaten. Dit werd ook gedaan in de landhuizen van de 18e eeuw. Je loopt in die huizen van salon naar salon. Een voordeel van dit concept is dat een werkplek nog maar 15m2 per werknemer vraagt, in plaats van de 23m2 uit de traditionele cellenkantoren.

Om de akoestiek aan te pakken werd samengewerkt met onder andere Ecophon. Ricardo Canto Leyton vertelde in de laatste presentatie over de oplossingen van Ecophon. Hij gaf 5 tips:

  • minimise sound propagation (oftewel verklein de lengte van het geluidverloop)
  • place people in the right teams
  • inform about the benefits
  • establish acoustical etiquette
  • include enough silent rooms
Hierna kregen wij een rondleiding door het gebouw. En ik moet zeggen ik ben wel erg gecharmeerd van het salonkantoor. Ook al voelt het misschien een beetje kruip-door-sluip-door aan je hebt toch overal doorkijkjes naar buiten en naar de ruimtes om je heen en went het volgens onze gids. Je overziet niet in 1x een ruimte waardoor, als je er werkt, je rustiger kan zitten. Er zijn verstophoekjes, of concentratieplekken, net hoe je ze wilt noemen.
Een foto-impresse vind je hieronder (en meer foto’s op flickr).

Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel

Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

  •  thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
  • seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
  • doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

  • imagine
  • invest
  • improve
  • incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

Een receptenboek en een werkplekspel

Een paar weken geleden nam Ton Oosterwijk van e-office contact met mij op. Hij had via een collega van de bibliotheek gehoord over ons project rondom het nieuwe werken en wilde wel eens van gedachten wisselen. Ook stuurde hij mij informatie over e-office en een preview van een boek. Dat boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – kon, als ik dat wilde, opgestuurd worden. Wat ik zag en las in de preview was erg interessant en dus vroeg ik om een exemplaar.

Ik kende e-office niet voordat Ton contact met mij opnam en op de website lees ik meer over het bedrijf.

e-office, the human software organisation is opgericht in 1991. Direct vanaf het begin hebben wij ons gespecialiseerd in de creatie van de optimale digitale werkomgeving voor professionals.

Onder hun klanten bevinden zich grote namen zoals Vodafone en Rabobank maar bijvoorbeeld ook de Universiteitsbibliotheek van Utrecht waar zij geholpen hebben bij de opbouw van de Virtuele Kenniscentra.

Uiteraard hebben ze het nieuwe werken ook ingezet in hun eigen organisatie en noemen het daar Work21. E-office kan een veranderingstraject bij jouw organisatie ondersteunen, meehelpen een visie ontwikkelen of een work21-scan uitvoeren. Ook organiseren zij workshops en een summerschool.

Het klein receptenboek voor het nieuwe werken

Het boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – is ontstaan nadat Roland Hameeteman een ander boek had geschreven (De kracht van mensen) en hier veel vragen over kreeg in de trant van leuk zo’n visie van een bedrijf zonder afdelingen, regels of functies, maar hoe doe je dat nou zo dat het ook gaat werken?

En dus ontstond het klein receptenboek voor het nieuwe werken. Wat ook echt een receptenboek is en daarmee lekker wegleest, erg geschikt is om nog eens door te bladeren en waar ik op momenten erg hard heb moeten lachen om de titels van de recepten.

Het boek bevat 49 recepten, die beginnen met het vinden van een missie en eindigen met een feestje. Je kunt alle recepten maken, maar je kan er ook een paar uitkiezen die je lekker lijken. Waar het in het boek om gaat is: wat is handig voor jou, wanneer ben je het meest productief en hoe doe jij jouw werk het beste en met welke middelen? Ben je geen chatter, chat dan niet. Heb je geen geld voor een nieuwe kantoorinrichting, je hoeft dat ook niet te kopen om het nieuwe werken te implementeren. En je hoeft zeker niet thuis te werken als dat voor jou niet fijn aanvoelt.

Elke recept wordt voorzien van een aantal symbolen. Een boekje dat iets zegt over de moeilijkheid van het recept, de zandloper die iets zegt over hoeveel tijd de bereiding ongeveer nodig heeft en een ?! die weergeeft hoe belangrijk het recept is. Ook staat bij elk recept een lijstje met benodigdheden.

De eerste recepten beginnen, zoals gezegd met de missie en visie bepaling, hierna komen de werknemers aan bod met het recept Quiche Employé. Dit basis recept is moeilijk en continu. Het vraagt om een basishouding ten opzichte van het nieuwe werken die de medewerkers de ruimte geeft. Als bedrijf moet je je afvragen of je er wel klaar voor bent. Het nieuwe werken is meer dan flexplekken en thuiswerken, het is het beste uit je mensen halen op een manier waarvan zij denken dat hij werkt. Het recept Rood Soepje volgt hierop. Want sommige medewerkers hebben graag een beetje houvast en willen graag weten wat er van ze verwacht wordt. En dus kun je binnen kaders mensen de ruimte geven aan diegenen die niet met alle vrijheid om kunnen en willen gaan. Hoe groot die ruimte binnen de kaders is, is voor ieder mens verschillend. En je merkt dat mensen heel creatief worden van grenzen, zij gaan namelijk bedenken hoe zij datgene kunnen bereiken wat zij willen bereiken.

Wormen en maden, Groeibakgroenten (passie!), Pommes de mobile, Communicatiepuree, Tapas CC, Pittige gespreksballen, ik heb erg om de titels moeten lachen omdat ze precies de vinger op de zere plek leggen en duidelijk maken waar het om gaat. En vooral die laatste die gaat over de vergadercultuur, eindelijk iemand gevonden die het met mij eens is. Stop nu eens met vergaderen, gewoon stoppen met meetings, brainstormsessie, bilaatjes, etc. Klaar! Agenda leeg…. leuke en interessante dingen doen, ja daar ben ik voor. Want zeg nou zelf, hoe vaak kom je niet uit een vergadering met het gevoel dat dit allemaal veel sneller had gekund (in plaats van die drie uur die je samen aan tafel hebt gezeten) en ook een gevoel van, waar ging dit nou eigenlijk over. Bepaal dus het doel (besluitvorming, ideeënvorming, informeren) van de vergadering en de vorm, als je al zo nodig bij elkaar wilt komen. Dat maakt het allemaal een stuk efficiënter en vooral zinvoller.

Als laatste worden nog wat toetjes beschreven. De extraatjes dus. Hier vind je onder andere de recepten Linkse Soep en  Merkues Frites, over het belang van het individu dat zich als merk kan profileren op internet en hoe het uitstraalt naar de organisatie.

Het receptenboek is een bladerboek. De recepten zijn kort, goed leesbaar en bevatten veel praktische voorbeelden. De tekeningen bij de recepten en de pakkende titels verduidelijken veel. Ook het lijstje benodigdheden zorgen er voor dat je in een oogopslag ziet waar het om gaat. Het is zeker een boek om erbij te pakken als je met het nieuwe werken (of hoe je het ook wilt noemen) aan de slag gaat. Het is misschien meer een boek voor managers dan voor uitvoerders in de organisatie. Maar toch, de teksten zij niet hoogdravend en de voorbeelden spreken iedereen wel aan, dus met een kleine vertaalslag naar de eigen organisatie is het zeker een boek dat je in kan zetten in het veranderingsproces.

Werkplekspel

Ook had ik de afgelopen week een ontmoeting met Wim Pullen van het Center for People and Buildings.

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Het CfPB verzamelt, ontwikkelt en ontsluit kennis over huisvestingsvraagstukken. Deze kennis helpt organisaties om evidence based keuzes te maken over de nieuwe werkomgeving en het proces op weg daar naartoe.

Samen met Ilja van den Berg van Alares sprak ik met hem over het nieuwe werken en ons project bij de bibliotheek. Het was een erg interessant gesprek met name omdat het Center for People and Building wetenschappelijk onderzoek doet en dus met data bepaalde meningen die leven wel of niet kan onderbouwen met cijfers.

Het Center for People and Buildings heeft een aantal hulpmiddelen ontwikkeld om bijvoorbeeld huisvestingsdoelstellingen te meten. Zo is er de WODI Toolkit waarmee je als bedrijf kunt onderzoeken of doelstellingen worden behaald en antwoorden kunnen worden gegeven op vragen als werkt het beter, prettiger en goedkoper? Ook is het werkplekspel gemaakt wat een instrument is om gedrag in de innovatieve werkomgeving te bespreken. Dit bordspel laat kantoorwerkers van gedachten wisselen over alledaagse situaties in de werkomgeving. Dit zijn situaties als telefonerende collega’s, printpapier dat op is, wat betekent clean-desk, hoe om te gaan met stilteplekken, etc.

Het gesprek met Wim duurde ruim een uur maar zou veel langer geduurd kunnen hebben. Wim vertelde met groot enthousiasme over onderzoeken die zij doen en gedaan hebben en was ook erg geïnteresseerd in ons project. Ik kwam met veel ideeën en energie uit deze bijeenkomst en dat is altijd erg fijn.