Regiobijeenkomst Rust & Ruimte

Gister was ik met collega Wilma in Hoofddorp voor de laatste regiobijeenkomst, georganiseerd door  Center for People and Buildings. Het thema was Rust & Ruimte en dan met name aandacht voor akoestiek. In het gebouw van de Belastingdienst werden wij ontvangen en luisterden wij naar drie presentaties.

Iris de Been van het Center for People and Buildings liet ons enkele resultaten zien van het onderzoek dat het CfPB de afgelopen jaren deed. Rust en ruimte zijn belangrijk op de werkvloer omdat het een sterke invloed heeft op de productiviteit van mensen. Het is dan ook dat privacy en concentratie veel aandacht vragen (en moeten krijgen) in een flexibel werkconcept. Mensen zijn ontevreden over de werkomgeving als zij last hebben van het geluid van anderen, van de radio die aanstaat, of van visuele afleidingen (langslopende collega’s).

De Been gaf 3 best practices:

  • staf belastingtelefoon in Utrecht – succesvol omdat het een open en lichte omgeving is waar natuurtinten en natuurlijke materialen zijn gebruikt, ook is er een grote diversiteit in werkplekken en bestaat er een warme huiselijke sfeer
  • kadaster Rotterdam – een open concept waar de medewerkers het leuk vinden om elkaar te ontmoeten omdat zij vaak onderweg zijn of thuiswerken en dan weinig fysiek contact hebben met collega’s, in dit gebouw is geluiddempend materiaal op de kasten aangebracht in plaats van op de plafonds
  • dsm Sittard – ook hier een grote diversiteit aan werkplekken en een open omgeving
En 3 tips:
  • diversiteit van werkplekken afstemmen op activiteit
  • goede balans openheid en afscherming van de werkomgeving
  • aanbrengen van akoestische materialen
Gijs van Wijk vertelde ons over hoe de Belastingdienst de afgelopen 10 jaar heeft nagedacht over huisvesting en de keuze voor het salonkantoor. Bij de Belastingdienst kennen zij een aantal basisprincipes: niet persoonsgebonden, activiteiten gerelateerd, diversiteit, rekening houden met de werkelijke bezetting (70% x mensen = aantal werkplekken), centrale faciliteiten. Zij hebben met een aantal inrichtingsvormen geëxperimenteerd. Soms ging dit goed, maar soms ook niet als mensen eigen oplossingen bedachten voor bijvoorbeeld geluidsoverlast en afleiding.

Uit onderzoek bleek dat de medewerkers ontevreden waren als het gaat om concentratie en privacy. Daarom heeft de Belastingdienst voor dit kantoor een nieuw concept uitgeprobeerd. Het inrichtingsconcept is van Bos en Alkema en heet het salonkantoor. Binnen dit concept worden de gangen en andere zogenaamde verkeersruimten weggelaten. Dit werd ook gedaan in de landhuizen van de 18e eeuw. Je loopt in die huizen van salon naar salon. Een voordeel van dit concept is dat een werkplek nog maar 15m2 per werknemer vraagt, in plaats van de 23m2 uit de traditionele cellenkantoren.

Om de akoestiek aan te pakken werd samengewerkt met onder andere Ecophon. Ricardo Canto Leyton vertelde in de laatste presentatie over de oplossingen van Ecophon. Hij gaf 5 tips:

  • minimise sound propagation (oftewel verklein de lengte van het geluidverloop)
  • place people in the right teams
  • inform about the benefits
  • establish acoustical etiquette
  • include enough silent rooms
Hierna kregen wij een rondleiding door het gebouw. En ik moet zeggen ik ben wel erg gecharmeerd van het salonkantoor. Ook al voelt het misschien een beetje kruip-door-sluip-door aan je hebt toch overal doorkijkjes naar buiten en naar de ruimtes om je heen en went het volgens onze gids. Je overziet niet in 1x een ruimte waardoor, als je er werkt, je rustiger kan zitten. Er zijn verstophoekjes, of concentratieplekken, net hoe je ze wilt noemen.
Een foto-impresse vind je hieronder (en meer foto’s op flickr).

Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel

Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

  •  thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
  • seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
  • doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

  • imagine
  • invest
  • improve
  • incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

  1. people work more effectively
  2. organisations use space more efficiently
Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.
Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

 

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemseruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

  • de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
  • sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
  • vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
  • je moet diversiteit aanbrengen
  • sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
  • identiteit van een persoon of van een groep/team
  • contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

  • er  wordt te veel gestandaardiseerd
  • denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
  • in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
  • bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
  • iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
  • vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
  • waar liggen de grenzen van chaos
  • waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.