Expertiseseminar Grensverleggend samenwerken

Vanmiddag was ik bij SURFnet voor het Expertiseseminar Grensverleggend samenwerken, stand van zaken en toekomstbeeld. In de aankondiging stond het volgende:

Enkele instellingen vertellen over hun eigen uitdagingen om ICT-voorzieningen aan te bieden voor studenten en medewerkers, waarbij de bronnen en applicaties niet alleen vanuit de instelling maar ook vanuit diverse externe leveranciers komen.

Daarnaast presenteert SURFnet de voortgang van het innovatieve project Collaboration Infrastructure (COIN) die een instellingsoverstijgende infrastructuur voor samenwerking in het hoger onderwijs beoogt. Op deze samenwerkingsinfrastructuur, gebaseerd op open standaarden, kunnen samenwerkingsdiensten worden aangeboden, gedeeld en gebruikt.

Ik was vooral erg geinteresseerd in het verhaal van Bert Kremer van ArtEZ maar eerst vertelde Andres Steijaert  iets over SURFnet en hoe zij aankijken tegen samenwerking. De opmerking – online samenwerking van monolitisch naar modulair is mij bijgebleven.

Hierna kwam Fred Gaasendam – informatiemanager dienst ICT van de Tu Eindhoven aan het woord. Hij vertelde over hun DLWO-project waarbij hij vanaf fase 2 bij betrokken is. Om met een DLWO te beginnen werd eigenlijk gepushed door de komst van de 3TU-federatie. Voor studenten moest doorstroom van de ene TU naar de andere TU gemakkelijk zijn. Maar ook waren er vier verschillende systemen waar de studenten van de TUE op in moesten loggen. Single logon was wenselijk.

– processen houden zich niet aan systeemgrenzen
– student moet iedere keer inloggen en uitloggen
– informatie is niet overal gelijk en actueel

En dus waren er wensen:

– uitwisseling van informatie in 3tu verband
– single logon
– gegevens actueel en real time
– gepersonaliseerde informatievoorziening
– 1 userinterface
– eenvoudige uitbreiding voor toekomstige functionaliteit

Het project is onderverdeeld in vier fasen:
Fase 1: single logon = portal
Fase 2: geintegreerde omgeving met toegang tot 4 onderliggende systemen
Fase 3: toevoegen functionaliteit uit oude interfaces, verbeteringen, toevoegen nieuwe functionaliteit
Fase 4: toeoegen nieuwe bronsysteem en nieuwe zoeksysteem (is even opzij gezet en wordt misschien later nog opgepakt)

In de nieuwe omgeving zijn een aantal uitgangspunten:
– gebruiker staat centraal
– SOA is het enige uitgangspunt
– gebruik van algemeen erkende standaarden
– meerder afdelingen met een aandachtsgebied DLWO
– geen synchronisaties meer nodig (uitfasering)

Met een DLWO dat is opgebouwd uit drie lagen:
GUI
Service Bus
Legacies

Waarbij de uitwisseling tussen de TU’s op Service Bus niveau plaatsvindt.

Gaasendam vertelde verder over de uitdagingen die zij tegen zijn gekomen:
– afdelingen die apart werkten moeten nu onder regie werken (moeten onder architectuur werken)
– keuzes uit het verleden staan ter discussie
– belevingswerelden synchroniseren (OTAP)
– bewustwording onderlinge afhankelijkheden, afdelingen en diensten (geen eilanden)
– een communicatiemiddel (de ESB)
– contracten voor iedere applicatielaag
– methodisch testen op elk niveau
– patches en migraties moeten worden afgestemd met meer systeem eigenaren

In het proces moest men wennen aan elkaar en werden culturele verschillen tussen afdelingen zichtbaar. De TUE heeft deze verschillen niet bestreden maar naar de sterke kanten van elkaar gezocht. Ook is het besef dat programmeurs hun eigen systeem moesten inleveren iets geweest wat aandacht vroeg.

Momenteel is het project in de eindfase gekomen en wordt het aan het einde van het jaar afgerond.

Gaasendam geeft ons nog een aantal tips:
– creeer commitment bij systeemeigenaren en belanghebbenden (van te voren doen!)
– zorg dat nieuwe beheerorganisatie staat zodra de bouw begint
– begin klein en doe geen nieuwe dingen, de oude dingen zijn al moeilijk genoeg, het hoeft ook niet ineens (SOA)
– afstemmen, afstemmen, afstemmen!!
– SOA is net een huwelijk, kies de juiste partner(s)
– de voordelen van SOA komen later, qua investering alsook qua functionaliteit

Hierna vertelde Bert Kremer (hoofd ICT van ArtEZ) over hoe zij Sharepoint inzetten. ArtEZ is een Hogeschool voor de Kunsten met 3000 studenten en 860 medewerkers. Zij hebben ervoor gekozen om een website (www.artez.nl) aan te bieden waar studenten en docenten inloggen om in de digitale leeromgeving te komen. Binnen deze omgeving kunnen zij kiezen uit zes componenten:

– studenten portfolio (student blogt over voortgang)
– leeromgeving – primaire communicatieplatform voor onderwijsproces (studiemateriaal, proefopdrachten)
– digoport III (digitaal en kwaliteits instrument)
– student network (onofficiele informatie van studenten onderling)
– teamsites
– ArtEZ organisatie (voorheen intranet)

Het systeem is puur functioneel, je wisselt informatie uit, het is dus niet mooi in de vormgeving maar puur functioneel.

Deze zes componenten zijn allemaal apart geïnstalleerd (aparte instances) zodat als een systeem uitvalt de rest het gewoon nog doet.

Het afgelopen jaar hebben zij geëxperimenteerd met WordPress en Sharepoint voor de studentenportfolios.
– sharepoint ziet er saai uit, inhoud boven vorm, werkt wel efficient voor docent, sjablonen van te voren te definieren
– wordpress veel grafische vrijheid, student heeft beheerrechten, navigatie voor docent is lastiger, vaste onderelen niet af te dwingen
De docent gaf aan dat voor hem Sharepoint beter werkte en dus zijn zij gestopt met WordPress.

Wat interessant was maar los stond van het onderwerp is dat de communicatieafdeling van ArtEZ alle tweets waar ArtEZ in staat op de teamsite zien verschijnen.

Als laatste spreker vanmiddag vertelde Frank Pinxt iets over COIN. De vorige keer hoorde ik hier al over en heb ik er ook over geschreven. Tijdens de relatiedagen die in december plaatsvinden zal de eerste versie van COIN worden gelanceerd. Wij kregen al even een voorproefje.

SURFacademy: Workshop voor samenwerkende onderzoekers

Vanmiddag was ik met een aantal collega’s aanwezig bij de workshop voor samenwerkende onderzoekers die georganiseerd werd door SURFacademy. Er waren ongeveer 30 mensen in de zaal, een groot aantal van SURF Foundation en SURFnet, maar ook van verschillende universiteiten en hogescholen. Tijdens de middag werd gesproken over de mogelijkheden van een virtuele samenwerkingsomgeving die onderzoekers ondersteunen tijdens het onderzoeksproces.

Het programma was als volgt:

Programma

13:00 – 13:20 Welkom door Dagvoorzitter (Roel Rexwinkel)

13:20 – 13:40 Ervaringen, Resultaten en Plannen rondom Collaboratories binnen SURFshare (SURFfoundation)

13:40 – 14:00 De ontwikkeling van een Infrastructuur voor Online Multimediale Samenwerking (SURFnet)

14:15 – 15:15 Resultaten Marktverkenningen ‘Collaboration Infrastructure’ met aansluitend discussie

15:15 – 16:15 Resultaten SURFshare Tenders en Vervolgactiviteiten

Roel Rexwinkel opende de middag en gaf wat achtergrondinformatie, zoals de website van de e-infrastructure reflection group en het boek Microsoft Research: the Fourth Paradigm: data-intensive scientific discovery.

Hierna gaf hij het woord aan John Doove van SURF Foundation die iets vertelde over het project SURFshare. SURF Share is in het leven geroepen om met behulp van ICT middelen het delen van wetenschappelijke kennis te bevorderen. In vier jaar (2007-2011) worden collaboratories opgezet, publicaties verrijkt, toegankelijkheid van de onderzoeksdata vergoot en de infrastructuur verbeterd. In 2007 wordt de eerste ronde voor tenders uitgeschreven die in 2008 worden uitgevoerd. Hier stond de vraag: wat is een collaboratory en wat kun je ermee? centraal. Vier projecten vielen binnen deze tender:

  1. Universiteit van Amsterdam: testweeklab (op basis van Sakai en Fedora)
  2. Universiteit Utrecht: Evidence based critical reviews (op basis van Sharepoint)
  3. Erasmus Universiteit Rotterdam, Universiteit Maastricht, KNAW: Virtual Knowledge Studio (op basis van Surfgroepen)
  4. Hublab (op basis van Liferay)

De conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van deze tenders is dat 6 maanden te kort is om een omgeving te ontwikkelen en om gebruikersdata te verzamelen. De technische implementaties hebben veel langer geduurd dan gedacht.

In de 2e ronde tenders stond de gebruiker centraal. Deze tenders zijn in 2009 uitgevoerd.

Naar aanleiding van de tenders zijn filmpjes gemaakt. Een ervan werd getoond.

Meer informatie en rapporten zijn hier te vinden.

Paul van Dijk vertelde vervolgens iets over de ontwikkeling van een Infrastructuur voor Online Multimediale Samenwerking. Met name de SURF federatie en Open Social werd uitgebreid behandeld.

Gera Pronk liet ons kennis maken met de markt en vertelde over COIN.

SURFnet zet een volgende stap met het innovatieve project Collaboration Infrastructure (COIN). In COIN ontwikkelt SURFnet in samenwerking met het hoger onderwijs en onderzoek, een op open standaarden gebaseerde infrastructuur, waarmee online applicaties en systemen onderling informatie kunnen uitwisselen. Dit maakt flexibele online samenwerking op maat mogelijk.

Het onderzoek dat zij hebben uitgevoerd heeft bestaan uit deskresearch, gebruikersonderzoek, use cases en een onderzoek dat Alares heeft gedaan. Het blijkt dat onderzoekers weinig samenwerken in online samenwerkingsomgevingen. Het is moeilijk om een goed beeld te krijgen van wat onderzoekers precies voor systemen gebruiken, als zij al iets nodig hebben zoeken zij ad hoc een oplossing of vragen collega’s en ontwikkelen ook veel zelf. Gera liet ons nog een aantal vragen beantwoorden door middel van stemkastjes. Nu kon zij niet met zekerheid zeggen of er iets met deze input zou worden gedaan aangezien de aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek al aan de stuurgroep was gepresenteerd. Maar toch was het goed om te zien dat de deelnemers in de zaal eenzelfde beeld hadden bij wat belangrijk is om te onderzoeken en wat niet.

Sabita Behari is een jong talent dat op verschillende afdelingen bij SURFnet. Zij deed een marktverkenning onder instellingen voor COIN. Haar conclusie was dat er vaak wel portals zijn voor medewerkers en studenten, maar niet voor onderzoekers. Hierna ontstond er discussie, want zijn onderzoekers niet gewoon medewerkers? Waarom hebben zij andere portals nodig? En nog een conclusie was dat er behoefte is aan een landelijke COIN. Naar mijn idee ging zij een beetje te kort door de bocht en volgens mij was ik niet de enige die dit dacht.

Paul van Dijk kwam terug om het perspectief vanuit de marktpartijen te laten zien. Het delen van bestanden en versiebeheer is het belangrijkste. Hij liet een mindmap zien van mindmaster die zeker de moeite waard is om nog eens aandachtig te bekijken. Voor zijn onderzoek deed hij deskresearch en selecteerde op basis van criteria een lijst van 6 systemen. Aan deze partijen werd het project COIN uitgelegd en werd met hen gezocht naar een business case. Live@edu en GoogleApps vielen op dit moment af. Wel doorgingen zijn: Alfresco, Liferay, Sakai, Acrobat, Knowledge Tree en Emc2. Op papier zijn de eerste twee het beste en dus wordt met hen de business case opgezet. Momenteel is het onduidelijk of zij deze systemen gratis kunnen aanbieden voor onderzoek dat organisatie-overstijgend wordt uitgevoerd.

John Doove kwam ook nog even terug om iets te zeggen over de starterskit die wordt gemaakt voor organisaties die willen beginnen met collaboratories. Het onderzoek van Lilian van der Vaart werd nog even aangehaald. En Peter Verhaar van de Universiteit van Leiden sloot de dag af. Hij liet twee systemen zien: Research Information Centre (RIC) van Microsoft en e-SciDoc van Fiz Karlsruhe en Max Planck Instituten.

Het onderzoek van Tales of the Revolt werd uitgevoerd met RIC dat een aanvulling is op Sharepoint 2007. De aanvulling is gericht op het onderzoeksproces. RIC is ontwikkeld door Microsoft samen met de British Library.
Voordelen van dit systeem is dat het gekoppeld kan worden met externe databases, er wordt gewerkt aan OAI-ORE en dat metadatarecords automatisch worden aangemaakt.
Nadelen zijn dat het een systeem in ontwikkeling is en dat er dus hardnekkige bugs zijn, ook verliep de installatie niet vlekkeloos, dat er gebrekkige documentatie is en dat het verkeer naar RIC niet via SSL wordt versleuteld. Deze nadelen waren te groot om het product aan te bieden aan onderzoekers en dus is het niet in productie genomen.
E-SciDoc is in 2004 gestart en is een open source applicatie. Ook dit systeem biedt ondersteuning voor het gehele onderzoeksproces. De opslag van wetenschappelijke data vindt plaats in repositories. Ook andere data van onderzoekers kan via dit systeem opgeslagen en beheerd worden. Maar vragen als is het schaalbaar, wat moet er lokaal allemaal nog ontwikkeld worden, documentatie is te technisch waren voldoende om ook hier niet mee verder te gaan.

De laatste presentatie was naar mijn idee het meest interessant, hier leer je duidelijk van anderen en wat zij al hebben onderzocht. Ik had graag veel meer voorbeelden in de praktijk gezien. Ook heb ik mij op een aantal momenten afgevraagd waar is de bibliotheek. Het leek soms alsof Surfnet de rol van de bibliotheek wil overnemen in de beschikking stellen van systemen voor de opslag en het beheer van onderzoeksdata. Ik denk dat zij samen met de bibliotheken veel krachtiger kunnen opereren. Bij de bibliotheken zit tenslotte de kennis van opslag en beheer van data. Toch heb ik veel geleerd en nieuwe dingen gezien, het was dus een zeer de moeite waard. Nu met mijn collega’s nog even napraten over hoe wij hiermee verder willen. En vooral onderzoeken wat onze onderzoekers willen.