meervoudig verantwoorden: de waarde van bibliotheekdiensten voor gemeenten

Gister was ik in Utrecht voor een bijeenkomst met de mooie titel: meervoudig verantwoorden: de waarde van bibliotheekdiensten voor gemeenten. Dit project dat al een aantal jaren loopt gaat over twee onderwerpen, namelijk effect meten en kosten toedelen. Projectleider/programmamanager Edwin van der Zalm was de dagvoorzitter en presenteerde zelf ook over verschillende onderdelen van het project.

Van de 100 mensen die zich hadden aangemeld was niet iedereen er, maar toch wel een man of 70 denk ik, dus het onderwerp leeft.
We willen meervoudig verantwoorden omdat dit helpt in de onderhandelingen met de gemeente, om te kunnen laten zien wat je bereikt hebt en om aan te kunnen geven wat de kosten zijn van de diensten die je aanbied. Er zijn 10 projecten gestart rondom effectmeting. Vier hiervan lopen er nog, 5 zijn er afgerond en 1 is er gestopt. Van de zes projecten die gestart zijn rondom kostentoedeling zijn er zes gestopt.

Marcel Ribbers (Bisc en Rijnbrink) gaf ons een inkijkje in hoe zo’n berekening van een dienst gaat.

Hij had twee slides, een met een project bijvoorbeeld een cursus digisterker en een met een dienst uit de staande organisatie. De slide voor de projectkosten was heel uitgebreid en ik moest even schakelen, wat zag ik nu precies? Waren het echt onder de streep de kosten voor een cursus digisterker (20 cursussen, 120 deelnemers) 1000 euro per deelnemer….. Dan ligt het dus heel erg aan welke kosten je allemaal meeneemt in de berekening. Hoe ver ga je? Reken je zaalhuur? Reken je afschrijving van de pc’s? Het ging allemaal net te snel om het goed te duiden voor mij. Vanuit de zaal gingen er een paar handen omhoog op de vraag wie heeft dit al eens gedaan voor zijn organisatie. De afgelopen maanden is Biblionet Groningen hard bezig geweest en is een productenboek het resultaat. Natuurlijk super interessant om die eens in te kijken en eventueel te vergelijken met het productenboek van ZOUT dat ik al eens eerder mocht ontvangen. Want ook al vraagt jouw gemeente er nu nog niet om, het zou zomaar binnenkort wel eens kunnen gebeuren. En wil je voor de interne organisatie niet eens weten wat iets nu kost en oplevert.

In de presentatie van Marcel ging het ook over de going concern dienstverlening en die bracht hij heel mooi onder in collectie, uitleen, activiteiten, educatie (samen als 1), de geïnformeerde burger en ontmoeting.

Voor de eerste groepsopdracht gingen we uit elkaar. We mochten nadenken over de gemeentelijke doelen en wat wij daar als bibliotheek voor doen om te helpen. Al snel ging het om preventie en bestrijden laaggeletterdheid en even later ook over voorkomen eenzaamheid.

Na de terugkoppeling van de groepsopdracht werden de praktijkvoorbeelden aan ons gepresenteerd. Jantine Jansen (HGH oftewel OB het groene hart) en Saskia Willems (AVV oftewel OB Angstel, Vecht en Venen) hebben de vaardigheden die geleerd zijn bij Klik & Tik en Digisterker gemeten.

We moeten niet vergeten dat een effectmeting niet hetzelfde is als een klanttevredenheidsonderzoek. Dus moet je veel tijd steken in het ontdekken wat je precies wilt meten. Om goed te kunnen meten wat het effect van de cursus was zijn zij begonnen met een 0-meting. Daarna hebben ze de vaardigheden gemeten door middel van een toets en konden ze zien wat het effect van de cursus was.

Edwin van der Zalm lichtte toe. Je hebt een direct en een indirect effect. De gemeente probeert je vaak te verleiden tot een discussie over de indirecte effecten, dit is een lastige en het advies is ook om hier ver vandaan te blijven. Edwin ging ook in op welke dingen je kan gebruiken in het vinden van antwoorden over effecten zoals landelijk onderzoek, jaarverslagen en het gebruik van meetinstrumenten. Ook liet hij een piramide zien van 4 lagen met:

  • onderste laag: mensen zorgen voor zichzelf
  • daarboven: mensen zorgen voor elkaar
  • daarboven: mensen maken gebruik van algemene voorzieningen
  • top: maatwerk

En hij liet ook een invulschema zien van gemeenten willen zelfredzaamheid, iedereen doet mee en iedereen werkt mee. De bibliotheken bieden …… aan, in de vorm van …… En als voorbeeld het raamwerk van de MLA met 5 typen educatieve effecten en 4 typen sociale effecten.
Deze piramide, invulschema of raamwerk kunnen prima gebruikt worden. De presentaties waar deze in staan komen binnenkort online op de site van de VOB.

Pieternel van Langeveld en Linda Vogelesang van Cultura in Ede vertelden over hun project rondom effectmeting.

Ook zij wilden weten of een cursus digisterker effect zou hebben op de deelnemers. Wat ik meeneem uit deze presentatie is:

  • blijf je eigen activiteiten uitvoeren maar gebruik de taal van de gemeente bij de terugkoppeling
  • je hoeft geen bureau in te huren, het hoeft niet wetenschappelijk te zijn
  • ga niet alles meten, maak keuzes

Tijd voor de 2e groepsopdracht. Nou daar dacht de zaal anders over. Na discussie vond Edwin het toch tijd voor de opdracht. We gingen uit elkaar. Ons groepje was gehalveerd maar we hebben toch een leuke discussie gehad. Niet over wat we moesten doen volgens de opdracht maar over het productenboek van Groningen. En over wat we wilden leren vandaag en hoe we willen samenwerken.

En toen iedereen de zaal weer terug in kwam waren er toch wel heel veel mensen ineens weg. Francine van Bohemen (VOB) en Peter van Eijk (Bisc) vertelden over het vervolg en sloten de dag af. De individuele opdracht die op het programma stond kwam te vervallen. De borrel stond immers al klaar.

Wat ik vandaag heb geleerd is dat als je met kostprijsberekening aan de slag gaat je hier heel veel tijd voor vrij moet maken. Dat het geen eenvoudige klus is en dat de onderzoeken in dit project ook sneuvelden vanwege die ingewikkeldheid. Dat als je effecten gaat meten je het klein moet houden, je vooral moet richten op directe effecten en je niet moet laten verleiden tot een discussie over indirecte effecten. En dat er veel bibliotheken dit een interessant onderwerp vinden en dat er vast binnenkort weer een bijeenkomst over is. En dat Rijnbrinkgroep zich vooral bezig gaat houden met kostenberekening en Bisc met effectmeting.