Congres Intranet 2013

Afgelopen dinsdag was ik op het Congres Intranet. Ik heb dit congres al jaren op mijn ooit-misschien lijstje staan en toen ik een toegangskaartje won bij een Facebookactie van e-office was ik uiteraard enorm blij.

Screen Shot 2013-03-23 at 9.50.04 PM

De eerste keynote was van Euan Semple en had als titel the future proof intranet, business as usual?

Semple pleit ervoor dat we terug moeten naar de karakteristieken van een intranet die we vergeten zijn. Hij merkte dat het eenvoudiger was om met collega’s te verbinden via systemen buiten de organisatie zoals LinkedIn, wiki’s en blogs. En hij ziet het intranet als een internet binnen de firewall.

semple

Als je je dan beseft dat de mobiele telefoon een lifeline is naar productieve en leuke tools buiten het werk dan lijkt het logisch om deze systemen binnen de werkomgeving te brengen. Maar dan wel op een manier waarop de werkomgeving zich gedraagt, dus geen schreeuwende baas maar een baas die zijn best doet om interessant te zijn.

there is no point being 2.0 outside the firewall if you are not even 1.0 inside

Semple’s blog in zijn omgeving, ook al schrijft hij hier over werk. Hij vertelt dat de beste relaties zijn opgebouwd via zijn blog. Twitter is voor Semple een filter, hier wordt het internet voor hem gefilterd en krijgt hij alleen te zien wat interessant is. Semple laat via deze kanalen digitale voetsporen na. Hij schrijft tijdens in plaats van achteraf. Mensen kunnen je volgen en dus moet je mensen toestaan om dingen te vertellen die misschien nog niet verteld mogen worden.

De presentatie van Euan Semple vind je hier.

Luis Suarez vertelde over the evolving knowledge web worker.

Werk is allang geen fysieke plek meer waar je naar toe gaat maar een mentale staat waarin je verkeerd. En dus zijn er nieuwe vaardigheden nodig.

suarezZoals:

Openness – we moeten veel meer open zijn, onze comfort zone verlaten en kennis delen. Maar ook:

  • transparency – wat hebben we te verbergen
  • publicy
  • authenticity
  • honesty
  • leadership – een leider is iemand die volgers heeft
  • learning by doing –  als je iets probeert dan pas weet je of het iets voor je is
  • autonomy
  • motivation
  • ownership
  • responsibility
  • sense of belonging
  • purpose
  • meaning
  • caring – we lopen extra hard voor externen/klanten, maar niet voor onze eigen mensen/collega’s
  • empathy

De grootste uitdaging voor bedrijven is het verbinden van medewerkers aan het bedrijf. Volgens Suarez vinden 7 van de 10 Amerikanen het werkt dat ze doen oninteressant en zijn ze niet gemotiveerd. En onderzoek uit China toont aan dat je verbondenheid kan verhogen door sociale netwerken. Dan lijkt de oplossing niet lastig zou je denken. Want denk er maar eens over na. Doe je wel eens iets voor iemand uit je sociale netwerk (denk twitter/facebook vrienden) terwijl je diegene nog nooit ontmoet hebt? En doe je wel eens iets voor een collega die je niet kent?

making businesses more human – do not manage the resources but manage the relations

In de breakout sessies luisterde ik naar Mark Morrell die vertelde over digital workplace strategy. En naar Margriet de Jong die onderstaande prezi maakte en ons vertelde over hun intranet implementatie.

Luis Suarez ging in zijn breakoutsessie in op hoe zijn dag er uit ziet en beantwoordde ondertussen vragen uit de zaal. Hierdoor werd het niet een heel helder en duidelijk gestructureerd verhaal maar wel een inspirerende sessie met een boodschap. Namelijk stop met e-mailen. Hij gaf ons tips en als wij zijn tips volgens en over 3 maanden weer e-mailen neemt hij je mee uit eten.

Ondertussen las ik via twitter over andere sessies en kreeg ik enthousiaste meldingen door van de Coca-Cola sessie.

De dag werd afgesloten door Steven Van Belleghem en zijn centrale vraag was hebben we eigenlijk wel een intranet nodig. Want wees nu eerlijk, er zijn veel bedrijven waar nog steeds wordt ge-emailed en waar het intranet niet wordt gelezen.

belleghem

Laten we het hebben over communicatie. Van Belleghem neemt Tupperware als voorbeeld. Mond-op-mond reclame ligt aan de basis van dit product (er wordt geen reclame voor Tupperware gemaakt, vertegenwoordigers en klanten zijn ambassadeurs en Tupperware start vanuit sterke merk cultuur) en Van Belleghem stelt dat mond-op-mond reclame is de meest impactvolle manier van communicatie in de wereld en we weten dat maar we managen en faciliteren het niet. En hij ziet dat als de grote paradox in de zakenwereld. Daardoor bestaat er onderbenut conversatie-potentieel.

De bedrijfscultuur bepaald wat er wel en niet gezegd kan worden. Ons gedrag intern bepaald onze positionering extern, het zijn geen geschieden werelden. Neem als voorbeeld Tomorrowland. De dingen die zij doen gebruiken ze in de communicatie. Zij delen alles. Zij laten iedereen ambassadeur zijn. De experience begint al in het vliegtuig. Het is een goed doordachte manier van communiceren en delen.

Transparantie is een sterkte en de beste manier om transparant te zijn is via de eigen medewerkers. En wat mogen onze medewerkers vertellen? Het liefste dat wat via het internet bij hen komt. We willen van communicatie naar conversatie gaan. Medewerkers zijn vaak heel trots op het bedrijf waar ze werken maar ze weten niet wat ze wel en niet mogen zeggen en dus zeggen ze niets. Een idee is om verhalen van medewerkers te maken, van die verhalen die je vaak ziet in interne magazines. Van Belleghem ziet iedere medewerkers als een ambassadeur die getraind moet worden.

Als we medewerkers en klanten zien als ambassadeurs dan zijn er verschillende manieren waarop zij bereikt en betrokken kunnen worden met centraal de conversaties. Als bedrijf zijn er, volgens Van Belleghem, vier touwtjes waar aan je kan trekken: experience, conversatie, content en samenwerking – maar het begint bij hoe we de dingen doen, hoe behandelen we de klanten en de medewerkers, dat zijn conversaties-starters.

Screen Shot 2013-03-23 at 10.13.21 PM

(afbeelding copyright Steven Van Belleghem)

Maar het is vaak zo dat wij anders doen naar klanten met veel volgers dan naar klanten met minder volgers. Daarnaast is het vaak zo dat medewerkers volop actief zijn op Facebook en twitter maar niet op het intranet. Van Belleghem vraagt zich af hoe dat komt en komt tot 2 conclusies. De eerste conclusie is dat je meer feedback krijgt op sociale netwerken dan op het intranet en de tweede conclusie is dat het intranet als een extra handeling wordt gezien als je al iets hebt gepost op Facebook/twitter. Betrek de gebruikers bij je communicatie. Als de content en de context goed is dan is de communicatie/conversatie eenvoudig. Het gaat om luisteren en zenden. En om samenwerking.

Presentaties van andere sessies staan verzameld op deze pagina. Het was goed om het Intranet Congres eens te bezoeken. Ik heb weer inspiratie opgedaan, voornamelijk bij de keynote sessies. De locatie was, wat mij betreft, minder geschikt. Ik vond het te druk om relaxed rond te lopen tijdens de pauzes en de stands hadden niet veel ruimte gekregen waardoor je ook niet even op je gemak ging kijken. Maar om toch positief te eindigen. Ik was erg blij met de toegangsprijs die ik heb gewonnen, ik kan weer een ooit-misschien congres van mijn lijstje schrappen en heb ideeën opgedaan voor ons eigen intranet.

Op bezoek bij e-office

In het kader van innovate, educate, create, het motto van het Library Learning Centre, gaan collega Wilma en ik elke maand 1x op werkbezoek in het land. Alles mag en alles kan, als het maar bij het motto past. Deze maand, afgelopen woensdag om precies te zijn, bezochten wij e-office in Houten. Robbert Seidemann en Bas Krikke gaven ons een rondleiding en ondertussen spraken wij over onze pilot rondom het nieuwe werken.

Elke ruimte in het kantoor heeft een naam van een belangrijk of beroemd persoon. Samen met een quote van die persoon is dit erg inspirerend. Naast verschillende formaten kamers, die wel of niet te reserveren zijn, waren er grote open ruimtes met lange tafels.

En gezellige hoekjes met gekleurde stoelen. Veel ramen zorgen ervoor dat het gebouw heel licht is en dat je waanzinnig uitzicht hebt.

Terwijl wij door het gebouw liepen kregen wij meteen inspiratie. In het Library Learning Centre word je naar stilte geleid, is het dan ook mogelijk om dit in de kantooromgeving te doen. Om de ruimtes zo te maken dat het op de begane grond minder stil is dan op de tweede etage. Dit idee nemen wij mee in de ideevorming rondom de implementatie van het nieuwe werken.

Na de rondleiding hebben wij lang en uitgebreid gesproken over onze pilot en hoe wij hiermee verder gaan als deze is afgerond. Nu is de afronding momenteel gaande, dus konden wij vrij concreet worden over de volgende stappen. En hoe die er uit zien, daar kan ik nu nog niets over vertellen maar misschien binnenkort wel. Uiteraard zal ik er dan hier over schrijven.

Na e-office nog wat gewerkt bij Seats2Meet in Utrecht. Hier was een carrière evenement aan de gang dus een beetje te druk. Maar goed de mail werd weggewerkt voordat wij weer de trein in stapten. Een goede inspirerende dag waar ik met genoegen op terug kijk.

Een receptenboek en een werkplekspel

Een paar weken geleden nam Ton Oosterwijk van e-office contact met mij op. Hij had via een collega van de bibliotheek gehoord over ons project rondom het nieuwe werken en wilde wel eens van gedachten wisselen. Ook stuurde hij mij informatie over e-office en een preview van een boek. Dat boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – kon, als ik dat wilde, opgestuurd worden. Wat ik zag en las in de preview was erg interessant en dus vroeg ik om een exemplaar.

Ik kende e-office niet voordat Ton contact met mij opnam en op de website lees ik meer over het bedrijf.

e-office, the human software organisation is opgericht in 1991. Direct vanaf het begin hebben wij ons gespecialiseerd in de creatie van de optimale digitale werkomgeving voor professionals.

Onder hun klanten bevinden zich grote namen zoals Vodafone en Rabobank maar bijvoorbeeld ook de Universiteitsbibliotheek van Utrecht waar zij geholpen hebben bij de opbouw van de Virtuele Kenniscentra.

Uiteraard hebben ze het nieuwe werken ook ingezet in hun eigen organisatie en noemen het daar Work21. E-office kan een veranderingstraject bij jouw organisatie ondersteunen, meehelpen een visie ontwikkelen of een work21-scan uitvoeren. Ook organiseren zij workshops en een summerschool.

Het klein receptenboek voor het nieuwe werken

Het boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – is ontstaan nadat Roland Hameeteman een ander boek had geschreven (De kracht van mensen) en hier veel vragen over kreeg in de trant van leuk zo’n visie van een bedrijf zonder afdelingen, regels of functies, maar hoe doe je dat nou zo dat het ook gaat werken?

En dus ontstond het klein receptenboek voor het nieuwe werken. Wat ook echt een receptenboek is en daarmee lekker wegleest, erg geschikt is om nog eens door te bladeren en waar ik op momenten erg hard heb moeten lachen om de titels van de recepten.

Het boek bevat 49 recepten, die beginnen met het vinden van een missie en eindigen met een feestje. Je kunt alle recepten maken, maar je kan er ook een paar uitkiezen die je lekker lijken. Waar het in het boek om gaat is: wat is handig voor jou, wanneer ben je het meest productief en hoe doe jij jouw werk het beste en met welke middelen? Ben je geen chatter, chat dan niet. Heb je geen geld voor een nieuwe kantoorinrichting, je hoeft dat ook niet te kopen om het nieuwe werken te implementeren. En je hoeft zeker niet thuis te werken als dat voor jou niet fijn aanvoelt.

Elke recept wordt voorzien van een aantal symbolen. Een boekje dat iets zegt over de moeilijkheid van het recept, de zandloper die iets zegt over hoeveel tijd de bereiding ongeveer nodig heeft en een ?! die weergeeft hoe belangrijk het recept is. Ook staat bij elk recept een lijstje met benodigdheden.

De eerste recepten beginnen, zoals gezegd met de missie en visie bepaling, hierna komen de werknemers aan bod met het recept Quiche Employé. Dit basis recept is moeilijk en continu. Het vraagt om een basishouding ten opzichte van het nieuwe werken die de medewerkers de ruimte geeft. Als bedrijf moet je je afvragen of je er wel klaar voor bent. Het nieuwe werken is meer dan flexplekken en thuiswerken, het is het beste uit je mensen halen op een manier waarvan zij denken dat hij werkt. Het recept Rood Soepje volgt hierop. Want sommige medewerkers hebben graag een beetje houvast en willen graag weten wat er van ze verwacht wordt. En dus kun je binnen kaders mensen de ruimte geven aan diegenen die niet met alle vrijheid om kunnen en willen gaan. Hoe groot die ruimte binnen de kaders is, is voor ieder mens verschillend. En je merkt dat mensen heel creatief worden van grenzen, zij gaan namelijk bedenken hoe zij datgene kunnen bereiken wat zij willen bereiken.

Wormen en maden, Groeibakgroenten (passie!), Pommes de mobile, Communicatiepuree, Tapas CC, Pittige gespreksballen, ik heb erg om de titels moeten lachen omdat ze precies de vinger op de zere plek leggen en duidelijk maken waar het om gaat. En vooral die laatste die gaat over de vergadercultuur, eindelijk iemand gevonden die het met mij eens is. Stop nu eens met vergaderen, gewoon stoppen met meetings, brainstormsessie, bilaatjes, etc. Klaar! Agenda leeg…. leuke en interessante dingen doen, ja daar ben ik voor. Want zeg nou zelf, hoe vaak kom je niet uit een vergadering met het gevoel dat dit allemaal veel sneller had gekund (in plaats van die drie uur die je samen aan tafel hebt gezeten) en ook een gevoel van, waar ging dit nou eigenlijk over. Bepaal dus het doel (besluitvorming, ideeënvorming, informeren) van de vergadering en de vorm, als je al zo nodig bij elkaar wilt komen. Dat maakt het allemaal een stuk efficiënter en vooral zinvoller.

Als laatste worden nog wat toetjes beschreven. De extraatjes dus. Hier vind je onder andere de recepten Linkse Soep en  Merkues Frites, over het belang van het individu dat zich als merk kan profileren op internet en hoe het uitstraalt naar de organisatie.

Het receptenboek is een bladerboek. De recepten zijn kort, goed leesbaar en bevatten veel praktische voorbeelden. De tekeningen bij de recepten en de pakkende titels verduidelijken veel. Ook het lijstje benodigdheden zorgen er voor dat je in een oogopslag ziet waar het om gaat. Het is zeker een boek om erbij te pakken als je met het nieuwe werken (of hoe je het ook wilt noemen) aan de slag gaat. Het is misschien meer een boek voor managers dan voor uitvoerders in de organisatie. Maar toch, de teksten zij niet hoogdravend en de voorbeelden spreken iedereen wel aan, dus met een kleine vertaalslag naar de eigen organisatie is het zeker een boek dat je in kan zetten in het veranderingsproces.

Werkplekspel

Ook had ik de afgelopen week een ontmoeting met Wim Pullen van het Center for People and Buildings.

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Het CfPB verzamelt, ontwikkelt en ontsluit kennis over huisvestingsvraagstukken. Deze kennis helpt organisaties om evidence based keuzes te maken over de nieuwe werkomgeving en het proces op weg daar naartoe.

Samen met Ilja van den Berg van Alares sprak ik met hem over het nieuwe werken en ons project bij de bibliotheek. Het was een erg interessant gesprek met name omdat het Center for People and Building wetenschappelijk onderzoek doet en dus met data bepaalde meningen die leven wel of niet kan onderbouwen met cijfers.

Het Center for People and Buildings heeft een aantal hulpmiddelen ontwikkeld om bijvoorbeeld huisvestingsdoelstellingen te meten. Zo is er de WODI Toolkit waarmee je als bedrijf kunt onderzoeken of doelstellingen worden behaald en antwoorden kunnen worden gegeven op vragen als werkt het beter, prettiger en goedkoper? Ook is het werkplekspel gemaakt wat een instrument is om gedrag in de innovatieve werkomgeving te bespreken. Dit bordspel laat kantoorwerkers van gedachten wisselen over alledaagse situaties in de werkomgeving. Dit zijn situaties als telefonerende collega’s, printpapier dat op is, wat betekent clean-desk, hoe om te gaan met stilteplekken, etc.

Het gesprek met Wim duurde ruim een uur maar zou veel langer geduurd kunnen hebben. Wim vertelde met groot enthousiasme over onderzoeken die zij doen en gedaan hebben en was ook erg geïnteresseerd in ons project. Ik kwam met veel ideeën en energie uit deze bijeenkomst en dat is altijd erg fijn.