gadget coffee

We zagen het voor onze ogen ontstaan, collega Karin en ik. Na een vergadering waarin een collega met een tablet-pc had gewerkt vroegen andere collega’s wat het precies voor soort laptop was, wat je er mee kon doen en of het beviel. De collega van de tablet-pc beantwoordde alle vragen en Karin en ik liepen naar buiten. Hier moeten we iets mee dachten we allebei. Het idee voor de gadget coffee was geboren.

Wat is een gadget coffee? Eigenlijk is het heel simpel. Je vraagt de collega’s met gadgets om op een bepaald ogenblik hun gadget te komen showen aan collega’s die er niets van weten, of iets van weten maar graag nog wat willen vragen. Een show & tell dus. Je neemt je gadget en koffie mee en Karin en ik zorgden voor iets lekkers erbij.

Op 27 oktober was het zover. Ongeveer 25 collega’s waren erbij, met of zonder gadget, met of zonder vragen. Het was heel gezellig, er werd veel gediscussieerd. Moet ik kiezen voor Apple of Android? Wacht ik op Windows8/Windows Mobile? Een tablet of een laptop? Wat voor mobiele telefoon zal ik kiezen? Sommige problemen werden ter plekke opgelost. Zo met zijn allen weet je best veel.

Zelf had ik mijn ereader en iPad meegenomen. Ik liet hetzelfde boek zien op beide devices. En ook al ben ik dol op mijn ereader, de meeste collega’s konden toch de iPad niet loslaten. Ermee spelen mocht, de gadget coffee was juist ook om te spelen.

We hebben de gadget coffee gekoppeld aan ons project IKwerk! (het nieuwe werken bij de TU Delft Library). Een aantal vragen komen dan meteen op zoals, gaat mijn leidinggevende dit soort gadgets voor mij kopen, als ik ze zelf koop hoe zit het dan met gebruik (wat gebeurt er als hij tijdens het werk kapot gaat of wordt gestolen), als ik nu iets zelf koop en de organisatie besluit volgend jaar om iedereen een gadget te geven, etc. Vragen waar we nu nog geen antwoord op hebben maar hopelijk in de loop van komend jaar wel. Iedereen snapt dat met de bezuinigingen op komst er misschien niet veel geld is voor gadgets en sommigen vinden het ook niet erg om een eigen device mee te nemen. Maar we moeten het er wel een keer serieus over hebben. Zeker als we papierloos gaan werken want dan is een gadget (tablet, laptop, mobiel, etc.) een voorwaarde voor succes.

IKwerk! – het vervolg

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKwerk! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing  van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk!  gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het  verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten.  Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven.  In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

 

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.

Het Nieuwe Werken – van visie naar praktijk

Het zal de meesten niet ontgaan zijn, de laatste tijd ben ik veel bezig met Het Nieuwe Werken. Ik lees boeken, bezoek seminars en volg cursussen. Dit alles heeft te maken met een project dat we bij de TU Delft Library IKWERK noemen. Ik schreef vorig jaar over de start van dit project met het begin van een pilot. De pilot was succesvol en het management besloot dat het tijd is om ook de rest van de teams met het nieuwe werken in contact te brengen.

Ik lees de laatste tijd heel veel. Omdat ik nog niet kan spreken uit ervaring heb ik de ervaringen van anderen nodig om te weten dat het mogelijk is. Een organisatie kan veranderen. Het kost tijd, veel tijd,  maar het is niet onmogelijk. Ook lees ik om dingen niet vergeten te doen, waar moet je op letten, wat zijn handige manieren om het nieuwe werken te implementeren. Soms zijn dingen vanzelfsprekend, vaker zijn het eye-openers. Nu wil ik projecten goed afronden, maar omdat dit project om mensen gaat (mijn collega’s) ben ik er erg op gebrand mijn uiterste best te doen. Ik ben iemand die het anderen naar de zin wil maken en het vooruitzicht dat ik dat met dit project niet altijd zal doen baart we soms wel zorgen.  En ook daarom lees ik.

En dus hield ik de afgelopen twee dagen het boek Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk vast. Het is geschreven door Henny van Egmond. Een enthousiaste spreker die ik al een aantal keren IRL heb mogen ontmoeten.

Het fijne aan dit boek is dat het uitgebreid in gaat op het historisch perspectief. Er wordt verwezen naar verschillende (inter)nationale theorieën en denkers. Het gaat onder andere over flow, creativiteit en passie. Onderwerpen die mij erg aanspreken.

Een van de boeken waar naar wordt verwezen is Drive : the surprising truth about what motivates us van Daniel Pink. In onderstaand filmpje legt hij uit wat mensen werkelijk motiveert in hun werk.

En deze TEDtalk wilde ik jullie ook niet onthouden.

In het kort gaat het om vier aspecten van het werk waaraan moet worden voldoen willen medewerker betrokken (engagement) zijn:

  • task – what they do
  • time – when they do it
  • technique – how they do it
  • team – whom they do it with

Daarnaast hebben we minder managers nodig en meer vrijheid.

En (zoals Pink het verwoord):

fewer individual automatons and more autonomous individuals

Naast flow, passie en creativiteit gaat van Egmond in het boek ook in op de cultuur van een organisatie. De formele en informele culturen binnen een bedrijf en hoe je deze als leider met elkaar kunt verbinden. Wat een cultuur precies is, hoe onderzoek je de cultuur en wat zijn de onbewuste waarden. Kijken naar “zo doen we het hier” onderwerpen helpt als je de cultuur van jouw organisatie wilt bepalen. En bij het nieuwe werken gaat het voor een groot deel over cultuur en een verandering daarin. Het kan dus zeker geen kwaad om tijd te stoppen in het onderzoek naar de cultuur.

En natuurlijk wordt leidinggeven ook niet overgeslagen als onderwerp. Met als voorbeeld het boek Tribal leadership : leveraging natural groups to build a thriving organization van Dave Logan, John King, Halee Fisher-Wright (hieronder de TEDtalk van Dave Logan).

De laatste hoofdstukken van Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk gaan over huisvesting en ICT. Om te eindigen met een hoofdstuk over veranderen. Hier werd ik even met mijn neus op de feiten gedrukt. Een vetgedrukte kop met de tekst:

maak er een project van en de mislukking is gegarandeerd!

Daar sta je dan. Bij ons is het een (pilot)project (omdat wij nieuwe dingen nu eenmaal in projecten doen). En dan hoop ik dus maar dat wij bij de 30% van de projecten behoren die wel slagen en de vooraf vastgestelde doelen behalen. Ik begrijp natuurlijk best dat als je het nieuwe werken wilt implementeren je niet van A naar B gaat, dat de verandering niet maakbaar, beheersbaar en controleerbaar is. Ik snap ook dat het een reis is en dat we onderweg allerlei avonturen meemaken. Dat we aan het einde mooie verhalen te vertellen hebben en dat heus niet alles een succes is geweest.

Van Egmond hoopt dat zijn boek – ook als het al een poosje in de kast staat – er weer uit wordt gehaald om even doorgebladerd te worden. Ik vind dat het zo’n boek is, al is het alleen maar om de laatste zin nog eens te lezen om niet te vergeten waar je het allemaal voor doet.

Het is de moeite waard om te kijken naar een nieuwe werkstijl. Vanwege de vele voordelen voor de organisatie, maar ook en vooral omdat een nieuwe werkstijl mensen in staat stelt weer grip te krijgen op hun eigen leven. Daardoor kunnen ze bewuste keuzes maken over de belangrijke zaken in hun leven. En weer een klein beetje gelukkiger worden.

 

Nieuw project: IKwerk!

Afgelopen dinsdag hadden wij intern de kick-off van een nieuw project. Een project dat wij als naam IKwerk! hebben gegeven, totdat wij een nieuwe naam hebben gevonden die beter past, maar vooralsnog voldoet IKwerk! prima. Het project heeft alles met het nieuwe werken te maken, een containerbegrip, een hype misschien wel, in ieder geval een nieuwe manier van het inrichten van, het kijken naar en nadenken over werken.

Microsoft is een van de eersten die het nieuwe werken in Nederland heeft omarmd en hierna volgden de andere bedrijven snel. Uiteraard bestond het begrip al veel langer, Dik Bijl (ambassadeur van Het Nieuwe Werken) schreef er 3 jaar geleden al een boek over en vorig jaar verscheen een tweede boek over het onderwerp (dat als gratis pdf te downloaden is).

Maar wat is het nieuwe werken dan precies? En waarom is het nodig?

  • we staan met zijn allen vaak en veel in de file en de treinen zijn overvol
  • we e-mailen ons suf en vergaderen nog veel vaker
  • wij zijn vaak meer tijd kwijt aan administratie dan aan het eigenlijke werk
  • het werk is nooit af, spoedklussen komen vaak tussendoor en wij  krijgen daardoor weinig tijd om in rust een klus te klaren of om eens goed na te denken over de toekomst en een visie te ontwikkelen, we worden moe en raken overwerkt
  • wij zijn geneigd om dan maar werk mee naar huis te nemen en ‘s avonds of in het weekend nog even snel iets af te maken
  • en met al deze drukte en rompslomp wordt het plezier in werken steeds minder, we vinden het werk minder zinvol en worden er soms ongelukkig van
  • het model waarbinnen wij werken stamt uit het industriële tijdperk, het werken in de huidige tijd vraagt om een andere manier van aansturing, andere competenties van medewerkers en een andere omgeving om het werk in te doen.

En daarom is het nieuwe werken nodig. Maar wat is het dan precies? Dik Bijl geeft de volgende definitie:

Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door die medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen – de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt.

Uiteraard kan elk bedrijf deze definitie naar eigen inzicht gebruiken om het nieuwe werken te implementeren. Microsoft doet het op haar manier en heeft een website ingericht rondom het nieuwe werken en een aantal filmpjes op YouTube geplaatst, waaronder deze die als inleiding op het onderwerp zeer interessant is.

Maar niet alleen Microsoft gebruikt het nieuwe werken, ook zorginstellingen, KPN, de overheid en nu wij dus ook.

Na de kickoff zijn wij woensdag met een kleine delegatie naar KPN in Den Haag geweest. Bij KPN is men 3 jaar geleden klein begonnen, met een afdeling. En de doelstelling voor 2010 is dat iedere werknemer zich verbonden voelt met het nieuwe werken, iedereen krijgt dus ook een training. Het gaat namelijk niet alleen om een nieuw interieur of nieuwe ICT-toepassingen, het meest belangrijke is wel de mindset die anders wordt en waar medewerkers aan moeten wennen. Het is daarom niet een kwestie van dat doen we even, het kost tijd om die mindset te veranderen.

KPN maakt in de inrichting gebruik van vier verschillende soorten werkplekken:

  • open werkplek (4 bureau’s)
  • concentratie werkplekken (1 of 2 bureau’s)
  • informele overlegplek
  • formele overlegplek

Zij hebben door middel van een werkplekcalculator berekend hoeveel werkplekken er nodig zijn voor de hoeveelheid fte’s. Wij mochten een kijkje nemen op de afdeling Marketing & Communicatie. Per afdeling zijn de vier verschillende werkplekken ingericht. Je kan vanuit huis of met een check-in zuil een werkplek reserveren. Maar je hoeft niet naar kantoor te komen, thuiswerken of onderweg werken is ook een optie.

Bij KPN zijn veel ontmoetingsplekken ontstaan, die te vinden is bij de koffiemachine die op een open plek is gesitueerd tussen de kantoren in.

Ons project IKwerk! zal bestaan uit een onderzoek, een pilot (met de informaties- en de bibliotheekspecialisten) en het opleveren van een implementatieplan. Hiervoor hebben wij subsidie gekregen van het Europees Sociaal Fonds. En omdat wij subsidie hebben gekregen moet ik het logo van de Europese Unie in alle uitingen over ons project gebruiken.

Het implementatieplan zal zo gemaakt worden dat ook andere (universiteits)bibliotheken hier gebruik van kunnen maken. Daarom hebben wij  een focusgroep samengesteld met leden uit andere bibliotheken en onderwijsinstellingen, maar ook met collega’s van de eigen instelling (FMVG en P&O). Het komende jaar staat dus in het teken van IKwerk! Ik vind het heel spannend en ben uiteraard heel benieuwd hoe ons nieuwe werken en aan het einde van 2010 uitziet.

Bronnen:
Dik Bijl, Aan de slag met Het Nieuwe Werken, Zeewolde: Par CC, 2009.
Het nieuwe werken blog
Filmpjes op YouTube