Het Informatieparadijs – slimmer werken met minder informatie

Een twitteractie bezorgde mij het boek Het Informatieparadijs van Guus Pijpers. De ondertitel van het boek is slimmer werken met minder informatie. En dat willen we allemaal wel dus ik kijk op voorhand al uit naar tips en trics die ik kan gebruiken om mijn werk nog slimmer aan te pakken.

Het boek bestaat uit 7 hoofdstukken. Van wat informatie is, naar nieuwsgierigheid, verzamelen van informatie tot hoe het beter kan en hoe je goede informatie beoordeeld.

zeg eens eerlijk: heb jij nog genoeg tijd om alle beschikbare informatie te verwerken? En heb je nog genoeg tijd om alle informatie die je aan anderen kwijt wilt te communiceren?

Natuurlijk niet. En daarom is dit boek ook geschreven. Ik zal vast niet de enige zijn die de grote hoeveelheden (online) informatie niet kan verken en soms lichtelijk depressief wordt als ik de boeken in mijn kast zie staan die ik nog wil lezen. Volgens Pijpers is het wapen tegen dit gevoel kennis, kennis over informatie en wat deze informatie met mensen doet.
Het mooie, volgens Pijpers is, dat het slimmer omgaan met informatie niets kost en geen technologische hulpmiddelen vereist. Je hoeft alleen maar je houding en je gedrag aan te passen.

 Informatie kun je nooit verliezen door het weg te geven

Informatie

Pijpers favoriete beschrijving van informatie is deze: informatie is elke verandering die een verandering teweegbrengt in een bewust menselijk brein.

Interessant weetje uit het eerste hoofdstuk Informatie is dat wij een voorkeur hebben voor negatieve informatie, omdat onze hersenen hier meer op ingesteld zijn en deze sneller en beter kunnen verwerken. Volgens Pijpers hebben we 5 positieve ervaringen nodig om 1 negatieve ervaring te compenseren. Dat betekent nogal wat. Je moet als positief ingesteld mens dan dus enorm je best doen om negatieve mensen te overtuigen dat iets wel kan lukken, slagen of werken. Hoeveel energie gaat hier wel niet mee verloren?

Verder wordt in dit hoofdstuk beschreven wat informatie is, wanneer je kan spreken van desinformatie of misinformatie en wat onbewuste informatie met je doet. Ook komen informatiedragers aan bod, maar eigenlijk alleen in de zin dat je deze nodig hebt om informatie te verspreiden. Na het hoofdstuk volgt een intermezzo. Hierin wordt beschreven hoe informatie kan worden gebruikt, informatie als ervaring en de macht die het hebben van informatie heeft. Ik begrijp niet zo goed waarom een aantal dingen herhaald worden en sommige nieuwe dingen in dit intermezzo worden beschreven. Waarom niet hoofdstuk 1 iets langer of uitgebreider maken?

De voorbeelden die tussen de tekst staan zijn leuk en interessant om te lezen. Soms leiden ze af (als ze midden in een paragraaf opdoemen). Maar je hebt de keuze om ze wel of niet te lezen, de auteur wijst hier ook op in de inleiding.

Nieuwsgierig

Hoofdstuk 2 gaat over nieuwsgierigheid. En ik ben supernieuwsgierig. Het liefste zou ik alles willen weten. Da ik soms even geduld moet hebben om dingen te weten te komen is niet erg. Of zoals mijn moeder altijd zegt: als je lang genoeg wacht kom je alles te weet.

Gelukkig ben ik niet de enige. Mensen zijn volgens Pijpers dol op informatie. En we gebruiken informatie om onszelf uniek te maken. We uiten die uniekheid in symbolen, woordkeus en hoe we ons (online) presenteren. Wel oppassen dat we niet verslaafd raken met zijn allen. Verslaafd zijn is als het een probleem wordt, of als je het zelf als een probleem ziet. Ben je gewoon graag op de hoogte van het laatste nieuws dan hoeft daar niets mis mee te zijn. Het is ook goed voor je zelfvertrouwen, zeker als collega’s altijd bij jou langkomen voor het laatste nieuws. Omdat ze weten dat jij op de hoogte bent.

Dat we niet helemaal gek worden van al die informatie komt omdat onze hersenen hier iets voor regelen. Niet alle informatie die we binnenkrijgen wordt namelijk opgeslagen. En gelukkig maar, als we alles op zouden slaan, zou dat betekenen dat op een gegeven moment onze hersens vol zijn en dat er niets meer bij kan.

Informatievalkuilen

Vervolgens beschrijft Pijpers het proces van solliciteren. Welke informatie je daarvoor nodig hebt en soms (niet) krijgt. Het intermezzo bij dit hoofdstuk gaat over informatievalkuilen. Deze valkuilen worden onderverdeeld in twee groepen, de informatie zelf en de mens die de informatie geeft. Waar je op moet letten bij informatie:

  • er goed uitzien (informatie die er goed uit ziet, is goed, toch?)
  • herhaling (herhaalde boodschappen beschouwen we als belangrijk)
  • ontbrekend (soms weet je dat er iets mist, maar vaker ook niet)
  • te nauwkeurig (het grotere geheel wordt onzichtbaar)
  • te complex
  • goede manieren (informatie sluit aan bij ontvangen, in de juiste taal, met het juiste kennisniveau, zonder onnodige vaktermen)

En waarop let je bij informatieve mensen:

  • goed verzorgde experts (mensen die slank zijn, verzorgd en welbespraakt zijn volgens velen intelligent)
  • welke (naar welke informatie ben je op zoek)
  • zelfvertrouwen (als je kennis mist om informatie te gebruiken)
  • weet ik niet
  • bestaat echt niet (want soms bestaat informatie die je zoekt ook echt niet)

In hoofdstuk 3wordt beschreven waarom we zo veel informatie verzamelen. Een van de redenen werd naar mijn idee al beschreven in hoofdstuk 2, we zijn nieuwsgierig. En in mijn geval betekent dat ik de gevonden informatie wil bewaren. Om nog eens her te gebruiken, of om met anderen te delen, of gewoon voor de heb.

Verzamelwoede

Pijpers geeft een aantal redenen waarom we informatie verzamelen. Soms is het voor een bepaald doel, om nieuwe ideeen te ontwikkelen, om bevestiging te krijgen van iets wat we al weten, om erbij te horen of om iemand een plezier te doen. Maar soms, schrijft Pijpers, is het een raadsel waarom we het doen.

Pijpers verdeeld vervolgens de verzameldrift in drie redenen: persoonlijk (je weet maar nooit waar je de informatie nog eens voor kan gebruiken), groepsgedrag (je ziet dat collega’s ook veel informatie verzamelen) en het geheugen (omdat je niet alles kan onthouden).

Een praktische test. Op de vraag ik verzamel informatie omdat, kun je verschillende antwoorden aankruisen (ik betere controle kan uitoefenen, ik het prettig vind om veel over een onderwerp te weten, het gemakkelijker is geworden om informatie te krijgen, etc). Heb je meer dan tien antwoorden aangekruist dan heb je een serieus probleem. De antwoorden die gegeven zijn hebben namelijk niets te maken met de inhoud van informatie. Er zit tussen de antwoorden dus geen een goede reden waarom je informatie zou moeten verzamelen. Dus waarom wil je de informatie hebben. Heb je het niet nodig, dan niet bewaren.

Na drie hoofdstukken voorbeelden, informatie over informatie en interessante dingen om te lezen wordt het tijd voor wat meer praktische informatie. Iets waarmee ik mijn werk slimmer kan doen met minder informatie. Hoofdstuk 4 heeft als titel hoe kan het beter?

Informatiewerker

Wat voor type informatiewerker ben jij? Ben jij een data-, informatie-, of kenniswerker? Een datawerker creëert nauwelijks nieuwe informatie maar gebruikt, bewerkt en verspreid wel informatie. Een informatiewerker creëert nieuwe informatie, bewerkt informatie en verspreid het. Het verschil met een kenniswerker is dat deze op een creatieve manier nieuwe informatie maakt. Pijpers geeft vervolgens bij elke werker een takenlijst/opdracht.

Hoe dan om te gaan met informatie. Ga bij jezelf na over welke onderwerpen je meer dan gemiddeld geinformeerd wilt blijven. Je weet dan welke informatie nuttig is en welke je over kan slaan. De informatiebronnen kun je aanpassen aan de onderwerpen waarover je wilt leren of waarvan je op de hoogte wilt blijven. Als je een onderwerp je interesse heeft verloren gooi dan alle informatie die je hierover hebt verzameld weg. Iets minder drastisch is het opschonen van de informatie en bewaren wat je echt niet weg wilt doen.

Om als leidinggevende goed met informatie om te kunnen gaan geeft Pijpers drie tips:

  • filter altijd
  • selecteer zoveel mogelijk informatie (stop eerder met zoeken, richt je op het belangrijkste, leer te negeren)
  • delegeer zoveel mogelijk

Informatieprofiel

Hoe ga je om met informatie? Welke gewoontes heb je als het gaat om informatie? Hoe ontvang je het liefste informatie en hoe verstrek je het aan anderen? Deze vragen helpen bij het samenstellen van iemands informatieprofiel. Pijpers heeft twee andere boeken beschreven die je helpen om een gedetailleerd informatieprofiel op te stellen. Toch geeft hij een paar vragen die kunnen helpen.

  • hoe snel en accuraat neem jij een beslissing over nieuwe informatie
  • beheers je de informatiesituatie of heb je last van teveel informatie
  • kun je anderen beïnvloeden als het gaat om hun informatiegedrag
  • hoe orden je informatie, gooi je informatie weg als het moet, reorganiseer je wel eens je archief
  • welke informatie gebruik je en welke negeer je
  • ben je in staat om technologie in te zetten om bijvoorbeeld informatie te filteren en te selecteren

Als je de eigen productiviteit wilt verhogen is het zinvol om een informatieprofiel aan te maken. Als je jouw eigen informatieprofiel kent, kun je informatieprofielen van anderen vervolgens beter herkennen.

Aan het einde van het hoofdstuk besluit Pijpers met een aantal adviezen om informatie beter te vergeten.

  • maak een folder aan op de pc, in de mailbox en de kast – noem deze belangrijke informatie die ik binnenkort vergeet
  • stop op tijd met zoeken naar informatie
  • gebruik gesprekstherapie om nare ervaringen te vergeten
  • doe nu niet alles wat je normaal doet om niet te vergeten
  • zorg voor afleiding
  • doe zoveel mogelijk zaken tegelijkertijd
  • gebruik geen actielijsten, reminders of andere geheugensteuntjes
  • denk er niet aan

Informatieplaatsen

Hoe je goede informatie herkend leer je in hoofdstuk 5. Pijpers legt onder andere uit hoe je informatie moet opzoeken (met een informatiebehoefte, informatievraag, bronnenselectie en presentatie van informatie). Maar ook hoe je informatie selecteert om te bewaren (de informatie is niet vervangbaar, of moeilijk te vervangen, de informatie is een deel van een verzameling, werkinformatie).

Je weet wat informatie is, hoe je het vindt en hoe je er mee om moet gaan. Maar wie helpt je met het laatste. Dit wordt in hoofdstuk 6 beschreven. Je kunt bijvoorbeeld mensen vinden op informatieplaatsen. Dit zijn locaties die je overal tegen kunt komen, in verschillende vormen en op verschillende tijdstippen. Deze informatieplaatsen zijn niet ingericht om informatie te delen, denk hierbij aan een wachtkamer in een ziekenhuis, een restaurant, een feest, etc. Op deze plaatsen komen mensen van verschillende sociale achtergronden en vertellen zij hun verhaal. De context bij een informatieplaats is belangrijk. Het fysieke contact en de mogelijkheid tot interactie zorgen ervoor dat deze plaatsen goede informatiebronnen zijn.

De informatieplaatsen, mensen thuis en op het werk. Je kan ze allemaal gebruiken bij het omgaan met informatie. Wat mij in het hoofdstuk opvalt is het volgende. Onder de kop informatievaardigheden staat deze tekst:

Sterker nog, er is geen enkele opleiding die zich richt op een effectiever gebruik van informatie. Pas sinds kort gaan enkele basisscholen over tot het aanbieden van het vak informatiewijsheid.

Volgens mij heeft Pijpers hier onvoldoende informatie. Op zowel hogescholen als universiteiten bestaat zoiets als informatievaardigheden waar studenten wordt geleerd om te gaan met informatie. Of studenten vervolgens in de praktijk brengen wat zij hebben geleerd is een tweede. Maar het aanbod is er in ieder geval wel. Dat je het, volgens Pijpers, niet terug vindt in de curricula van huidige opleidingen kan kloppen omdat het vaak de bibliotheken zijn die informatievaardigheden aanbieden.

Het laatste hoofdstuk in het Informatieparadijs gaat over informatie is het nieuwe goud.

Als je informatie als geld ziet, is nu iedereen rijk. Er is informatie in overvloed. Bovendien hebben mensen nooit genoeg informatie. Naarmate ze meer informatie krijgen, willen ze nog meer – en sneller, van de beste kwaliteit en met alle mogelijke technische middelen te ontsluiten.

En dus is informatie net geld. Hoe meer informatie wordt gedeeld en (her)gebruikt, hoe hoger de waarde die je ermee kan maken of krijgen.

De ondertitel van het boek zet je als lezer een beetje op het verkeerde been. Ik had een meer praktisch boek verwacht. Natuurlijk kan ik de oefeningen in het boek uitvoeren en leren over mijn informatiegedrag en waarom ik informatie bewaar. Ik kan mijn archief schonen en informatie ik niet meer nodig heb weggooien. Misschien is het de manier waarop het boek is geschreven, maar ik had er gewoon iets meer van verwacht. De intermezzo’s aan het einde van de hoofdstukken gaven soms nieuwe informatie en soms was het een herhaling van zetten. Er zaten interessante feitjes en leuke voorbeelden in het boek. En ik heb zeker iets opgestoken van het lezen van het boek. Maar ik zal niet meteen aan de slag gaan om mijn informatiegedrag aan te passen.

Hoe eenvoudig wordt online informatie nu eigenlijk gevonden?

Die vraag stelde IDEA (het Institute for Dynamic Educational Advancement) zichzelf ook en dit resulteerde in een onderzoek waarbij gekeken is naar drie groepen en hoe zij online informatie eenvoudig vinden. De drie groepen zijn: non-profit organisaties en steden, web designers en bedrijfsleven en het algemene publiek.

Michael Douma (Executive Director IDEA) stuurde mij gister een email om mij op het onderzoek te wijzen en om te vertellen dat de resultaten online beschikbaar zijn. Daarnaast vertelde hij dat aan het einde van dit jaar er een tool wordt uitgebracht die ervoor zorgt dat online informatie nog eenvoudiger gevonden wordt. Ik begrijp nog niet helemaal wat hiermee wordt bedoeld maar als het goed is krijg ik een seintje als zij betatesters nodig hebben en uiteraard wil ik dan wel even helpen en kritisch naar het product kijken.

Maar goed het onderzoek en de resultaten. Die vind je hier. Een korte samenvatting voor hen die niet willen doorklikken, met wat aanvulling van mijzelf.

  • Designers onderschatten de waarde van een effectieve site.
    De ondervraagden vinden een site effectief als deze de behoefte vervult, als informatie soort van eenvoudig wordt gevonden en als zij nooit de weg kwijt raken op een site.

    Veelal zie je sites langskomen waarvan je weet dat het bedrijf of de organisatie niet echt heeft nagedacht over wat de bezoeker nu precies komt doen. Onlogische navigatie en teveel informatie spelen daarbij, naar mijn mening, een grote rol. Je hoeft niet alles online te vertellen. Als iemand meer wil weten vragen zij daar wel om. Dus houd het simpel en overzichtelijk. Ik heb ooit tijdens een sollicitatiegesprek tegen een sollicitatiecommissie van een bibliotheek gezegd dat de website niet oke was. Ik werd toen gevraagd wat ik zou veranderen. En ik zei: ik zou van de negen navigatie knoppen en zes weghalen….. Er volgde een diepe stilte. Ik legde uit. Wat bezoekers willen weten is hoe zij bij de catalogus komen, tot hoe laat de bibliotheek open is en wat het adres is en zij willen in contact komen met de bibliotheek. Drie knoppen dus, zoeken, wat/hoe/waar en contact. Dus geen informatie over de organisatiestructuur, links naar jaarverslagen en dat soort non-informatie. Gewoon eenvoudig en overzichtelijk. Ik heb de baan gekregen dus blijkbaar zag men iets in mijn idee, het is alleen nooit uitgevoerd en inmiddels werk ik ergens anders en houd ik mij niet langer bezig met webredactie of webdesign. Nog wel die van mijn weblog, maar voor weblogs gelden andere regels dan voor sites van bedrijven. Op weblogs mag het een onoverzichtelijk zooitje zijn omdat bezoekers vaak een kijkje nemen via een zoekmachine of een rss-feed. En daarnaast zijn tags en categorieën het middel om op blogs snel informatie te vinden.

  • Eenvoudige toegang tot complete informatie is het belangrijkste als het gaat om tevredenheid van site-bezoekers.
  • Een website moet er “goed” uitzien en up-to-date zijn. Investeer geld in een eenvoudige overzichtelijke site in plaats van fancy flashanimaties en multimedia. Nu zeg ik niet dat flashsites niet overzichtelijk kunnen zijn. Tuurlijk kan dat wel, maar springende en bewegende beelden schrikken de meeste sitebezoekers af en veelal raken zij het overzicht kwijt als zij de back-knop niet kunnen gebruiken.
  • Bezoekers willen snel informatie.Een traag geladen website met informatie dat net niet datgene is wat je zoekt is vreselijk frustrerend. Kijk dus kritisch naar je eigen site. Test deze op verschillende machines. Gebruik tools om te meten hoe snel een website laadt. Is deze te traag, pas hem dan aan. Laat de vormgeving niet leidend zijn als dit betekent dat de website hier sloom van wordt.
  • Bezoekers willen een breed scala aan onderwerpen. Dit spreekt bovenstaande natuurlijk tegen. Veel onderwerpen zonder onoverzichtelijk te zijn. Mhmhm, maar wat hiermee wordt bedoeld is dat sitebezoekers het op prijs stellen als zij onderwerpen te zien krijgen die zij niet hadden verwacht en op die manier op nieuwe ideeën worden gebracht. Sidebars met related links kunnen hierbij helpen. Of als je dit interessant vindt kijk dan ook hier eens naar meldingen doen het goed.
  • Designers zijn bijzonder optimistisch in hun aanname dat bezoekers hun weg op de site wel kunnen vinden maar het blijkt dat bezoekers het liefste nog aan de hand genomen willen worden. Blijkbaar raken bezoekers nog steeds de weg kwijt op websites. De bezoeker kent de site nu eenmaal niet zoals het bedrijf deze kent. De bezoeker komt niet elke dag op de site. Laat je oma de site bekijken en vraag haar of zij vindt wat ze zoekt…. is het antwoord nee… terug naar de tekentafel en opnieuw beginnen. Het is nu eenmaal zo dat bezoekers die de weg kwijtraken op de site niet terug komen om het nog een keer te proberen. Tenzij zij echt, maar dan ook echt, iets nodig hebben dat alleen op die site te vinden is.

Interessant onderzoek en ik kijk dan ook uit naar de uitnodiging voor het testen van de tool.

Gebruikt beeldmateriaal is afkomstig van Flickr – The Idea Guild van bealluc