KNVI congres – mijn verslag

Afgelopen dinsdag bezocht ik met een kleine 1000 andere Informatieprofessionals het KNVI congres. Normaal gesproken zie je mij hier niet. Dit is niet een plek voor mij om inspiratie op te doen en misschien weet ik nu waarom, maar daarover later meer. Het is wel een heel gezellig congres, je ziet op zo’n dag namelijk heel veel bekenden. Ook ontmoette ik iemand die ik in 1998 voor het laatst zag en dat was wel heel bijzonder.

KNVIcongres-overview

Michel Wesseling, de voorzitter van de KNVI, opende het congres. Hij vertelde wat de stand van zaken in het land was, wat hij de afgelopen 2 jaar had gedaan en wat er nog moet gebeuren. Wat erg dringend is, zijn het aantal leden. Er is weinig aanwas van jonge mensen en met het groot aantal 65-jarigen in het verschiet moet er wel iets gebeuren. Michel riep op tot actie. Tijd om te moderniseren van binnenuit met een nieuwe structuur. Maar dat is niet voldoende. Leden werf je ook door enthousiast over de KNVI te vertellen.

ledenwerven

En dat ga ik nu ook doen. Ik ben dan wel geen lid, maar als er iemand door mijn verhaal toch lid wil worden draag ik wel mijn steentje bij. Ik heb overigens geen idee hoe de leeftijdsopbouw van mijn lezersgroep is. Maar als er jonge mensen bij zijn. Laat je inspireren door de KNVI!

Frank Huysmans deelde  de Victorine van Schaickprijs uit. Hanna Jochmann-Mannak kreeg hem voor haar promotieonderzoek hoe kinderen informatie zoeken, het Frysk Fablab vanwege de innovatie en Eline Coree voor haar scriptie over Erfgoed Leiden en omstreken.

prijsuitreiking

En toen was het tijd voor Hans de Zwart, directeur van Bits of Freedom. Zijn betoog ging om het recht om te lezen en de verantwoordelijkheden van de informatieprofessional. Voor dat betoog gebruikte hij een essay van Richard Stallman. Het is een verhaal uit 1997 dat gaat over een jongen en een meisje die leven in een wereld waar elk boek een copyright monitor heeft. Voor Stallman was het een toekomstbeeld. Nu 16 jaar later is het al werkelijkheid.

hansdezwart
Het is een derde partij die als digitale intermediair optreedt. Zoals bijvoorbeeld een Amazon die alles logt wat je met de Kindle doet. Of Google die voor jou bepaald welke route het gunstigste is. Maar is dat wel zo. De Zwart gaf het voorbeeld van Amsterdam en dat hij door Google nooit over de grachtengordel wordt gedirigeerd. Je kunt je af vragen waarom maar ook waarom Google hier niet transparant over is. Of Netflix, die precies weet wat je kijk, wanneer, hoe vaak je teruggaat in een film of serie, etc.

Hans de Zwart maakte de sprong van dat verhaal naar de ethiek die hackers hebben en vraagt zich af of informatieprofessionals ook ethiek kennen. En zo ja, hoe ziet dat er dan uit. In Amerika gaat deze code of ethics veel verder dan bij ons in Nederland. Voor de informatieprofessional wordt het steeds ingewikkelder om de privacy van je gebruikers te waarborgen want eigenlijk wil je ook wel weten wat je gebruiker doet zodat je de systemen en producten beter op ze af kan stemmen. De Zwart pleit er voor om alles wat je niet nodig hebt niet op te slaan. Als er dan om gevraagd wordt, kun je het niet tonen. Hij pleit ook voor privacy by design. Hierbij denk je al bij voorbaat na over het gebruik van persoonsgegevens en de bescherming daarvan binnen jouw organisatie. En toen zei de Zwart iets geks. Hij wil alle catalogi achter een slotje. Ik vroeg hem via twitter hoe hij dat bedoelde in combinatie met open access en open data.

Gelukkig is hij een voorstander voor open toegang.
Na Hans de Zwart was het tijd voor Tineke Netelenbos.
tinekenetelenbos
Zij introduceerde nieuwe websites als digitaalhulpplein.nl en veiliginternetten.nl. Wat mij altijd opvalt (en dat is ook bij de ECP/EPN waar Netelenbos voorzitter van is) is dat het bij mediawijsheid altijd gaat over kleine kinderen en oude mensen. De groep daartussen, de studenten van de universiteit waar ik werk, mijn vrienden en collega’s, worden vergeten. Alsof die allemaal zo enorm mediawijs zijn. Ik vind dat reuze jammer en heb een keer hier iets aan willen doen. Heb toen best snel opgegeven. Dat was 4 jaar geleden maar blijkbaar is er nog niet veel veranderd ten opzichte van toen.
Marcel Becker (filosoof en ethicus) mocht de discussie tussen Tineke Netelenbos en Hans de Zwart leiden. Het ging over privacy en transparantie en over de verhoudingen overheid en burgers.
Michel Wolf sloot de dag af met stand op comedy. Ik heb op twitter al laten weten wat ik hiervan vond. Ik zal het niet herhalen. Ik zag dat er mensen waren die het leuk vonden.

persona’s en customer journeys

Het middagprogramma bestond voor mij uit twee keer dezelfde workshop die Muzus gaf. De workshop ging over persona’s van de bibliotheekgebruikers die voor de FOBID zijn ontworpen en met die persona’s maakten we een customer journey. Na een korte inleiding van Sanne Kistemaker gingen we in groepjes aan de slag.
workshop2
Sommige mensen kozen een persona die dicht bij de eigen doelgroep lag, maar anderen wilden gewoon ervaren wat het is om met deze methodiek te werken.
workshop1
De dynamiek was beide keren erg goed. Er werd veel gelachen. Sommigen groepen raakten bevriend met de persona en anderen kregen bijna een hekel aan het type. Ik heb niet iedereen gesproken maar degenen die nog even gedag kwamen zeggen lieten weten het fijn te vinden om echt aan de slag te zijn gegaan.
Wil je meer weten over de persona’s, ze gebruiken of er onder begeleiding mee aan de slag, houd dan de site van FOBID in de gaten en let op GO-opleidingen. Binnenkort vanuit beide organisaties meer informatie over dit onderwerp.
En toen mocht ik aan de borrel, lekker kletsen met (oude) bekenden. En met een paar een hapje eten daarna. Het werd een spontaan clubje van 4. De discussie die ik met hen had ging over de KNVI, waarom ik lid zou moeten worden, wat het me op ging leveren. Met Ronald de Nijs reisde ik met de trein terug naar Rotterdam en discussieerden we verder. En ineens ging het lampje bij mij branden. Tijdens de KNVI congressen gaat het over bibliotheekdiensten en producten met een voorkeur voor digitaal. En ik ben iemand die zich vooral met inrichting en gebouwen bezighoudt. En dat matcht dus niet. Netwerken en mensen ontmoeten is leuk maar daarvoor hoef ik niet naar het KNVI congres. EN dus ben ik er uit. Inhoudelijk voel ik me niet verbonden met deze groep, maar als vriend of als fan zou ik er wel iets mee kunnen. Ik denk er nog even iets langer over na.
meer foto’s van de dag vind je hier.

IKwerk! – het vervolg

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKwerk! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing  van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk!  gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het  verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten.  Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven.  In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

 

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.