straatjutten – de workshop

Maanden geleden is het alweer, of zo voelt het. De waan van de dag slokt me zo op dat ik nog niet eens heb kunnen schrijven over de workshop straatjutten die ik 18 augustus volgde. En dat is jammer want het was ontzettend leuk en ik heb er veel van geleerd.

Straatjutten is een manier van kijken naar de wereld, een manier van ideeën vinden die op straat liggen en je verwonderen. Richard Stomp leerde ons  in een dag hoe dat moest.

Richard vraagt de groep wat ons is opgevallen op weg hier naartoe…. Euh…. niet zoveel…. Nee, niet zoveel. We hebben niet bewust gekeken. Dat is op zich niet gek, je kijkt wel vaker niet bewust. Behalve vandaag.
Hierna krijgen we twee filmpjes te zien. Een van een stel basketballende mensen, je kent hem wel. En een van een moordscene waarbij wel 21 dingen veranderen. Ik heb ze bij lange na niet allemaal gezien. En dat terwijl ik wel bewust aan het kijken was.

je mist de hele dag door veel kansen en ideeën

Het is niet zo heel moeilijk. Vaak zit ons denken ons kijken in de weg. Dus als we goed willen kijken moeten we minder denken. Richard noemt het de mind like child, vergeet alles wat je weet en word zo nieuwsgierig als een kind. Kinderen zijn vragers. Totdat ze naar school gaan dan worden het weters, kinderen beantwoorden de vragen van de leerkracht en worden niet gestimuleerd om zelf heel veel vragen te stellen. Toch komen de meeste grote doorbraken van vragers.

Het belangrijkste woord van vandaag is HEEJ. Stap 3 is hiermee de zin beginnen.

Maar eerst:

  1. vind een straat (studentensteden zijn interessanter dan niet studentensteden, kies voor straatjes naast de hoofdstraat)
  2. kijk
  3. heej = klik (denk vooral niet na tussen heej & klik)
  4. zet de foto’s op de computer
  5. kijk naar de foto’s en vraag je af waarom je heej dacht, waarom heb je de foto genomen – wat is het iDNA van de foto
  6. gebruik het iDNA om nieuwe ideeën te genereren voor je eigen doelstellingen

iDNA kan zijn patronen doorbreken, andere context toevoegen, twee werelden samenvoegen, schep nieuwsgierigheid door onduidelijkheid, breng iets op een plek waar je het niet verwacht, wees mysterieus, maak lelijk mooi, fun! toevoegen, etc.

Wij gingen 76,3 minuten alleen op stap. In de straten van Delft keken wij als een kind, omhoog, omlaag, en dachten niet na. Wij kregen Richards 06-nummer mee voor het geval dat. Bij terugkomst mochten we een foto laten zien. Dat hoefde geen WOW-moment te geven, een HEEJ is meer dan genoeg.

De groep kwam terug met heel verschillende foto’s. Bijvoorbeeld een van een ontbrekend huisnummer.

Je vraagt je gelijk af waarom. Waar is nummer 110 gebleven. Dus is het iDNA van deze foto, laat een onderdeel van een reeks weg om aandacht te krijgen voor iets anders.

Het belang van straatjutten werd door dit uurtje wel duidelijk. Doe dit eens in de zoveel tijd en je hebt teveel ideeën om direct uit te voeren. En het is zo eenvoudig, als je ideeën op zijn, ga je weer even straatjutten om met nieuwe ideeën aan de slag te gaan. En wie kan er tegen naar buiten gaan zijn, een frisse neus en een frisse blik.

Naast straatjutten (hoe is het werkelijk / wat is de realiteit) zijn er ook nog andere jut-manieren. Deze leerden wij in de middag. We konden kiezen uit klantjutten (wat doen klanten / hoe gedragen zij zich) of wereldjutten (in andere werelden zoeken naar oplossingen voor jou probleem).

Ik ging met collega Etty wereldjutten bij IKEA. Wij wilden weten hoe studenten een studieplek kiezen en vertaalden dit naar hoe kiezen mensen een bank of een bureaustoel. Bij IKEA namen we waar. En kwamen tot een paar conclusies. De mensen die bij IKEA rondlopen gaan bijna niet van het pad af, ze kijken op een afstand naar de producten. Olifantenpaadjes worden niet gemaakt of genomen. Als je bij IKEA in een toonkamer gaat zitten voel je je enorm bekeken, terwijl deze ruimtes ingericht zijn om te ervaren hoe dat is. Ook zagen Etty en ik dat er maar weinig werd geprobeerd. Mensen voelen aan een stofje, lopen rond een product, maar echt lang op een bank zitten hebben wij niet waargenomen.

De andere deelnemers aan de workshop hadden ook onze vraag als voorbeeld genomen. Hieruit kwamen de volgende ideeën:

  • laat plekken ontstaan en haak daarop aan – zet bijvoorbeeld meubilair ergens neer en kijk hoe het verplaatst wordt
  • maak lichte plekken voor interactie en donkere plekken om te werken
  • gebruik geur om je op je gemak te voelen, gebruik natuurlijke materialen die niet kil aanvoelen
  • zoek ook plekken buiten de campus
  • van WOH naar WOW! Je wilt ergens zitten, spelen en ontdekken, niet alles hoeft voor iedereen te zijn – richt het verschillend in voor verschillende groepen
Na zo’n dag straat&wereldjutten ben je wel leeg. Opladen is dan nodig en alles laten landen. Wat heb ik nu eigenlijk gezien, met welk idee kan ik snel iets oplossen, wat voer ik wel en wat niet uit. Richard beloofde veel ideeën en dat hebben wij ook gekregen. En zo eenvoudig, ga naar buiten, denk HEEJ, maak een foto en denk later na waarom.

Mijn straatjutfoto’s heb ik in een map op flickr gezet.

ik STOP met vergaderen

Zo dat is gezegd! En ik meen het ook nog. Al zou ik maar de helft minder vergaderen dan houd ik zeeën van tijd over. Na de masterclass STOP VERGADEREN van Richard Stomp was het duidelijk, ik vergaderen veel te veel. En ook al is, na onderzoek in de agenda, de uitkomst 50% van mijn tijd vergader ik en ik wil niet zo veel vergaderen. Ik wil innovatief zijn, leuke dingen bedenken, gek doen.

Richard Stomp begon met de droom die hij als kind had en vroeg ons om de volgende vragen te beantwoorden:

  • welke droom had je als kind
  • wat is hiervan uitgekomen
De groep was niet groot, we waren met zijn zessen. Maar de dromen waren bijzonder, groot, mooi en niet waargemaakt. Tijdens het rondje waar iedereen aan de beurt kwam viel al meteen iets op, we deden een rondje, net als je in een vergadering doet bij de mededelingen en rondvraag.

ontgaderen / ontgaderaar

Richard Stomp is ontgaderaar en doet aan ontgaderen. Maar hij is ook WOW officer en straatjutter.
We vergaderen te veel, te lang en de vorm waarin we het doen is veel te eenzijdig. Dat kan anders. We gooien per jaar veel geld weg aan loonkosten, reiskosten en ziektekosten (vergaderen is dodelijk vermoeiend) door te vergaderen. Stomp trekt het verder. De productiviteit gaat door al dat vergaderen omlaag, je ziet zoiets ontstaan als corporate autisme (als je naar binnen bent gericht heb je geen oog meer voor de klant) en de demotivatie neemt toe (talent verdwijnt).

DUS: MINDER – SLIMMER – KORTER

Stomp geeft de groep verschillende definities van vergaderen.

  1. van Dale – bijeenkomst van personen om iets te bespreken of besluiten te nemen
  2. van Zalen – alle vergaderingen in vergaderopstelling, strikte vergadervorm met notulist en voorzitter
  3. van Bale – bijeenkomsten van personen zonder duidelijk doel, ontmoetingsplaats voor ego’s, een plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd, met andere woorden een onproductieve gewoonte in grote organisaties
Vergaderzalen zijn energieloze plekken. Stomp laat voorbeelden zien en de treurigheid druipt er van af. Troosteloze zaaltjes, ingericht om er niet te willen zitten, muffe boel. De traditionele vergaderopstelling is echt niet altijd de beste manier om dingen voor elkaar te krijgen. Zeker als je tegenover elkaar zit. Hoe moet je dan samen tot een oplossing komen. Vergaderingen zijn verbaal. We gebruiken niet het visuele en dat is in sommige gevallen echt wel jammer.

oorzaken

Als oorzaak van te veel vergaderen noemt Stomp het Trini Lopez Syndroom.

We gebruiken een instrument om samen iets te bereiken. En dat ene instrument is de vergadering. Dat we dat doen is voor een groot deel gewoonte. Maar ook kennis, we weten gewoon niet hoe het anders kan. En dan status. Als je veel vergadert ben je vast heel belangrijk. Of wat denk je van luiheid. Je krijgt gratis koffie, je ontmoet nog eens iemand en je hoort de laatste roddels.

Maar er zijn veel meer oorzaken, zoals verantwoordelijkheden die niet duidelijk belegd zijn, interne strijd die gevoerd moet worden, angst (besluiten nemen voor anderen is eng!), teveel stafafdelingen, teveel managementlagen, etc.

oplossingen

Gelukkig zijn er oplossingen.

  • niet bijeen komen
  • korter bijeen komen
  • anders bijeen komen

Een opdracht. We doen de vergaderscan. Wij pakken onze agenda er bij en kijken voor een week (of een maand) hoeveel tijd we nu precies vergaderen. We kijken hoe erg het met ons gesteld is en we schrappen.
We geven per vergadering een waarde – must, nice, not. Eigenlijk willen we uitkomen bij alleen must vergaderingen en schrappen we de not bijeenkomsten.

Stomp legt uit dat we teveel willen en dat vaak in een vergadering stoppen. We willen informeren, voortgang bewaken, ideeen genereren, besluiten, etc. Die multivergaderingen, met veel doelen en veel mensen…. Waarom niet per vergadering een doel, een kleine groep mensen en dus snel klaar.  En vooral niet vergaderen als er andere oplossingen zijn zoals het gebruik van bijvoorbeeld basecamp, management by walking around, jij beslist of informatie zelf halen.

doe eens een vergadering van 22 minuten

Je weet dat staand vergaderen de productiviteit verhoogd en toch doen we het bijna nooit. Omdat we de meubels er niet voor hebben, omdat we geen zin hebben om buiten te wandelen en te vergaderen, zeg het maar…..
Overigens helpt het als je veraderingen plant op slechte momenten, dus vlak voor de lunch, om half 5, of voor 9 uur.

Zet het doel eens voorop in plaats van het middel. En noem het dan anders. Stomp heeft de volgende ideeen daarover. Een oplossering, een ideeenring, een inspiratiering of een beslissering. Pas de techniek toe die het beste bij de …ring past. De denkhoeden van Edward de Bono, of de Franse Salon, brown paper sessie of een visual meeting.

Je hoeft echt niet morgen met vergaderen te stoppen, maar je kunt wel nadenken over welke (kleine) stappen je kan nemen om het anders te doen. Stel jezelf vragen als is het doel helder, moet ik erbij zijn, wat levert het me op, voegt het waarde toe, heb ik er passie of talent voor nodig. En als dat niet zo is, doe het dan niet. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor vergaderen, dit geldt voor veel meer dingen in je werkende leven.

De dag vloog voorbij. De groep was klein en dus was er veel tijd voor interactie en luisteren naar elkaar. Extreem oefenden wij dit in de Franse Salon, een aanrader als je goed wilt luisteren naar elkaar. Een aantal deelnemers had niet eens zo veel problemen met vergaderen en ook voor hen was het een interesante dag. Al was het alleen maar om weer eens stil te staan met wat je doet en of het je energie geeft.

14 augustus gaan we met Richard straatjutten. Ik kijk er nu al naar uit! Heb je je nog niet ingeschreven voor deze workshop, er is nog plek, dus schrijf je hier in.