Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

  1. people work more effectively
  2. organisations use space more efficiently
Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.
Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

 

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemseruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

  • de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
  • sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
  • vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
  • je moet diversiteit aanbrengen
  • sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
  • identiteit van een persoon of van een groep/team
  • contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

  • er  wordt te veel gestandaardiseerd
  • denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
  • in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
  • bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
  • iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
  • vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
  • waar liggen de grenzen van chaos
  • waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.

Expertiseseminar Grensverleggend samenwerken

Vanmiddag was ik bij SURFnet voor het Expertiseseminar Grensverleggend samenwerken, stand van zaken en toekomstbeeld. In de aankondiging stond het volgende:

Enkele instellingen vertellen over hun eigen uitdagingen om ICT-voorzieningen aan te bieden voor studenten en medewerkers, waarbij de bronnen en applicaties niet alleen vanuit de instelling maar ook vanuit diverse externe leveranciers komen.

Daarnaast presenteert SURFnet de voortgang van het innovatieve project Collaboration Infrastructure (COIN) die een instellingsoverstijgende infrastructuur voor samenwerking in het hoger onderwijs beoogt. Op deze samenwerkingsinfrastructuur, gebaseerd op open standaarden, kunnen samenwerkingsdiensten worden aangeboden, gedeeld en gebruikt.

Ik was vooral erg geinteresseerd in het verhaal van Bert Kremer van ArtEZ maar eerst vertelde Andres Steijaert  iets over SURFnet en hoe zij aankijken tegen samenwerking. De opmerking – online samenwerking van monolitisch naar modulair is mij bijgebleven.

Hierna kwam Fred Gaasendam – informatiemanager dienst ICT van de Tu Eindhoven aan het woord. Hij vertelde over hun DLWO-project waarbij hij vanaf fase 2 bij betrokken is. Om met een DLWO te beginnen werd eigenlijk gepushed door de komst van de 3TU-federatie. Voor studenten moest doorstroom van de ene TU naar de andere TU gemakkelijk zijn. Maar ook waren er vier verschillende systemen waar de studenten van de TUE op in moesten loggen. Single logon was wenselijk.

– processen houden zich niet aan systeemgrenzen
– student moet iedere keer inloggen en uitloggen
– informatie is niet overal gelijk en actueel

En dus waren er wensen:

– uitwisseling van informatie in 3tu verband
– single logon
– gegevens actueel en real time
– gepersonaliseerde informatievoorziening
– 1 userinterface
– eenvoudige uitbreiding voor toekomstige functionaliteit

Het project is onderverdeeld in vier fasen:
Fase 1: single logon = portal
Fase 2: geintegreerde omgeving met toegang tot 4 onderliggende systemen
Fase 3: toevoegen functionaliteit uit oude interfaces, verbeteringen, toevoegen nieuwe functionaliteit
Fase 4: toeoegen nieuwe bronsysteem en nieuwe zoeksysteem (is even opzij gezet en wordt misschien later nog opgepakt)

In de nieuwe omgeving zijn een aantal uitgangspunten:
– gebruiker staat centraal
– SOA is het enige uitgangspunt
– gebruik van algemeen erkende standaarden
– meerder afdelingen met een aandachtsgebied DLWO
– geen synchronisaties meer nodig (uitfasering)

Met een DLWO dat is opgebouwd uit drie lagen:
GUI
Service Bus
Legacies

Waarbij de uitwisseling tussen de TU’s op Service Bus niveau plaatsvindt.

Gaasendam vertelde verder over de uitdagingen die zij tegen zijn gekomen:
– afdelingen die apart werkten moeten nu onder regie werken (moeten onder architectuur werken)
– keuzes uit het verleden staan ter discussie
– belevingswerelden synchroniseren (OTAP)
– bewustwording onderlinge afhankelijkheden, afdelingen en diensten (geen eilanden)
– een communicatiemiddel (de ESB)
– contracten voor iedere applicatielaag
– methodisch testen op elk niveau
– patches en migraties moeten worden afgestemd met meer systeem eigenaren

In het proces moest men wennen aan elkaar en werden culturele verschillen tussen afdelingen zichtbaar. De TUE heeft deze verschillen niet bestreden maar naar de sterke kanten van elkaar gezocht. Ook is het besef dat programmeurs hun eigen systeem moesten inleveren iets geweest wat aandacht vroeg.

Momenteel is het project in de eindfase gekomen en wordt het aan het einde van het jaar afgerond.

Gaasendam geeft ons nog een aantal tips:
– creeer commitment bij systeemeigenaren en belanghebbenden (van te voren doen!)
– zorg dat nieuwe beheerorganisatie staat zodra de bouw begint
– begin klein en doe geen nieuwe dingen, de oude dingen zijn al moeilijk genoeg, het hoeft ook niet ineens (SOA)
– afstemmen, afstemmen, afstemmen!!
– SOA is net een huwelijk, kies de juiste partner(s)
– de voordelen van SOA komen later, qua investering alsook qua functionaliteit

Hierna vertelde Bert Kremer (hoofd ICT van ArtEZ) over hoe zij Sharepoint inzetten. ArtEZ is een Hogeschool voor de Kunsten met 3000 studenten en 860 medewerkers. Zij hebben ervoor gekozen om een website (www.artez.nl) aan te bieden waar studenten en docenten inloggen om in de digitale leeromgeving te komen. Binnen deze omgeving kunnen zij kiezen uit zes componenten:

– studenten portfolio (student blogt over voortgang)
– leeromgeving – primaire communicatieplatform voor onderwijsproces (studiemateriaal, proefopdrachten)
– digoport III (digitaal en kwaliteits instrument)
– student network (onofficiele informatie van studenten onderling)
– teamsites
– ArtEZ organisatie (voorheen intranet)

Het systeem is puur functioneel, je wisselt informatie uit, het is dus niet mooi in de vormgeving maar puur functioneel.

Deze zes componenten zijn allemaal apart geïnstalleerd (aparte instances) zodat als een systeem uitvalt de rest het gewoon nog doet.

Het afgelopen jaar hebben zij geëxperimenteerd met WordPress en Sharepoint voor de studentenportfolios.
– sharepoint ziet er saai uit, inhoud boven vorm, werkt wel efficient voor docent, sjablonen van te voren te definieren
– wordpress veel grafische vrijheid, student heeft beheerrechten, navigatie voor docent is lastiger, vaste onderelen niet af te dwingen
De docent gaf aan dat voor hem Sharepoint beter werkte en dus zijn zij gestopt met WordPress.

Wat interessant was maar los stond van het onderwerp is dat de communicatieafdeling van ArtEZ alle tweets waar ArtEZ in staat op de teamsite zien verschijnen.

Als laatste spreker vanmiddag vertelde Frank Pinxt iets over COIN. De vorige keer hoorde ik hier al over en heb ik er ook over geschreven. Tijdens de relatiedagen die in december plaatsvinden zal de eerste versie van COIN worden gelanceerd. Wij kregen al even een voorproefje.

WP Twitter Auto Publish Powered By : XYZScripts.com