Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

  1. people work more effectively
  2. organisations use space more efficiently
Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.
Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

 

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemseruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

  • de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
  • sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
  • vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
  • je moet diversiteit aanbrengen
  • sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
  • identiteit van een persoon of van een groep/team
  • contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

  • er  wordt te veel gestandaardiseerd
  • denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
  • in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
  • bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
  • iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
  • vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
  • waar liggen de grenzen van chaos
  • waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.

De kunst van het veranderen

Bijna niemand houdt van verandering, ikzelf in sommige gevallen ook niet. Maar vaak vind ik het wel leuk en interessant of sta ik er zeker voor open. De meeste klachten die je hoort als het gaat over veranderen is dat mensen echt niet willen, waarom iets veranderen als het goed werkt of voelt? Weerstand is een veelgehoord woord. Maar soms kun je niet anders. Soms moet je als bedrijf mee in de vaart der volkeren en verandering hoort daar dan eenmaal bij.

In het kader van het nieuwe werken bij de TU Delft ging de 2FLOW-groep twee dagen op cursus. We werden ondergedompeld in verschillende theorieën die allemaal hetzelfde onderwerp kenden, namelijk veranderen. Met verschillende werkvormen gingen we met deze theorieën aan de slag. Allemaal met onze rol als adviseur, begeleider of coach in het achterhoofd. Wij voeren de pilots die nu spelen bij de TU Delft niet uit, maar begeleiden en ondersteunen wel. En ook dan krijg je te maken met veranderingen en weerstand.

Een van de veranderkundige theorieën kent drie rollen die je aan kan nemen. Jaap Boonstra geeft het goed weer in onderstaand schema:

In de rol van expert los je het probleem van de klant op, maar in de dokter – patiënt rol luister je en wordt de meest optimale oplossing gezocht, dit laatste voelt veel meer als samen. De beste rol in ons geval is van het proces, je luistert naar de problemen van de klant maar deze komt zelf met de oplossing.

Telkens als een theorie was besproken kregen wij een opdracht met een van de pilot als voorbeeld. We oefenden in het vragen stellen en het helder krijgen van het probleem. Vragen stellen kan vanuit verschillende perspectieven. Denk aan het vraagstuk en stel vragen die gaan over feiten (objectieve gegevens), doelen, visie, principes, middelen en wegen. Als je vanuit deze perspectieven een vraagstuk probeert te beantwoorden dan krijg je een goed beeld van de vraag. Deze manier van vragen stellen kent ook valkuilen, zoals het te snel een antwoord zoeken bij een feit. Bijvoorbeeld: mijn mensen kunnen dit niet dus ik geef ze een training.

Naast het veranderen met een bepaalde rol in gedachten kun je ook veranderen vanuit de 5-kleuren veranderleer van Caluwe en Vermaak (Twijnstra Gudde). Meer informatie hierover staat op de managementsite.

In onderstaand filmpje leggen de bedenkers uit hoe de kleuren werken en hoe je ze in kan zetten in een verandertraject.

Wij zelf hebben vragenlijsten ingevuld om te kijken welke kleur wij zijn in denken en doen. Toen we van elkaar de kleuren zagen kwamen we tot de conclusie dat sommige kleuren in het team ontbreken. Dat is op zich niet erg, je kleur is een voorkeur, dat wil niet zeggen dat je niet vanuit een andere kleur kan denken en doen, het kost alleen iets meer moeite.

Tussen de theorie en oefeningen door hielden we allemaal een korte presentatie van 10 minuten. Dit kon zijn over een onderwerp dat je inspireert of over een probleem waar je tegen aan loopt. In mijn 10 minuten vertelde ik mijn verhaal. Van hoe ik ben opgegroeid, waar ik heb gestudeerd en hoe ik off- en online getypeerd kan worden. In mijn beleving zijn alle verhalen die leven op de TU Delft, dus alle verhalen van mijn collega’s, belangrijk bij de invoering van het nieuwe werken. Het zijn naar mijn idee, de verhalen van mensen die ervoor zorgen hoe iemand tegen het nieuwe werken aankijkt, of hij er voor open staat en of hij mee wil in de verandering. Door oog (of oor) te hebben voor deze verhalen, ze aandacht te geven en ze te gebruiken kan, denk ik, veel weerstand voorkomen worden.

Een derde theorie die de revue passeerde is het 7-krachten model van verandering van Berenschot.

Er zijn een aantal dingen die je jezelf kan afvragen als je deze krachten gebruikt. Zoals wat gebeurd er als we de verandering niet doormaken? Wat is het lonkend perspectief? Oftewel maak er een beeld van, maak het voor iedereen helder wat de visie is, iedereen moet het kunnen begrijpen. Maar vooral laat iedereen hierover nadenken. Succes doet geloven, kleine successen zijn ook successen en deel deze dan ook. Sfeer (of spirit zoals in bovenstaand schema) geeft energie. Hoe breng je de juiste energie er in? Je wilt verandering niet opleggen maar wel dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen. Eigenlijk wil je dus verleiden. Samen ontdekken wat er leuk is aan de verandering.

De eerste dag is bijna ten einde als we de laatste reeks oefening moeten doen. De eerste oefening in deze reeks gaat over vertrouwen. Met onze ogen dicht worden we door collega’s door de ruimte geleid. Dit is eng en je moet loslaten. Je moet de ander vertrouwen. Gelukkig gaat het goed. Het vertrouwen in de groep in elkaar is groot. Dit is best bijzonder, we kenden elkaar tot een half jaar geleden niet maar zijn samen het avontuur ingedoken. Allemaal heel verschillende mensen met een gezamenlijk doel.

De volgende oefening heet de verrekijker. Aan ons is voor de cursus gevraagd om na te denken over hoe wij ons werk over 15 jaar zien. Sommige laten beelden zien, anderen vertellen over hoe dat er uit ziet. Iedereen heeft de focus op iets anders gelegd, soms is dit ICT, soms omgeving en soms samenwerking.

We kregen het filmpje te zien om ons bewust te maken van automatismen. Hoe zorgt een automatisme ervoor dat je niet zelf meer nadenkt. Het filmpje is een uitstekend voorbeeld hiervan. We hebben nagedacht over onze eigen automatismen. Zoals hoe je naar je werk gaat, welke route je neemt, het feit dat je elke morgen eerst je pc aanzet en dan koffie gaat halen (of andersom). Na het vaststellen van de automatismen dachten we na over welke overtuigingen en waarden hier achter zitten. Waarom doe je die dingen zo, waarom is het belangrijk om het zo te doen, wat levert dit gedrag op?
In mijn geval werd duidelijk dat ik de overtuiging heb dat de fysieke omgeving ervoor zorgt dat ik mijn werk kan doen. Als de fysieke omgeving kaal is of niet inspirerend ben ik ervan overtuigd dat ik geen goed werk aflever. Ik heb spulletjes en kleur nodig.

Om weer even de link te leggen naar het nieuwe werken en naar vertrouwen dat hierin een belangrijke rol speelt kregen we een aantal vragen (hoe voelt die relatie, hoe is de communicatie, vul je elkaar aan, hoe snel/eenvoudig krijg je samen dingen gedaan, hoeveel plezier heb je aan deze relatie). Deze vragen moesten we beantwoorden met iemand in gedachte waar we goed mee samenwerken. Hierna moesten we iemand in gedachte nemen waar we niet goed mee samen werken. Het viel op dat de stemming daalde. Als je denkt aan iemand met wie je minder goed samenwerkt dan is het gevoel niet positief, denk je aan iemand met wie je wel goed samenwerkt dan begin je bijna spontaan te glimlachen.

Voor de laatste oefening hebben we aan elkaar verteld wat we nodig hebben en wat we inbrengen. Op deze manier konden wij ons aan elkaar verbinden.

De eerste dag was lang maar vloog voorbij. Door het afwisselende programma kregen we weinig tijd om ons te vervelen. Het doen van oefeningen met elkaar is leerzaam. Maar ook het samen naar een probleem kijken en vanuit verschillende invalshoeken oplossingen vinden is goed voor het teamgevoel.

Op de tweede dag gingen we dieper in op hoe om te gaan met weerstand en welke strategieën hierbij handig kunnen zijn. Het blijkt dat de groep graag mensen overtuigd. Terwijl soms inspireren, luisteren, verleiden, participeren of verlichten beter helpt. Wat je doet en hoe je het aanpakt heeft van alles met je eigen stijl te maken.

Om de dag te eindigen dachten we in de setting van een world café na over de dingen die we als groep willen realiseren.

En een laatste inspirerende video voordat we naar huis gingen.

Foto’s van de tweedaagse zijn in deze set te vinden.

 

2FLOW – visie in een dag

Afgelopen donderdag was het dan zover de eerste bijeenkomst van 9 groepen van de TU Delft rondom Het Nieuwe Werken. De organisatie lag in handen van het 2FLOW team, het team dat initiatieven rondom Het Nieuwe Werken bij de TU Delft faciliteert en ondersteund. 2FLOW staat voor To Flexible Learn Organise and Work en bestaat uit collega’s van HR, O&S, ICT, FMVG, M&C, Liebje Paalman (bureau Fonk) en ik vanuit de TU Delft Library.

De 9 groepen kwamen van verschillende faculteiten en diensten. Iedereen had een eigen insteek en idee van wat zij onder Het Nieuwe Werken verstaan. Deze dag was niet ingericht om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen maar wel om de groepen handvatten te geven om een projectvoorstel en een visie te schrijven. Tijdens de dag kregen zij telkens eerst een presentatie over een onderwerp, zoals cultuur, waarden en normen, huisvesting en ICT, waarna er werd nagedacht en gebrainstormd over wat het voor hen zou betekenen.

In de HR strategie (Freedom to Excel) van de TU Delft staat het volgende beschreven:

In de Human Resources-visie spelen kwaliteit, zelfsturing en coachend leiderschap een grote rol. Juist nu is het belangrijk dat medewerkers die met veranderingen worden geconfronteerd actief meedenken over hun toekomst en dat leidinggevenden hun medewerkers goed en open in deze processen begeleiden. Alleen zo kunnen we er zeker van zijn dat iedereen in een functie terechtkomt waar zij of hij zichzelf ten volle kan ontplooien én een wezenlijke bijdrage kan blijven leveren aan de organisatiedoelen.

Directeur P&O Nynke Jansen nam de HR strategie en koppelde deze aan Het Nieuwe Werken. Maar ook legde zij uit dat de studenten al op deze manier werken en studeren (flexibel, pro-actief, verantwoordelijkheid nemen). Kantoren van hokjes met dichte deuren en desktops hebben niet langer de uitstraling waar studenten die op zoek zijn. En dus moeten wij als werkgever meegaan in de veranderingen om de aansluiting met de arbeidsmarkt niet te verliezen. Het voordeel is dat Nynke al in eerdere banen heel flexibel heeft gewerkt met een team dat over de hele wereld verspreid was. Zij heeft een duidelijk beeld van Het Nieuwe Werken.

Henny van Egmond

Henny van Egmond kreeg na Nynke het woord. Zijn verhaal is een inleiding op Het Nieuwe Werken.

Henny begon al meteen goed. Hij vindt dat Het Nieuwe Werken bij de ambitie van de organisatie moet passen en niet een doel op zich moet zijn. Het filmpje dat hij liet zien van Charlie Chaplin (Modern Times) is een oude bekende maar zo een goed voorbeeld en voor iedereen duidelijk. In dit geval zeggen beelden meer dan woorden.

Discussie over het nieuwe werken de laatste tijd gaat voornamelijk over kostenbesparing en verhogen van productiviteit. Henny vindt dit denken uit de vorige eeuw want het gaat nog steeds om HR en het zo efficiënt en effectief inzetten van de mens en niet om betrokken en bevlogen medewerkers. Maar organisaties zijn aan het veranderen. Organisaties worden steeds meer netwerkstructuren met tijdelijke samenwerkingsverbanden. En als er meer netwerken ontstaan dan heeft dat tot gevolg dat organisaties minder macht krijgen. Medewerkers die zich veel in netwerken bevinden hebben veel minder met autoriteit. Gartner voorspelt dat in 2015 het werkt dat wij individueel kunnen doen nog maar 10% is van het totaal en dat wij dus veel meer aan het samenwerken zijn met anderen. Kantoren van (af)gesloten kamers, waar je 90% van de tijd eenzaam en alleen zit te werken is dan niet meer effectief, je moet er op uit om partners te vinden en om die samenwerking aan te gaan.

Maar niet alleen organisatie veranderen, ook mensen veranderen. Zo is er een groep ontstaan die zich Cultural Creatives noemen. In Nederland zijn er ongeveer 2 miljoen mensen die tot deze groep behoren (wereldwijd meer dan een miljard). Zij zijn wars van grote organisaties en zijn op zoek naar zingeving. Daarnaast zijn zij kritisch op materialisme en geldelijk gewin en maken zij zich zorgen om de ecologische wereldcrisis. Zij streven naar een betere wereld waarbinnen hun persoonlijke levensstijl van belang is (zij zoeken gelijkgestemden via netwerken op internet). Deze groep kijkt ook heel anders naar werk en werkgevers. En dit is NIET de nieuwe generatie, die komt er ook nog eens aan. De generatie Y. Binnen deze groep zie je een tweedeling ontstaan, de groep die nieuwe technologie weinig tot niet gebruikt (omdat ze er niet mee om kunnen gaan en hiervan in de stress raken) en de groep die wel geniet van de technologie.

ICT ADHD

Je kan altijd met iedereen op elk moment in contact zijn. Maar zegt Henny er zijn in Nederland minder twitteraars dan dat er leden zijn van aquariumverenigingen. Het zijn naar zijn mening vooral een aantal verslaafde twitteraars die doen alsof het een heel belangrijk medium is. En de traditionele media duikt hier op. We denken dus dat iedereen twittert maar dat valt reuze mee. Nathan Zelden spreekt over death by information overload. We beschikken over zoveel informatie dat we niet meer weten wat we ermee moeten doen. En daarom vraagt Henny zich af, werkt al dat digitaliseren niet contraproductief? Geldt dit dan ook niet voor social media? Wordt het echte gesprek nog wel gevoerd? Hij is niet tegen al deze social media maar we moeten wel blijven nadenken of zij bijdragen aan een succesvolle organisatie.

De maakbaarheid van de samenleving neemt af terwijl we behoefte hebben om het maakbaar te krijgen. We willen alles kunnen beheersen en controleren en dat staat haaks op het idee van het nieuwe werken (vrijheid en verantwoordelijkheid). Regels zorgen ervoor dat je zelf niet meer nadenkt. Terwijl als je logisch nadenkt je altijd de goede keuze maakt. En hoe meer regels er zijn hoe vaker het fout gaat. De regels zorgen er ook voor dat patronen inslijten. En als je daarin iets wilt veranderen besef dan dat het tijd kost om mensen te laten wennen aan nieuwe omstandigheden. En geef mensen dan ook de kans om nieuwe patronen te verkennen, om ze vervolgens weer in te kunnen laten slijten.

Het Nieuwe Werken

En dan Het Nieuwe Werken. Plaats- en tijdonafhankelijk werken doen we al heel lang, zeker in een kennisintensieve organisatie doen we het al maar noemen we het niet zo. Het denken stopt niet als we op weg zijn naar huis of ‘s morgens onder de douche staan. Activiteit gerelateerde werkplekken zijn wel belangrijk, denk maar aan de hoogleraar die op zijn onderzoek “zit” en zich opsluit in zijn kamer. Is het niet veel logischer dat hij samenwerkt en de wereld in gaat om zijn kennis te delen en te vergaren. Sturen op resultaat doen we ook al heel lang maar is lastig, want wat is het resultaat van de wetenschap? Het aantal keren dat iemand geciteerd wordt? Sturen op resultaat betekent in Nederland zoeken naar meetbare dingen die eigenlijk geen resultaat zijn maar meer een controlemiddel zijn op wat er is afgesproken.
Het Nieuwe Werken is volgens Henny de verantwoordelijkheid overdragen aan de mensen die het werk doen en de verantwoordelijkheid weghalen waar het nu ligt. Dit kan alleen maar als je heel goed gedefinieerd hebt waarom je dit zou doen, wat is het doel van mijn team of mijn afdeling. Wat zijn de ambities en wat is de droom en wat draagt hieraan bij. En als laatste vraag wat is mijn rol en mijn waarde in dat geheel.  Als je dit doet gaat de betrokkenheid van medewerkers omhoog en zal er een betere balans werk-privé ontstaan. Je wordt als werkgever aantrekkelijker. Maar er zijn ook nadelen. Stoppen met werken is een probleem en de samenhang in afdelingen wordt minder. En soms komen mensen in een isolement terecht.

Concluderend: denk na over de visie, bespreek het doel van het team of de afdeling, praat over waar iedereen verantwoordelijk voor is. Maar ook spreek af wanneer je elkaar ziet, want hoe leuk skype, twitter, etc. ook is er gaat niets boven samen een kop koffie drinken.

Chiel van der Heide

Tijdens de sessie van Chiel van der Heide van de Rabobank discussieerden we over ongeschreven regels en dingen die wij op de automatische piloot doen. De eerste opdracht was nadenken over de volgorde van een werkdag en de woorden wie, waarmee, wanneer, wat en waar. Verschillende mensen aan de zaal kwamen aan het woord en zij hadden allemaal een andere volgorde want het is nu eenmaal nog zo dat we eerst naar het werk gaan en dan pas nadenken over wat we daar gaan doen in plaats van denken over wat we moeten doen en daar een locatie bij zoeken die het beste past.

De tweede stelling waar we over spraken was: de leiding die ik wil ontvangen is gelijk aan de leiding die ik geef.
In de discussie met mijn groep kwamen we al snel op een aantal patronen die voor iedereen heel herkenbaar zullen zijn.
Computer aanzetten, koffie halen, mail lezen, vergaderen en meetings, mail lezen en afsluiten. De vraag is nu, doen wij dit werk op de meest efficiënte manier, kunnen er dingen veranderen, is het gebouw geschikt voor deze activiteiten en waar zijn deze activiteiten op gebaseerd.

Thijs Edelkoort

Thijs Edelkoort van AT Osborne ging in op huisvesting en begon zijn presentatie met een dag uit het leven van…. Hij refereerde met deze twee voorbeelden naar activiteit en beleving gerelateerd werken. Ook liet hij zien wat voor soort werkplekken hierbij hoorde. Een mooi voorbeeld vond ik het emotie-archief. Veel mensen hebben een boekenkast in hun kantoor staan waar zij niets mee doen. Edelkoort noemt dit het emotie-archief, mensen kunnen er geen afstand van doen maar gebruiken doen zij het niet. Deze boeken kun je goed gebruiken om afscheidingen te creëren, de boeken zijn niet beschikbaar om te lezen, maar fungeren als ruimtevullers. Een ander goed voorbeeld vond ik het beleving gerelateerd werken. De omgeving beïnvloed de mensen die er in werken, doe hier dus iets mee.
Sebastiaan Star van het SSC-ICT van de TU Delft vertelde over de visie van zijn dienst. Hierin staat de medewerker centraal en als alles wordt uitgevoerd kan ik alleen maar zeggen dat ik daar heel blij van zal worden. Ook liet Sebastiaan Lync zien, een product van Microsoft. Met twee 360graden camera’s, een collega thuis via skype en ons in de zaal werd een online meeting gecreëerd. En dat spreekt tot de verbeelding.
Om de dag af te sluiten was Liebje Paalman (van bureau Fonk) gevraagd om de dag samen te vatten en om het veranderproces dat wij ingaan toe te lichten.
Om het veranderproces te verduidelijken gebruikte Liebje een model van Beerenschot. Deze checklist helpt je bij het veranderproces.
  1. waarom gaan we het doen? Wat gebeurd er als wij het niet doen?
  2. waar gaan wij naartoe? (tip: begin met hen die willen en zoek naar verleiding)
  3. is het mogelijk? (kleine successen zorgen voor vertrouwen)
  4. werkt onze inrichting mee in onze verandering
  5. kunnen we dat?
  6. doe ik het zo goed?
  7. op welke manier brengen we energie in verandering?

Eventueel kun je hieraan toevoegen, hoe ver willen we gaan?

Als je deze vragen hebt beantwoord kom je tot de volgende zeven krachten:

  1. Noodzaak – doet bewegen
  2. Visie – geeft richting
  3. Succes – doet geloven
  4. Sfeer – geeft energie
  5. Structuren – lokken uit
  6. Capaciteiten – maken haalbaar
  7. Systemen – bekrachtigen

Ik vond het erg interessant om met een groep van TBM na te denken over Het Nieuwe Werken en wat dat voor die faculteit kan betekenen. Het waren goede discussies en iedereen was ontzettend enthousiast. In de komende weken zullen de groepen het stappenplan van de dag omzetten naar een projectplan en zullen zij een visie ontwikkelen. Hierbij worden zij ondersteunt door het team van 2FLOW.

Meer informatie over 2FLOW vind je op de website. Rob Speekenbrink schreef ook een blogpost over deze bijzondere dag, die vind je hier.

Op bezoek bij de VU – Smart@Work

Vorige week vrijdag mocht ik met een aantal TU Delft collega’s op bezoek bij de Rechtenfaculteit van de Vrije Universiteit in Amsterdam. Deze TU collega’s vormen samen het projectteam 2FLOW dat het nieuwe werken bij de TU Delft gaat ondersteunen en coördineren. Wij bezochten de VU omdat daar de rechtenfaculteit als eerste in Nederland het nieuwe werken binnen het onderwijs heeft geïntroduceerd onder de naam Smart@Work.

Ik was erg nieuwsgierig. Als ik denk aan een rechtenfaculteit vol met juristen dan denk ik aan papier, heel veel papier. En aan eigen kamers om geconcentreerd te werken. In mijn hoofd wilde het nieuwe werken en een rechtenfaculteit niet samen. Maar het bezoek bracht hier verandering in en nu snap ik het wel. Anders dan ik had verwacht, maar wel mooi en goed doordacht.

Sinds 3 januari 2011 zit de faculteit in dit nieuwe pand dat Initium is genoemd. De aanleiding was er een die je vaker ziet in het onderwijs, de faculteit groeide zodat de medewerkers en studenten niet langer in het pand pastten. Er moest nieuwbouw komen van 10.000 m2. De faculteit zat hiervoor in het hoofdgebouw, verdeeld over vijf verdiepingen. De inrichting was donker, lange gangen met dichte deuren. Je wist niet of iemand aanwezig was of niet. Van deze indeling wilden ze af, ze wilden meer open zijn. Maar ook meer samenwerken en meer samen doen. De faculteit moest een hart krijgen.
De faculteit kreeg de opdracht om een pand neer te zetten waar zij het mee moeten doen, ook al groeit de faculteit, het pand wordt niet groter. De 10.000 m2 is dus het maximum. En dat is een enorme uitdaging. Er werd gekozen voor op activiteit gerichte werkplekken en deze niet persoonsgebonden te maken.

Vrij vroeg in het project is aan medewerkers gevraagd wat zij het allerbelangrijkste vinden. Dit is geconcentreerd kunnen werken en de boeken. Zonder de boeken geen identiteit, de boeken zijn dag en nacht nodig. Maar aan de andere kant zijn bezuinigingen een feit, kun je bijna niet anders dan meegaan met de trend van het nieuwe werken, maar je wilt het wel samen doen.

Voor een aantal onderzoeken heeft de faculteit Laanbroek Schoemans Adviseurs ingehuurd. Zij deden onder andere een bezettingsgraadmeting. In piekuren was er 55% bezetting, maar meestal was rond de 40% van de werkplekken bezet (bruto bezetting). Dus wat ga je dan vormgeven, iets wat wordt gewenst op het idee dat iedereen er altijd is. Of kijk je kritisch naar de cijfers en baseer je het nieuwe concept hier op. Huisvesting durfde de vraag te stellen. Uiteindelijk werd het kloostergang idee met aparte kamertjes losgelaten en gekozen om deels persoonsongebonden te werken. Maar je wilt geen hierarchie in de kantoorinrichting, dus wie krijgt dan een eigen plek en wie niet? Er bestaat geen logische verantwoording om dit te realiseren dus uiteindelijk wordt het hele concept losgelaten. Er worden alleen maar persoonsongebonden plekken ingericht, behalve voor de secretariaten. Zij hebben een vaste plek gekregen in een open ruimte.

In het gehele proces heeft huisvesting een belangrijke rol gespeeld. Zij waren leidend. Maar de nieuwbouw, het experiment met het nieuwe werken, moest binnen budget en tijd worden gerealiseerd. Tijdens het proces werden veel dingen ontdekt, maar de projectleider liet weten dat dit nodig was om te kunnen wennen aan nieuwe ideeën en manieren van inrichting. Met andere woorden, het proces was nodig om tot het eindresultaat te komen.

Een gedeelte van het pand is afgesloten voor studenten. Docenten die een afspraak met een student hebben kunnen hen ophalen en meenemen naar het gesloten gedeelte. In het open gedeelte zijn wel ruimtes voor docent/studentcontact maar deze ruimtes worden vaak bezet door studenten. Studenten moeten er wel uit als er een afspraak is en de ruimte is gereserveerd.

Het gesloten gedeelte trekt enorm. Medewerkers zitten hier graag, soms is het zelfs te gezellig. Het hart van de faculteit wat een wens was vanuit de start van het project is gerealiseerd. Of er ook meer wordt samengewerkt is nog niet onderzocht, wel geven medewerkers aan elkaar vaker te ontmoeten en elkaar beter te leren kennen. In het gebouw zijn vlekken gevormd waar afdelingen elkaar opzoeken. Dat betekent niet dat anderen niet in die vlek mogen zitten. Iedereen is overal welkom.

Qua ICT worden er experimenten gedaan (bijvoorbeeld met iPads en laptops). Het is nog niet optimaal. Maar ze zijn op de goede weg. Nog lang niet al het papier is gedigitaliseerd en een papierloos kantoor bestaat nog niet maar VU-breed staat digitalisering op de agenda. Wel is er voor de verhuizing veel opgeruimd zodat er leegstand in de kasten is.

Wat betreft professionalisering is er een cursus efficiënter werken aangeboden maar deze is niet door iedereen gevolgd. Slimmer werken met social media, of de GTD methode is iets wat nog niet echt leeft maar misschien nog wel gaat leven.

Nog even wat cijfertjes. Er zijn vier verschillende soorten werkplekken:

  • 1-persoons werkplek – voor activiteiten die hoge concentratie vragen (aantal 68 werkplekken)
  • 2-persoons werkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 60 werkplekken)
  • groepswerkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 75 werkplekken)
  • loungeplek – voor activiteiten met gemiddelde concentratie (aantal 24 werkplekken)
  • Voor vergaderingen en overleggen kunnen ruimtes (voor 4, 12 of 30 personen) gereserveerd worden

Vanaf 0,5 fte krijgt een medewerker een eigen laptop en een locker. Medewerkers die minder dan 0,5 fte werken mogen een laptop en locker voor een dag lenen.

Er werd een positief verhaal verteld, met ups en down dat wel. En natuurlijk was er ook wel weerstand. Maar wat wil je, medewerkers die gewend zijn aan een eigen kamer die ineens moeten gaan flexwerken en de kasten met boeken moesten inleveren. Die weerstand viel uiteindelijk toch wel mee. De medewerkers wisten ook wel dat deze richting ingeslagen moest worden en ook al is het anders, je went er wel aan. En dat geeft hoop. Want als het lukt met juristen, dan moet het toch zeker lukken met techneuten.

Meer informatie over dit project en het nieuwe gebouw lees je hier en hier. Wat collega Rob van het bezoek vond beschrijft hij hier.

 

Seminar Open Educational Resources – wat komt er zoal bij kijken?

15 maart aanstaande wordt door SURF Academy het seminar Open Educational Resources – wat komt er zoal bij kijken? georganiseerd.
Er bestaat een enorme diversiteit aan leermaterialen voor het hoger onderwijs, van presentaties tot complete cursussen en van films tot weblectures. Veel van deze materialen zijn alleen toegankelijk voor de studenten van de eigen instelling en zitten verstopt in DLO’s. Toch zijn er een aantal onderwijsinstellingen die hun leermaterialen beschikbaar stellen voor iedereen, bijvoorbeeld via repositories of iTunesU. Deze zogeheten Open Educational Resources staan centraal tijdens dit seminar.

Vragen die tijdens de dag aan bod komen zijn:

  • wat verstaan we onder open educational resources
  • waarom kiest een onderwijsinstelling ervoor deze vrij aan te bieden
  • hoe worden open educational resources geproduceerd en wat komt er allemaal bij kijken
  • waar vind ik open educational resources en hoe beoordeel ik deze op kwaliteit

Programma
09.30 Ontvangst met koffie en thee

10.00 Introductie en kennismaking – Verwachtingen van de dag / Ben Janssen, bestuursadviseur – Open Universiteit

10.30 Wat zijn Open Educational Resources? Waarom kiest een onderwijsinstelling ervoor haar leermaterialen
vrij aan te bieden? / Anka Mulder, directeur Onderwijs – TU Delft

11.15 Open Educational Resources maken – Wat komt daarbij kijken in de praktijk? / Robert Schuwer, projectleider OER – Open Universiteit

12.00 Lunch

13.00 Open Educational Resources (her)gebruiken – Zoeken, vinden en (her)gebruiken, met aandacht voor kwaliteit / Arie van der Graaf – Groen Kennisnet

13.45 Uitleg & pitches tafelsessies

14.00 Tafelsessie 1: beleid
Ben Janssen, Open Universiteit
Ria Jacobi, Universiteit Leiden
Martijn Ouwehand, TU Delft

Tafelsessie 2: praktijk
Ellen Kuipers, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen
Robert Schuwer, Open Universiteit

15.30 Pauze met koffie en thee

15.45 Praktijkvoorbeeld: NeuroBlend project – Ervaringen van 5 jaar OER ontwikkeling / Nicolai van der Woert, adviseur onderwijs innovatie, UMC St. Radboud

16.15 Nabespreking en afsluiting

16.30 Borrel & napraten met deelnemers en experts

Wanneer: 15 maart
Waar: TU Delft Library (Prometheusplein 1)
Toegang: gratis
Aanmelden via de website van SURF Academy
Plenaire sessies worden opgenomen met Collegerama 

Swung house en Rabobank Unplugged

Afgelopen week mocht ik twee keer op werkbezoek. Op woensdagmiddag bezochten @wvanwezenbeek en ik Swung House in Ypenburg en vrijdag ging ik met de werkgroep Flow naar Utrecht om het kantoorpand Rabobank Unplugged te bezoeken. De werkgroep Flow is een werkgroep die zich bezighoudt met het nieuwe werken op de gehele TU Delft.

Swung House

Na ongeveer een half uur fietsen kwamen Wilma en ik bij Swung House aan. Het eerste dat opviel waren de oplaadpunten voor elektrische voertuigen. Wilma en bedachten ons dat we misschien beter de elektrische scooters van de TU Delft hadden kunnen lenen. Maargoed fietsen is gezond en het was mooi weer.


Bron: Swung House

We werden opgewacht door Marinel van de Velde en Jean-Marc Verhoeven. De eerste indruk was meteen goed. Lockers voor de spullen, een mooie garderobe, een grote tafel om even te wachten en een ontvangstbalie. De kleuren die in het hele gebouw zijn gebruikt zijn lichtblauw, grijs, wit en bruin. Koele kleuren die niet koel aandoen.


Bron: Swung House

Marinel legde ons uit dat alles wat Swung House doet zo duurzaam mogelijk gebeurd. Dus wordt er een biologische lunch geserveerd en is de koffie en thee die geschonken wordt fairtrade. Ook is er duurzaam printpapier aanwezig voor hen die nog iets op papier willen lezen of meenemen. Maar ook in het interieur is gekeken naar duurzame meubels en inrichting, zo zijn er stoelen die gemaakt zijn van gerecyclede petflessen.


Bron: Swung House

Swung House is een flexkantoor waar ontmoeten en verbinden centraal staat. De Swung Manager zorgt er actief voor dat mensen met elkaar in contact komen en de ruimtes zijn zo ingedeeld dat ontmoeten mogelijk is. Er zijn lange tafels waar je met meerdere personen of individueel aan kan werken. Maar ook aanlandplekken, coachingsruimten, vergaderplekken en concentratie plekken.


Bron: Swung House

Een flexplek kost bij Swung House 40 euro per dagdeel, een aanlandplek 10 euro per persoon per uur. Meer prijzen vind je hier. Je hoeft geen abonnement te nemen bij Swung Housen en je kunt op de dag zelf nog reserveren (als er plek is). Koffie/thee, wifi en parkeren zit bij de prijs inbegrepen en voor de lunch betaal je 15 euro.

Swung House organiseert regelmatig events. Zo is er op 25 februari de dag van het nieuwe werken en op 28 februari Open Coffee Haaglanden (iedere laatste maandag van de maand).

Normaal gesproken maak ik zelf foto’s en plaats ik deze op Flickr, maar niet dit keer. Marinel heeft mij de foto’s toegestuurd.

Meer informatie en contact:
Swung House
Prinses Alexialaan 8
2496 XA Den Haag
T 015 310 78 44

Rabobank Unplugged

Vrijdag was het dan tijd om naar Utrecht af te reizen om het gebouw van de Rabobank Unplugged (Beneluxstaete) te bezoeken.

In dit filmpje wordt uitgelegd wat de Rabobank bedoelt met Unplugged en wat zij er mee wil bereiken.

In de ochtend heeft de werkgroep Flow nagedacht over haar rol en wat zij wel en niet wil doen.

Door middel van een groepsgesprek en brainstorm hebben wij rollen bepaald en als dat kon hier al poppetjes aangehangen. Er komt veel op ons af, er zijn op verschillende plekken binnen de TU Delft al initiatieven gestart, maar ook zijn er groepen die popelen om te kunnen beginnen. De TU Delft Library loopt voorop, zij heeft immers al een pilot gedaan vorig jaar onder de naam IKWERK!. Het projectplan voor de implementatie wordt nu geschreven en ook gaan wij met e-office persona’s of archetypes bepalen waar de bibliotheekmedewerkers zich mee kunnen identificeren. De keuze voor de persona’s is gemaakt op werkplekgebonden/veel onderweg, uniek of procesmatig werken, informatie brengen/informatie halen.

Na de lunch kregen wij een rondleiding door het Rabobank Unplugged (Beneluxstaete) gebouw. Wat opviel is dat de uitstraling luxe is en het werd ook aan ons uitgelegd waarom, elke besparing die wordt gedaan wordt geinvesteerd in luxe materialen zoals bijvoorbeeld het mooie bestek in de kantine en de houten vloeren.

Ook in dit gebouw vind je verschillende soorten werkplekken, voor groepen en individuen. Veel plekken met hoekjes, omdat het mensen het nu eenmaal fijn vinden om naast elkaar te zitten als zij samenwerken. Alle medewerkers die hier komen hebben een eigen laptop (maar ook een laptopstandaard, een muis en toetsenbord). Ze gebruiken pasjes die ze in de laptops stoppen om bij het netwerk te komen. De medewerker mocht zelf kiezen wat voor soort laptop hij wilde.

Op een aantal etages staan goede koffiemachines. De omgeving eromheen is ingericht op ontmoeten. De eerste twee etages zijn om samen te werken en de etages erboven om in stilte te werken. Je merkt door de inrichting dat je in een stilte-omgeving komt.

De kleuren die gebruikt zijn bij de inrichting zijn wit, grijs, zwart en blauw. Met af een toe een detail in kleur, zoals deze telefoonhoek.

Niet heel spannend maar wel wat ik verwacht van een bank. Dit bedoel ik niet vervelend, bij een bank denk ik nu eenmaal niet aan uitbundig kleurgebruik. Maar desondanks hing er een goede sfeer in het gebouw, je voelt je er welkom om te komen werken. Nu zou ik hier niet een hele dag kunnen werken, ik heb kleur nodig, veel kleur, en veel spulletjes om me heen. Des te chaotischer des te fijner ik het vind. Maar op mijn voorkeuren kun je niet een gebouw voor 100 mensen inrichten, dat snap ik ook wel. En misschien is werken in een sobere omgeving voor mij zo af en toe ook niet verkeerd.

innovate – educate – create

De afgelopen maanden heb ik veel geschreven, niet op mijn blog, maar wel voor boeken, tijdschriften en websites. Een van die publicaties is een hoofdstuk in een Frans boek over nieuwe en verbouwde bibliotheken. Samen met mijn collega Wilma van Wezenbeek (@wvanwezenbeek) schreef ik Innovate – Educate – Create, uiteraard over de bibliotheekverbouwing naar een Library Learning Centre. Deze maand komt het boek uit en van de uitgever kregen wij alvast de omslag toegestuurd.

Innovate – Educate – Create

De afbeeldingen die bij het hoofdstuk horen hebben wij apart aangeleverd en worden als bijlage in het boek geplaatst. Afbeeldingen van de verbouwing staan op Flickr en op het weblog dat wij bijhielden tijdens de verbouwing.

De TU Delft Library in beeld

Vanmiddag las ik in TU Nieuws over een vijftal filmpjes die de TU Delft Library heeft gemaakt en waar de groene rups van Discover een rol speelt. Leuk om te zien, origineel en creatief.

Wil je de filmpjes ook zien, klik dan hier. Je kan ze een voor een bekijken of allemaal achter elkaar.

Als je weet waar je moet luisteren hoor je heel veel

(met dank aan Gerard Bierens voor het maken van de foto)

Afgelopen dinsdag mochten mijn collega Marion en ik een presentatie geven over webcare en webpresence bij de bibliotheek van de TU Eindhoven. Aanleiding hiervoor was een beleidsnotitie die ik in september 2009 schreef en die ik – als je weet waar je moet luisteren hoor je heel veel – als titel meegaf.

In deze notitie gaf ik weer waar de TU Delft Library online te vinden is en hoe anderen over haar denken. Na deze notitie vroeg het managementteam Marion en mij nog een aantal maanden online te monitoren wat er zoal gebeurde en om het twitteraccount actief in te zetten. Daarna mochten wij een evaluatie schrijven. Ons idee voor een webcareteam werd door het managementteam goed ontvangen en inmiddels bestaat dat team. Ondergebracht bij onze collega’s van Ask Your Library. Deze groep, die de virtuele vraagafhandeling vor de bibliotheek regelt, leek ons de beste groep om webcare en webpresence onder te brengen. Dit betekent natuurlijk niet dat zij de enige zijn die dit doen, ook andere collega’s mogen bloggen, twitteren en flickr gebruiken voor foto’s. Maar het is de groep van AYL die actief op zoek gaat naar wat er online over ons wordt gezegd en geschreven.

De presentatie staat op slideshare en vanaf vandaag dus ook hier.

Tijdens en na de presentatie kregen wij veel vragen van de aanwezigen. Bij de bibliotheek van de TU Eindhoven zijn ze nog niet heel actief met web 2.0, social media en webpresence maar misschien dat daar na onze presentatie verandering in komt.

Na onze presentatie was er nog een presentatie over de nieuwe mobiele iPhone app van de bibliotheek. Ik kan alleen maar zeggen dat die er erg goed uitziet en wat mij betreft zo de appstore in kan. Ik hoop dus dat hij snel te downloaden is zodat ik hem bij de TU Delft kan laten zien.

Het Nieuwe Werken bij de TU Delft

Op 4 november spraken ongeveer 60 mensen van de TU Delft over het Nieuwe Werken en de consequenties daarvan voor onze universiteit. De groep genodigden bestond uit leden van het CvB, de OR, decanen, directeuren en medewerkers die al pilots doen, zoals wij in de bibliotheek. Centraal stond de vraag: wat moeten we met het Nieuwe Werken?

Dagvoorzitter Hugo Priemus (Hoogleraar TBM) is een man van het Oude Werken, hij gebruikt voornamelijk pen en papier. In een korte inleiding vertelt hij over het Nieuwe Werken en verwijst naar een artikel uit Trouw van 16 oktober.

Hij geeft aan dat het tijdens deze bijeenkomst er deelnemers zullen zijn die enthousiast worden, of al zijn, maar dat er ook aandachtspunten zijn waar we bij stil moeten staan. Ook ziet hij deze bijeenkomst niet als een startschot maar als een versnelling aangezien er al initiatieven binnen de TU Delft zijn gestart, zoals het flexwerken bij Bouwkunde, de HR strategie bij P&O en de BPOS pilot bij ICT.

Nynke Jansen (directeur HR) vertelt over haar ervaringen met werken in een groep die elkaar weinig irl zag. Via msn, email en teleconferencing was deze groep een goed werkend team. Verspreid over de hele wereld zagen zij elkaar misschien 1x per jaar. Maar dat was geen probleem. Nynke vraagt aan de deelnemers: waarom willen wij het Nieuwe Werken? Maar ook waarom niet? De reacties uit de zaal zijn verschillend. Van de wetenschap leent zich er goed voor en de nieuwste generaties verwachten dit van ons, tot, niet iedere medewerker voelt zich hier goed bij, of sommige collega’s raken geïsoleerd.

Rene Hoogland

Rene Hoogland van het PM Collectief vertelt over ervaringen bij de Rabobank.

  • loslaten van ingesleten werkpatronen
  • slim(mer) samenwerken en communiceren
  • minder regels
  • vertrouwen
  • eigen verantwoordelijkheid
  • bewuster omgaan met informatie, kennis, plaats (kantoorruimte) en tijd
  • betere balans zakelijk/privé
  • maatschappelijk verantwoord handelen

Maar ook:

  • mondige klanten en medewerkers
  • nieuwe generatie
  • 24/7
  • steeds meer vraag naar maatwerk
  • ict maakt tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk

Bij de Rabobank maakte men gebruik van kernbegrippen. Zoals de werkplek als management instrument voor prestatie, any place, any time, kennisomgeving, feeling environment, kantoor als branding/identiteit, sociaal centrum en werkomgeving als stimulans voor kennisdelen en nieuwe ideeën.

Volgens Hoogland is de moeilijkste groep de managers tussen 30-45 die net een eigen kantoor hebben gekregen. De gedragsveranderingen zijn belangrijk en voor iedereen betekent dit iets anders. Sommige mensen zullen zich kwetsbaar opstellen, anderen gebruiken hun stem om gehoord te worden. Het gaat om inspireren, passie en het ondersteunen van ideeën.

Hoogland geeft nog een aantal tips:

  • werk holistisch – benader het totale plaatje – kijk naar mens en proces
  • stuur op harde en zachte indicatoren
  • wees zo transparant mogelijk
  • kijk per afdeling wat je wilt en wat je kunt doen met bestaande middelen

Ook vertelt Hoogland nog iets over het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook zij keken naar mens en proces, hebben het Nieuwe Werken niet gezien als een techno push, maar ook niet een one size fits all. Zij begonnen laagdrempelig en hebben de mensen er zelf voor laten kiezen. Om anderen te overtuigen zetten zij ambassadeurs in die laten zien hoe het werkt. Belangrijkste les – blijf realistisch.

Marc Jetten

Marc Jetten (ViaValue) geeft ons een inkijkje bij Interpolis die het project Helder Werken hebben genoemd. Hij noemde ons parkeerterrein net een werkplek, allemaal zijn ze bezet.

In een negental punten vertelde hij het verhaal:
0 resultaat als levend bewijs (zonder resultaat geen waarde – het zijn de percepties van klanten en medewerkers die een reputatie bezorgen – vertrouwen en openheid zijn centrale begrippen)
1 kenmerken van succes
2 visie als fundament (helder werken is onlosmakelijk verbonden met vertrouwen! visie van 1995 is nu nog steeds de visie – de ambities zijn bijgesteld – bieden mensen een open uitdagende werkomgeving – met kansen voor individuele ontplooiing en ruimte voor actief ondernemerschap – draait het om HNW of staat de identiteit van de organisatie centraal – is HNW een concept dat de identiteit versterkt? Visie-cultuur-identiteitsontwikkeling.
3 geef voorrang aan cultuur boven efficiëntie – en boven huisvesting en ICT
4 cultuur vraagt om verdieping
5 geef vertrouwen en je oogst vertrouwen
6 binnen is buiten
7 verwachtingen overtreffen
8 trektocht of geplande reis
9 …

Omdat er te weinig tijd was heeft Jetten niet alle punten kunnen behandelen. Maar is het een proces of een project is wel een uitspraak die mij is bijgebleven.

Wim Pullen

Als laatste spreker kwam Wim Pullen (Directeur Center for People and Buildings) aan het woord. Ik had al eerder een gesprek met hem gehad en vind hem een inspirerende man. Hij vindt het belangrijk als mensen verhalen blijven vertellen omdat verhalen soms belangrijker zijn dan feitenmateriaal. Maar hij is wel een feitenman, zeker als het om het Nieuwe Werken gaat.
Pullen heeft onderzocht wat een wetenschapper/onderzoeker nu nodig heeft. Wat doet een onderzoeker nu eigenlijk een hele dag? Dat zijn verschillende dingen, van bureauwerk (lezen, schrijven, overleggen, telefoneren) tot onderweg zijn.

Een onderzoeker heeft hiervoor nodig:

  • werkruimte voor geconcentreerde arbeid en klein overleg
  • ontmoetingsruimte voor groot overleg
  • verrassende ontmoetingen en bergruimte voor “mijn” boeken
  • lab
  • vrijheid om te gaan en te staan!

Pullen rekent waar het kan. Dus hoeveel m2 zijn er, wat is er nodig en hoe kom je hier achter. Hij ontwikkelde het werkplekspel maar zet ook medewerkertevredenheidsonderzoeken in om hierachter te komen. Hij laat ons weten dat kantoorruimte vaak voor ongeveer 50% leeg staat en dat 6m2 het wettelijke minimum is voor een werkplek. Maar vooral het eerste hakt er wel in, want als dat zo is, wat kun je dan allemaal nog meer doen met die lege ruimte. Ik heb wel een paar ideetjes.

Na een korte pauze ging de groep uit een. Van te voren mochten wij een kaartje kiezen. De keuze was:
Virtueel samenwerken – Papierloos kantoor – Cultuur: generatiemanagement – Cultuur: Living Lab – Het kantoor van de toekomst – De nieuwe medewerkende.

Ik koos voor Living Lab omdat dit begrip bij mij niet bekend was. Maar als je op het begrip Googled kom je er achter dat er ook in Nederland verschillende Living Labs zijn.
Onze groep bestond uit 7 mensen en werd begeleid door Marc van Seters (organisatie-adviseur, creativiteitscoach en -facilitator, Avijf, Living Labs).
Centraal stond de vraag: hoe kom je tot een optimale samenwerking.
Binnen het Nieuwe Werken zie je een verschuiving naar de ICT kant en naar individualisering, dus moet daarnaast iets komen om nog gerichter te praten waar het over gaat. Gaat het om het Nieuwe Samenwerken, high tech gecombineerd met high touch, moeten wij op zoek gaan naar andere manieren om elkaar te ontmoeten, wanneer worden mensen enthousiast om bij elkaar te komen en samen te werken? Hierover discussieerden wij met ons groepje met als onderwerp de wij kant (teams), de ik kant, de zij kant en de het kant (procedures, regels). Wij moesten de perspectieven inbrengen, dus wij brachten alle verschillende kanten samen om daarna te focussen en te verbinden.

wij – ik – het
rondom het nieuwe werken
wat betekent het voor ons

IK
WIJ
HET
heb aandacht voor mensen die angst hebben voor nieuwe dingen
vooroordelen als je niet mee wilt gaan in de stroom – laat mensen in hun waarde
meer aandacht voor elkaar
hoe leggen wij afspraken vast, met welke systemen

Conclusies

De conclusies van de verschillende groepen:

– ict biedt de middelen aan om thuis te werken
– hoe weten medewerkers wat wel en wat niet kan
– de ict-afdeling moet duidelijker zijn over de mogelijkheden die je hebt als medewerker

papierloos kantoor:
– gebruik de juiste systemen
– ipad, tablet, vergaderingen waar iedereen achter de klep zit zijn geen fijne vergaderingen
– iedereen heeft eigen beeld bij het nieuwe werken, thuiswerken
– stap voor stap

Het Nieuwe Werken voor alle generaties:
– 4 typen generaties – protestgeneratie, generatie x, pragmatische generatie, generatie einstein – generatie x zijn bruggenbouwers – zoek waar mensen energie van krijgen – spreek mensen hierop aan – ideale organisatie is ideale mix van generaties – hoe wordt je dan een bruggenbouwer – interesse van oud naar jong en van jong naar oud – verbindingen maken – hoe blijven wij vitaal

Living Lab
– optimale samenwerking – jezelf – wij – systemen – vanuit deze drie gezichtspunten kom je tot resultaat – managementstijl is belangrijk – manager moet loslaten en coach worden – je ziet elkaar minder dus als je elkaar ziet moet je er een feestje van maken – quality time – het nieuwe werken is niet gelijk het betere werken

Kantoor van de toekomst
– werkplekspel – wanneer speel je het spel? aan het begin of juist aan het einde, zijn verschillende voorbeelden van – discussie helpt om vragen te beantwoorden zoals past het in onze organisatie, past het bij mij, hoe is de cultuur van de organisatie

De nieuwe medewerkende
nieuwe medewerker moet mediawijs zijn

Na de terugkoppeling uit de groepen hebben we nog wat gediscussieerd. Wat hieruit naar voren kwam is dat medewerkers zich vrijwillig moeten kunnen aanmelden als zij willen experimenteren met het Nieuwe Werken. Ook moet er een visie komen zodat elke pilot hieraan gekoppeld kan worden. Voor de visie werken ICT, FMVG en HR samen. Sleutelwoorden: vertrouwen, kwaliteit van leidinggeven, voorbeeldgedrag, cultuur boven efficiency. Ook moeten we nadenken over waarom willen we het Nieuwe Werken, wat willen we als organisatie bereiken.

Het Nieuwe Werken is net als thuis, als je elkaar ziet moet je er quality time van maken.

Nynke sluit af met:

schaadt het ons als we het niet doen
schaadt het ons als we het wel doen