Nieuw project: IKwerk!

Afgelopen dinsdag hadden wij intern de kick-off van een nieuw project. Een project dat wij als naam IKwerk! hebben gegeven, totdat wij een nieuwe naam hebben gevonden die beter past, maar vooralsnog voldoet IKwerk! prima. Het project heeft alles met het nieuwe werken te maken, een containerbegrip, een hype misschien wel, in ieder geval een nieuwe manier van het inrichten van, het kijken naar en nadenken over werken.

Microsoft is een van de eersten die het nieuwe werken in Nederland heeft omarmd en hierna volgden de andere bedrijven snel. Uiteraard bestond het begrip al veel langer, Dik Bijl (ambassadeur van Het Nieuwe Werken) schreef er 3 jaar geleden al een boek over en vorig jaar verscheen een tweede boek over het onderwerp (dat als gratis pdf te downloaden is).

Maar wat is het nieuwe werken dan precies? En waarom is het nodig?

  • we staan met zijn allen vaak en veel in de file en de treinen zijn overvol
  • we e-mailen ons suf en vergaderen nog veel vaker
  • wij zijn vaak meer tijd kwijt aan administratie dan aan het eigenlijke werk
  • het werk is nooit af, spoedklussen komen vaak tussendoor en wij  krijgen daardoor weinig tijd om in rust een klus te klaren of om eens goed na te denken over de toekomst en een visie te ontwikkelen, we worden moe en raken overwerkt
  • wij zijn geneigd om dan maar werk mee naar huis te nemen en ‘s avonds of in het weekend nog even snel iets af te maken
  • en met al deze drukte en rompslomp wordt het plezier in werken steeds minder, we vinden het werk minder zinvol en worden er soms ongelukkig van
  • het model waarbinnen wij werken stamt uit het industriële tijdperk, het werken in de huidige tijd vraagt om een andere manier van aansturing, andere competenties van medewerkers en een andere omgeving om het werk in te doen.

En daarom is het nieuwe werken nodig. Maar wat is het dan precies? Dik Bijl geeft de volgende definitie:

Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door die medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen – de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt.

Uiteraard kan elk bedrijf deze definitie naar eigen inzicht gebruiken om het nieuwe werken te implementeren. Microsoft doet het op haar manier en heeft een website ingericht rondom het nieuwe werken en een aantal filmpjes op YouTube geplaatst, waaronder deze die als inleiding op het onderwerp zeer interessant is.

Maar niet alleen Microsoft gebruikt het nieuwe werken, ook zorginstellingen, KPN, de overheid en nu wij dus ook.

Na de kickoff zijn wij woensdag met een kleine delegatie naar KPN in Den Haag geweest. Bij KPN is men 3 jaar geleden klein begonnen, met een afdeling. En de doelstelling voor 2010 is dat iedere werknemer zich verbonden voelt met het nieuwe werken, iedereen krijgt dus ook een training. Het gaat namelijk niet alleen om een nieuw interieur of nieuwe ICT-toepassingen, het meest belangrijke is wel de mindset die anders wordt en waar medewerkers aan moeten wennen. Het is daarom niet een kwestie van dat doen we even, het kost tijd om die mindset te veranderen.

KPN maakt in de inrichting gebruik van vier verschillende soorten werkplekken:

  • open werkplek (4 bureau’s)
  • concentratie werkplekken (1 of 2 bureau’s)
  • informele overlegplek
  • formele overlegplek

Zij hebben door middel van een werkplekcalculator berekend hoeveel werkplekken er nodig zijn voor de hoeveelheid fte’s. Wij mochten een kijkje nemen op de afdeling Marketing & Communicatie. Per afdeling zijn de vier verschillende werkplekken ingericht. Je kan vanuit huis of met een check-in zuil een werkplek reserveren. Maar je hoeft niet naar kantoor te komen, thuiswerken of onderweg werken is ook een optie.

Bij KPN zijn veel ontmoetingsplekken ontstaan, die te vinden is bij de koffiemachine die op een open plek is gesitueerd tussen de kantoren in.

Ons project IKwerk! zal bestaan uit een onderzoek, een pilot (met de informaties- en de bibliotheekspecialisten) en het opleveren van een implementatieplan. Hiervoor hebben wij subsidie gekregen van het Europees Sociaal Fonds. En omdat wij subsidie hebben gekregen moet ik het logo van de Europese Unie in alle uitingen over ons project gebruiken.

Het implementatieplan zal zo gemaakt worden dat ook andere (universiteits)bibliotheken hier gebruik van kunnen maken. Daarom hebben wij  een focusgroep samengesteld met leden uit andere bibliotheken en onderwijsinstellingen, maar ook met collega’s van de eigen instelling (FMVG en P&O). Het komende jaar staat dus in het teken van IKwerk! Ik vind het heel spannend en ben uiteraard heel benieuwd hoe ons nieuwe werken en aan het einde van 2010 uitziet.

Bronnen:
Dik Bijl, Aan de slag met Het Nieuwe Werken, Zeewolde: Par CC, 2009.
Het nieuwe werken blog
Filmpjes op YouTube

Kennisbuffet in TU Delft Library

Al uren voordat het begon was het rommelig in TU Delft Library. Er werd gebouwd en opgetuigd en dat alles voor het Kennisbuffet dat op dinsdag 25 november plaatsvond. Mijn baas heeft er op het managementteam weblog al een stukje over geschreven. Ik mocht op deze middag op twee stands staan; Dark Ink en het Library learning Centre.

Collega Jan maakte foto’s waaronder deze:

Hier laat ik Hans Tonino (opleidingsdirecteur Technische Informatica en Media & Knowledge Engineering) Dark Ink zien. Vorig jaar bezocht ik hem om te vertellen over het UGame – ULearn project. Niet wetende dat het zo’n succes zou worden waar ook studenten van zijn faculteit aan mee zouden werken. Extra leuk voor hem dus om het eindresultaat een keer te zien.

Wat mij opviel was dat de bezoekers zeer geinteresseerd waren en duidelijk kwamen om geinformeerd te worden. Ik kwam in gesprek met iemand van de HvA die mij vertelde dat zij Dark Ink had gespeeld maar niet goed wist wat zij nog meer moest doen dan inktmonsters neerslaan. En toen besefte ik mij dat wij dit misschien niet heel goed hebben uitgelegd. Door het neerslaan van de inktmonsters verzamel je namelijk informatie die je nodig hebt om de raadsels bij de riddlemaster op te lossen. De informatie wordt opgeslagen in een eigen digitaal vriendje, I.N.G.E. genaamd (tab-toets gebruiken om bij I.N.G.E. te komen). Dus het doel van Dark Ink is niet zoveel mogelijk monsters verslaan, maar zoveel mogelijk informatie te vinden. Ik hoop dat deze dame nog een keer gaat spelen om te ontdekken hoe I.N.G.E. werkt.

Met Harald (de technisch projectleider van Dark Ink) heb ik laatst een artikel geschreven voor de Surfspace-site. Ik zal deze ook nog plaatsen op de UGame – ULearn site. In het artikel leggen wij uit hoe het proces is gegaan en hoe wij de studenten begeleid hebben.

Maar om even terug te komen op het kennisbuffet. Het was een leuke, gezellige en interessante middag waar ik veel nieuwe mensen heb ontmoet die graag op de een of andere manier bij UGame – ULearn betrokken willen worden. Het project zou na dit jaar eindigen maar ik kan nu al vertellen dat dat dus niet het geval is. Wij gaan gewoon door. Met game-avonden in december, januari en februari en een symposium op 23 april.