ik STOP met vergaderen

Zo dat is gezegd! En ik meen het ook nog. Al zou ik maar de helft minder vergaderen dan houd ik zeeën van tijd over. Na de masterclass STOP VERGADEREN van Richard Stomp was het duidelijk, ik vergaderen veel te veel. En ook al is, na onderzoek in de agenda, de uitkomst 50% van mijn tijd vergader ik en ik wil niet zo veel vergaderen. Ik wil innovatief zijn, leuke dingen bedenken, gek doen.

Richard Stomp begon met de droom die hij als kind had en vroeg ons om de volgende vragen te beantwoorden:

  • welke droom had je als kind
  • wat is hiervan uitgekomen
De groep was niet groot, we waren met zijn zessen. Maar de dromen waren bijzonder, groot, mooi en niet waargemaakt. Tijdens het rondje waar iedereen aan de beurt kwam viel al meteen iets op, we deden een rondje, net als je in een vergadering doet bij de mededelingen en rondvraag.

ontgaderen / ontgaderaar

Richard Stomp is ontgaderaar en doet aan ontgaderen. Maar hij is ook WOW officer en straatjutter.
We vergaderen te veel, te lang en de vorm waarin we het doen is veel te eenzijdig. Dat kan anders. We gooien per jaar veel geld weg aan loonkosten, reiskosten en ziektekosten (vergaderen is dodelijk vermoeiend) door te vergaderen. Stomp trekt het verder. De productiviteit gaat door al dat vergaderen omlaag, je ziet zoiets ontstaan als corporate autisme (als je naar binnen bent gericht heb je geen oog meer voor de klant) en de demotivatie neemt toe (talent verdwijnt).

DUS: MINDER – SLIMMER – KORTER

Stomp geeft de groep verschillende definities van vergaderen.

  1. van Dale – bijeenkomst van personen om iets te bespreken of besluiten te nemen
  2. van Zalen – alle vergaderingen in vergaderopstelling, strikte vergadervorm met notulist en voorzitter
  3. van Bale – bijeenkomsten van personen zonder duidelijk doel, ontmoetingsplaats voor ego’s, een plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd, met andere woorden een onproductieve gewoonte in grote organisaties
Vergaderzalen zijn energieloze plekken. Stomp laat voorbeelden zien en de treurigheid druipt er van af. Troosteloze zaaltjes, ingericht om er niet te willen zitten, muffe boel. De traditionele vergaderopstelling is echt niet altijd de beste manier om dingen voor elkaar te krijgen. Zeker als je tegenover elkaar zit. Hoe moet je dan samen tot een oplossing komen. Vergaderingen zijn verbaal. We gebruiken niet het visuele en dat is in sommige gevallen echt wel jammer.

oorzaken

Als oorzaak van te veel vergaderen noemt Stomp het Trini Lopez Syndroom.

We gebruiken een instrument om samen iets te bereiken. En dat ene instrument is de vergadering. Dat we dat doen is voor een groot deel gewoonte. Maar ook kennis, we weten gewoon niet hoe het anders kan. En dan status. Als je veel vergadert ben je vast heel belangrijk. Of wat denk je van luiheid. Je krijgt gratis koffie, je ontmoet nog eens iemand en je hoort de laatste roddels.

Maar er zijn veel meer oorzaken, zoals verantwoordelijkheden die niet duidelijk belegd zijn, interne strijd die gevoerd moet worden, angst (besluiten nemen voor anderen is eng!), teveel stafafdelingen, teveel managementlagen, etc.

oplossingen

Gelukkig zijn er oplossingen.

  • niet bijeen komen
  • korter bijeen komen
  • anders bijeen komen

Een opdracht. We doen de vergaderscan. Wij pakken onze agenda er bij en kijken voor een week (of een maand) hoeveel tijd we nu precies vergaderen. We kijken hoe erg het met ons gesteld is en we schrappen.
We geven per vergadering een waarde – must, nice, not. Eigenlijk willen we uitkomen bij alleen must vergaderingen en schrappen we de not bijeenkomsten.

Stomp legt uit dat we teveel willen en dat vaak in een vergadering stoppen. We willen informeren, voortgang bewaken, ideeen genereren, besluiten, etc. Die multivergaderingen, met veel doelen en veel mensen…. Waarom niet per vergadering een doel, een kleine groep mensen en dus snel klaar.  En vooral niet vergaderen als er andere oplossingen zijn zoals het gebruik van bijvoorbeeld basecamp, management by walking around, jij beslist of informatie zelf halen.

doe eens een vergadering van 22 minuten

Je weet dat staand vergaderen de productiviteit verhoogd en toch doen we het bijna nooit. Omdat we de meubels er niet voor hebben, omdat we geen zin hebben om buiten te wandelen en te vergaderen, zeg het maar…..
Overigens helpt het als je veraderingen plant op slechte momenten, dus vlak voor de lunch, om half 5, of voor 9 uur.

Zet het doel eens voorop in plaats van het middel. En noem het dan anders. Stomp heeft de volgende ideeen daarover. Een oplossering, een ideeenring, een inspiratiering of een beslissering. Pas de techniek toe die het beste bij de …ring past. De denkhoeden van Edward de Bono, of de Franse Salon, brown paper sessie of een visual meeting.

Je hoeft echt niet morgen met vergaderen te stoppen, maar je kunt wel nadenken over welke (kleine) stappen je kan nemen om het anders te doen. Stel jezelf vragen als is het doel helder, moet ik erbij zijn, wat levert het me op, voegt het waarde toe, heb ik er passie of talent voor nodig. En als dat niet zo is, doe het dan niet. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor vergaderen, dit geldt voor veel meer dingen in je werkende leven.

De dag vloog voorbij. De groep was klein en dus was er veel tijd voor interactie en luisteren naar elkaar. Extreem oefenden wij dit in de Franse Salon, een aanrader als je goed wilt luisteren naar elkaar. Een aantal deelnemers had niet eens zo veel problemen met vergaderen en ook voor hen was het een interesante dag. Al was het alleen maar om weer eens stil te staan met wat je doet en of het je energie geeft.

14 augustus gaan we met Richard straatjutten. Ik kijk er nu al naar uit! Heb je je nog niet ingeschreven voor deze workshop, er is nog plek, dus schrijf je hier in.

 

 

Als je weet waar je moet luisteren hoor je heel veel

(met dank aan Gerard Bierens voor het maken van de foto)

Afgelopen dinsdag mochten mijn collega Marion en ik een presentatie geven over webcare en webpresence bij de bibliotheek van de TU Eindhoven. Aanleiding hiervoor was een beleidsnotitie die ik in september 2009 schreef en die ik – als je weet waar je moet luisteren hoor je heel veel – als titel meegaf.

In deze notitie gaf ik weer waar de TU Delft Library online te vinden is en hoe anderen over haar denken. Na deze notitie vroeg het managementteam Marion en mij nog een aantal maanden online te monitoren wat er zoal gebeurde en om het twitteraccount actief in te zetten. Daarna mochten wij een evaluatie schrijven. Ons idee voor een webcareteam werd door het managementteam goed ontvangen en inmiddels bestaat dat team. Ondergebracht bij onze collega’s van Ask Your Library. Deze groep, die de virtuele vraagafhandeling vor de bibliotheek regelt, leek ons de beste groep om webcare en webpresence onder te brengen. Dit betekent natuurlijk niet dat zij de enige zijn die dit doen, ook andere collega’s mogen bloggen, twitteren en flickr gebruiken voor foto’s. Maar het is de groep van AYL die actief op zoek gaat naar wat er online over ons wordt gezegd en geschreven.

De presentatie staat op slideshare en vanaf vandaag dus ook hier.

Tijdens en na de presentatie kregen wij veel vragen van de aanwezigen. Bij de bibliotheek van de TU Eindhoven zijn ze nog niet heel actief met web 2.0, social media en webpresence maar misschien dat daar na onze presentatie verandering in komt.

Na onze presentatie was er nog een presentatie over de nieuwe mobiele iPhone app van de bibliotheek. Ik kan alleen maar zeggen dat die er erg goed uitziet en wat mij betreft zo de appstore in kan. Ik hoop dus dat hij snel te downloaden is zodat ik hem bij de TU Delft kan laten zien.

TU Delft gaat mobiel

Afgelopen dinsdag was het eindelijk zover, de lancering van de TU Delft op iTunesU en de iPhone app.

One More Thing maakte een video-impressie van de lancering van iTunesU.

One More Thing #178 from One More Thing on Vimeo.

Ik was, samen met Willem, betrokken bij de iPhone app. Maanden geleden spraken wij al met de mensen van Blackboard Mobile in Denver en laatst was Kayvon ook in Nederland om iets over de app te vertellen. Van de weekend kwam de app in de iTunes Store en ik heb hem natuurlijk direct gedownload.

Je kan een aantal dingen met deze app.

Zo staan de events er in, gerangschikt op verschillende categorieen als cultuur, debat, sport en feest.

Als je op alle evenementen kijkt dan zie je dat er vandaag een promotie is en een massage.

Als je op maps klikt krijg je de kaart van de campus met de gebouwen met de gebouwnummers. In de nieuwe bewegwijzering die binnenkort op de campus wordt geplaatst en waarvan je nu al een voorproefje kan zien in de bibliotheek worden deze gebouwnummers ook gebruikt. Het gebouw met de rare vorm is de bibliotheek.

Video’s gaat naar het YouTube kanaal van de TU Delft. Hier vind je onder andere een filmpje over hoe je iTunesU moet gebruiken.

Het nieuws is ook gecatagoriseerd en bevat zowel Engels- als Nederlandstalige nieuwsberichten.

Uitermate content ben ik natuurlijk met de catalogusknop. Uit de enquete – ingevuld door ongeveer 2300 studenten – kwam de catalogus van de bibliotheek hoger uit dan het nieuws. Altijd fijn om zoiets te horen.

Zoals je ziet zijn de afbeeldingen van de boeken nog niet te zien in deze versie van de app maar daar wordt aan gewerkt.

Eigenlijk laat de app precies genoeg informatie over een boek zien. Wie is de auteur, uitgever en is het boek beschikbaar of niet. En zo ja, waar staat het boek dan.

Natuurlijk zou je willen dat een gebruiker vanaf hier ook het boek kan reserveren. En dat hij met de app zijn boeken kan verlengen, misschien ook boetes betalen. Ideeen zijn er genoeg, ze moeten alleen nog even uitgevoerd worden. De eerste release is er en er zullen er zeker vele volgen.

De lancering heeft in de pers de nodige aandacht gekregen. Zo schreef de Volkskrant er al over, maar ook de iPhoneclub en Mobielbieuwsnet pakten het nieuws op. En natuurlijk schreef Willem ook een aantal posts op zijn blog.

Op m.tudelft.nl vind je de komende tijd meer informatie over de app. De (gratis) app downloaden ga dan hier naartoe.

UGame – ULearn – een symposium over Nieuwe Media, Marketing en Mediawijsheid

UGame - ULearn - symposium poster

Uitnodiging UGame – ULearn Symposium

Meer info: www.ugame-ulearn.com

En Annemarie van Gaal heeft er ook zin in!

Het woord ‘bibliotheek’ is misschien wel het meest ouderwetse woord wat ik ken en ‘communicatie’ is een platgeslagen begrip. Maar in mijn voorbereiding op deze dag ben ik er van overtuigd geraakt dat deze twee woorden samen met ‘UGame – ULearn’ een revolutie gaan creëren. Een nieuwe wereld met nieuwe regels, inzichten en kansen. Ik kijk, net als u, enorm uit naar 23 april.

Faculteit Bouwkunde – na de brand

Zoals iedereen inmiddels weet was dinsdag de dag van de brand bij de faculteit Bouwkunde bij de TU Delft. Op woensdag was ik in Amsterdam bij een middag van de Waag met de titel Creative Learning Studio (hiervan later een verslag). De bekenden die ik daar ontmoette vroegen allemaal hoe het ging en vertelden dat zij het zo erg vonden van de collectie en de werkstukken van studenten. Op donderdag mocht ik weer naar Delft en ben ik direct ‘s morgens naar de faculteit gefietst om foto’s te maken. Want op televisie of in het echt zien zijn toch wel twee verschillende dingen. Toen ik tijdens de lunchpauze met een collega langs het gebouw liep zagen wij dat de brandweer weer aan het blussen was. Blijkbaar was het vuur nog niet helemaal uit. Het blijft indrukwekkend om de vloeren als vuile was te zien hangen. Woensdagavond had ik de architect van het gebouw gezien op TVRijnmond. Hij was direct komen kijken toen hij hoorde dat het gebouw in brand stond. Kan me niet voorstellen hoe het voor deze man geweest moet zijn, als we het over kindjes hebben dan heeft deze architect echt een kindje verloren.

Wat ik toch nog steeds bijzonder vind is om te zien hoe snel web 2.0 om zich heen slaat bij het verslaan van een nieuwsfeit als dit. Veel foto’s op Flickr met ook veel commentaar, veel filmpjes op YouTube (veel verschillende tags) en ook een eigen weblog voor bouwkunde.
Wat ik ook bijzonder vind zijn mijn statistieken van 13 mei: 1454 bezoekers. De pagina heeft tot nu toe 1826 bezoekers geteld. Wouw! De teller was nog niet eerder boven de 200 uitgekomen.

Nu moet ik aanstaande donderdag een presentatie over social software houden voor de directeuren van de TU. Je voelt hem waarschijnlijk al aankomen maar ik vind de voorbeelden die ik van social software en de brand vind zo sprekend dat ik ze wel moet gebruiken van mezelf.

Faculteit Bouwkunde – TU Delft – brand

Zwarte wolken, gillende sirenes en flinke brand bij Bouwkunde op de campus van de TU Delft. Als je het zo ziet vraag je je af wat er van het gebouw overblijft.

Update: 10.13 uur – ambulance motor rijdt langs, ook op weg naar Bouwkunde.

Update: nu ook nieuws op NU, District 8, Telegraaf, Elsevier, NRC en AD

Update: 22.06 – aan het einde van de middag is een van de panden ingestort. Toen ik met de trein om 9 uur langs station Delft Zuid reed was de rook nog te zien. De brand is dus waarschijnlijk nog niet geblust. Op Youtube zijn al enkele filmpjes verschenen en ook de landelijke pers heeft de hele dag over de brand geschreven. Het is echt bizar om te zien dat een redelijk onschuldig brandje (tenminste zo leek het vanmorgen) zo desastreuze gevolgen kan hebben. Voor de bijzonder collecties (boeken, prenten, dia’s, stoelen) wordt gevreesd. De komende dagen zal duidelijk worden wat er nog gered kan worden.

Digitale interactie tussen kenniswerkers

Onder deze titel organiseert de bibliotheek van de TU Delft op 3 april een symposium over web 2.0 / social software en aanverwante zaken. Het symposium is vooral bedoeld voor bibliothecarissen, kenniswerkers en informatiewerkers van technisch-wetenschappelijke bedrijven en organisaties. Maar uiteraard is iedereen van harte welkom.

Door middel van korte lezingen en workshops krijgen deelnemers antwoord op vragen als:

1. Welke software kan ik zelf in de praktijk gebruiken?
2. Hoe werkt deze software?
3. Op welke manier kan ik vanuit een bibliotheek/kenniscentrum deze software inzetten voor mijn kenniswerkers?

De dag begint om half 1 met een lunch en eindigt om 6 uur met een borrel.
Om met elkaar, zelfs al voor het symposium, te kunnen communiceren is er een community ingericht met behulp van Ning.

En ja, mijn naam staat ook op het programma (pdf). Voor een slotpresentatie dit keer, waarbij ik mij laat inspireren door wat er tijdens de middag allemaal plaatsvindt. Heel spontaan, niet voor te bereiden en dus niet te voorspellen wat er gaat gebeuren. Super spannend ook omdat ik afhankelijk ben van de input van de deelnemers. Inschrijven is nog mogelijk, dus wil je ook komen, schrijf je dan nu in.

Studenten van de TU Delft zijn a-sociaal

Vandaag lees ik in het AD over asociale studenten van de TU Delft. Ik moet er wel om glimlachen. Niet dat ik vind dat studenten asociaal mogen zijn maar de reden waarom snap ik wel heel goed.

Momenteel vindt er op het terrein van de TU Delft een grote verbouwing plaats. Het is inmiddels zo dat een aantal faculteiten moeilijk te bereiken is. Elke dag staan er honderden auto’s dubbelgeparkeerd op de straat, in de bocht, recht en hoekig op het parkeerterrein van de bibliotheek (zo’n beetje het enige parkeerterrein dat nog bereikbaar is). Als fietser word je hier gek van, je ziet niets en wordt regelmatig bijna aangereden. Het is zelfs zo dat de toegang naar de dienstingang bij de bibliotheek wordt voorzien van een zebrapad om automobilisten er op te wijzen dat hier mensen lopen. Het is gewoon een gekkenhuis. En ja dan snap ik dat studenten soms boos worden als zij moeten omlopen of op een grote vrachtwagen moeten wachten.