Schotland – werkbezoeken dag 3

Musselburgh en Aberdeen stonden op het programma vandaag. Niet voor iedereen overigens. Ik was de enige uit de groep die gek genoeg was om 2,5 uur in een trein te zitten om 1 bibliotheek te bezoeken. En wat voor bibliotheek…. daarover strakjes meer.

Per trein gingen we naar Musselburgh en kregen we een rondleiding bij de Queen Margaret University.

helper

Als een fotomodel ging deze jongen op de foto voor alle bibliotheekdames die fan zijn van zijn t-shirt. Willen we dit niet allemaal. Helpers! Deze student is er een van de 5000 die aan deze universiteit studeren.

QueenM1

Voor deze studenten is een bibliotheek ingericht met 1000 studieplekken die 24/7 – 365 dagen per jaar open is.

QueenM2

De Starbucks is 3 avonden per week open en ook op zaterdag. Het restaurant, of kantine, hoorden we niet over. Ik ga er even vanuit dat je daar ‘s avonds ook kan eten. Na 19.00 uur mogen niet studenten van deze universiteit niet meer in het gebouw zijn. De beveiliger loopt dan rond om pasjes te controleren. Om te weten wat studenten willen doen zij veel onderzoek naar de gebruikers. Het valt me op dat dit in Schotland veel vaker gebeurd dan bij ons in Delft. Ik heb altijd een beetje het gevoel dat wij de studenten lastig vallen. Maar hier hebben ze daar geen last van. Ook communiceren ze op een originele manier terug hoe verzoeken van studenten zijn uitgevoerd.

computerplekken

Binnen de bibliotheek kun je alleen met pin betalen of online via paypall. In Delft houden wij contant geld er nog even in, wij vinden het niet eerlijk als je geen geld meer op je bankrekening hebt staan maar nog wel contant geld je boete omhoog gaat omdat je die op dat moment niet kan betalen. Hier hebben ze daar minder moeite mee.

Het gebouw opende in 2007 en wordt ontzettend goed gebruikt. Het gebouw heeft een goede vibe, zo goed dat studenten gewoon hun laptop en mobiel laten liggen als ze koffie gaan drinken. Er wordt niet gestolen. En dat is best bijzonder te noemen.

University of Aberdeen – Library

Om half 1 nam ik de trein naar Aberdeen. Er kwam een hele gezellige dame van in de 80 naast me zitten. Tegenover me een Schot die zich opwierp als gids en vertelde over het landschap waar we doorheen reisden. En naast de dame een Schot met wie we erg hebben gelachten. De 2,5 uur waren zo voorbij, we hebben gepraat over de oorlog, het leven, de liefde en open spaces. Ook puffins kwamen even langs omdat ze nog op mijn to-see lijstje staan.

aberdeen

En toen zag ik het gebouw in het echt. De foto’s online waren al geweldig maar jeetje over een wouw-belevenis gesproken – de universiteitsbibliotheek van Aberdeen is een plaatje. Officieel heet de bibliotheek de Sir Duncan Rice Library. De Deeense architect is Schmidt Hammer Lassen en het gebouw opende op 12 september 2011. Totale kosten 57 miljoen pond.

aberdeen1

9 verdiepingen wit, grijs, zwart en glas. Bijzondere vergezichten en een waanzinnig uitzicht over de haven. Meer dan 1200 studieplekken en 215 computerplekken.

To provide a meeting place and cultural centre for the University and the wider Aberdeen community.

Een mooi doel dat ze, wat mij betreft, voor een deel bereiken. Je mag in het gebouw niet praten (behalve op de begane grond in de coffeecorner) en je mag er niet eten en drinken. Dus die meeting place is leuk bedacht maar als je geen geluid mag maken en niet samen mag eten hoe doe je dat dan? Daarnaast werd mij verteld dat de echte stilteplekken (waar je ook geen laptop mag gebruiken omdat typen geluid maakt) niet worden gebruikt omdat studenten dat geen fijne plekken vinden. Ik denk dan, 1+1=3.

aberdeen4

Deze universiteit heeft 12.000 studenten. Dus iets meer dan die van vanmorgen, maar wel met ongeveer hetzelfde aantal studieplekken. Deze bibliotheek is wel veel open maar geen 24/7. Dat gaat ook niet gebeuren maar ze willen wel ruimer open zijn dan nu (nu zijn ze tot middernacht open).

Op de begane grond vind je de welcome desk. Omdat het algemene publiek ook welkom is in deze bibliotheek vind je hier niet de informatiebalie, die is namelijk op de eerste etage.

Op de begane grond ook de tentoonstellingsruimte. Vandaag zag ik de tentoonstelling ABOVE scotland – luchtfoto’s met allemaal een eigen tafeltje. Ik vond het een mooie manier van tentoonstellen. Voor deze tentoonstelling hoefde de bibliotheek niets te doen, hij werd hen aangeboden.

aberdeen2

Was het 2,5 uur treinen waard. Zeker! Het gebouw is zo indrukwekkend dat dat alleen al voldoende was voor mij. Dat ik vervolgens een prive rondleiding krijg van 2 uur was de kers op de taart. Ik heb natuurlijk veel meer foto’s gemaakt en die ga ik snel uploaden op Flickr. Daarvoor moet ik thuis zijn want de wifi in het hotel heeft al moeite met het online krijgen van dit blog.

Schotland – werkbezoeken dag 2

Glasgow stond vandaag op het programma. Met in de ochtend de universiteitsbibliotheek en ‘s middags een bezoek aan de Glasgow School of Art en de Mackintosh bibliotheek.

En ook bij de universiteitsbibliotheek weer superenthousiaste mensen die boeiend vertellen over mobiele ambities en verbouwingen. Maar wat wil je ook, als je elke ochtend op deze manier wordt verwelkomd.

welcomedesk

Een welkomdesk. Ook voor informatie. Maar zeker om je welkom te heten. Briljant bedacht toch.

lovesyou

Of deze poster dan. Glasgow loves you. Dan voel je je als student toch gelijk thuis. Op de afbeelding zie je een samenwerkplek in het gedeelte van de bibliotheek dat al aangepakt is. Bij binnenkomst kom je eerst in een gedeelte met veel computers (ze hebben 800 computerwerkplekken) en oud meubilair. Ga je de bocht om dan kom je in een aangepakt gedeelte met mooie nieuwe banken, vloerbedekking en een fijne coffeecorner.

coffeecorner
Kay Munro was de eerste spreekster en zij vertelde ons over hun mobiele ambitie. In 2010 zagen zij op de website steeds meer verkeer binnenkomen van mobiele devices. Met een paar collega’s heeft zij toen een mobiele technologie groep opgericht en hebben ze een, wat zij zelf zo noemt, onambitieus plan geschreven. Al vrij snel kwam de groep erachter dat zij veel beter na moesten denken en bedachten zij een strategie met een programma voor meerdere jaren. In eerste instantie lag de focus op het device maar na 6 maanden verplaatste de focus naar de gebruiker.

kay

Maar niet alleen de gebruikers kregen aandacht, ook de medewerkers. In live labs werd een 23 dingen programma voor mobiel uitgerold. Na een pilot met 23 medewerkers hebben nu alle fulltime medewerkers het programma gevolgd. Wat medewerkers ook kunnen uitproberen in het live lab zijn devices zoals tablets, e-readers, etc. Je mag bijvoorbeeld een iPad lenen voor vakantie. Het gaat er nameijk om dat je het potentieel van de device leert kennen. En na de 23 dingen voor mobiel pilot hebben de medewerkers een tablet gekregen (iPad of Surface) en leren ze nu om papierloos te werken.

Kay vertelde ons ook nog iets over Library Tree, een interface waarmee studenten met de bibliotheek interacteren en waar zij badges kunnen verdienen om uiteindelijk een Tree te kunnen maken. Binnenkort wordt de website gelanceerd zodat ze de komende maanden kunnen testen en de nieuwe studenten in september er mee kunnen beginnen.

Na de presentaties liepen we nog even door de bibliotheek. Het is een plek die studenten graag gebruiken en dat is ook te zien. Later op de dag is het stukken drukker dan ‘s ochtends.

glasgow_library

Glasgow School of Art

Al sinds mijn studietijd staat Glasgow op mijn lijstje van steden om te bezoeken en wel vanwege de bijzondere architectuur van Mackintosh. Mijn dag kan niet meer stuk, want vandaag mag ik de bibliotheek van hem bezoeken. De bibliotheek die in het gebouw van de Glasgow School of Art is gevestigd.

mackintosh1

En een bibliotheek die nog steeds gebruikt wordt. Een inspirerende, stille plek die zo mooi is dat je er wel ontzag voor hebt. Iedereen in de groep was onder de indruk, ook al kende niet iedereen de architect.

mackintosh2

We kregen informatie over de opleidingen, de gebruikers van de bibliotheek en de onderzoeken die er gedaan worden, bijvoorbeeld naar hoe het stof naar beneden dwarreld. Na de “oude” bibliotheek bezochten we ook de nieuwe die pas een paar maanden open is. Een groot verschil maar allebei mooi zoals ze zijn met eigen functionaliteiten.

mackintosh3

De nieuwe bibliotheek is een stilteplek. Een ruimte waar studenten in alle rust zich kunnen laten inspireren. Omdat zij vaak een atelier elders hebben zoeken ze echt naar rust in de bibliotheek.

mackintosh4

En om de hoek van beide bibliotheken, op 5 minuten loopafstand vind je de Willow Tea Rooms. Thee met taart in een omgeving die Mackintosh creeerde, ik kon geen beter einde van een mooie dag bedenken.

willow

Schotland – werkbezoeken dag 1

Deze week bezoek ik samen met 39 anderen 13 bibliotheken in Schotland. De reis naar Schotland is georganiseerd door de afdeling O&O van de KNVI. De eerste dag blijven we in Edingburg en wandelen we in de zon naar de universiteitsbibliotheek.

library_university_edinburg

Hier kregen wij 6 presentaties, beginnend bij de directeur om via een presentatie over de verbouwing en open access af te sluiten met social media en bloggen. De bibliotheek is onderdeel van Information Services wat daarnaast nog uit ICT, AV, telefoon/beveiliging, help/support/advice en e-learning bestaat. Best een breed scala aan dienstverlening met verschillende disciplines die met elkaar samenwerken. Een deel van de fianciering van de bibliotheek wordt gedaan door JISC. Hiervan worden diensten/producten ontwikkeld die voor het hele land beschikbaar zijn. 

balie

De afgelopen jaren heeft de bibliotheek een grote verbouwing ondergaan die ongeveer 16 miljoen pond heeft gekost. Een van de grote wensen was om de buitenwereld binnen te brengen, dus meer licht en openheid. Met hergebruik van bestaande materialen (het gebouw is een monument dus mochten ze niet te veel wijzigen aan de binnen-, en buitenkant) hebben ze leuke oplossingen bedacht.

snelleplek

(bij de quick use computers word je na 15 minuten automatisch uitgelogd)

De herinrichting is erg succesvol geweest. En ook al zijn er 2200 studieplekken, als er 1800 studenten in het gebouw zijn voelt het vol. En ik begrijp het wel, de plafonds zijn laag dus je voelt je al snel opgesloten. Een goede keuze zijn dan ook de pots in plaats van projectruimten. In de pots werken 3-6 studenten samen. Je kan ze niet reserveren maar er zijn er heel veel dus vaak is er gewoon een vrij.

pots

De bibliotheek is elke dag open van 7.30 uur tot 2.30 uur. En ook hier geldt, hoe hoger in het gebouw hoe stiller het wordt. Momenteel worden overloopplekken onderzocht maar kijken ze ook naar het verplaatsen van back-office taken naar andere gebouwen zodat er meer studieplekken gecreeerd kunnen worden.

De presentatie over social media en bloggen was superinteressant, dus dat wordt een aparte post (moet ik eerst nog wat onderzoek naar de verschillende sites en blogs doen).

Na de lunch wandelden we naar de bibliotheek van het College of Art. Deze kleine bibliotheek is heel gespecialiseerd en staat vol boekenkasten.

collegeofart

Maar ook hier, net als in de ochtend, superenthousiaste medewerkers die vol vuur vertellen over hun gebouw en de collectie. Ik heb echt proberen te begrijpen waar de kluis, midden in de bibliotheek, voor was. De uitleg was voor boeken die maximaal 3 uur gebruikt mogen worden, tenzij het vlak voor sluitingstijd is dan mag je ze mee naar huis nemen. Maar waarom dan poortjes bij de kluis? En niet gewoon die van de ingang gebruiken? Het bleef een raadsel.

kluis

Het meest speciale was wel de collectie art-books met werkelijk hele bijzonder boekjes. Pop-ups, kleine kunstwerkjes. Ik werd er hebberig van.

artbook1

Zoals deze. Die er van boven zo uit ziet. Vind je het niet geweldig mooi?

artbook2

En dan deze pop-up. Ik wilde het boek gelijk gaan kopen maar kon de juiste boekwinkel niet vinden. Morgen weer op zoek gaan dus.

artbook3

Morgenochtend gaan we met de bus naar Glasgow. Hier gaat een lang gekoesterde wens in vervulling, ik bezoek de Mackintosh bibliotheek. Kan niet tegenvallen!

op bezoek in Leuven

Op 19 april vorig jaar opende Leercentrum Agora en nu pas hadden collega Wilma en ik tijd om langs te gaan. In de tussentijd was Peter Verbist en zijn team allang weer een keer in Delft geweest. En waarom het zo lang duurde. Omdat wij graag samen met onze collega’s van de UB Gent een bezoek aan Leuven wilden brengen. De agenda’s van 2 directeuren, een winter (wij gingen met de trein) en nog zo wat gooide telkens roet in het eten. Maar op 20 februari is het dan toch gelukt.

Wilma en ik maakten er een dagje van. We moesten nog aan een artikel voor een Duits tijdschrift schrijven en zochten daarvoor een leuk tentje in de binnenstad van Leuven. Het werd The Foodmaker, heerlijke salades, super sapjes en allemaal met een zo klein mogelijke ecologische footprint.

Net na de lunch gingen we op zoek naar Agora. Het werd een soort kruip-door-sluip-door route maar we kwamen er. De collega’s uit Gent waren er al.
Het is fijn om te zien dat ook in Leuven er raar gebruik wordt gemaakt van de toiletten. Ik dacht al dat wij in Delft de enige waren.

toilet

Peter is een enthousiaste verteller en na een presentatie met de facts & figures nam hij ons mee het gebouw in. Het is een monument en dus moesten sommige dingen blijven. En dat zou vervelend kunnen zijn, maar ze hebben hier mooi heen gebouwd om datgene wat niet weg mocht.

overzicht

Ik vond de vormgeving van de bewegwijzering erg mooi gedaan. Niet overdreven aanwezig maar wel goed zichtbaar. En het was druk in het gebouw. Het is een enorm succes en dus zijn de openingstijden al verruimd en wordt er nagedacht over extra ruimte voor de studenten.

AGORA is méér dan een gebouw. Het is een concept, een sociaal kruispunt van informatie, technologie en dienstverlening.

De projectruimtes worden goed gebruikt en waar ik jaloers op ben is het systeem van reserveren waarbij studenten een titel aan de bijeenkomst kunnen geven. Op de schermen in de gangen zie je die titel dan terug.

schermen

Het is fijn om met gelijkgestemde te praten en elkaar over en weer te inspireren. Ik denk dan ook niet dat dit de laatste keer was dat Leuven-Delft-Gent elkaar ontmoet. We lopen allemaal tegen dezelfde uitdagingen aan. Het fijn om er dan samen over te discussiëren.

Meer foto’s van dit bezoek staan hier.

op bezoek in parijs

Vorige week was ik drie dagen in Parijs om de Liber Architecture Group conferentie van volgend jaar voor te bereiden. Bij zo’n voorbereiding horen ook altijd werkbezoeken en er was weer genoeg te zien in Parijs.
We begonnen ‘s ochtends bij de bibliotheek van Bulac (een talenbibliotheek). Deze bibliotheek is geopend in het najaar van 2011.

bulac library

De Bulac bibliotheek is een samenvoeging van 8 partijen en daarmee bijzonder te noemen. In het gebouw zijn er een kleine 400 studie/werkplekken. In open ruimtes, maar ook in te reserveren groepruimtes. Sommigen van deze groepsruimtes liggen in een gang die afzonderlijk van de bibliotheek te bezoeken is en dus 24/7 (inclusief koffie) toegankelijk is. Een bijzonder concept wat het overwegen zeker waard is.

groepsplekken

Na het bezoek aan de Bulac bibliotheek gingen we lunchen bij de Frog & the Britisch Library, een leuke pub om de hoek van de nationale bibliotheek van Frankrijk.

nationaalarchief

Het nieuwe gebouw van het Nationaal Archief stond als tweede bezoek op het programma. Een onwijs groot gebouw met heel veel opslagruimte voor documenten en een grote leeszaal (160 plekken). Het gebouw is een ontwerp van de Italiaanse architecten Massimiliano and Doriana Fuksas. Het gebouw wordt in twee delen gescheiden door een waterpartij met een kunstwerk.

waterpartij

We namen een kijken in de archieven, zagen rolkasten voor kaarten en witte markeringen op de vloer om aan te geven hoe de automatische deuren opgaan. In het restauratie-atelier zag ik een kast met mooie merkstempels en werd ik blij van gekleurde lockers.

Aan het einde van de middag namen we nog even een kijkje in de nieuw ingerichte universiteitsbibliotheek van de universiteit van Sorbonne. Deze wordt binnenkort geopend en dus lagen er nog bouwmaterialen, plastics en viezigheid op de grond. De leeszaal is indrukwekkend. Ook met het nieuwe meubilair.

sorbonneleeszaal

De volgende dag hebben wij het programma voor de Liber Architecture Group conferentie afgemaakt. Volgend jaar vindt deze plaats in Helsinki (6-9 mei). En heeft als titel Designing the Future: from concepts to Library Buildings. Wil je erbij zijn houd dan de website in de gaten.

Meer foto’s van dit bezoek aan Parijs, vind je in deze set op Flickr.

 

 

 

op (werk) bezoek in Helsinki

Ik was al eerder op werkbezoek in Helsinki en ik vind het een fantastische stad. Helemaal blij ben ik dus dat het Liber Architecture Group seminar volgend jaar daar wordt georganiseerd en ik in april naar Helsinki mocht voor het bezoeken van interessante plekken die we tijdens het seminar ook gaan bezoeken. En omdat ik er toch was ontmoette ik Mace (een van de organisatoren van Cycling 4 Libraries) om het bezoek aan Delft voor te bereiden. Aanstaande donderdag komen ze om 19.00 uur naar de TU Delft Library en gaan we BBQ-en op het grasdak. Ik hoop dat de zon blijft schijnen 🙂

Terug naar Helsinki. We bezochten verschillende universiteitsbibliotheken en openbare bibliotheken. Wat ik opvallend vond was de manier van communiceren met gebruikers in de Learning Hub Greenhouse van de Aalto Universiteit.

8678933206_ff53dc6ece

Kleurrijk, op glas en met QR-codes. Ik werd er blij van. Waar ik ook blij van werd was de kas midden in de ruimte.

8678944654_796e3eed64

Op de kas was een tekst geplaatst:

Learning Hub is an umbrella concept that unites a network of independent experimental learning spaces within Aalto University campus.

Each Learning Hub is a prototype.
Learning Hub is open for everybody, from students to university staff, company representatives to general public, elderly and childern.
here you can work, find information needed, read, learn, meet people, eat and drink, organize events and just hang out.
Geweldig toch. Je voelt je welkom, je mag er alles doen wat je wilt en met iedereen afspreken. Voor mij was deze plek een creatieve omgeving. Zeker als je het vergelijkt met de universiteitsbibliotheek van deze universiteit. Die is echt aan verbouwing toe. En die plannen zijn er ook. Lastig in dit verhaal is de belangrijkheid van de architect (Alvar Aalto) van het gebouw.

Kaisa House – Helsinki University Library from Antti Seppänen on Vimeo.

De vorige keer dat ik in Helsinki was was het Kaisa House nog een warenhuis en een parkeergarage maar de tekeningen en impressies van de architect zagen er geweldig uit. Nu kon ik het gebouw aanschouwen en het is zeker de moeite waard om te bezoeken als je in de buurt bent. Heel veel wit. Grote open ruimtes. En heel veel boeken.
8678979160_809fa7353c
De kleur zit in de meubels. Verschillende soorten meubels zijn gebruikt om ook verschillende activiteiten te bevorderen. Toch zie je veel studenten boeken lezen op welk meubilair dan ook.
8677884757_f66278911d
 Soms doen ze hun schoenen uit en zie je dat ze zich echt thuis voelen.
8678990810_12634bd0b1
Volgend jaar dus (in mei) het Liber Architecture Group Seminar met werkbezoeken aan onder andere bovenstaande bibliotheken. Het programma en de definitieve data zullen binnenkort gepubliceerd worden. Zodra de inschrijving wordt geopend zal ik daar een seintje van geven.
Natuurlijk heb ik meer foto’s gemaakt van dit werkbezoek, je vindt ze hier.

op bezoek bij: hogeschool Zuyd

Al enige tijd geleden (vorig jaar of misschien al het jaar daarvoor) vroegen Judith en Marcel of ik langs kwam in Heerlen om de nieuwe inrichting van de faculteit ICT van de Hogeschool Zuyd te bekijken. Het duurde lang, zo lang totdat Judith me een berichtje stuurde. Ze had een post geschreven en wilde graag van mij meer weten over de persona’s die wij bij de TU Delft gebruiken. En dan is het halen & brengen en dus stapte ik afgelopen woensdag in de trein op weg naar het zuiden.

Het was natuurlijk super gezellig (had ook niet anders verwacht) en de dag was zo voorbij. Een paar dingen zijn mij opgevallen. Eerst in de bibliotheek, de huisregels (lekker gekleurd) en de gekleurde letters op de muur.

huisregels

En in de faculteit ICT de muurbekleding. Mooie plaatjes met afbeeldingen van studenten en medewerkers waardoor het, qua gevoel, heel goed past. Je hebt het idee dat je die mensen zo tegen kan komen. En dat is dan ook zo. De verschillende kleuren blauw zijn mooi gekozen. De sfeer is goed.

muur1

Ook al is het in het hele gebouw maar 1 faculteit en ook al zag ik voorbeelden van eerdere versies van nieuwe inrichtingen, ik vond deze uitvoering echt het meest geslaagd. Ik snap dan ook erg goed dat Marcel heel trots is op deze werkomgeving en dat hij dat graag wilde laten zien.

muur2Na het bezoek aan de hogeschool werd ik meegenomen naar een restaurant in Maasbracht, de Kolentip. Superlekker gegeten en het uitzicht was fenomenaal, kijk zelf maar:

hetuitzicht

Dus als je eens in de buurt bent, het is een aanrader.
En natuurlijk moest er voor het eten getwitterd, gefacebooked en anderen online dingen gedaan worden. En er moest natuurlijk even uitgezakt worden. Het was heel gezellig, maar ook wel een beetje vermoeiend 🙂

voor-het-eten

 

 

op bezoek bij: VGZ en Gemeente Arnhem

VGZ – Arnhem

21 november werden mijn collega Han en ik opgewacht bij VGZ in Arnhem. Opgewacht zeg ik omdat het ook echt zo voelde, uiteraard bedoel ik dit heel positief. Geen receptie achter een balie maar een dame voor een een hoge tafel die de ontvangstruimte al in kwam lopen toen Han en ik net een voet uit de draaideur hadden gezet. En onze namen wist ze ook al, ze had ons zelfs al rond zien lopen rondom het gebouw. We mochten in het restaurant/coffeecorner alvast plaats nemen en de mensen met wie wij hadden afgesproken werden gebeld. Collega Han had dit bezoek geregeld en ik wist niet wat te verwachten. Han had namelijk al contact gehad met Ruud van Domburg en een presentatie gezien. Han was zo enthousiast over de inrichting dat hij dat ook graag aan mij wilde laten zien en zelf ook een kijkje in het pand wilde nemen.
Ruud van Domburg kwam niet alleen naar de coffeecorner. Hij nam Michael van Haren en Frans Kock mee. 3-man sterk wat een energie. Michael van Haren had een presentatie klaar staan op de iPad en die volgden we ook, soort van, maar tussendoor kwamen er vragen en discussies. Het werd een levendig gesprek.

Eind 2009 verhuisde VGZ naar het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem dat was ingericht volgens een flexibel kantoorconcept. In 15 maanden werd van het eerste idee rondom het nieuwe werken naar de inhuizing toe gewerkt. In die korte tijd werden de medewerkers meegenomen en zijn er ambassadeurs aangesteld. In dit project hebben HR, ICT en facilitair bedrijf erg nauw samengewerkt.

Het nieuwe werken is voor VGZ:

de perfecte balans tussen zakelijkheid en huiselijkheid met synergie tussen kantoorinrichting, personeelsbeleid, procesinrichting en bedrijfscultuur

VGZ ging terug van 17 naar 5 kantoren (zogeheten magneetlocaties) met het idee dat het kantoor de ontmoetingsplek is waar samenwerking wordt bevorderd. Ook wilden zij reistijd en reiskosten verminderen. Zodoende krijgt elke medewerker een laptop en een mobiele telefoon en kunnen zij in principe overal werken. VGZ is ervan overtuigd dat zij met een nieuwe manier van werken de arbeidsproductiviteit van de medewerkers kunnen verhogen, maar ook dat een kwalitatief hoogwaardig ingerichte werkomgeving voor 25% kan bijdragen aan de tevredenheid van de medewerkers.

Bijzonder vond ik dat de coffeecorner waar wij elkaar ontmoetten het eerste half jaar niet goed liep en dat er plannen waren om de koffiebar te sluiten. Het was noodzakelijk dat de plek gepromoot werd en het heeft geholpen, toen wij er waren was het er lekker druk. Het is natuurlijk ook wel iets, als je niet gewend bent om elkaar te ontmoeten bij een kop koffie die niet uit een automaat komt of om af te spreken op een andere plek in het gebouw dan je eigen kamer (die hier niet meer aanwezig zijn) dan moet je daar energie in steken. Zoiets heb je niet in een keer geleerd. Dat moet wennen.

huiskamer VGZ

In het gebouw vind je zones van ongeveer 60 werkplekken. Hier vind je je locker, een huiskamer en verschillende soorten werkplekken (er zijn 8 verschillende soorten werkplekken).

werkplek VGZ

Voor de inrichting van de verschillende plekken is het Davenport model gebruikt.

davenport

Medewerkers worden in dit model ingedeeld op complexiteit van het werk en de hoeveelheid mensen die in de omgeving nodig zijn om je werk goed  kunnen doen. Ben je langer dan een uur van je gekozen werkplek dan moet je opruimen en de plek leeg achterlaten. In het begin zijn hier parkeerschijven voor gebruikt.

Ondertussen merken ze bij VGZ dat deze manier van werken werkt en energie geeft. Er is meer samenwerking en meer ontmoeting. Bewegen in het pand zorgt voor spontane ontmoetingen. Een goed idee vond ik dat er geen prullenbakken bij de werkplekken te vinden zijn. Je moet naar de pantry lopen om iets weg te gooien.

bewegen = ontmoeten
ontmoeten = kennis delen

De werkomgeving is inspirerend en hiërarchie valt weg. Wel moet je oppassen dat je niet de hele dag aan het ontmoeten bent en dat er plaatsen zijn waar je je kan concentreren. En natuurlijk zijn er nog aandachtspuntjes (zou ook raar zijn als dat niet zo is), zoals het aanspreken op gedrag en het aansturen op resultaat. Maar wat VGZ in dit pand doet is heel inspirerend en zeker een voorbeeld voor velen.

Voor de inrichting is gebruik gemaakt Kraaijvanger Urbis en van meubilair van Ahrend.

Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.

Gemeente Arnhem

Vol inspiratie en genoeg om over te praten gingen Han en ik ‘s middags op bezoek bij de gemeente Arnhem. Ook zij werken volgens het principe van het nieuwe werken. Richan Postmus ontving ons en leidde ons rond. Bij de Gemeente Arnhem zijn zij vanaf 2008 bezig met een andere manier van werken, toentertijd flexwerken genoemd. De backoffice wordt in 1 pand geplaatst en iedereen krijgt een laptop en thuiswerkvoorzieningen. Maar ook krijg je als medewerker een werkplek in het pand en eventueel een vaste pc. Er wordt gestimuleerd dat je met je eigen apparaten naar het werk komt. En iedereen heeft naast een meter kastruimte een rolkoffer gekregen.
werkplekkenHet nieuwe werken is vanaf het begin ingestoken vanuit ICT en huisvesting en pas later haakte HR aan. De oplossingen die er zijn, zijn dus voornamelijk technische oplossingen, zoals een persoonsgebonden budget voor een smartphone. Medewerkers bij de gemeente konden mee doen aan zogeheten verkenningsgroepen. Binnen een kader (bezuinigingen) konden deze groepen met voorstellen komen. Op deze manier werd er zoveel mogelijk met de eigen mensen gedaan wat zorgt voor meer draagvlak.

Binnen de inrichting van het gebouw hebben afdelingen een primaire vlek. Hier mag je zitten, maar je mag ook kiezen voor een andere plek. Op de 5e etage zijn projectruimtes te vinden. Deze zijn reserveerbaar. Hier geldt de regel, 2 uur van de werkplek is opruimen en leeg achterlaten.
Interessant is de pilot die momenteel draait en gaat om werkuren. Aan het begin van het jaar wordt een planning gemaakt, hierin staan de piekmomenten beschreven, je weet dan al wanneer je vakantie neemt en elke week vul je werkbriefjes in. Je neemt dan geen verlof meer maar je werkt zoveel uur per week. Dat kan dan de ene week meer zijn dan de andere maar aan het einde van het jaar klopt het.
De verschillen qua inrichting met VGZ zijn groot. Bij de gemeente Arnhem geen nieuw gebouw met dito inrichting. Maar een bestaand gebouw dat is ingericht met (zoveel mogelijk) bestaand meubilair. Dit geeft een ander gevoel en een andere sfeer. Ook zag je bij het rondlopen dat sommige plekken geclaimd werden, hier stond dan een vaste pc en dan werd de werkplek gezien als mijn plek. Mooi vond ik de flex-regels. Vanuit het positieve opgesteld.
flexregels
En wat mij ook is opgevallen bij de rondleiding is de enorme hoeveelheid groen. Lekker veel planten, geeft een fijne sfeer.
groen bij de gemeente
Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.
Het interessante aan zo’n dag op stap zijn met een collega is dat je beiden geïnspireerd terug komt op de eigen werkplek. Dat je tijd hebt om met elkaar van gedachten te wisselen en te discussiëren over wat wel en niet bij ons zou kunnen werken. Je ziet en hoort allebei weer heel andere dingen en dat maakt het leuk. De plekken die wij bezochten waren heel verschillend en bijna niet met elkaar te vergelijken en toch zagen wij overeenkomsten. Op beide plekken wordt met veel energie gewerkt aan een slimmere/betere/fijnere werkomgeving waar medewerkers met plezier naartoe gaan. En dat werkt!

op bezoek bij: SURFmarket

Op maandag 12 november bezocht ik samen met collega Karel SURFmarket in Utrecht. Wat ik heel erg leuk vind aan het nieuwe werken is dat iedere organisatie het op zijn eigen manier doet en je dus overal wel iets kan leren. Bijvoorbeeld bij SURFmarket noemen ze het nieuwe werken het nieuwe samenwerken. Klinkt weer net even aardiger vind je ook niet.

Jan Bakker en Jan Mulder ontvingen ons en vertelden het verhaal. Over de verhuizing van Houten naar Utrecht, naar minder m2 (van 960 naar 830), maar naar meer vergaderplekken (van 14 naar 40). Van een eigen kamer met vergaderplek naar grote open ruimtes met verschillende soorten werkplekken.
SURF is een samenwerkingsorganisatie, samenwerken speelt hier dus een cruciale factor en daar horen geen muren bij, maar wel een transparante omgeving die flexibel ingericht kan worden. Afhankelijk van met wie je moet samenwerken kies je een plek. Dus toen de mogelijkheid zich voordeed om een nieuwe omgeving te creëren greep SURFmarket de kans aan.  En inmiddels werken ze al 2 jaar op deze manier.

Als de ICT op orde is kun je bijna naadloos verhuizen. Iedereen had al een laptop en thuiswerken was geen probleem. Echt spannend is het qua ICT niet geweest. In 3-4 maanden was de verhuizing een feit. Wel spannend is hoe je anders gaat werken met elkaar. Vertrouwen en verantwoordelijkheid is wel iets om extra aandacht voor te hebben. Nieuwe manieren van leidinggeven horen daarbij. Leidinggevenden worden meer coaches.

Iedereen mocht meedenken en had een aandeel in het hele traject. Ze hebben veel met de architecten opgetrokken die ook een eigen visie op het nieuwe werken hebben. Na de oplevering deden ze geen concessies aan het concept.

Zijn pas in Utrecht aan ander gedrag gaan werken. Medewerkers worden begeleid op onderdelen als feedback geven aan elkaar, effectief communiceren, hoe ga je om met email, 360 graden feedback, hoe gedraag je je in de nieuwe omgeving. Er is ook een handboek het nieuwe samenwerken. En tijdens de functioneringsgesprekken wordt gevraagd hoeveel er is gedaan aan samenwerken.

Jan Bakker:

het is meer een huishouden geworden. Rommel wordt opgeruimd en vaat wordt in de vaatwasser gezet. Alles is meer zichtbaar geworden. Gedrag wordt meer uitvergroot dan in de oude situatie.

Jan Mulder:

het dwingt je met elkaar te blijven communiceren en verantwoordelijkheid te moeten nemen voor hoe het er uit ziet.

Een werkplek wordt meestal voor 1 dag ingenomen. Je ziet dat iemand er zit (ook al is hij niet op die plek) door een kopje of een adapter die is blijven liggen. Dat is geen probleem. Er is genoeg ruimte voor iedereen.

Na het verhaal werden we rondgeleid. Een aantal foto’s daarvan zie je terug in deze post. Verschillende soorten plekken wisselen elkaar af en bijna alle ruimtes staan met elkaar in verbinding. Als je binnenkomt kun je de centrale ruimte met koffiecorner/keuken in 1x overzien. Aanlanden wordt afgewisseld met vergaderplekken en loungeruimtes. Een mooie combi en een goed doordacht verhaal waaraan ze bij SURFmarket blijven werken, leren en doorgroeien.

op werkbezoek – in wageningen

Gister ben ik met een aantal collega’s van het programma Sociale Innovatie naar de Universiteit van Wageningen geweest. Hier werden wij ontvangen door Rolf Heling en Ton Risse die ons vertelden over het nieuwe werken bij het Facilitair Bedrijf. Omdat we vroeg waren namen we een kijkje in een gebouw met de naam IMPULSE, een ontmoetingscentrum waar wetenschap, bedrijfsleven en overheid elkaar inspireren en stimuleren.

In de brochure van dit gebouw staat:

Impulse, een ontmoetingsplek op Wageningen Campus waar vaste patronen worden losgelaten en waar in een inspirerende omgeving nieuwe ideeen en initiatieven ontstaan.

Mooi geformuleerd. Vooral dat loslaten van vaste patronen. Ik had er meteen een beeld bij.

Rolf Heling had voor ons een presentatie klaargezet en hij vertelde vol enthousiasme over hun nieuwe werken project. Waarom ze het hadden gedaan (over de grenzen en functies en afdelingen heen, kennisdelen, effectiever en (slimmer) samenwerken, stimuleren van creativiteit, sturen op resultaat en output, aantrekkelijke werkgever en efficiënter gebruik van m2). Hij vertelde ook dat ze niet hebben gepolderd, het concept is in zijn totaliteit ingevoerd en pas achteraf is gekeken of er aanpassingen nodig zijn. In het project zijn zij ondersteunt door Rietmeijer, Annelies Meijers (AM Kwadraat) en hebben ze digicoaches ingezet die collega’s hielpen met archiveren, opruimen en clean desk.

Na de presentatie kregen wij een rondleiding door het gebouw. Het gebouw is open, transparant en biedt veel verschillende soorten werkplekken waar je tot 22.00 uur gebruik van kan maken. Het kantoor is een ontmoetingsplek geworden. Er zijn een paar vaste werkplekken, iedereen heeft een laptop en een mobiel gekregen en kan dus flexibel werken. Op de aanlandplekken staan schermen en zijn de tafels niet in hoogte verstelbaar. Het is de bedoeling dat je hier niet langer dan 2 uur zit te werken. De secretaresses en de servicedesk hebben een geprefereerde plek, als zij in het gebouw zijn zitten zij hier en als de plek vrij is kan er iemand anders zitten.

Rolf vertelde dat zij veel mensen uit de organisatie hebben betrokken, dat er veel is gecommuniceerd en dat mensen goed zijn begeleid in het verandertraject. Het motto is en blijft stimuleren & verleiden. Hij noemde ook de succesfactoren:

  • management vanaf begin eensgezind
  • niet polderen om integraal concept intact te laten
  • medewerkers maximaal betrokken
  • zorgvuldiger naar medewerkers met problemen
  • bricks, bytes en behavior samen opgetrokken in zorgvuldig voorbereidingstraject (inclusief architecten)

Meer foto’s van dit bezoek staan op flickr.