Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

imagine
invest
improve
incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

In februari van dit jaar kreeg ik als prijs het boek Werken Nieuwe Stijl van Bas van de Haterd. Eigenlijk was het een doorgeefboek, maar door een typisch geval van seredipity mocht ik het boek houden. Samen met nog een ander boek van de auteur, die gaat over personal branding. Dat boek bewaar ik voor een later moment. Ik zit nu helemaal in het nieuwe werken, of werken nieuwe stijl zoals Bas van de Haterd het noemt. En hij is consequent. In het hele boek kom je slechts op enkele plekken het nieuwe werken tegen. Dat hetzelfde bedoeld wordt snapt iedereen en ik moet ik Bas gelijk geven dat hij het anders noemt. Werken nieuwe stijl dekt meer de lading, heeft een positievere klank en geeft meer ruimte voor eigen ideeën en initiatief.

Het boek bestaat uit zes hoofdstukken. Over wie, wat en waarom, maar ook over technologie, de werkplek, mentaliteit & cultuur en kritische succesfactoren. Om af te sluiten met een kijkje in de toekomst. Het hoofdstuk -1 gaat over wie is wie in dit boek. Een korte uitleg wordt gegeven bij de namen die worden genoemd en de mensen die zijn geïnterviewd.

Werken nieuwe stijl is het anders organiseren van werk zodat het beter aansluit bij de informatie- en creativiteitgedreven beroepen die in de 21^e eeuw de belangrijkste factor in onze economie zullen worden.

Werken nieuwe stijl gaat om het anders organiseren en inrichten van management, communicatie en werkplekken. Ondersteunt door technologie. Er zijn dus drie pijlers waar het om gaat bij werken nieuwe stijl:

technologie & communicatie
de werkplek
mentaliteit & cultuur

Maar waarom willen wij dit? Moeten wij? Waar ligt de noodzaak? Volgens van de Haterd is het duidelijk, de demografische ontwikkelingen vragen (of eisen) dat wij anders (op een nieuwe manier) gaan werken. Daarnaast vragen werknemers er om. Zij willen meer flexibiliteit in het werk dat zij doen. De opkomst van ZP-ers heeft hier ook zeker mee te maken. En de maatschappij verlangt van bedrijven dat zij nadenken over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Organisaties worden aangesproken op milieuvervuilende activiteiten zoals woon-werk verkeer.
Een eye-opener voor mij was het feit dat door anders te gaan werken ook mensen die nog niet mee kunnen doen in het arbeidsproces nu wel een kans krijgen. Van de Haterd geeft het voorbeeld van gehandicapten die door middel van thuiswerken en gebruik te maken van de technologie die voorhanden is ineens de kans krijgen deel te nemen in het arbeidsproces. De bibliotheek waar ik werk heeft een virtuele helpdesk. Deze collega’s komen elke dag naar kantoor om achter een computer te kruipen en vragen te beantwoorden. Deze werkzaamheden kunnen natuurlijk best door mensen thuis gedaan worden. Het gaat tenslotte om de klant en hoe hij het beste wordt geholpen.

In het kort beschrijft van de Haterd de redenen voor werken nieuwe stijl als volgt.

het rendement van werken nieuwe stijl komt naar voren in een vijftal zaken:

kostenbesparingen – verhuiskosten, ziekteverzuim

hogere werknemers- en klanttevredenheid

aanboren ongebruikt arbeidspotentieel

productiviteitsstijgingen

beter voor het milieu

Redenen genoeg dus om na te denken over werken nieuwe stijl.

technologie

Technologie is een enabler – niet de motor van werken nieuwe stijl

Vaak wordt technologie gebruikt omdat het handig is. Maar hoe vaak kijken we of het echt nodig is in de vorm hoe wij het gebruiken. Van de Haterd schrijft dat een organisatie eerst moet kijken naar de processen, deze moet evalueren en vervolgens moet kijken welke technologie hierbij past en een oplossing kiezen. Dus niet twitteren omdat iedereen het doet, maar twitteren om snelle vraagafhandeling te kunnen realiseren of om kort te communiceren. En dan alleen als blijkt dat twitteren beter is dan msn-en of emailen. Het hangt af van het soort bedrijf en de soort processen.

Van de Haterd legt vervolgens duidelijk uit hoe je technologie het beste toe kan passen. Hij vindt dat je groepen moet maken rondom verschillende werkzaamheden. Deze groepen hebben een eigen adaptiegraad als het gaat om technologie. Je moet ze dus de technologie geven die bij hen past. Trainingen en cursussen zijn op maat gemaakt voor die groep. Iedereen dezelfde cursus geven heeft dus geen zin. In de beleving van van de Haterd is het zinvol om te streven naar een werkplekbudget binnen enkele jaren nadat het werken nieuwe stijl is ingevoerd. Een mooie quote die ik je niet wil onthouden is deze:

als je mensen gaat afrekenen op resultaat moet je ze natuurlijk wel hun eigen gereedschappen laten kopen

Bas van de Haterd geeft veel voorbeelden in zijn boek. Ik vind het altijd fijn om te lezen hoe anderen het doen. In het hoofdstuk over technologie wordt het voorbeeld van Blue Kiwi gegeven. Dit bedrijf heeft bij een klant het e-mailverkeer met 80% weten te reduceren. Hoe? Alle e-mails waar meer dan 4 mensen in geadresseerd zijn worden op een blog geplaatst en de mensen die het moeten lezen krijgen een notificatie als zij dat willen. Heerlijk! Al die mails die je elke dag krijgt, zeker die waar je in ge-cc-ed bent. Wat zou het fijn zijn als ik die informatie gewoon op een blog kan lezen, op een moment dat ik dat wil en tijd voor heb. Een idee om eens wat meer over na te denken. Misschien is het wel te implementeren in de bibliotheek waar ik werk.

Het hoofdstuk over de werkplek gaat over de de fysieke locatie maar ook over het kantoor als inspirerende plek. Als plek waar je met plezier naartoe gaat om mensen te ontmoeten maar waar je niet naartoe hoeft als het niet nodig is. Een van de geïnterviewden noemt het kantoor een onderdeel van de ziel van een bedrijf. Een mooi gegeven. Ik vraag me alleen af hoeveel mensen dit zullen voelen als zij om 9 uur ‘s morgens de deur van het kantoor open doen.

de bibliotheek als werkplek

Van de Haterd gaat in dit hoofdstuk ook in op het openstellen van het kantoor voor derden. Ik weet dat ik niet de enige ben die niet begrijpt dat de bibliotheken in Nederland hier niet eens serieus over nadenken. Bibliotheken zijn werkplekken op een A-locatie in de stad. Je kan de bibliotheekgebouwen eenvoudig geschikt maken als werkplek voor externen, hier wel of geen geld voor vragen (ik pleit voor geen geld vragen) en mensen ondertussen nog helpen als zij een informatievraag hebben. Jan de Waal begon op de bibliotheek 2.0 Ning hier een discussie over. Zoek samenwerking met Seats2Meet, Deelstoel of andere initiatieven die al aanwezig zijn. Hoe moeilijk kan het zijn?

We weten allemaal dat werken op een andere plek inspirerend kan zijn. Dat je daar minder gestoord wordt door binnenvallende collega’s en dat je soms in gesprek komt met mensen waardoor je weer op ideeën komt. Een maand geleden schreef ik in een column voor onze bibliotheekwebsite dat ik graag in de centrale hal van de bibliotheek wil gaan werken. Een idee dat ik na de zomervakantie zeker op ga pakken. Misschien dat ik zelfs wel een onderzoek ga doen naar de werkplek in de bibliotheek. Ik zie het al helemaal voor me. Elke keer een andere stad, een andere bibliotheek. Hoe kun je daar werken, wat zijn de faciliteiten. Met natuurlijk een cijfer om het spannend te maken. Welke bibliotheek is de beste werkplek in Nederland.

Terug naar het boek Werken Nieuwe Stijl. Van de Haterd beschrijft verschillende soorten werkplekken zoals cafe- en lunch (werk)plekken, om gasten te ontvangen, maar ook voor bilateraal overleg of overleggen met kleine groepen. Daarnaast zijn er natuurlijk individuele focusplekken, gezamenlijke stilteplekken, overlegruimtes en presentatieruimtes.

Twee van de drie pijlers zijn besproken. Tijd voor mentaliteit en cultuur. De lastigste pijler van het stel. Hier gaat het om grote veranderingen. Veranderingen in de mentaliteit van de werknemers gecombineerd met de cultuur van de organisatie. Vaak gaat het in deze verandering om onbewust gedrag. Van de Haterd geeft het mooi weer in het gedeelte over vertrouwen.

Controle achteraf is noodzakelijk, maar gezond verstand en een goed verhaal zouden bij werken nieuwe stijl boven regels en procedures moeten staan.

en ook:

Iemand afrekenen op resultaat zonder dat hij de bevoegdheid heeft om zijn werk zo in te vullen dat hij zelf verantwoordelijkheid kan dragen voor het resultaat is onmogelijk.

kritische succesfactoren

Er zijn een aantal kritische succesfactoren die kunnen helpen bij het invoeren van werken nieuwe stijl. Zoals de verbondenheid van iemand op het hoogste niveau in de organisatie met het werken nieuwe stijl. Ik heb het geluk dat mijn directeur een groot voorstander is. Zij geeft zeker het goede voorbeeld. Van de Haterd noemt het noodzakelijk dat deze verbondenheid er is. Daarnaast moet het duidelijk zijn wat het doel is en waarom je werken nieuwe stijl in wilt voeren. Voor veel collega’s hoeft er niets te veranderen en zijn zij tevreden met hoe het nu gaat. Uitleggen, open communiceren en in gesprek blijven is zeker een voorwaarde. Van de Haterd gaat ook in op symbolen. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een ladeblok. Je neemt iemand zijn vaste werkplek inclusief ladeblok af. Dit moet (mentaal) gecompenseerd worden.

Gelukkig spreekt van de Haterd over een project als het gaat om het invoeren van werken nieuwe stijl (Henny van Egmond kijkt daar anders tegenaan – zie een na laatste alinea van deze post). Van de Haterd noemt het niet alleen een project hij vindt een dedicated projectleider een vereiste. En gelukkig dat dat bij ons in de bibliotheek zo is. Ik mag mij fulltime bezig houden met de verandering die wij als organisatie in gaan. Als laatste kritische succesfactor wordt opleiding en training genoemd. Niet alleen op sociale vaardigheden, maar ook knoppenkennis.

In het laatste hoofdstuk dat over de toekomst gaat wordt uitgelegd dat wij ons geen zorgen hoeven te maken. Uniek werk, waar creativiteit en kennis voor nodig is kan nooit geautomatiseerd worden. Hierdoor zal de invloed van de factor mens in het werkproces alleen maar toenemen omdat dit het onderscheidende en concurrerende vermogen is. Van de Haterd gaat vervolgens in op hoe organisaties zullen veranderen (kleinere- en netwerkorganisaties), hoe wij in teams samen gaan werken (virtuele projectteams), hoe kennis internationaal wordt, personal branding, crowdsourcing, meer en minder werken en de /worker.

/ worker & passie

De / worker (slash worker) komt uit de koker van Kevin Wheeler. / workers zijn mensen die meerdere banen hebben, soms binnen een organisatie maar vaker ook niet. Deze werknemers doen dit omdat zij hun passie willen uitvoeren. En dus hebben zij naast een betaalde baan vaak een (betaalde) hobby of doen zij er klussen bij. Van de Haterd meent dat de kans groot is dat werknemers die hun creativiteit op meerdere plekken kunnen uiten langer bij een organisatie blijven die dit mogelijk maakt. Je gaat ergens weg omdat de uitdaging weg is, maar wat nu als de uitdaging ergens anders wordt geboden, blijf je dan het werk wat je deed nog doen? Waarschijnlijk wel.

Een bijzonder mooi voorbeeld is het Leef je droom programma van Tam Tam.

Wij bieden je een omgeving waarin je jezelf en je ideeën volledig kunt ontplooien. Het programma dat wij hier voor inzetten: LeefJeDroom. Dit programma is op maat opgesteld voor mensen die niet op zoek zijn naar een baan, maar naar een invulling van hun droom. Iedereen is uniek en alleen een persoonsgebonden programma werkt. Samen met jou geven we invulling aan jouw droom. Of dit nu het starten van je eigen onderneming is, verdieping in een bepaalde technologie, vakgebied en/of branche, ervaring op doen bij een van de partners van Tam Tam. Opleidingen, ontwikkelingsplannen en loopbaanbegeleiding horen daar allemaal bij, maar ook toegang tot ons uitgebreide netwerk en werken op projecten die bijdragen aan je groei.

Wouw! Dit zijn de voorbeelden waar je nog eens een nachtje over slaapt en waarvan je hoopt dat jouw organisatie open staat voor dit soort initiatieven. Je passie leven. Daar heb ik al eerder over geschreven en het blijft een woord dat in mijn hoofd blijft rondzingen. Ik denk dat ik maar eens een rondje maak langs mijn collega’s. Ik heb dan een vraag voor je:

wat is jouw passie?

Meer informatie over Werken Nieuwe Stijl vind je op deze website.