Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

people work more effectively

organisations use space more efficiently

Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.

Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemse) ruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
je moet diversiteit aanbrengen
sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
identiteit van een persoon of van een groep/team
contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

er wordt te veel gestandaardiseerd
denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
waar liggen de grenzen van chaos
waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.

Het Nieuwe Werken bij de TU Delft

Op 4 november spraken ongeveer 60 mensen van de TU Delft over het Nieuwe Werken en de consequenties daarvan voor onze universiteit. De groep genodigden bestond uit leden van het CvB, de OR, decanen, directeuren en medewerkers die al pilots doen, zoals wij in de bibliotheek. Centraal stond de vraag: wat moeten we met het Nieuwe Werken?

Dagvoorzitter Hugo Priemus (Hoogleraar TBM) is een man van het Oude Werken, hij gebruikt voornamelijk pen en papier. In een korte inleiding vertelt hij over het Nieuwe Werken en verwijst naar een artikel uit Trouw van 16 oktober.

Hij geeft aan dat het tijdens deze bijeenkomst er deelnemers zullen zijn die enthousiast worden, of al zijn, maar dat er ook aandachtspunten zijn waar we bij stil moeten staan. Ook ziet hij deze bijeenkomst niet als een startschot maar als een versnelling aangezien er al initiatieven binnen de TU Delft zijn gestart, zoals het flexwerken bij Bouwkunde, de HR strategie bij P&O en de BPOS pilot bij ICT.

Nynke Jansen (directeur HR) vertelt over haar ervaringen met werken in een groep die elkaar weinig irl zag. Via msn, email en teleconferencing was deze groep een goed werkend team. Verspreid over de hele wereld zagen zij elkaar misschien 1x per jaar. Maar dat was geen probleem. Nynke vraagt aan de deelnemers: waarom willen wij het Nieuwe Werken? Maar ook waarom niet? De reacties uit de zaal zijn verschillend. Van de wetenschap leent zich er goed voor en de nieuwste generaties verwachten dit van ons, tot, niet iedere medewerker voelt zich hier goed bij, of sommige collega’s raken geïsoleerd.

Rene Hoogland

Rene Hoogland van het PM Collectief vertelt over ervaringen bij de Rabobank.

loslaten van ingesleten werkpatronen
slim(mer) samenwerken en communiceren
minder regels
vertrouwen
eigen verantwoordelijkheid
bewuster omgaan met informatie, kennis, plaats (kantoorruimte) en tijd
betere balans zakelijk/privé
maatschappelijk verantwoord handelen

Maar ook:

mondige klanten en medewerkers
nieuwe generatie
24/7
steeds meer vraag naar maatwerk
ict maakt tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk

Bij de Rabobank maakte men gebruik van kernbegrippen. Zoals de werkplek als management instrument voor prestatie, any place, any time, kennisomgeving, feeling environment, kantoor als branding/identiteit, sociaal centrum en werkomgeving als stimulans voor kennisdelen en nieuwe ideeën.

Volgens Hoogland is de moeilijkste groep de managers tussen 30-45 die net een eigen kantoor hebben gekregen. De gedragsveranderingen zijn belangrijk en voor iedereen betekent dit iets anders. Sommige mensen zullen zich kwetsbaar opstellen, anderen gebruiken hun stem om gehoord te worden. Het gaat om inspireren, passie en het ondersteunen van ideeën.

Hoogland geeft nog een aantal tips:

werk holistisch – benader het totale plaatje – kijk naar mens en proces
stuur op harde en zachte indicatoren
wees zo transparant mogelijk
kijk per afdeling wat je wilt en wat je kunt doen met bestaande middelen

Ook vertelt Hoogland nog iets over het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook zij keken naar mens en proces, hebben het Nieuwe Werken niet gezien als een techno push, maar ook niet een one size fits all. Zij begonnen laagdrempelig en hebben de mensen er zelf voor laten kiezen. Om anderen te overtuigen zetten zij ambassadeurs in die laten zien hoe het werkt. Belangrijkste les – blijf realistisch.

Marc Jetten

Marc Jetten (ViaValue) geeft ons een inkijkje bij Interpolis die het project Helder Werken hebben genoemd. Hij noemde ons parkeerterrein net een werkplek, allemaal zijn ze bezet.

In een negental punten vertelde hij het verhaal:
0 resultaat als levend bewijs (zonder resultaat geen waarde – het zijn de percepties van klanten en medewerkers die een reputatie bezorgen – vertrouwen en openheid zijn centrale begrippen)
1 kenmerken van succes
2 visie als fundament (helder werken is onlosmakelijk verbonden met vertrouwen! visie van 1995 is nu nog steeds de visie – de ambities zijn bijgesteld – bieden mensen een open uitdagende werkomgeving – met kansen voor individuele ontplooiing en ruimte voor actief ondernemerschap – draait het om HNW of staat de identiteit van de organisatie centraal – is HNW een concept dat de identiteit versterkt? Visie-cultuur-identiteitsontwikkeling.
3 geef voorrang aan cultuur boven efficiëntie – en boven huisvesting en ICT
4 cultuur vraagt om verdieping
5 geef vertrouwen en je oogst vertrouwen
6 binnen is buiten
7 verwachtingen overtreffen
8 trektocht of geplande reis
9 …

Omdat er te weinig tijd was heeft Jetten niet alle punten kunnen behandelen. Maar is het een proces of een project is wel een uitspraak die mij is bijgebleven.

Wim Pullen

Als laatste spreker kwam Wim Pullen (Directeur Center for People and Buildings) aan het woord. Ik had al eerder een gesprek met hem gehad en vind hem een inspirerende man. Hij vindt het belangrijk als mensen verhalen blijven vertellen omdat verhalen soms belangrijker zijn dan feitenmateriaal. Maar hij is wel een feitenman, zeker als het om het Nieuwe Werken gaat.
Pullen heeft onderzocht wat een wetenschapper/onderzoeker nu nodig heeft. Wat doet een onderzoeker nu eigenlijk een hele dag? Dat zijn verschillende dingen, van bureauwerk (lezen, schrijven, overleggen, telefoneren) tot onderweg zijn.

Een onderzoeker heeft hiervoor nodig:

werkruimte voor geconcentreerde arbeid en klein overleg
ontmoetingsruimte voor groot overleg
verrassende ontmoetingen en bergruimte voor “mijn” boeken
lab
vrijheid om te gaan en te staan!

Pullen rekent waar het kan. Dus hoeveel m2 zijn er, wat is er nodig en hoe kom je hier achter. Hij ontwikkelde het werkplekspel maar zet ook medewerkertevredenheidsonderzoeken in om hierachter te komen. Hij laat ons weten dat kantoorruimte vaak voor ongeveer 50% leeg staat en dat 6m2 het wettelijke minimum is voor een werkplek. Maar vooral het eerste hakt er wel in, want als dat zo is, wat kun je dan allemaal nog meer doen met die lege ruimte. Ik heb wel een paar ideetjes.

Na een korte pauze ging de groep uit een. Van te voren mochten wij een kaartje kiezen. De keuze was:
Virtueel samenwerken – Papierloos kantoor – Cultuur: generatiemanagement – Cultuur: Living Lab – Het kantoor van de toekomst – De nieuwe medewerkende.

Ik koos voor Living Lab omdat dit begrip bij mij niet bekend was. Maar als je op het begrip Googled kom je er achter dat er ook in Nederland verschillende Living Labs zijn.
Onze groep bestond uit 7 mensen en werd begeleid door Marc van Seters (organisatie-adviseur, creativiteitscoach en -facilitator, Avijf, Living Labs).
Centraal stond de vraag: hoe kom je tot een optimale samenwerking.
Binnen het Nieuwe Werken zie je een verschuiving naar de ICT kant en naar individualisering, dus moet daarnaast iets komen om nog gerichter te praten waar het over gaat. Gaat het om het Nieuwe Samenwerken, high tech gecombineerd met high touch, moeten wij op zoek gaan naar andere manieren om elkaar te ontmoeten, wanneer worden mensen enthousiast om bij elkaar te komen en samen te werken? Hierover discussieerden wij met ons groepje met als onderwerp de wij kant (teams), de ik kant, de zij kant en de het kant (procedures, regels). Wij moesten de perspectieven inbrengen, dus wij brachten alle verschillende kanten samen om daarna te focussen en te verbinden.

wij – ik – het
rondom het nieuwe werken
wat betekent het voor ons

IK
WIJ
HET
heb aandacht voor mensen die angst hebben voor nieuwe dingen
vooroordelen als je niet mee wilt gaan in de stroom – laat mensen in hun waarde
meer aandacht voor elkaar
hoe leggen wij afspraken vast, met welke systemen

Conclusies

De conclusies van de verschillende groepen:

– ict biedt de middelen aan om thuis te werken
– hoe weten medewerkers wat wel en wat niet kan
– de ict-afdeling moet duidelijker zijn over de mogelijkheden die je hebt als medewerker

papierloos kantoor:
– gebruik de juiste systemen
– ipad, tablet, vergaderingen waar iedereen achter de klep zit zijn geen fijne vergaderingen
– iedereen heeft eigen beeld bij het nieuwe werken, thuiswerken
– stap voor stap

Het Nieuwe Werken voor alle generaties:
– 4 typen generaties – protestgeneratie, generatie x, pragmatische generatie, generatie einstein – generatie x zijn bruggenbouwers – zoek waar mensen energie van krijgen – spreek mensen hierop aan – ideale organisatie is ideale mix van generaties – hoe wordt je dan een bruggenbouwer – interesse van oud naar jong en van jong naar oud – verbindingen maken – hoe blijven wij vitaal

Living Lab
– optimale samenwerking – jezelf – wij – systemen – vanuit deze drie gezichtspunten kom je tot resultaat – managementstijl is belangrijk – manager moet loslaten en coach worden – je ziet elkaar minder dus als je elkaar ziet moet je er een feestje van maken – quality time – het nieuwe werken is niet gelijk het betere werken

Kantoor van de toekomst
– werkplekspel – wanneer speel je het spel? aan het begin of juist aan het einde, zijn verschillende voorbeelden van – discussie helpt om vragen te beantwoorden zoals past het in onze organisatie, past het bij mij, hoe is de cultuur van de organisatie

De nieuwe medewerkende
nieuwe medewerker moet mediawijs zijn

Na de terugkoppeling uit de groepen hebben we nog wat gediscussieerd. Wat hieruit naar voren kwam is dat medewerkers zich vrijwillig moeten kunnen aanmelden als zij willen experimenteren met het Nieuwe Werken. Ook moet er een visie komen zodat elke pilot hieraan gekoppeld kan worden. Voor de visie werken ICT, FMVG en HR samen. Sleutelwoorden: vertrouwen, kwaliteit van leidinggeven, voorbeeldgedrag, cultuur boven efficiency. Ook moeten we nadenken over waarom willen we het Nieuwe Werken, wat willen we als organisatie bereiken.

Het Nieuwe Werken is net als thuis, als je elkaar ziet moet je er quality time van maken.

Nynke sluit af met:

schaadt het ons als we het niet doen
schaadt het ons als we het wel doen

Een receptenboek en een werkplekspel

Een paar weken geleden nam Ton Oosterwijk van e-office contact met mij op. Hij had via een collega van de bibliotheek gehoord over ons project rondom het nieuwe werken en wilde wel eens van gedachten wisselen. Ook stuurde hij mij informatie over e-office en een preview van een boek. Dat boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – kon, als ik dat wilde, opgestuurd worden. Wat ik zag en las in de preview was erg interessant en dus vroeg ik om een exemplaar.

Ik kende e-office niet voordat Ton contact met mij opnam en op de website lees ik meer over het bedrijf.

e-office, the human software organisation is opgericht in 1991. Direct vanaf het begin hebben wij ons gespecialiseerd in de creatie van de optimale digitale werkomgeving voor professionals.

Onder hun klanten bevinden zich grote namen zoals Vodafone en Rabobank maar bijvoorbeeld ook de Universiteitsbibliotheek van Utrecht waar zij geholpen hebben bij de opbouw van de Virtuele Kenniscentra.

Uiteraard hebben ze het nieuwe werken ook ingezet in hun eigen organisatie en noemen het daar Work21. E-office kan een veranderingstraject bij jouw organisatie ondersteunen, meehelpen een visie ontwikkelen of een work21-scan uitvoeren. Ook organiseren zij workshops en een summerschool.

Het klein receptenboek voor het nieuwe werken

Het boek – klein receptenboek voor het nieuwe werken – is ontstaan nadat Roland Hameeteman een ander boek had geschreven (De kracht van mensen) en hier veel vragen over kreeg in de trant van leuk zo’n visie van een bedrijf zonder afdelingen, regels of functies, maar hoe doe je dat nou zo dat het ook gaat werken?

En dus ontstond het klein receptenboek voor het nieuwe werken. Wat ook echt een receptenboek is en daarmee lekker wegleest, erg geschikt is om nog eens door te bladeren en waar ik op momenten erg hard heb moeten lachen om de titels van de recepten.

Het boek bevat 49 recepten, die beginnen met het vinden van een missie en eindigen met een feestje. Je kunt alle recepten maken, maar je kan er ook een paar uitkiezen die je lekker lijken. Waar het in het boek om gaat is: wat is handig voor jou, wanneer ben je het meest productief en hoe doe jij jouw werk het beste en met welke middelen? Ben je geen chatter, chat dan niet. Heb je geen geld voor een nieuwe kantoorinrichting, je hoeft dat ook niet te kopen om het nieuwe werken te implementeren. En je hoeft zeker niet thuis te werken als dat voor jou niet fijn aanvoelt.

Elke recept wordt voorzien van een aantal symbolen. Een boekje dat iets zegt over de moeilijkheid van het recept, de zandloper die iets zegt over hoeveel tijd de bereiding ongeveer nodig heeft en een ?! die weergeeft hoe belangrijk het recept is. Ook staat bij elk recept een lijstje met benodigdheden.

De eerste recepten beginnen, zoals gezegd met de missie en visie bepaling, hierna komen de werknemers aan bod met het recept Quiche Employé. Dit basis recept is moeilijk en continu. Het vraagt om een basishouding ten opzichte van het nieuwe werken die de medewerkers de ruimte geeft. Als bedrijf moet je je afvragen of je er wel klaar voor bent. Het nieuwe werken is meer dan flexplekken en thuiswerken, het is het beste uit je mensen halen op een manier waarvan zij denken dat hij werkt. Het recept Rood Soepje volgt hierop. Want sommige medewerkers hebben graag een beetje houvast en willen graag weten wat er van ze verwacht wordt. En dus kun je binnen kaders mensen de ruimte geven aan diegenen die niet met alle vrijheid om kunnen en willen gaan. Hoe groot die ruimte binnen de kaders is, is voor ieder mens verschillend. En je merkt dat mensen heel creatief worden van grenzen, zij gaan namelijk bedenken hoe zij datgene kunnen bereiken wat zij willen bereiken.

Wormen en maden, Groeibakgroenten (passie!), Pommes de mobile, Communicatiepuree, Tapas CC, Pittige gespreksballen, ik heb erg om de titels moeten lachen omdat ze precies de vinger op de zere plek leggen en duidelijk maken waar het om gaat. En vooral die laatste die gaat over de vergadercultuur, eindelijk iemand gevonden die het met mij eens is. Stop nu eens met vergaderen, gewoon stoppen met meetings, brainstormsessie, bilaatjes, etc. Klaar! Agenda leeg…. leuke en interessante dingen doen, ja daar ben ik voor. Want zeg nou zelf, hoe vaak kom je niet uit een vergadering met het gevoel dat dit allemaal veel sneller had gekund (in plaats van die drie uur die je samen aan tafel hebt gezeten) en ook een gevoel van, waar ging dit nou eigenlijk over. Bepaal dus het doel (besluitvorming, ideeënvorming, informeren) van de vergadering en de vorm, als je al zo nodig bij elkaar wilt komen. Dat maakt het allemaal een stuk efficiënter en vooral zinvoller.

Als laatste worden nog wat toetjes beschreven. De extraatjes dus. Hier vind je onder andere de recepten Linkse Soep en Merkues Frites, over het belang van het individu dat zich als merk kan profileren op internet en hoe het uitstraalt naar de organisatie.

Het receptenboek is een bladerboek. De recepten zijn kort, goed leesbaar en bevatten veel praktische voorbeelden. De tekeningen bij de recepten en de pakkende titels verduidelijken veel. Ook het lijstje benodigdheden zorgen er voor dat je in een oogopslag ziet waar het om gaat. Het is zeker een boek om erbij te pakken als je met het nieuwe werken (of hoe je het ook wilt noemen) aan de slag gaat. Het is misschien meer een boek voor managers dan voor uitvoerders in de organisatie. Maar toch, de teksten zij niet hoogdravend en de voorbeelden spreken iedereen wel aan, dus met een kleine vertaalslag naar de eigen organisatie is het zeker een boek dat je in kan zetten in het veranderingsproces.

Werkplekspel

Ook had ik de afgelopen week een ontmoeting met Wim Pullen van het Center for People and Buildings.

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Het CfPB verzamelt, ontwikkelt en ontsluit kennis over huisvestingsvraagstukken. Deze kennis helpt organisaties om evidence based keuzes te maken over de nieuwe werkomgeving en het proces op weg daar naartoe.

Samen met Ilja van den Berg van Alares sprak ik met hem over het nieuwe werken en ons project bij de bibliotheek. Het was een erg interessant gesprek met name omdat het Center for People and Building wetenschappelijk onderzoek doet en dus met data bepaalde meningen die leven wel of niet kan onderbouwen met cijfers.

Het Center for People and Buildings heeft een aantal hulpmiddelen ontwikkeld om bijvoorbeeld huisvestingsdoelstellingen te meten. Zo is er de WODI Toolkit waarmee je als bedrijf kunt onderzoeken of doelstellingen worden behaald en antwoorden kunnen worden gegeven op vragen als werkt het beter, prettiger en goedkoper? Ook is het werkplekspel gemaakt wat een instrument is om gedrag in de innovatieve werkomgeving te bespreken. Dit bordspel laat kantoorwerkers van gedachten wisselen over alledaagse situaties in de werkomgeving. Dit zijn situaties als telefonerende collega’s, printpapier dat op is, wat betekent clean-desk, hoe om te gaan met stilteplekken, etc.

Het gesprek met Wim duurde ruim een uur maar zou veel langer geduurd kunnen hebben. Wim vertelde met groot enthousiasme over onderzoeken die zij doen en gedaan hebben en was ook erg geïnteresseerd in ons project. Ik kwam met veel ideeën en energie uit deze bijeenkomst en dat is altijd erg fijn.