ik STOP met vergaderen

Zo dat is gezegd! En ik meen het ook nog. Al zou ik maar de helft minder vergaderen dan houd ik zeeën van tijd over. Na de masterclass STOP VERGADEREN van Richard Stomp was het duidelijk, ik vergaderen veel te veel. En ook al is, na onderzoek in de agenda, de uitkomst 50% van mijn tijd vergader ik en ik wil niet zo veel vergaderen. Ik wil innovatief zijn, leuke dingen bedenken, gek doen.

Richard Stomp begon met de droom die hij als kind had en vroeg ons om de volgende vragen te beantwoorden:

  • welke droom had je als kind
  • wat is hiervan uitgekomen
De groep was niet groot, we waren met zijn zessen. Maar de dromen waren bijzonder, groot, mooi en niet waargemaakt. Tijdens het rondje waar iedereen aan de beurt kwam viel al meteen iets op, we deden een rondje, net als je in een vergadering doet bij de mededelingen en rondvraag.

ontgaderen / ontgaderaar

Richard Stomp is ontgaderaar en doet aan ontgaderen. Maar hij is ook WOW officer en straatjutter.
We vergaderen te veel, te lang en de vorm waarin we het doen is veel te eenzijdig. Dat kan anders. We gooien per jaar veel geld weg aan loonkosten, reiskosten en ziektekosten (vergaderen is dodelijk vermoeiend) door te vergaderen. Stomp trekt het verder. De productiviteit gaat door al dat vergaderen omlaag, je ziet zoiets ontstaan als corporate autisme (als je naar binnen bent gericht heb je geen oog meer voor de klant) en de demotivatie neemt toe (talent verdwijnt).

DUS: MINDER – SLIMMER – KORTER

Stomp geeft de groep verschillende definities van vergaderen.

  1. van Dale – bijeenkomst van personen om iets te bespreken of besluiten te nemen
  2. van Zalen – alle vergaderingen in vergaderopstelling, strikte vergadervorm met notulist en voorzitter
  3. van Bale – bijeenkomsten van personen zonder duidelijk doel, ontmoetingsplaats voor ego’s, een plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd, met andere woorden een onproductieve gewoonte in grote organisaties
Vergaderzalen zijn energieloze plekken. Stomp laat voorbeelden zien en de treurigheid druipt er van af. Troosteloze zaaltjes, ingericht om er niet te willen zitten, muffe boel. De traditionele vergaderopstelling is echt niet altijd de beste manier om dingen voor elkaar te krijgen. Zeker als je tegenover elkaar zit. Hoe moet je dan samen tot een oplossing komen. Vergaderingen zijn verbaal. We gebruiken niet het visuele en dat is in sommige gevallen echt wel jammer.

oorzaken

Als oorzaak van te veel vergaderen noemt Stomp het Trini Lopez Syndroom.

We gebruiken een instrument om samen iets te bereiken. En dat ene instrument is de vergadering. Dat we dat doen is voor een groot deel gewoonte. Maar ook kennis, we weten gewoon niet hoe het anders kan. En dan status. Als je veel vergadert ben je vast heel belangrijk. Of wat denk je van luiheid. Je krijgt gratis koffie, je ontmoet nog eens iemand en je hoort de laatste roddels.

Maar er zijn veel meer oorzaken, zoals verantwoordelijkheden die niet duidelijk belegd zijn, interne strijd die gevoerd moet worden, angst (besluiten nemen voor anderen is eng!), teveel stafafdelingen, teveel managementlagen, etc.

oplossingen

Gelukkig zijn er oplossingen.

  • niet bijeen komen
  • korter bijeen komen
  • anders bijeen komen

Een opdracht. We doen de vergaderscan. Wij pakken onze agenda er bij en kijken voor een week (of een maand) hoeveel tijd we nu precies vergaderen. We kijken hoe erg het met ons gesteld is en we schrappen.
We geven per vergadering een waarde – must, nice, not. Eigenlijk willen we uitkomen bij alleen must vergaderingen en schrappen we de not bijeenkomsten.

Stomp legt uit dat we teveel willen en dat vaak in een vergadering stoppen. We willen informeren, voortgang bewaken, ideeen genereren, besluiten, etc. Die multivergaderingen, met veel doelen en veel mensen…. Waarom niet per vergadering een doel, een kleine groep mensen en dus snel klaar.  En vooral niet vergaderen als er andere oplossingen zijn zoals het gebruik van bijvoorbeeld basecamp, management by walking around, jij beslist of informatie zelf halen.

doe eens een vergadering van 22 minuten

Je weet dat staand vergaderen de productiviteit verhoogd en toch doen we het bijna nooit. Omdat we de meubels er niet voor hebben, omdat we geen zin hebben om buiten te wandelen en te vergaderen, zeg het maar…..
Overigens helpt het als je veraderingen plant op slechte momenten, dus vlak voor de lunch, om half 5, of voor 9 uur.

Zet het doel eens voorop in plaats van het middel. En noem het dan anders. Stomp heeft de volgende ideeen daarover. Een oplossering, een ideeenring, een inspiratiering of een beslissering. Pas de techniek toe die het beste bij de …ring past. De denkhoeden van Edward de Bono, of de Franse Salon, brown paper sessie of een visual meeting.

Je hoeft echt niet morgen met vergaderen te stoppen, maar je kunt wel nadenken over welke (kleine) stappen je kan nemen om het anders te doen. Stel jezelf vragen als is het doel helder, moet ik erbij zijn, wat levert het me op, voegt het waarde toe, heb ik er passie of talent voor nodig. En als dat niet zo is, doe het dan niet. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor vergaderen, dit geldt voor veel meer dingen in je werkende leven.

De dag vloog voorbij. De groep was klein en dus was er veel tijd voor interactie en luisteren naar elkaar. Extreem oefenden wij dit in de Franse Salon, een aanrader als je goed wilt luisteren naar elkaar. Een aantal deelnemers had niet eens zo veel problemen met vergaderen en ook voor hen was het een interesante dag. Al was het alleen maar om weer eens stil te staan met wat je doet en of het je energie geeft.

14 augustus gaan we met Richard straatjutten. Ik kijk er nu al naar uit! Heb je je nog niet ingeschreven voor deze workshop, er is nog plek, dus schrijf je hier in.

 

 

van 2FLOW via sociale innovatie naar een zomertent

Op 16 maart 2011 schreef ik voor het eerst over 2FLOW en een werkbezoek aan de Rechtenfaculteit van de VU in Amsterdam. Op 14 april had de groep 2FLOW een visiedag georganiseerd voor een 9-tal initiatieven rondom het nieuwe werken die toen liepen bij de TU Delft.

De organisatie lag in handen van het 2FLOW team, het team dat initiatieven rondom Het Nieuwe Werken bij de TU Delft faciliteert en ondersteund. 2FLOW staat voor To Flexible Learn Organise and Work en bestaat uit collega’s van HR, O&S, ICT, FMVG, M&C, Liebje Paalman (bureau Fonk) en ik vanuit de TU Delft Library.

Inmiddels zijn we weer even verder en is 2FLOW groter en groter geworden. Zo groot dat het nu het programma sociale innovatie heet. De programmamanager is Nynke Janssen, directeur HR. En aantal andere directies zijn inmiddels bij het programma aangesloten en het doel is natuurlijk om alle diensten/faculteiten aan te laten sluiten. Het programma sociale innovatie gaat verder dan alleen het nieuwe werken. Het bevat onder andere het slimmer en flexibel organiseren en werken, een levende en aantrekkelijke campus (living campus), open innovatie en vooruitstrevende onderzoeks- en onderwijsfaciliteiten. In het programma denken we na over vernieuwing in plaats van verbetering. Over hoe medewerkers middelen kunnen gebruiken om hun toekomst te creëren en sluiten we onder andere aan bij internationalisering, diversiteit, differentiatie, eigen verantwoordelijkheid, zelfsturing en flexibiliseren.

Net als bij 2FLOW ligt het initiatief bij de eenheden. Zij geven hun ambitie, visie en behoefte weer. Het programma sociale innovatie ondersteunt door te inspireren, te helpen, te faciliteren en te ondersteunen. Het programma sociale innovatie rolt niets uit, het is niet een van boven opgelegd iets.

Ik mag in dit programma ook een rol spelen, en wel die van vormgever sociale innovatie. Een bijzondere taak waar ik enorm veel zin in heb. Ik begeleid de initiatieven, help ze bij het vergroten van het voorstellingsvermogen en ontwikkel in de zomermaanden persona’s. De persona’s hebben mij in het project IKWERK! ontzettend geholpen in de discussie over de virtuele en fysieke werkplek.

En dan die zomertent. Hoe past die nu in het geheel. De directeuren die zich momenteel bezighouden met sociale innovatie wilden in de zomermaanden iets doen voor het programma. En dat werd een tent. Niet een echte tent, dat werd te kostbaar, maar wel allemaal leuke/interessante/creatieve dingen die georganiseerd worden in de Library. Een gebouw met een puntdak dat een beetje lijkt op een tent. En die dingen die we organiseren helpen je bij het slimmer/leuker maken van je werk. Zo hebben we gister de hele dag social media cafe gehad, gewoon met de mensen die er zijn. Volgende week is er een workshop Getting ThingsDone. En waar ik erg naar uitkijk is de workshop stop vergaderen.nu. Het lijkt me geweldig als we met zijn allen eens ophouden met zoveel te vergaderen en andere dingen gaan doen. Zoals koffie drinken. Dat kan deze zomer ook in de coffeecorner van de Library waar Coffee Star de kopjes volschenkt.

@RobSpeekenbrink maakte de foto terwijl ik een collega ontmoette in de rij voor koffie.

Meer informatie over de activiteiten deze zomer lees je op het weblog sociale innovatie.
En natuurlijk zal ik op mijn blog vertellen hoe het met het programma en mij als vormgever sociale innovatie gaat.

De foto van de tent is van mhall209 en is op flickr te vinden.