Al enige tijd geleden (vorig jaar of misschien al het jaar daarvoor) vroegen Judith en Marcel of ik langs kwam in Heerlen om de nieuwe inrichting van de faculteit ICT van de Hogeschool Zuyd te bekijken. Het duurde lang, zo lang totdat Judith me een berichtje stuurde. Ze had een post geschreven en wilde graag van mij meer weten over de persona’s die wij bij de TU Delft gebruiken. En dan is het halen & brengen en dus stapte ik afgelopen woensdag in de trein op weg naar het zuiden.
Het was natuurlijk super gezellig (had ook niet anders verwacht) en de dag was zo voorbij. Een paar dingen zijn mij opgevallen. Eerst in de bibliotheek, de huisregels (lekker gekleurd) en de gekleurde letters op de muur.
En in de faculteit ICT de muurbekleding. Mooie plaatjes met afbeeldingen van studenten en medewerkers waardoor het, qua gevoel, heel goed past. Je hebt het idee dat je die mensen zo tegen kan komen. En dat is dan ook zo. De verschillende kleuren blauw zijn mooi gekozen. De sfeer is goed.
Ook al is het in het hele gebouw maar 1 faculteit en ook al zag ik voorbeelden van eerdere versies van nieuwe inrichtingen, ik vond deze uitvoering echt het meest geslaagd. Ik snap dan ook erg goed dat Marcel heel trots is op deze werkomgeving en dat hij dat graag wilde laten zien.
Na het bezoek aan de hogeschool werd ik meegenomen naar een restaurant in Maasbracht, de Kolentip. Superlekker gegeten en het uitzicht was fenomenaal, kijk zelf maar:
Dus als je eens in de buurt bent, het is een aanrader.
En natuurlijk moest er voor het eten getwitterd, gefacebooked en anderen online dingen gedaan worden. En er moest natuurlijk even uitgezakt worden. Het was heel gezellig, maar ook wel een beetje vermoeiend 🙂
Vanmiddag werkte ik met collega Wilma bij Het Nieuwe Kantoor in Rotterdam. Ik was er al regelmatig langsgefietst, had al op de website gekeken, had er laatst bijna afgesproken met iemand maar vandaag was het dan zover.
Van te voren had ik via deskbookers gereserveerd. Voor 2013 heeft de TU Delft Library daar, en bij IGLUU, een abonnement zodat wij eens ergens anders kunnen werken dan in Delft. Nu hoef je niet te reserveren bij HNK, de begane grond is vrij toegankelijk.
Maar wil je zeker zijn van een plek dan is reserveren handig. Wifi en stroom zijn gratis, voor koffie/thee moet je betalen. Op de begane grond vind je werkplekken, vergaderruimtes, horeca en de receptie. Op de entresol zijn 8 grote en kleine vergaderruimtes ingericht.
De verdieping erboven zijn kantoorruimtes te vinden. Deze kun je voor een dag of voor 5 jaar huren (en alles daartussenin). Een kantoorruimte kan 1 werkplek zijn of een hele verdieping.
Ik was heel erg gecharmeerd van de gekleurde banken. Ik begreep van het meisje van de receptie dat de inrichting is gedaan door Property Upgrade. Zal hen eens mailen en vragen wie de banken heeft gemaakt.
Wil je ook eens werken bij Het Nieuwe Kantoor in Rotterdam dan hoef je alleen maar naar het Vasteland te gaan. En als het niet te druk is gewoon binnenlopen en lekker aan het werk gaan.
21 november werden mijn collega Han en ik opgewacht bij VGZ in Arnhem. Opgewacht zeg ik omdat het ook echt zo voelde, uiteraard bedoel ik dit heel positief. Geen receptie achter een balie maar een dame voor een een hoge tafel die de ontvangstruimte al in kwam lopen toen Han en ik net een voet uit de draaideur hadden gezet. En onze namen wist ze ook al, ze had ons zelfs al rond zien lopen rondom het gebouw. We mochten in het restaurant/coffeecorner alvast plaats nemen en de mensen met wie wij hadden afgesproken werden gebeld. Collega Han had dit bezoek geregeld en ik wist niet wat te verwachten. Han had namelijk al contact gehad met Ruud van Domburg en een presentatie gezien. Han was zo enthousiast over de inrichting dat hij dat ook graag aan mij wilde laten zien en zelf ook een kijkje in het pand wilde nemen.
Ruud van Domburg kwam niet alleen naar de coffeecorner. Hij nam Michael van Haren en Frans Kock mee. 3-man sterk wat een energie. Michael van Haren had een presentatie klaar staan op de iPad en die volgden we ook, soort van, maar tussendoor kwamen er vragen en discussies. Het werd een levendig gesprek.
Eind 2009 verhuisde VGZ naar het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem dat was ingericht volgens een flexibel kantoorconcept. In 15 maanden werd van het eerste idee rondom het nieuwe werken naar de inhuizing toe gewerkt. In die korte tijd werden de medewerkers meegenomen en zijn er ambassadeurs aangesteld. In dit project hebben HR, ICT en facilitair bedrijf erg nauw samengewerkt.
Het nieuwe werken is voor VGZ:
de perfecte balans tussen zakelijkheid en huiselijkheid met synergie tussen kantoorinrichting, personeelsbeleid, procesinrichting en bedrijfscultuur
VGZ ging terug van 17 naar 5 kantoren (zogeheten magneetlocaties) met het idee dat het kantoor de ontmoetingsplek is waar samenwerking wordt bevorderd. Ook wilden zij reistijd en reiskosten verminderen. Zodoende krijgt elke medewerker een laptop en een mobiele telefoon en kunnen zij in principe overal werken. VGZ is ervan overtuigd dat zij met een nieuwe manier van werken de arbeidsproductiviteit van de medewerkers kunnen verhogen, maar ook dat een kwalitatief hoogwaardig ingerichte werkomgeving voor 25% kan bijdragen aan de tevredenheid van de medewerkers.
Bijzonder vond ik dat de coffeecorner waar wij elkaar ontmoetten het eerste half jaar niet goed liep en dat er plannen waren om de koffiebar te sluiten. Het was noodzakelijk dat de plek gepromoot werd en het heeft geholpen, toen wij er waren was het er lekker druk. Het is natuurlijk ook wel iets, als je niet gewend bent om elkaar te ontmoeten bij een kop koffie die niet uit een automaat komt of om af te spreken op een andere plek in het gebouw dan je eigen kamer (die hier niet meer aanwezig zijn) dan moet je daar energie in steken. Zoiets heb je niet in een keer geleerd. Dat moet wennen.
In het gebouw vind je zones van ongeveer 60 werkplekken. Hier vind je je locker, een huiskamer en verschillende soorten werkplekken (er zijn 8 verschillende soorten werkplekken).
Voor de inrichting van de verschillende plekken is het Davenport model gebruikt.
Medewerkers worden in dit model ingedeeld op complexiteit van het werk en de hoeveelheid mensen die in de omgeving nodig zijn om je werk goed kunnen doen. Ben je langer dan een uur van je gekozen werkplek dan moet je opruimen en de plek leeg achterlaten. In het begin zijn hier parkeerschijven voor gebruikt.
Ondertussen merken ze bij VGZ dat deze manier van werken werkt en energie geeft. Er is meer samenwerking en meer ontmoeting. Bewegen in het pand zorgt voor spontane ontmoetingen. Een goed idee vond ik dat er geen prullenbakken bij de werkplekken te vinden zijn. Je moet naar de pantry lopen om iets weg te gooien.
bewegen = ontmoeten
ontmoeten = kennis delen
De werkomgeving is inspirerend en hiërarchie valt weg. Wel moet je oppassen dat je niet de hele dag aan het ontmoeten bent en dat er plaatsen zijn waar je je kan concentreren. En natuurlijk zijn er nog aandachtspuntjes (zou ook raar zijn als dat niet zo is), zoals het aanspreken op gedrag en het aansturen op resultaat. Maar wat VGZ in dit pand doet is heel inspirerend en zeker een voorbeeld voor velen.
Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.
Gemeente Arnhem
Vol inspiratie en genoeg om over te praten gingen Han en ik ‘s middags op bezoek bij de gemeente Arnhem. Ook zij werken volgens het principe van het nieuwe werken. Richan Postmus ontving ons en leidde ons rond. Bij de Gemeente Arnhem zijn zij vanaf 2008 bezig met een andere manier van werken, toentertijd flexwerken genoemd. De backoffice wordt in 1 pand geplaatst en iedereen krijgt een laptop en thuiswerkvoorzieningen. Maar ook krijg je als medewerker een werkplek in het pand en eventueel een vaste pc. Er wordt gestimuleerd dat je met je eigen apparaten naar het werk komt. En iedereen heeft naast een meter kastruimte een rolkoffer gekregen.
Het nieuwe werken is vanaf het begin ingestoken vanuit ICT en huisvesting en pas later haakte HR aan. De oplossingen die er zijn, zijn dus voornamelijk technische oplossingen, zoals een persoonsgebonden budget voor een smartphone. Medewerkers bij de gemeente konden mee doen aan zogeheten verkenningsgroepen. Binnen een kader (bezuinigingen) konden deze groepen met voorstellen komen. Op deze manier werd er zoveel mogelijk met de eigen mensen gedaan wat zorgt voor meer draagvlak.
Binnen de inrichting van het gebouw hebben afdelingen een primaire vlek. Hier mag je zitten, maar je mag ook kiezen voor een andere plek. Op de 5e etage zijn projectruimtes te vinden. Deze zijn reserveerbaar. Hier geldt de regel, 2 uur van de werkplek is opruimen en leeg achterlaten.
Interessant is de pilot die momenteel draait en gaat om werkuren. Aan het begin van het jaar wordt een planning gemaakt, hierin staan de piekmomenten beschreven, je weet dan al wanneer je vakantie neemt en elke week vul je werkbriefjes in. Je neemt dan geen verlof meer maar je werkt zoveel uur per week. Dat kan dan de ene week meer zijn dan de andere maar aan het einde van het jaar klopt het.
De verschillen qua inrichting met VGZ zijn groot. Bij de gemeente Arnhem geen nieuw gebouw met dito inrichting. Maar een bestaand gebouw dat is ingericht met (zoveel mogelijk) bestaand meubilair. Dit geeft een ander gevoel en een andere sfeer. Ook zag je bij het rondlopen dat sommige plekken geclaimd werden, hier stond dan een vaste pc en dan werd de werkplek gezien als mijn plek. Mooi vond ik de flex-regels. Vanuit het positieve opgesteld.
En wat mij ook is opgevallen bij de rondleiding is de enorme hoeveelheid groen. Lekker veel planten, geeft een fijne sfeer.
Meer foto’s die ik tijdens het bezoek heb gemaakt zijn te vinden op Flickr.
Het interessante aan zo’n dag op stap zijn met een collega is dat je beiden geïnspireerd terug komt op de eigen werkplek. Dat je tijd hebt om met elkaar van gedachten te wisselen en te discussiëren over wat wel en niet bij ons zou kunnen werken. Je ziet en hoort allebei weer heel andere dingen en dat maakt het leuk. De plekken die wij bezochten waren heel verschillend en bijna niet met elkaar te vergelijken en toch zagen wij overeenkomsten. Op beide plekken wordt met veel energie gewerkt aan een slimmere/betere/fijnere werkomgeving waar medewerkers met plezier naartoe gaan. En dat werkt!
Op maandag 12 november bezocht ik samen met collega Karel SURFmarket in Utrecht. Wat ik heel erg leuk vind aan het nieuwe werken is dat iedere organisatie het op zijn eigen manier doet en je dus overal wel iets kan leren. Bijvoorbeeld bij SURFmarket noemen ze het nieuwe werken het nieuwe samenwerken. Klinkt weer net even aardiger vind je ook niet.
Jan Bakker en Jan Mulder ontvingen ons en vertelden het verhaal. Over de verhuizing van Houten naar Utrecht, naar minder m2 (van 960 naar 830), maar naar meer vergaderplekken (van 14 naar 40). Van een eigen kamer met vergaderplek naar grote open ruimtes met verschillende soorten werkplekken.
SURF is een samenwerkingsorganisatie, samenwerken speelt hier dus een cruciale factor en daar horen geen muren bij, maar wel een transparante omgeving die flexibel ingericht kan worden. Afhankelijk van met wie je moet samenwerken kies je een plek. Dus toen de mogelijkheid zich voordeed om een nieuwe omgeving te creëren greep SURFmarket de kans aan. En inmiddels werken ze al 2 jaar op deze manier.
Als de ICT op orde is kun je bijna naadloos verhuizen. Iedereen had al een laptop en thuiswerken was geen probleem. Echt spannend is het qua ICT niet geweest. In 3-4 maanden was de verhuizing een feit. Wel spannend is hoe je anders gaat werken met elkaar. Vertrouwen en verantwoordelijkheid is wel iets om extra aandacht voor te hebben. Nieuwe manieren van leidinggeven horen daarbij. Leidinggevenden worden meer coaches.
Iedereen mocht meedenken en had een aandeel in het hele traject. Ze hebben veel met de architecten opgetrokken die ook een eigen visie op het nieuwe werken hebben. Na de oplevering deden ze geen concessies aan het concept.
Zijn pas in Utrecht aan ander gedrag gaan werken. Medewerkers worden begeleid op onderdelen als feedback geven aan elkaar, effectief communiceren, hoe ga je om met email, 360 graden feedback, hoe gedraag je je in de nieuwe omgeving. Er is ook een handboek het nieuwe samenwerken. En tijdens de functioneringsgesprekken wordt gevraagd hoeveel er is gedaan aan samenwerken.
Jan Bakker:
het is meer een huishouden geworden. Rommel wordt opgeruimd en vaat wordt in de vaatwasser gezet. Alles is meer zichtbaar geworden. Gedrag wordt meer uitvergroot dan in de oude situatie.
Jan Mulder:
het dwingt je met elkaar te blijven communiceren en verantwoordelijkheid te moeten nemen voor hoe het er uit ziet.
Een werkplek wordt meestal voor 1 dag ingenomen. Je ziet dat iemand er zit (ook al is hij niet op die plek) door een kopje of een adapter die is blijven liggen. Dat is geen probleem. Er is genoeg ruimte voor iedereen.
Na het verhaal werden we rondgeleid. Een aantal foto’s daarvan zie je terug in deze post. Verschillende soorten plekken wisselen elkaar af en bijna alle ruimtes staan met elkaar in verbinding. Als je binnenkomt kun je de centrale ruimte met koffiecorner/keuken in 1x overzien. Aanlanden wordt afgewisseld met vergaderplekken en loungeruimtes. Een mooie combi en een goed doordacht verhaal waaraan ze bij SURFmarket blijven werken, leren en doorgroeien.
Gister ben ik met een aantal collega’s van het programma Sociale Innovatie naar de Universiteit van Wageningen geweest. Hier werden wij ontvangen door Rolf Heling en Ton Risse die ons vertelden over het nieuwe werken bij het Facilitair Bedrijf. Omdat we vroeg waren namen we een kijkje in een gebouw met de naam IMPULSE, een ontmoetingscentrum waar wetenschap, bedrijfsleven en overheid elkaar inspireren en stimuleren.
In de brochure van dit gebouw staat:
Impulse, een ontmoetingsplek op Wageningen Campus waar vaste patronen worden losgelaten en waar in een inspirerende omgeving nieuwe ideeen en initiatieven ontstaan.
Mooi geformuleerd. Vooral dat loslaten van vaste patronen. Ik had er meteen een beeld bij.
Rolf Heling had voor ons een presentatie klaargezet en hij vertelde vol enthousiasme over hun nieuwe werken project. Waarom ze het hadden gedaan (over de grenzen en functies en afdelingen heen, kennisdelen, effectiever en (slimmer) samenwerken, stimuleren van creativiteit, sturen op resultaat en output, aantrekkelijke werkgever en efficiënter gebruik van m2). Hij vertelde ook dat ze niet hebben gepolderd, het concept is in zijn totaliteit ingevoerd en pas achteraf is gekeken of er aanpassingen nodig zijn. In het project zijn zij ondersteunt door Rietmeijer, Annelies Meijers (AM Kwadraat) en hebben ze digicoaches ingezet die collega’s hielpen met archiveren, opruimen en clean desk.
Na de presentatie kregen wij een rondleiding door het gebouw. Het gebouw is open, transparant en biedt veel verschillende soorten werkplekken waar je tot 22.00 uur gebruik van kan maken. Het kantoor is een ontmoetingsplek geworden. Er zijn een paar vaste werkplekken, iedereen heeft een laptop en een mobiel gekregen en kan dus flexibel werken. Op de aanlandplekken staan schermen en zijn de tafels niet in hoogte verstelbaar. Het is de bedoeling dat je hier niet langer dan 2 uur zit te werken. De secretaresses en de servicedesk hebben een geprefereerde plek, als zij in het gebouw zijn zitten zij hier en als de plek vrij is kan er iemand anders zitten.
Rolf vertelde dat zij veel mensen uit de organisatie hebben betrokken, dat er veel is gecommuniceerd en dat mensen goed zijn begeleid in het verandertraject. Het motto is en blijft stimuleren & verleiden. Hij noemde ook de succesfactoren:
management vanaf begin eensgezind
niet polderen om integraal concept intact te laten
medewerkers maximaal betrokken
zorgvuldiger naar medewerkers met problemen
bricks, bytes en behavior samen opgetrokken in zorgvuldig voorbereidingstraject (inclusief architecten)
Maanden geleden is het alweer, of zo voelt het. De waan van de dag slokt me zo op dat ik nog niet eens heb kunnen schrijven over de workshop straatjutten die ik 18 augustus volgde. En dat is jammer want het was ontzettend leuk en ik heb er veel van geleerd.
Straatjutten is een manier van kijken naar de wereld, een manier van ideeën vinden die op straat liggen en je verwonderen. Richard Stomp leerde ons in een dag hoe dat moest.
Richard vraagt de groep wat ons is opgevallen op weg hier naartoe…. Euh…. niet zoveel…. Nee, niet zoveel. We hebben niet bewust gekeken. Dat is op zich niet gek, je kijkt wel vaker niet bewust. Behalve vandaag.
Hierna krijgen we twee filmpjes te zien. Een van een stel basketballende mensen, je kent hem wel. En een van een moordscene waarbij wel 21 dingen veranderen. Ik heb ze bij lange na niet allemaal gezien. En dat terwijl ik wel bewust aan het kijken was.
je mist de hele dag door veel kansen en ideeën
Het is niet zo heel moeilijk. Vaak zit ons denken ons kijken in de weg. Dus als we goed willen kijken moeten we minder denken. Richard noemt het de mind like child, vergeet alles wat je weet en word zo nieuwsgierig als een kind. Kinderen zijn vragers. Totdat ze naar school gaan dan worden het weters, kinderen beantwoorden de vragen van de leerkracht en worden niet gestimuleerd om zelf heel veel vragen te stellen. Toch komen de meeste grote doorbraken van vragers.
Het belangrijkste woord van vandaag is HEEJ. Stap 3 is hiermee de zin beginnen.
Maar eerst:
vind een straat (studentensteden zijn interessanter dan niet studentensteden, kies voor straatjes naast de hoofdstraat)
kijk
heej = klik (denk vooral niet na tussen heej & klik)
zet de foto’s op de computer
kijk naar de foto’s en vraag je af waarom je heej dacht, waarom heb je de foto genomen – wat is het iDNA van de foto
gebruik het iDNA om nieuwe ideeën te genereren voor je eigen doelstellingen
iDNA kan zijn patronen doorbreken, andere context toevoegen, twee werelden samenvoegen, schep nieuwsgierigheid door onduidelijkheid, breng iets op een plek waar je het niet verwacht, wees mysterieus, maak lelijk mooi, fun! toevoegen, etc.
Wij gingen 76,3 minuten alleen op stap. In de straten van Delft keken wij als een kind, omhoog, omlaag, en dachten niet na. Wij kregen Richards 06-nummer mee voor het geval dat. Bij terugkomst mochten we een foto laten zien. Dat hoefde geen WOW-moment te geven, een HEEJ is meer dan genoeg.
De groep kwam terug met heel verschillende foto’s. Bijvoorbeeld een van een ontbrekend huisnummer.
Je vraagt je gelijk af waarom. Waar is nummer 110 gebleven. Dus is het iDNA van deze foto, laat een onderdeel van een reeks weg om aandacht te krijgen voor iets anders.
Het belang van straatjutten werd door dit uurtje wel duidelijk. Doe dit eens in de zoveel tijd en je hebt teveel ideeën om direct uit te voeren. En het is zo eenvoudig, als je ideeën op zijn, ga je weer even straatjutten om met nieuwe ideeën aan de slag te gaan. En wie kan er tegen naar buiten gaan zijn, een frisse neus en een frisse blik.
Naast straatjutten (hoe is het werkelijk / wat is de realiteit) zijn er ook nog andere jut-manieren. Deze leerden wij in de middag. We konden kiezen uit klantjutten (wat doen klanten / hoe gedragen zij zich) of wereldjutten (in andere werelden zoeken naar oplossingen voor jou probleem).
Ik ging met collega Etty wereldjutten bij IKEA. Wij wilden weten hoe studenten een studieplek kiezen en vertaalden dit naar hoe kiezen mensen een bank of een bureaustoel. Bij IKEA namen we waar. En kwamen tot een paar conclusies. De mensen die bij IKEA rondlopen gaan bijna niet van het pad af, ze kijken op een afstand naar de producten. Olifantenpaadjes worden niet gemaakt of genomen. Als je bij IKEA in een toonkamer gaat zitten voel je je enorm bekeken, terwijl deze ruimtes ingericht zijn om te ervaren hoe dat is. Ook zagen Etty en ik dat er maar weinig werd geprobeerd. Mensen voelen aan een stofje, lopen rond een product, maar echt lang op een bank zitten hebben wij niet waargenomen.
De andere deelnemers aan de workshop hadden ook onze vraag als voorbeeld genomen. Hieruit kwamen de volgende ideeën:
laat plekken ontstaan en haak daarop aan – zet bijvoorbeeld meubilair ergens neer en kijk hoe het verplaatst wordt
maak lichte plekken voor interactie en donkere plekken om te werken
gebruik geur om je op je gemak te voelen, gebruik natuurlijke materialen die niet kil aanvoelen
zoek ook plekken buiten de campus
van WOH naar WOW! Je wilt ergens zitten, spelen en ontdekken, niet alles hoeft voor iedereen te zijn – richt het verschillend in voor verschillende groepen
Na zo’n dag straat&wereldjutten ben je wel leeg. Opladen is dan nodig en alles laten landen. Wat heb ik nu eigenlijk gezien, met welk idee kan ik snel iets oplossen, wat voer ik wel en wat niet uit. Richard beloofde veel ideeën en dat hebben wij ook gekregen. En zo eenvoudig, ga naar buiten, denk HEEJ, maak een foto en denk later na waarom.
Mijn straatjutfoto’s heb ik in een map op flickr gezet.
Zo dat is gezegd! En ik meen het ook nog. Al zou ik maar de helft minder vergaderen dan houd ik zeeën van tijd over. Na de masterclass STOP VERGADEREN van Richard Stomp was het duidelijk, ik vergaderen veel te veel. En ook al is, na onderzoek in de agenda, de uitkomst 50% van mijn tijd vergader ik en ik wil niet zo veel vergaderen. Ik wil innovatief zijn, leuke dingen bedenken, gek doen.
Richard Stomp begon met de droom die hij als kind had en vroeg ons om de volgende vragen te beantwoorden:
welke droom had je als kind
wat is hiervan uitgekomen
De groep was niet groot, we waren met zijn zessen. Maar de dromen waren bijzonder, groot, mooi en niet waargemaakt. Tijdens het rondje waar iedereen aan de beurt kwam viel al meteen iets op, we deden een rondje, net als je in een vergadering doet bij de mededelingen en rondvraag.
ontgaderen / ontgaderaar
Richard Stomp is ontgaderaar en doet aan ontgaderen. Maar hij is ook WOW officer en straatjutter.
We vergaderen te veel, te lang en de vorm waarin we het doen is veel te eenzijdig. Dat kan anders. We gooien per jaar veel geld weg aan loonkosten, reiskosten en ziektekosten (vergaderen is dodelijk vermoeiend) door te vergaderen. Stomp trekt het verder. De productiviteit gaat door al dat vergaderen omlaag, je ziet zoiets ontstaan als corporate autisme (als je naar binnen bent gericht heb je geen oog meer voor de klant) en de demotivatie neemt toe (talent verdwijnt).
DUS: MINDER – SLIMMER – KORTER
Stomp geeft de groep verschillende definities van vergaderen.
van Dale – bijeenkomst van personen om iets te bespreken of besluiten te nemen
van Zalen – alle vergaderingen in vergaderopstelling, strikte vergadervorm met notulist en voorzitter
van Bale – bijeenkomsten van personen zonder duidelijk doel, ontmoetingsplaats voor ego’s, een plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd, met andere woorden een onproductieve gewoonte in grote organisaties
Vergaderzalen zijn energieloze plekken. Stomp laat voorbeelden zien en de treurigheid druipt er van af. Troosteloze zaaltjes, ingericht om er niet te willen zitten, muffe boel. De traditionele vergaderopstelling is echt niet altijd de beste manier om dingen voor elkaar te krijgen. Zeker als je tegenover elkaar zit. Hoe moet je dan samen tot een oplossing komen. Vergaderingen zijn verbaal. We gebruiken niet het visuele en dat is in sommige gevallen echt wel jammer.
oorzaken
Als oorzaak van te veel vergaderen noemt Stomp het Trini Lopez Syndroom.
We gebruiken een instrument om samen iets te bereiken. En dat ene instrument is de vergadering. Dat we dat doen is voor een groot deel gewoonte. Maar ook kennis, we weten gewoon niet hoe het anders kan. En dan status. Als je veel vergadert ben je vast heel belangrijk. Of wat denk je van luiheid. Je krijgt gratis koffie, je ontmoet nog eens iemand en je hoort de laatste roddels.
Maar er zijn veel meer oorzaken, zoals verantwoordelijkheden die niet duidelijk belegd zijn, interne strijd die gevoerd moet worden, angst (besluiten nemen voor anderen is eng!), teveel stafafdelingen, teveel managementlagen, etc.
oplossingen
Gelukkig zijn er oplossingen.
niet bijeen komen
korter bijeen komen
anders bijeen komen
Een opdracht. We doen de vergaderscan. Wij pakken onze agenda er bij en kijken voor een week (of een maand) hoeveel tijd we nu precies vergaderen. We kijken hoe erg het met ons gesteld is en we schrappen.
We geven per vergadering een waarde – must, nice, not. Eigenlijk willen we uitkomen bij alleen must vergaderingen en schrappen we de not bijeenkomsten.
Stomp legt uit dat we teveel willen en dat vaak in een vergadering stoppen. We willen informeren, voortgang bewaken, ideeen genereren, besluiten, etc. Die multivergaderingen, met veel doelen en veel mensen…. Waarom niet per vergadering een doel, een kleine groep mensen en dus snel klaar. En vooral niet vergaderen als er andere oplossingen zijn zoals het gebruik van bijvoorbeeld basecamp, management by walking around, jij beslist of informatie zelf halen.
doe eens een vergadering van 22 minuten
Je weet dat staand vergaderen de productiviteit verhoogd en toch doen we het bijna nooit. Omdat we de meubels er niet voor hebben, omdat we geen zin hebben om buiten te wandelen en te vergaderen, zeg het maar…..
Overigens helpt het als je veraderingen plant op slechte momenten, dus vlak voor de lunch, om half 5, of voor 9 uur.
Zet het doel eens voorop in plaats van het middel. En noem het dan anders. Stomp heeft de volgende ideeen daarover. Een oplossering, een ideeenring, een inspiratiering of een beslissering. Pas de techniek toe die het beste bij de …ring past. De denkhoeden van Edward de Bono, of de Franse Salon, brown paper sessie of een visual meeting.
Je hoeft echt niet morgen met vergaderen te stoppen, maar je kunt wel nadenken over welke (kleine) stappen je kan nemen om het anders te doen. Stel jezelf vragen als is het doel helder, moet ik erbij zijn, wat levert het me op, voegt het waarde toe, heb ik er passie of talent voor nodig. En als dat niet zo is, doe het dan niet. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor vergaderen, dit geldt voor veel meer dingen in je werkende leven.
De dag vloog voorbij. De groep was klein en dus was er veel tijd voor interactie en luisteren naar elkaar. Extreem oefenden wij dit in de Franse Salon, een aanrader als je goed wilt luisteren naar elkaar. Een aantal deelnemers had niet eens zo veel problemen met vergaderen en ook voor hen was het een interesante dag. Al was het alleen maar om weer eens stil te staan met wat je doet en of het je energie geeft.
14 augustus gaan we met Richard straatjutten. Ik kijk er nu al naar uit! Heb je je nog niet ingeschreven voor deze workshop, er is nog plek, dus schrijf je hier in.
Op 16 maart 2011 schreef ik voor het eerst over 2FLOW en een werkbezoek aan de Rechtenfaculteit van de VU in Amsterdam. Op 14 april had de groep 2FLOW een visiedag georganiseerd voor een 9-tal initiatieven rondom het nieuwe werken die toen liepen bij de TU Delft.
De organisatie lag in handen van het 2FLOW team, het team dat initiatieven rondom Het Nieuwe Werken bij de TU Delft faciliteert en ondersteund. 2FLOW staat voor To Flexible Learn Organise and Work en bestaat uit collega’s van HR, O&S, ICT, FMVG, M&C, Liebje Paalman (bureau Fonk) en ik vanuit de TU Delft Library.
Inmiddels zijn we weer even verder en is 2FLOW groter en groter geworden. Zo groot dat het nu het programma sociale innovatie heet. De programmamanager is Nynke Janssen, directeur HR. En aantal andere directies zijn inmiddels bij het programma aangesloten en het doel is natuurlijk om alle diensten/faculteiten aan te laten sluiten. Het programma sociale innovatie gaat verder dan alleen het nieuwe werken. Het bevat onder andere het slimmer en flexibel organiseren en werken, een levende en aantrekkelijke campus (living campus), open innovatie en vooruitstrevende onderzoeks- en onderwijsfaciliteiten. In het programma denken we na over vernieuwing in plaats van verbetering. Over hoe medewerkers middelen kunnen gebruiken om hun toekomst te creëren en sluiten we onder andere aan bij internationalisering, diversiteit, differentiatie, eigen verantwoordelijkheid, zelfsturing en flexibiliseren.
Net als bij 2FLOW ligt het initiatief bij de eenheden. Zij geven hun ambitie, visie en behoefte weer. Het programma sociale innovatie ondersteunt door te inspireren, te helpen, te faciliteren en te ondersteunen. Het programma sociale innovatie rolt niets uit, het is niet een van boven opgelegd iets.
Ik mag in dit programma ook een rol spelen, en wel die van vormgever sociale innovatie. Een bijzondere taak waar ik enorm veel zin in heb. Ik begeleid de initiatieven, help ze bij het vergroten van het voorstellingsvermogen en ontwikkel in de zomermaanden persona’s. De persona’s hebben mij in het project IKWERK! ontzettend geholpen in de discussie over de virtuele en fysieke werkplek.
En dan die zomertent. Hoe past die nu in het geheel. De directeuren die zich momenteel bezighouden met sociale innovatie wilden in de zomermaanden iets doen voor het programma. En dat werd een tent. Niet een echte tent, dat werd te kostbaar, maar wel allemaal leuke/interessante/creatieve dingen die georganiseerd worden in de Library. Een gebouw met een puntdak dat een beetje lijkt op een tent. En die dingen die we organiseren helpen je bij het slimmer/leuker maken van je werk. Zo hebben we gister de hele dag social media cafe gehad, gewoon met de mensen die er zijn. Volgende week is er een workshop Getting ThingsDone. En waar ik erg naar uitkijk is de workshop stop vergaderen.nu. Het lijkt me geweldig als we met zijn allen eens ophouden met zoveel te vergaderen en andere dingen gaan doen. Zoals koffie drinken. Dat kan deze zomer ook in de coffeecorner van de Library waar Coffee Star de kopjes volschenkt.
@RobSpeekenbrink maakte de foto terwijl ik een collega ontmoette in de rij voor koffie.
Meer informatie over de activiteiten deze zomer lees je op het weblog sociale innovatie.
En natuurlijk zal ik op mijn blog vertellen hoe het met het programma en mij als vormgever sociale innovatie gaat.
De foto van de tent is van mhall209 en is op flickr te vinden.
Ik bezoek regelmatig beurzen en congressen en soms ga ik naar dingen waar ik – zo op het eerste gezicht – niets te zoeken heb. Zo ook vandaag. Al vroeg ging ik met het openbaar vervoer naar Den Bosch voor de Vakbeurs Facilitair. Sommige collega’s van facilitair begrepen het niet, vertelden mij dat het zonde van de tijd zou zijn, niets voor mij en nog meer van dat soort dingen. En toch. Ik heb mij reuze vermaakt. Bij de eerste stand die het zag was het gelijk raak. Kreeg bijna direct de meest waanzinnige ideeën. En dat allemaal van een plastic beker.
Maar wel een bijzondere plastic beker. Eentje die je kan personaliseren, zowel met kleur als met tekst. En dan zie ik het volgende voor me. De TU Delft Library gaat nieuw werken. Dat betekent dat je nieuwe collega’s ontmoet in het gebouw. Als ieder team een “eigen beker” krijgt, dus een eigen kleurencombinatie en de naam van het team op de cup dan zie je in een oogopslag van welk team iemand is en vind je gemakkelijk teamgenoten. Dan moet natuurlijk wel iedereen de teambeker gebruiken. Maar dat is makkelijk, de bekers kunnen in de afwasmachine dus elke dag pak je een schone en lever je die aan het einde van de dag weer in (er zit een deksel op dus hij kan mee in je tas). Het is beter voor het milieu dan wegwerpbekers en als hij valt gaat hij niet kapot. Dat is wel anders met al die (reclame)bekers die nu in de kast staan. Sommigen zijn echt te lelijk en toch gebruiken we die. Soms vraag ik mij wel eens af wat mensen die op visite komen van ons denken als zij een “foute” beker koffie aangeboden krijgen. Ik zou graag hen een eigen kleur beker gunnen, een beker die zij na het bezoek mee mogen nemen bijvoorbeeld. En dan denk ik nu nog klein, alleen het bibliotheekgebouw. Maar je kan het natuurlijk ook TU-breed bekijken. Ik zie het al helemaal voor me.
Het leuke aan deze beurs is dat je overal gratis koffie, thee en lekkers (zoals Bossche Bollen) krijgt. Bij de stand van J.J. Darboven kreeg ik een tasje met koffie en thee mee voor thuis – ook een chai pur – instant chai thee. Bij de stand van Ahrend kreeg ik fijne doosjes m&m’s. De stand van Donkergroen was goed voor twee doosjes mintjes. Bij de stand van BMA Ergonomics kreeg ik van (oude bekende) Jacco een demonstratie van de Axia Smart Chair (hebben!!) en kwam ik tot de conclusie dat ik echt heel erg verkeerd zit als ik in Delft ben. De Akoestiek Fabriek is een nieuw bedrijf dat extra aandacht moet krijgen, zij maken akoestische oplossingen van duurzame en natuurlijke materialen (mooi spul). Eltink (een bedrijf voor projectmeubilering) had S.H.E.D. by Eltink (leuk bedacht).
En dan nog een waar ik ook weer erg van onder de indruk was. Buzzi Space, een bedrijf uit Belgie. Zij maken onder andere dit: the buzzi cockpit.
The BuzziCockpit is a tool for personal privacy and well-being. It is a small, compact and ergonomically-designed acoustical cocoon. It is a piece you can easily add in any offices by setting it up on top of any existing table. By doing so a quieter and more private area is instantly defined within the space.
En als ze dan op je badge kijken en zien dat je in een bibliotheek werkt dan willen ze de buzzi cockpit graag aan je verkopen 🙂
Tijdens het NVB-congres kreeg ik van Peter Becker het boek Het Nieuwe Werken volgens Generatie Y. Ik beloofde het te lezen en er iets op mijn blog over te schrijven. Nu is het NVB-congres alweer even geleden en ik was er gewoon niet aan toegekomen. Totdat een collega vorige week tegen mij zei dat ze het boek graag zou lezen. Ik beloofde het voor haar mee te nemen en dus moest ik het van het weekend wel open slaan.
Het boek bestaat uit een onderdelen/thema’s. Zo komen de studenten van de Haagse Hogeschool aan het woord die de minor Werken 2.0 volgden (een van de opdrachten van deze minor was het maken van dit boek), maar ook goeroe’s individuals, designers en bedrijven bespreken hun visie op het nieuwe werken en er worden tools behandeld. Tussen de verschillende onderwerpen vertellen de studenten of zij bij een toekomstige werkgever volgens het nieuwe werken willen werken en hoe zij de toekomst van het nieuwe werken zien. Sommigen studenten zijn voor het nieuwe werken en anderen tegen. Eigenlijk hetzelfde beeld dat je terugziet bij de andere generaties.
Interessant aan het boek is dat het is geschreven door de studenten uit Generatie Y. Dat als zij op werkbezoek zijn, andere dingen zien/horen/beleven dan mensen uit mijn generatie (de generatie er net boven, oftewel X). Soms voelde het boek, tijdens het lezen, als los zand, ik kon er geen rode draad in terug vinden. Maar dat was niet heel erg. Het boek is fijn om door te bladeren, af en toe iets te lezen, het weer even weg te leggen om later weer op te pakken. Het is geen naslagwerk. Je zou het meer kunnen zien als een verslag van de minor. Als nieuwe studenten het nog een keer doen komt er weer een ander boek uit, met andere aandachtsgebieden. Het viel me wel op dat als studenten het over het nieuwe werken hebben, het vaak gaat over flexplekken en ICT en minder over eigen verantwoordelijkheid en werkplezier.
Meer informatie: #hnwgeny
Het boek kost 18 euro, maar de pfd is gratis te downloaden als je de facebookpagina liked.
Na het bezoek aan de hogeschool werd ik meegenomen naar een restaurant in Maasbracht, de Kolentip. Superlekker gegeten en het uitzicht was fenomenaal, kijk zelf maar:
