the branding house & seats 2 meet strijp-s

De afgelopen maanden heb ik regelmatig met Bas van e-office samengewerkt aan de persona’s voor ons project IKwerk! Op verschillende locaties spraken wij af, het nieuwe werken ten top. Altijd ergens in het midden van onze woonplaatsen zodat onze reistijd ongeveer gelijk zou zijn.

Zo ontmoetten wij elkaar bij Seats2Meet Strijp-S (Eindhoven). Ik wist dat ik hier gemakkelijk met de fiets kon komen (ook gedaan tijdens de Dutch Design Week) maar Bas bood aan om mij met de auto van het station te halen. Ook had hij een ruimte gereserveerd zodat we, zonder anderen te storen, aan het werk konden. Maar eerst een rondje door het gebouw.

Veel inspirerende ruimtes en een grote open plek om samen te werken of alleen aan het werk te gaan. In de loop van de dag liepen verschillende zzp-ers hier rond die in alle rust in de grote ruimte aan het werk gingen. Tijdens de lunch zaten Bas en ik samen omdat we een beetje laat waren. En zoals ik gewend ben van het Seats2Meet concept is de koffie en thee, maar ook de lunch gratis.

Maar ook spraken wij af bij The Branding House in Zaltbommel.

The Branding House is een inspirerende ontmoetingsplek voor ondernemende mensen en ambitieuze merken. Het geheel is opgezet volgens Het Nieuwe Ondernemen. Ontmoeten, inspireren en samenwerken zijn daarbij de uitgangspunten geweest. Wij hebben aanwaaiwerkplekken, stilteplekken, coachingruimtes, diverse vergader/trainingsruimtes en een theater.

Omdat The Branding House een half uurtje lopen is vanaf het station en de bussen niet echt in de buurt stoppen werd ik opgehaald door een medewerkster. Super service! In de auto vertelde zij over het concept, haar werkzaamheden en een bijeenkomst die die avond zou plaatsvinden namelijk de boeklancering De beste versie van jezelf van Miranda Kampers. Over (personal)branding gesproken.

Bas en ik zaten de hele ochtend met zijn 2-en in het samenwerk gedeelte. Fijne banken en stoelen, stopcontacten en wij werden ruim voorzien van koffie, thee en anders lekkers. Ook de lunch mochten wij hier gebruiken. Op het moment dat wij er waren werden er nog geen kosten berekend maar er zijn wel ideeën over hoe The Branding House dit vanaf 2012 aan wil pakken. Tijdens de lunch hebben we gesproken met een groepje van 3 dat hier maandelijks aan het werk is in een van de ruimtes die je kan afsluiten.

De lokatie heeft een industriële uitstraling en zal voor sommigen kaal aanvoelen. Toch vond ik het er niet ongezellig. En achter de inrichting zit een idee, de locatie heet dan ook niet voor niets The Branding House.

Voor activiteiten waarbij de merkbeleving belangrijk is, kan de locatie worden aangepast aan de look and feel van het betreffende merk. Het is ook mogelijk om grote objecten in het interieur te plaatsen (auto’s, machines, sculpturen) en een “catwalk” te maken van circa 25 meter lang.

Beide locaties zijn supergoed bevallen. De ontvangst was hartelijk en de service top. Dus als je in de buurt bent van Eindhoven of Zaltbommel en je wilt even werken of afspreken om samen te werken onthoud dan deze plekken.

Meer foto’s van Seats2Meet Eindhoven in deze set, van The Branding House in deze set.

Regiobijeenkomst Rust & Ruimte

Gister was ik met collega Wilma in Hoofddorp voor de laatste regiobijeenkomst, georganiseerd door Center for People and Buildings. Het thema was Rust & Ruimte en dan met name aandacht voor akoestiek. In het gebouw van de Belastingdienst werden wij ontvangen en luisterden wij naar drie presentaties.

Iris de Been van het Center for People and Buildings liet ons enkele resultaten zien van het onderzoek dat het CfPB de afgelopen jaren deed. Rust en ruimte zijn belangrijk op de werkvloer omdat het een sterke invloed heeft op de productiviteit van mensen. Het is dan ook dat privacy en concentratie veel aandacht vragen (en moeten krijgen) in een flexibel werkconcept. Mensen zijn ontevreden over de werkomgeving als zij last hebben van het geluid van anderen, van de radio die aanstaat, of van visuele afleidingen (langslopende collega’s).

De Been gaf 3 best practices:

staf belastingtelefoon in Utrecht – succesvol omdat het een open en lichte omgeving is waar natuurtinten en natuurlijke materialen zijn gebruikt, ook is er een grote diversiteit in werkplekken en bestaat er een warme huiselijke sfeer
kadaster Rotterdam – een open concept waar de medewerkers het leuk vinden om elkaar te ontmoeten omdat zij vaak onderweg zijn of thuiswerken en dan weinig fysiek contact hebben met collega’s, in dit gebouw is geluiddempend materiaal op de kasten aangebracht in plaats van op de plafonds
dsm Sittard – ook hier een grote diversiteit aan werkplekken en een open omgeving

En 3 tips:

diversiteit van werkplekken afstemmen op activiteit
goede balans openheid en afscherming van de werkomgeving
aanbrengen van akoestische materialen

Gijs van Wijk vertelde ons over hoe de Belastingdienst de afgelopen 10 jaar heeft nagedacht over huisvesting en de keuze voor het salonkantoor. Bij de Belastingdienst kennen zij een aantal basisprincipes: niet persoonsgebonden, activiteiten gerelateerd, diversiteit, rekening houden met de werkelijke bezetting (70% x mensen = aantal werkplekken), centrale faciliteiten. Zij hebben met een aantal inrichtingsvormen geëxperimenteerd. Soms ging dit goed, maar soms ook niet als mensen eigen oplossingen bedachten voor bijvoorbeeld geluidsoverlast en afleiding.

Uit onderzoek bleek dat de medewerkers ontevreden waren als het gaat om concentratie en privacy. Daarom heeft de Belastingdienst voor dit kantoor een nieuw concept uitgeprobeerd. Het inrichtingsconcept is van Bos en Alkema en heet het salonkantoor. Binnen dit concept worden de gangen en andere zogenaamde verkeersruimten weggelaten. Dit werd ook gedaan in de landhuizen van de 18^e eeuw. Je loopt in die huizen van salon naar salon. Een voordeel van dit concept is dat een werkplek nog maar 15m² per werknemer vraagt, in plaats van de 23m² uit de traditionele cellenkantoren.

Om de akoestiek aan te pakken werd samengewerkt met onder andere Ecophon. Ricardo Canto Leyton vertelde in de laatste presentatie over de oplossingen van Ecophon. Hij gaf 5 tips:

minimise sound propagation (oftewel verklein de lengte van het geluidverloop)
place people in the right teams
inform about the benefits
establish acoustical etiquette
include enough silent rooms

Hierna kregen wij een rondleiding door het gebouw. En ik moet zeggen ik ben wel erg gecharmeerd van het salonkantoor. Ook al voelt het misschien een beetje kruip-door-sluip-door aan je hebt toch overal doorkijkjes naar buiten en naar de ruimtes om je heen en went het volgens onze gids. Je overziet niet in 1x een ruimte waardoor, als je er werkt, je rustiger kan zitten. Er zijn verstophoekjes, of concentratieplekken, net hoe je ze wilt noemen.

Een foto-impresse vind je hieronder (en meer foto’s op flickr).

Over Het Nieuwe Werken – congres – het vervolg

Na de keynote van Wessel Ganzevoort ging ik naar de sessie De toekomst van het kantoor van Roel van der Palen (manager business development – Ahrend) & Marloes Pomp (free agent – Digital Action).

Roel van der Palen begon. Zijn eerste vraag was waarom gaan we nog naar het kantoor? Hebben we nog een fysieke plek, als een kantoor, nodig? Behoort het kantoor tot de oude tradities?

De wereld is in beweging en er bestaan al hybride kantoren, de in-betweens. De plekken waar je elkaar kan ontmoeten of even onderweg kan werken.

Van der Palen begint met wat feiten en cijfers. Er is veel leegstand als het gaat om kantoorruimte en dit getal wordt de komende jaren steeds groter. Maar ook de werkomvang is aan het veranderen, er is minder behoefte aan vierkante meters. Een tendens die hij ziet is dat de normale werkplek naar 11,5 m2 zal gaan in 2015. Daarnaast ziet hij een tendens dat de werkplek duurder wordt als het gaat om inrichting. Dus per medewerker wordt de werkplek goedkoper maar per werkplek duurder.

celkantoor -> hybride kantoor -> dynamisch kantoor

De kwaliteit van het kantoor zal beter aansluiten bij de manier waarop er gewerkt wordt. Hierbij speelt human comfort (ergonomie) een belangrijke rol.

de gebruiker wil meer persoonlijk comfort
intelligente gebouwen worden intelligente werkomgevingen
inspiratie en identiteit (design)
zintuigen positief prikkelen
ik identificeer mij met mijn omgeving
gezonde werkomgeving (duurzaamheid)
inrichting die de lucht zuivert en licht dat energie geeft

Nu zijn de kantoren ingericht op generiek comfort in plaats van persoonlijk comfort.

Marloes Pomp sprak over de digitale werkplek. Haar prezi presentatie staat online maar de link die ik via twitter van haar kreeg werkte niet. Zodra ik de goede link krijg zal ik de prezi hier embedden.

Marloes Pomp ziet een aantal trends die ervoor zorgen dat de digitale werkplek verandert.

digital natives – met als voorbeeld we quit mail (#wqm)
integratie van publieke en private cloud
facebook is niet privé
location based – gebouw is meer dan een kantoor
more is more – online wordt meer gedeeld waardoor meer mensen meer hebben, met als voorbeeld deelstoel
transparantie – delen, delen, delen – via facebook laten weten welke artikelen je leest, via spotify laten weten welke muziek je luistert

Ik verbaasde me over de beide presentaties. Van van der Palen had ik verwacht dat er inspirerende voorbeelden werden getoond van nieuwe werkomgevingen en waarom Ahrend denkt dat dit wel of niet werkt. Van Pomp’s presentatie begreep ik niet zo veel. In mijn beleving gooide zij webcare (hoe ga je online met klanten/gebruikers om), online presence en het digitale kantoor door elkaar. Leuk dat je samenwerkt via facebook maar ik zie onze financiële administratie dat nog niet zo snel doen. Er is ook nog zoiets als afhankelijkheid van servers die niet in Nederland staan, zowel als het gaat om toegankelijkheid als om de juridische aspecten rondom de content.

feiten over het nieuwe werken / peter van baalen

Hierna ging ik naar een presentatie van Peter van Baalen met als titel de feiten over het nieuwe werken. Hij presenteerde de resultaat van een onderzoek (Erasmus@work) dat zij al enige tijd doen.

Misschien moeten we niet langer praten over het nieuwe werken maar over het goede werken. Er is een grote variëteit aan (nieuwe) werkpraktijken, variërend van gebruik van nieuwe technologie, slim organiseren, empowerment, open office, telewerken, flexibele werk arrangementen, etc. Het nieuwe werken is een begrip dat te veel omvat en waar critici gemakkelijk gaten in schieten.

Van Baalen vraagt zich af waarom het nieuwe werken zo traag wordt geïmplementeerd. Hij heeft daar een antwoord op. Het oude werken is te slim, te efficiënt, het is te eenvoudig te controleren en daarmee dus lastig te veranderen. De arbeidstevredenheid in Nederland is erg hoog als je het vergelijkt met andere Europese landen. Dus waarom zou je dan willen veranderen.

Erasmus@work onderzocht 13 organisaties. Zij deden grote surveys en soms kwalitatieve case studies om zo de antwoorden te verzamelen van 6000 respondenten.

De resultaten:

Aanzienlijke variatie per organisatie van factoren die performances/outcomes (productiviteit, werknemerstevredenheid, innovativiteit, work life-balance) verklaren
Vrij sterk causaal verband tussen empowerment en performances/outcomes.
Correlaties verbeteren indien datasets worden samengevoegd
Vertrouwen correleert in meeste gevallen met werknemerstevredenheid en productiviteit
Sterk verband tussen empowerment en vertrouwen (zie ook Spreitzer, 2008)
Geen/zwak verband tussen empowerment en work life-balance

Zijn er risico’s als je het nieuwe werken invoert. Het onderzoek toont aan van wel.

HNW als een ‘reflexive ‘practive’ waarin werkgevers en werknemers gezamenlijk betekenis geven aan situaties in een voortdurend veranderde omgeving:

Reflexiviteit – t.a.v. welke activiteit op welke locatie
Reflexiviteit – t.a.v. gebruik van technologie
Reflexiviteit – t.a.v. work life balance
Reflexiviteit – t.a.v. duurzaam reisgedrag

Interessante maar taaie materie. Een presentatie om op een later moment nog eens rustig te bekijken en de cijfers tot mij door te laten dringen.

de mens centraal bij het nieuwe werken / krijn nagtzaam & chantal eberson

De derde sessie die ik bezocht was van Krijn Nagtzaam (365/zin) & Chantal Eberson (USG People) en heette de mens centraal bij het nieuwe werken.

Eerst moesten we met zijn allen voor in de zaal gaan staan om te stemmen met onze voeten. De stellingen waren het nieuwe werken is een hype en over een paar jaar horen we er niets meer van, het nieuwe werken leidt tot meetbare winst, het nieuwe werken leidt tot meer werkplezier en bevlogenheid. Hierna vertelde Chantal Eberson over de implementatie van het nieuwe werken bij Unique.

De redenen om dit te doen waren:

vergroten commerciele slagkracht
positionering als aantrekkelijke en eigentijdse werkgever
behoud van personeel en terugdringen voortijdig verloop
het vergroten van de positieve externe Unique exposure (onder andere door innovatieve vormen van dienstverlening)

Dat ziet er in de praktijk dan zo uit:

de mens staat centraal, onderkennen van verschillen en situationeel afwegen in welke mate het nieuwe werken past bij de medewerker
draagvlak bottum-up creeren

Met als resultaat:

plaats- en tijdsonafhankelijk werken
regelruimte bieden aan de medewerker
sturen op resultaat in plaats van op input
sociale cohesie bevorderen

Een vraag uit de zaal vond ik heel terecht. Waarom heet de sessie de mens centraal als door de presentaties dat niet echt blijkt. Eberson vertelde hierna iets over verschillende scans (organisatie, medewerkers, leidinggevenden) die zijn uitgevoerd als 0-meting en die later zijn herhaald. Bij Unique hoeft niets en alles mag, als je niet nieuw wilt werken hoeft dat niet. Medewerkers hebben om de 3 maanden intervisiesessies. Het invoeren van het nieuwe werken bij Unique zorgde voor een stijging in productiviteit van 12% in de eerste 6 maanden, 30% verlaging huisvestingskosten, 2% minder ziekteverzuim bij eenzelfde verloop. Maar zijn de medewerkers nu meer bevlogen (bevlogenheid: combinatie van betrokkenheid en werkplezier)? Dat wordt nog gemeten en het onderzoek hierna volgt nog.

ach het is maar een spelletje! / maarten korz

De afsluitende sessie van de dag was van Maarten Korz (@korz) en had de titel Ach het is maar een spelletje! Met heel veel energie vertelde Korz over gamification van werk.

Belangrijk hierin is:

helder doel
korte cyclus
rustig aan met de rewards
community
teamwork
intrigerend
uitdaging
status
beloning
fun!

Het was weer een dag vol inspiratie, nieuwe mensen ontmoeten en goede gesprekken met oude bekenden. De locatie in Nieuwegein is goed gekozen, zowel voor openbaar vervoer en mensen met de auto goed te bereiken. Het enige minpuntje (en dat is dan ook echt de enige) is dat ik zaalvoorzitters mis die de tijd in de gaten houden en opletten wie er een vraag wil stellen. Nu was er een sessie die flink uit de tijd liep en dan chaotisch wordt als er mensen weglopen omdat ze graag willen lunchen.

Dit jaar had ik een vrijkaart gekregen van een collega die moest spreken en won ik een toegangskaart met een twitteractie. Deze kaart ging naar een collega die ook volop inspiratie heeft opgedaan. Of ik er volgend jaar bij ben. Ik denk het niet. Heeft te maken met kosten…. je snapt het wel. Maar dat wil niet zeggen dat ik dit geen goed congres vind. Ik zou zeker, maar helemaal als je met het nieuwe werken aan de slag wilt gaan, dit congres bezoeken. Het is een dag vol informatie, inspiratie en energie om aan de slag te gaan of te blijven.

Het verslag van de keynote van Wessel Ganzevoort lees je hier.

Over Het Nieuwe Werken – congres – Wessel Ganzevoort

Op dinsdag 29 november bezocht ik in Nieuwegein het Over het Nieuwe Werken congres. Net als vorig jaar werd de dag geopend door een inspirerende keynote. Dit keer kwam deze van professor drs. Wessel Ganzevoort van de Universiteit van Amsterdam.

zinvol werken werk waar we zin in hebben

inleiding

Het verhaal van Ganzevoort begint bij zingeving. Hij vindt dat het Nieuwe Werken moet gaan om een andere manier van organiseren en leidinggeven maar vooral om zingeving. Dus vinden we ons werk zinnig?

Stel dat je morgen een miljoen wint in de Staatloterij. Ga je dan naar je werk? En overmorgen, kom je nog terug. Dus waarvoor werk je eigenlijk, heb je lol in je werk? Er zijn veel vrijwilligers in Nederland, die werken niet voor het geld. Geld is niet het belangrijkste. Een zinnige bijdrage leveren wel. Dit is een hele belangrijke motivatie voor mensen om te werken. Je kent ze vast wel, van die mannen van in de vijftig die aan elkaar vragen, hoe lang moet jij nog? In dit voorbeeld is werken sterk geassocieerd met moeten. Werken is in hun beleving iets heel ergs. Als je de deur van het kantoor dicht doet ben je vrij. Je hebt ook zoiets als een work-life balance wat suggereert dat je leven en werken hebt. Dat werk of leven zou kunnen zijn is tegenstrijdig, je moet ze gescheiden houden. Want werken betekent on-vrije tijd. Ganzevoort geeft nog een voorbeeld die gaat over organisaties. We gaan er van uit dat mensen in de organisatie zitten (onze taal wijst ons hierop). Hoeveel mensen zitten er in jouw organisatie? De organisatie is kennelijk een hok of een ding. En we beschrijven functies en zoeken hier mensen bij om in dat hok te plaatsen.

geschiedenis

Even een stukje geschiedenis. Ganzevoort legt uit. We komen uit een economie waar de handen van belang zijn, je organiseert het zo dat er zo weinig mogelijk mensen naar binnen komen, het liefste wil je alleen maar handen. In de gezondheidszorg noemen we dat nog steeds de handen aan bed. Dit is een merkwaardige opvatting van mensen. De industriële revolutie zorgde voor de machines en we bedachten organisaties die op machines leken, in Den Haag noemen ze het nog steeds het ambtelijk apparaat. Nog steeds hebben we opvattingen en gebruiken we taal vanuit dat verleden. Tegenwoordig praten we over een kennis- en informatie economie. En bij de inbreng van de kennis en informatica hanteren we nog steeds de principes van de handen- en machine economie. De gedachten van Taylor zie je in de automatiseringswereld nog steeds terug. We kijken nog steeds op dezelfde manier. Er is wel iets verandert toen de samenleving massaal overging op dienstverlening van professionals omdat hier de output niet langer te controleren is. Die professionals produceren in samenhang en samenwerking met de klant en de baas heeft hier geen controle op. We kunnen niet zomaar meer output meten. Een nieuwe economie is de beleveniseconomie. We gaan steeds beterbegrijpen dat de ervaring van de consument de emotie is die we nog minder onder controle hebben. En dan komt er weer iets nieuws, naar aanleiding van het boek Whole new Mind van Daniel Pink, we noemen het de rightbrain economie. Dit is een economie waar de rechterkant van het brein belangrijk is (het creatieve, scheppende, artistieke, het gevoelsmatige, gehelen zien, samenhangen zien). Bij de voorgaande economieën waren het analytische, het structurerende, het organiserende en ordenen belangrijk. Deze economieën verhuizen naar het oosten. Om te voorkomen dat ook de nieuwe economieën verhuizen naar het oosten moeten we inzetten op de rechterhersenhelft, op de economie van de beleving. Ganzevoort zet de oude en de nieuwe economieen naast elkaar en laat ons zien dat wij denken dat nieuw goed is en oud fout. Dus je moet het oude loslaten en het nieuwe omarmen. Maar Ganzevoort bekijkt het ook vanuit de sociale wetenschappen en zegt dan dat het ook en en kan zijn. Oude economieen worden in de nieuwe economieen gevat. Het nieuwe gaat over het oude heen (it includes and transcends). En in zijn beleving hebben we dus nog steeds veel aan het oude denken van Taylor. Naast het nieuwe denken van onder andere Pink. Als we van beide economieën maar houden wat toepasbaar is en het overige laten gaan.

de mens en de organisatie

Ganzevoort stelde in de inleiding al de vraag. Hoeveel mensen zitten er in jouw organisatie? Maar hij heeft nog nooit een organisatie gezien. Ganzevoort ziet gebouwen, mensen, producten maar nog nooit een organisatie. Het gaat dus niet om de organisatie maar om de mensen die daar aan deelnemen. Organisaties hebben in zijn beleving geen menselijke kant. Mensen kunnen niet centraal staan in de organisatie. Als we morgen allemaal thuisblijven heb je geen organisatie meer. Mensen ZIJN de organisatie. Menselijk kapitaal bestaat dan ook niet voor Ganzevoort. Je hebt geen mensen, je mag blij zijn als ze komen. Mensen zijn geen apparaten, je kunt ze niet stroomlijnen of bij ze aan knoppen draaien. Dit is het oude beeld dat wordt vastgehouden. Organisatie zijn, in tegenstelling tot vroeger, grenzeloos geworden. Dus stelt Ganzevoort de vraag opnieuw. Hoeveel mensen werken er in jouw organisatie? Als je dat eerst bij P&O/HR moet vragen heb je geen idee. Want wie horen er eigenlijk bij de organisatie. Zijn dat de beveiligers, de toeleveranciers, catering, callcenter, etc. Waar ligt de grens van jouw organisatie? Ganzevoort meent dat als we over het nieuwe werken praten en we alleen kijken naar de juridische eenheid van de organisatie we zeker iets gaan missen.Mensen hebben een ziel. Dat maakt, volgens Ganzevoort, dat we op een andere manier naar leidinggeven en organiseren moeten kijken. We willen mensen die met hart en ziel voor ons aan het werk zijn. Mensen willen een zinnig leven leiden en zinnig werk doen. In dat soort organisaties is structuur niet zo belangrijk. Dus herstructureren om te verbeteren helpt niet. Structuur is een obsessie en een achterhaald principe, meent Ganzevoort. Waar je wel naar wilt kijken zijn de processen. Processen verbinden terwijl structuren hokjes maken. Er is al veel onderzoek gedaan naar wanneer organisaties succesvol zijn. En het blijkt dat organisaties succesvol zijn als zij snel leren. En dus is leren een levensvoorwaarde voor succes. Deze organisatie verbeteren en leren voortdurend, zij kopen innovaties van anderen en doen niet aan spronginnovaties.

de ziel van de organisatie

En wat is dan de essentie (ziel) van een organisatie, wat maakt de organisatie uniek. Vroeger concurreerden we, we moesten kostenefficiënt zijn, dat is oud denken. Het gaat er, volgens Ganzevoort, niet om dat je hetzelfde doet als anderen, maar dat je innoveert met ideeën van anderen en dan een stap vooruit denkt.

Markten is ook zo’n raar begrip. Ganzevoort legt uit dat markten niet bestaan. Nieuwe markten aanboren is dan ook een hele rare uitspraak. Er was nooit zoiets als een senseomarkt, die hebben Douwe Egberts en Philips samen gemaakt. Omgevingen worden wel gecreëerd. Strategie is dus niet het reageren, aanpassen en inspelen op maar wel het creëren van omgevingen. Het oude idee van aanpassen op veranderende omstandigeheden is CEO taal.

Ganzevoort komt terug bij zijn eerdere vraag. Wat is de ziel, de essentie, het hart, de identiteit van de organisatie.

Sommige organisatie benoemen dat in de visie/missie. Ganzevoort weet allang het verschil niet meer omdat iedereen de twee begrippen door elkaar haalt. Maar de missie en visie bestaat lang, is niet iets wat elk jaar verandert. Mensen komen bij je werken, niet om het geld, maar om de ziel van de organisatie. De zin van de organisatie helpt ons, volgens Ganzevoort, na te denken over outcome in plaats van output. Een voorbeeld uit het verkeer. Output is bonnen schrijven, outcome is minder doden in het verkeer. Dus niet wat komen we halen is belangrijk, maar wat brengen we.

Ganzevoort geeft nog wat voorbeelden. Het gaat om hoe de waarden van een bedrijf worden overgebracht op de medewerkers. Vooral nieuwe waarden, zoals de klant centraal, duurzaamheid en integriteit. Hoe horen wij hierover als medewerkers, via mokken, screensavers, pyramides op het bureau, etc. Alsof de ziel van een organisatie te ontwerpen is.

first walk, then talk

Je moet, volgens Ganzevoort eerst kijken wat er is en dat door ontwikkelen. En vaak gaat dat mis bij waarden. Een waarde als integriteit kan, maar dan moet je als leidinggevende dit wel uitdragen en ook integer zijn. Waarden moeten altijd op de agenda staan, ze moeten elke dag geleefd worden. Het is niet iets van je even doet voor een kort moment. Wat, volgens Ganzevoort hierbij, kan helpen is het omzetten van waarden in principes. Je maakt een waarde dan concreet en je spreekt uit wat je er mee bedoelt. Wat betekent dat, de klant centraal. Hoe heb je dat vandaag gedaan en hoe ga je het morgen beter doen. Als je de waarden koppelt aan feitelijk gedrag van mensen komt het beter over en blijft het langer hangen. Waarden zijn van essentieel belang als het gaat om het nieuwe werken want op de waarden coach je. En dat begint bij de poort. Eigenlijk is het heel eenvoudig. Als je niet met de waarden wilt werken, of het past je niet, dan hoor je niet in die organisatie thuis en dat kun je als leidinggevende uitleggen. Waarden moeten, meent Ganzevoort, overal zichtbaar, tijdens werkoverleggen, tijdens beoordelingsgesprekken, in de beloningssystematiek en op de website. En als je dan gaat sturen op waarden, stuur je op een hoger niveau. Dat betekent dat je je ver kan houden van procedures, regels en systemen. En dat is handig want professionals zijn allergisch voor regels, procedures en systemen. Je wilt hen daarom op waarden en principes sturen in plaats van op regels.

professionals

Terugkomend bij de vraag. Wat maakt ons uniek, wat maakt het dan mensen zich spontaan bij ons aanmelden om bij ons te komen werken. Wat is de uitstraling van de organisatie. Dit heeft zeker ook te maken met de waarden van een organisatie. Met andere woorden, wat is de core competence van de organisatie. Ganzevoort maakt vervolgens een uitstapje naar professionals.

Een professional kenmerkt zich omdat hij graag beter wil worden. Een professional doet niet wat de klant wil. Denk maar eens aan een dokter die als een klant zegt ik wil die en die pillen echt niet doet wat de klant wil. Een professional zoekt samen met de klant naar de beste oplossing. Een professional doet ook niet wat de baas wil. Een professional is daarom zeer lastig te managen. Professionals worden te vaak lastiggevallen met procedures terwijl ze ook andere dingen kunnen doen. Een professional stuur je op essentie, waarden en ziel. En als je ze al regels geeft probeer dan de minimale kritische specificaties, dus alleen die regels en procedures waarvan je kan bewijzen dat ze beschreven moeten worden. Een goed voorbeeld hiervan is als het gaat om veiligheid. En vergeet als leidinggevende de professional niet af en toe expliciet erkenning te geven. De tip van Ganzevoort is om de egootjes te aaien omdat de professional niet zonder kan.

vertrouwen

Vertrouwen heeft met projectie te maken. Vertrouw je iemand en ben je zelf te vertrouwen. Veelal worden organisaties ingericht op wantrouwen, alsof de organisatie denkt dat zijn medewerkers er bewust een potje van maken. Ganzevoort vindt dat raar omdat mensen bij het opstaan echt niet denken, laat ik er vandaag een puinhoop van maken. En toch zijn de regels zo gesteld alsof wij de mensen niet vertrouwen. Veiligheid is een kenmerk van een professionele organisatie. Mensen maken niet expres fouten. Maar als het een keer fout gaat, popel dan om mogelijkheden te bieden om hiervan te leren. Het is veilig genoeg om fouten te maken omdat we er van leren. Je hebt geen controle over het maken van fouten, dus laat iemand niet vallen als het gebeurt, heb vertrouwen, in plaats van een schuldige zoeken.

We kennen ze allemaal wel, de balance score card, het dashboard, etc. We hebben er allemaal mee te maken. Moet je dat doen? Ganzevoort meent van wel omdat je door de systematiek zingeving vertaalt in concrete resultaten. Belangrijkste voorwaarde voor een gezond sociaal systeem is feedback. Feedback moet je organiseren. Is systeem ingericht om te leren of om te controleren?

controleren = contra leren

En worden de systemen gebruikt om het leren op gang te houden. SMART is soms behoorlijk DOM, zegt Ganzevoort omdat heel veel resultaten niet simpel zijn.

En dan het nieuwe werken. Ganzevoort ziet dat als een manier om nu eindelijk ook iets te doen met de cultuur, de rituelen, artefacten en symbolen van een organisatie. In zijn beleving is dit te lang blijven liggen. Het zit vaak in de kleine dingen maar wil je als organisatie geloofwaardig zijn dan moeten ook de kleine dingen kloppen. Dus zeg niet dat de klant centraal on vervolgens een balie neer te zetten die er uit ziet als een fort. Of duurzaamheid, een loos begrip als de directeur nog steeds niet in een elektrische auto rijdt, of als je in de kantine geen biologische lunch kan bestellen. En dan vertrouwen. Moet jij ook nog steeds afrekenen bij een mevrouw in de kantine?

nieuw leiderschap

Bij het nieuwe werken hoort ook nieuw leiderschap. Ganzevoort ziet het duidelijk. Is het voor de hele organisatie volstrekt helder wat onze waarden zijn, worden medewerkers hier op gewezen met concrete voorbeelden, krijgen ze erkenning als ze het goed doen, is leren een passie voor de organisatie, wordt er actief aan vertrouwen gewerkt. Echt leiderschap is uitgaan van wie je zelf bent. Mensen willen zin in hun leven, hechte waarde aan talent. Een nieuwe leider heeft hier aandacht voor. Een nieuwe leider weet wat hij mist als de mensen er niet meer zijn. Nieuwe leiders begrijpen dat het zichtbaar maken van dit soort vragen waarde geeft aan de mensen. Leiderschap heeft alles te maken met passie. Heb je dat niet in de organisatie dan wordt het nieuwe werken ook niets. Leiderschap begint niet bij schaal 14 maar bij schaal 1. Management moet werken aan geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Mensen worden integer als zij geleid worden door leiders die integer zijn.

Over het vervolg van de dag lees je hier.

Het nieuwe werken (n)iets voor wetenschappers?

De afgelopen maanden zijn er op verschillende plekken binnen de TU Delft initiatieven gestart rondom het nieuwe werken. 2FLOW (to Flexible Learn, Organise and Work) begeleidt deze initiatieven. Het nieuwe werken is niet alleen iets voor de ondersteunende diensten. Ook voor wetenschappers kan een andere huisvesting en het gebruik van virtuele middelen bijdragen aan effectiever en prettiger werken.

Hoe, waar en waarom onderzoekt 2FLOW graag met wetenschappers van de TU Delft. Heeft u een mening over het nieuwe werken, ziet u het voor zich, of misschien wel helemaal niet?

Wilt u meedenken over het nieuwe werken voor wetenschappers en hiermee de TU Delft ondersteunen in de ambitie om het nieuwe werken vorm te geven, meldt u zich dan nu aan. In twee bijeenkomsten discussiëren wij over hoe huisvesting/inrichting wetenschappers kan inspireren, hoe virtueel werken kan helpen bij het (inter)nationaal samenwerken en wat de voordelen en aandachtspunten van het nieuwe werken voor wetenschappers zijn.

Aanmelden kan via Chantal Noordermeer-Bierman, graag voor 1 december. De twee bijeenkomsten vinden plaats in december 2011 en januari 2012.

gadget coffee

We zagen het voor onze ogen ontstaan, collega Karin en ik. Na een vergadering waarin een collega met een tablet-pc had gewerkt vroegen andere collega’s wat het precies voor soort laptop was, wat je er mee kon doen en of het beviel. De collega van de tablet-pc beantwoordde alle vragen en Karin en ik liepen naar buiten. Hier moeten we iets mee dachten we allebei. Het idee voor de gadget coffee was geboren.

Wat is een gadget coffee? Eigenlijk is het heel simpel. Je vraagt de collega’s met gadgets om op een bepaald ogenblik hun gadget te komen showen aan collega’s die er niets van weten, of iets van weten maar graag nog wat willen vragen. Een show & tell dus. Je neemt je gadget en koffie mee en Karin en ik zorgden voor iets lekkers erbij.

Op 27 oktober was het zover. Ongeveer 25 collega’s waren erbij, met of zonder gadget, met of zonder vragen. Het was heel gezellig, er werd veel gediscussieerd. Moet ik kiezen voor Apple of Android? Wacht ik op Windows8/Windows Mobile? Een tablet of een laptop? Wat voor mobiele telefoon zal ik kiezen? Sommige problemen werden ter plekke opgelost. Zo met zijn allen weet je best veel.

Zelf had ik mijn ereader en iPad meegenomen. Ik liet hetzelfde boek zien op beide devices. En ook al ben ik dol op mijn ereader, de meeste collega’s konden toch de iPad niet loslaten. Ermee spelen mocht, de gadget coffee was juist ook om te spelen.

We hebben de gadget coffee gekoppeld aan ons project IKwerk! (het nieuwe werken bij de TU Delft Library). Een aantal vragen komen dan meteen op zoals, gaat mijn leidinggevende dit soort gadgets voor mij kopen, als ik ze zelf koop hoe zit het dan met gebruik (wat gebeurt er als hij tijdens het werk kapot gaat of wordt gestolen), als ik nu iets zelf koop en de organisatie besluit volgend jaar om iedereen een gadget te geven, etc. Vragen waar we nu nog geen antwoord op hebben maar hopelijk in de loop van komend jaar wel. Iedereen snapt dat met de bezuinigingen op komst er misschien niet veel geld is voor gadgets en sommigen vinden het ook niet erg om een eigen device mee te nemen. Maar we moeten het er wel een keer serieus over hebben. Zeker als we papierloos gaan werken want dan is een gadget (tablet, laptop, mobiel, etc.) een voorwaarde voor succes.

Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel

Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

imagine
invest
improve
incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

IKwerk! – het vervolg

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKwerk! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk! gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten. Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven. In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.

Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

people work more effectively

organisations use space more efficiently

Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.

Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemse) ruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
je moet diversiteit aanbrengen
sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
identiteit van een persoon of van een groep/team
contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

er wordt te veel gestandaardiseerd
denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
waar liggen de grenzen van chaos
waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.