Op bezoek bij de VU – Smart@Work

Vorige week vrijdag mocht ik met een aantal TU Delft collega’s op bezoek bij de Rechtenfaculteit van de Vrije Universiteit in Amsterdam. Deze TU collega’s vormen samen het projectteam 2FLOW dat het nieuwe werken bij de TU Delft gaat ondersteunen en coördineren. Wij bezochten de VU omdat daar de rechtenfaculteit als eerste in Nederland het nieuwe werken binnen het onderwijs heeft geïntroduceerd onder de naam Smart@Work.

Ik was erg nieuwsgierig. Als ik denk aan een rechtenfaculteit vol met juristen dan denk ik aan papier, heel veel papier. En aan eigen kamers om geconcentreerd te werken. In mijn hoofd wilde het nieuwe werken en een rechtenfaculteit niet samen. Maar het bezoek bracht hier verandering in en nu snap ik het wel. Anders dan ik had verwacht, maar wel mooi en goed doordacht.

Sinds 3 januari 2011 zit de faculteit in dit nieuwe pand dat Initium is genoemd. De aanleiding was er een die je vaker ziet in het onderwijs, de faculteit groeide zodat de medewerkers en studenten niet langer in het pand pastten. Er moest nieuwbouw komen van 10.000 m². De faculteit zat hiervoor in het hoofdgebouw, verdeeld over vijf verdiepingen. De inrichting was donker, lange gangen met dichte deuren. Je wist niet of iemand aanwezig was of niet. Van deze indeling wilden ze af, ze wilden meer open zijn. Maar ook meer samenwerken en meer samen doen. De faculteit moest een hart krijgen.
De faculteit kreeg de opdracht om een pand neer te zetten waar zij het mee moeten doen, ook al groeit de faculteit, het pand wordt niet groter. De 10.000 m² is dus het maximum. En dat is een enorme uitdaging. Er werd gekozen voor op activiteit gerichte werkplekken en deze niet persoonsgebonden te maken.

Vrij vroeg in het project is aan medewerkers gevraagd wat zij het allerbelangrijkste vinden. Dit is geconcentreerd kunnen werken en de boeken. Zonder de boeken geen identiteit, de boeken zijn dag en nacht nodig. Maar aan de andere kant zijn bezuinigingen een feit, kun je bijna niet anders dan meegaan met de trend van het nieuwe werken, maar je wilt het wel samen doen.

Voor een aantal onderzoeken heeft de faculteit Laanbroek Schoemans Adviseurs ingehuurd. Zij deden onder andere een bezettingsgraadmeting. In piekuren was er 55% bezetting, maar meestal was rond de 40% van de werkplekken bezet (bruto bezetting). Dus wat ga je dan vormgeven, iets wat wordt gewenst op het idee dat iedereen er altijd is. Of kijk je kritisch naar de cijfers en baseer je het nieuwe concept hier op. Huisvesting durfde de vraag te stellen. Uiteindelijk werd het kloostergang idee met aparte kamertjes losgelaten en gekozen om deels persoonsongebonden te werken. Maar je wilt geen hierarchie in de kantoorinrichting, dus wie krijgt dan een eigen plek en wie niet? Er bestaat geen logische verantwoording om dit te realiseren dus uiteindelijk wordt het hele concept losgelaten. Er worden alleen maar persoonsongebonden plekken ingericht, behalve voor de secretariaten. Zij hebben een vaste plek gekregen in een open ruimte.

In het gehele proces heeft huisvesting een belangrijke rol gespeeld. Zij waren leidend. Maar de nieuwbouw, het experiment met het nieuwe werken, moest binnen budget en tijd worden gerealiseerd. Tijdens het proces werden veel dingen ontdekt, maar de projectleider liet weten dat dit nodig was om te kunnen wennen aan nieuwe ideeën en manieren van inrichting. Met andere woorden, het proces was nodig om tot het eindresultaat te komen.

Een gedeelte van het pand is afgesloten voor studenten. Docenten die een afspraak met een student hebben kunnen hen ophalen en meenemen naar het gesloten gedeelte. In het open gedeelte zijn wel ruimtes voor docent/studentcontact maar deze ruimtes worden vaak bezet door studenten. Studenten moeten er wel uit als er een afspraak is en de ruimte is gereserveerd.

Het gesloten gedeelte trekt enorm. Medewerkers zitten hier graag, soms is het zelfs te gezellig. Het hart van de faculteit wat een wens was vanuit de start van het project is gerealiseerd. Of er ook meer wordt samengewerkt is nog niet onderzocht, wel geven medewerkers aan elkaar vaker te ontmoeten en elkaar beter te leren kennen. In het gebouw zijn vlekken gevormd waar afdelingen elkaar opzoeken. Dat betekent niet dat anderen niet in die vlek mogen zitten. Iedereen is overal welkom.

Qua ICT worden er experimenten gedaan (bijvoorbeeld met iPads en laptops). Het is nog niet optimaal. Maar ze zijn op de goede weg. Nog lang niet al het papier is gedigitaliseerd en een papierloos kantoor bestaat nog niet maar VU-breed staat digitalisering op de agenda. Wel is er voor de verhuizing veel opgeruimd zodat er leegstand in de kasten is.

Wat betreft professionalisering is er een cursus efficiënter werken aangeboden maar deze is niet door iedereen gevolgd. Slimmer werken met social media, of de GTD methode is iets wat nog niet echt leeft maar misschien nog wel gaat leven.

Nog even wat cijfertjes. Er zijn vier verschillende soorten werkplekken:

• 1-persoons werkplek – voor activiteiten die hoge concentratie vragen (aantal 68 werkplekken)
• 2-persoons werkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 60 werkplekken)
• groepswerkplek – voor semi-geconcentreerde activiteiten (aantal 75 werkplekken)
• loungeplek – voor activiteiten met gemiddelde concentratie (aantal 24 werkplekken)
• Voor vergaderingen en overleggen kunnen ruimtes (voor 4, 12 of 30 personen) gereserveerd worden

Vanaf 0,5 fte krijgt een medewerker een eigen laptop en een locker. Medewerkers die minder dan 0,5 fte werken mogen een laptop en locker voor een dag lenen.

Er werd een positief verhaal verteld, met ups en down dat wel. En natuurlijk was er ook wel weerstand. Maar wat wil je, medewerkers die gewend zijn aan een eigen kamer die ineens moeten gaan flexwerken en de kasten met boeken moesten inleveren. Die weerstand viel uiteindelijk toch wel mee. De medewerkers wisten ook wel dat deze richting ingeslagen moest worden en ook al is het anders, je went er wel aan. En dat geeft hoop. Want als het lukt met juristen, dan moet het toch zeker lukken met techneuten.

Meer informatie over dit project en het nieuwe gebouw lees je hier en hier. Wat collega Rob van het bezoek vond beschrijft hij hier.