gadget coffee

We zagen het voor onze ogen ontstaan, collega Karin en ik. Na een vergadering waarin een collega met een tablet-pc had gewerkt vroegen andere collega’s wat het precies voor soort laptop was, wat je er mee kon doen en of het beviel. De collega van de tablet-pc beantwoordde alle vragen en Karin en ik liepen naar buiten. Hier moeten we iets mee dachten we allebei. Het idee voor de gadget coffee was geboren.

Wat is een gadget coffee? Eigenlijk is het heel simpel. Je vraagt de collega’s met gadgets om op een bepaald ogenblik hun gadget te komen showen aan collega’s die er niets van weten, of iets van weten maar graag nog wat willen vragen. Een show & tell dus. Je neemt je gadget en koffie mee en Karin en ik zorgden voor iets lekkers erbij.

Op 27 oktober was het zover. Ongeveer 25 collega’s waren erbij, met of zonder gadget, met of zonder vragen. Het was heel gezellig, er werd veel gediscussieerd. Moet ik kiezen voor Apple of Android? Wacht ik op Windows8/Windows Mobile? Een tablet of een laptop? Wat voor mobiele telefoon zal ik kiezen? Sommige problemen werden ter plekke opgelost. Zo met zijn allen weet je best veel.

Zelf had ik mijn ereader en iPad meegenomen. Ik liet hetzelfde boek zien op beide devices. En ook al ben ik dol op mijn ereader, de meeste collega’s konden toch de iPad niet loslaten. Ermee spelen mocht, de gadget coffee was juist ook om te spelen.

We hebben de gadget coffee gekoppeld aan ons project IKwerk! (het nieuwe werken bij de TU Delft Library). Een aantal vragen komen dan meteen op zoals, gaat mijn leidinggevende dit soort gadgets voor mij kopen, als ik ze zelf koop hoe zit het dan met gebruik (wat gebeurt er als hij tijdens het werk kapot gaat of wordt gestolen), als ik nu iets zelf koop en de organisatie besluit volgend jaar om iedereen een gadget te geven, etc. Vragen waar we nu nog geen antwoord op hebben maar hopelijk in de loop van komend jaar wel. Iedereen snapt dat met de bezuinigingen op komst er misschien niet veel geld is voor gadgets en sommigen vinden het ook niet erg om een eigen device mee te nemen. Maar we moeten het er wel een keer serieus over hebben. Zeker als we papierloos gaan werken want dan is een gadget (tablet, laptop, mobiel, etc.) een voorwaarde voor succes.

Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel

Afgelopen donderdag was ik in Zwolle voor de Regiobijeenkomst Creatief en Comfortabel, georganiseerd door het Center for People and Buildings en BMA Ergonomics. In de aankondiging stond het volgende:

Het Center for People and Buildings viert dit jaar zijn 10 jarig bestaan. Het lustrumthema is: “Wat is de betekenis van de werkomgeving”. We zijn benieuwd hoe mensen anno 2011 hier tegenaan kijken. Dat levert (niet verrassend) een grote variëteit aan antwoorden op. De werkomgeving vervult vele functies. Twee belangrijke aspecten zijn creativiteit en comfort. Met de toenemende concurrentie en internationalisering moet je als onderneming continu innoveren. Hoe zorg je voor een creatief klimaat in je organisatie en wat kan de werkomgeving daar aan bijdragen? Comfort is al langer een belangrijk onderwerp. Comfort heeft onder andere invloed op de productiviteit, het ziekteverzuim en de tevredenheid en wellicht ook op de creativiteit.

Vooral het woordje creativiteit trok mijn aandacht en aangezien ik nog nooit in een stoelenfabriek was geweest was dit een uitgelezen kans om op twee manieren geïnspireerd te raken.

Naar Zwolle dus. Het pand van BMA Ergonomics bevindt zich ergens op een bedrijventerrein, niet om de hoek van het station en best lastig te komen met de bus. Ik heb sinds kort een abonnement op de OV-fiets, dus haalde ik er een op het station en met mijn iPhone met google maps in de hand ging ik op weg. Achteraf bleek ik iets te zijn omgereden maar ach, het was droog en de omgeving mooi. De terugweg was aanzienlijk korter, dank aan Jacco Evink die mij de weg wees.

Het programma was samengesteld uit een paar korte presentaties, een rondleiding in de fabriek en workshops. De directeur van BMA Ergonomics heette ons door middel van een videoboodschap welkom in de hal (een creatieve ruimte in de fabriek, met een podium met drumstel, een huiskamer, gezellig zithoekjes en een bar).

Wim Pullen heette de groep ook welkom en gaf ons een paar dingen om over na te denken. Zoals, als comfort ervoor zorgt dat ik mijn werk kan verrichten, hoe zit het dan met creativiteit? En hoe verhouden mens, het werk wat we doen en de omgeving waarin wij dat doen dan met elkaar als we ook nog een creatief willen zijn? Heeft creativiteit bestaansrecht binnen de discussie over de werkomgeving?

Matthijs Netten van de TU Delft vertelde over de Axia® Smart Chair. De Axia® Smart Chair is een bureaustoel met sensoren die het zitgedrag registreert en feedback geeft aan de gebruiker. Deze stoel is ontwikkeld omdat mensen zich slecht bewust zijn van hun zitgedrag en hoe zij zittende hun werkzaamheden uitvoeren. Er is een groot aantal mensen dat zijn stoel nooit versteld. Dit kan zijn omdat zij niet weten hoe dat moet, of ze kunnen het niet of ze willen het niet. Meteen denk je dan aan je eigen gedrag. En het is waar. Mijn bureaustoel is ooit ingesteld en nooit meer aangepast terwijl ik er toch al een paar jaar op zit. Volgens Netten is het dus nodig om de mensen te ondersteunen bij het instellen van de stoel, niet eenmalig, maar geregeld. De Axia® Smart Chair helpt hier dan bij.

product + mens = zitgedrag

De Axia® Smart Chair geeft feedback over zitgedrag. Dit kan een paar keer per uur zijn, of een paar keer per dag, misschien zelfs wel 1x per week. Het systeem dat de data verzameld koppelt dit terug aan een expert die vervolgens de medewerker kan helpen zijn zitgedrag te verbeteren.

De Axia® Smart Chair kan verschillende houdingen zien: leeg, onderuit gezakt, links hangen, rechts hangen, geen rugsteun onder, puntje van de stoel, bassishouding en geen rugsteun boven (naar voren gebogen). Tijdens het onderzoek voor de stoel zijn zitprofielen van mensen gemaakt. Binnenkort wordt de stoel gelanceerd en wordt bekend wat hij gaat kosten. In de fabriek was dus nog geen Axia® Smart Chair te zien en dat was wel jammer. Had er graag een uitgeprobeerd. Netten liet nog weten dat eventuele verdere ontwikkelingen een app kan zijn om de stoel te bedienen/gebruiken.

Hierna ging de groep een kijkje nemen in de fabriek om hierna onder leiding van Remko van der Lugt na te denken over de werkplek en de werkomgeving in relatie met creativiteit.

Expert op het vlak van ‘vrij denken’ neemt ons mee in een interactieve zoektocht naar de rol van creativiteit in de werkomgeving

Van der Lugt wilde dit doen met de theorie van Henry Mintzberg in het achterhoofd. Je hebt dan drie manieren om een probleem op te lossen:

  •  thinking first, probleem in kaart brengen om zo naar oplossingen en ideeën te komen – probleem is concreet
  • seeing first, oplossingsrichting creëren, visie in de vorm van gevoel
  • doing first, ga wat doen, prototypes bouwen van creatieve werkomgevingen – probleem is vaag

In twee ronden kozen we een manier en dachten we na over de werkplek (ronde 1) en de werkomgeving (ronde 2). Er was geen tijd om rustig achterover te leunen, de rondes duurden 10 minuten.

Na de twee rondes brachten we allemaal een idee of mening mee naar het midden van de zaal en legden wij deze op de grond, gegroepeerd naar ….. (er was een indeling die halverwege werd gewijzigd maar ik ben vergeten in wat).

Na de workshops sprak Pieter le Roux over creativiteit en of de werkplek er toe doet als het hierom gaat. Hij onderscheidde vier soorten creativiteit:

  • imagine
  • invest
  • improve
  • incubate

Soms ligt het accent op de ene vorm en soms op de andere en het zou goed zijn als bedrijven zich richten op alle vier de vormen. Het is meer dan alleen brainstormen, volgens le Roux. Als je creatieve mensen vraagt wat zij belangrijk vinden dan komen ontmoetingsplekken altijd hoog in de lijst, maar ook ruimtes om te relaxen en individuele werkplekken. Ook vertelde le Roux over een onderzoek van McCoy en Evans die foto’s van werkplekken aan studenten voorlegden. De vraag was, wat is de meest creatieve werkomgeving? De studenten gaven aan dat meubilair, uitzicht en visuele details erg belangrijk zijn. Maar ook het gebruik van natuurlijke materialen en glas spelen een rol.

Ik heb helaas niet de hele presentatie gehoord, het was al laat en ik had nog een reis naar Rotterdam voor de boeg. Ik hoop dat het CfPB de presentaties online zet zodat iedereen mee kan kijken. Het thema is zeker interessant om nog eens dieper in te duiken.

Wat mij het meeste is bijgebleven aan de rondleiding in de fabriek is dat de stoelen van BMA Ergonomics na gebruik worden teruggenomen (terug gekocht) en dat dan bijna alle onderdelen worden hergebruikt. Over duurzaamheid gesproken, super.

Meer foto’s van deze middag vind je terug in deze Flickr-set.

De laatste regiobijeenkomst vindt op 7 december bij Ecophon in Amsterdam plaats, het thema is dan Rust en Ruimte.

IKwerk! – het vervolg

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKwerk! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

inleiding

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan.

Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing  van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKwerk!

Aan het begin van 2010 werd met het project IKwerk!  gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het  verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKwerk! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd.

Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten.  Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken.

Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven.  In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

organisatie

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

cultuur & competenties

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht.

Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

systemen

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint.

Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn.
Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKwerk! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

tijdens de pilot

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur.

Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren.

Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

conclusies

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd.

Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren.

De persona’s hebben – net als het project – een naam gekregen die begint met IK; dus IK ondersteun, IK analyseer, IK onderzoek en IK verkoop. Tijdens de gesprekken met de persona’s heeft een tekenaar de persona in beeld gebracht. Dat ziet er dan zo uit:

 

Voor ons is het project IKwerk! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Wilma van Wezenbeek.

Regiobijeenkomst Sfeer en Samenwerking

Vanmiddag organiseerde het Centre for People and Buildings de eerste van drie lustrum bijeenkomsten. Het thema van vanmiddag was Sfeer en Samenwerking. Om half 3 werden we ontvangen in het gebouw van Steelcase in Amsterdam.

The company designs and manufactures architecture, furniture and technology products, with deep and long-term commitment to cradle to cradle and sustainable development.

We are dedicated to helping

  1. people work more effectively
  2. organisations use space more efficiently
Ik kende het bedrijf niet maar was gelijk onder de indruk van de inrichting en de slogan LOVE HOW YOU WORK die op de balie en de postvakjes geplaatst is.
Ook de grote posters met quotes doen het goed. Zoals deze of deze:

 

you can’t create fresh thinking in an ordinary office
you need an inspiration office

Na de koffie was het tijd voor twee korte presentaties. Wim Pullen (CfPB) opende de middag. Annemieke Garskamp en Nick Willemse vertelde iets over Steelcase (bij Steelcase Amsterdam noemen ze de showroom work life en de medewerkers werken hier ook echt) en over de trends die zij waarnemen als het gaat om samenwerken. Volgens hen wordt samenwerken belangrijk en dat heeft alles te maken met de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken. Maar het nieuwe werken is niet nieuw, voorheen noemden we het alleen anders (flexwerken, innovatieve kantoorinrichting). 80% van al het werk dat we doen, doen we met iemand anders. We doen steeds minder werk alleen. Terwijl individueel werken overal en altijd kan als je beschikt over de juiste tools en een internetverbinding. Dus als je al naar kantoor komt doe je dat om samen te werken en te ontmoeten. Het werk dat wij 10 jaar geleden nog zelf deden is nu gedigitaliseerd of geoutsourced naar Azië. Het werk dat wij nu nog doen is niet te digitaliseren omdat je er creatief voor moet zijn. Momenteel werken we vaak samen op individuele werkplekken. De inrichting van de kantoren moet dus veel meer gericht zijn op het belang van het werkproces, en dat is samenwerken. En dus stappen steeds meer bedrijven over naar ontmoetingsplekken en samenwerkplekken in plaats van individuele werkplekken.

Na een korte pauze werd de zaal opnieuw ingericht zodat wij konden discussiëren met elkaar. De stellingen werden gegeven door Wim Pullen waarna eerst het panel (Annemieke Garskamp, Thijs Edelkoort (adviesbureau AT Osborne), Theo der Voordt (CfPB/TUDelft) en Nick Willemseruimte kreeg om te praten, maar al snel haakte de deelnemers in de zaal aan.

Stelling 1: in een sfeervolle omgeving werken mensen beter samen

Een aantal antwoorden:

  • de inrichting van de kantooromgeving is een teken van aandacht die je geeft aan mensen, iedereen is gevoelig voor aandacht
  • sfeer = design – is een gevaar omdat je voorbij gaat aan functionaliteit
  • vrijheid is belangrijker dan sfeer of de omgeving
  • je moet diversiteit aanbrengen
  • sfeer gaat niet alleen om fysieke aspecten maar zeker net zo goed om psycho-sociale aspecten (sfeer van vertrouwen, vrijheid, samen, identiteit)
  • identiteit van een persoon of van een groep/team
  • contrast tussen de inrichting van je eigen huis en van het kantoor is erg groot

Stelling 2: in een activiteitgerelateerde werkomgeving zonder vaste werkplekken komen mensen tot betere resultaten

Een aantal antwoorden:

  • er  wordt te veel gestandaardiseerd
  • denk na over de inrichting, hoeveel laat je vrij – laat je de medewerker zelf inrichten of geef je beperkte keuze
  • in plaats van iets afpakken (je hebt geen eigen werkplek meer) krijg je meer keuze (je kan kiezen uit heel veel verschillende vrije werkplekken)
  • bestaat een verschil tussen individuele- en team productiviteit (het individu wil een stilteplek, het team een samenwerkplek)
  • iedereen probeert zijn leven zo optimaal mogelijk in te richten zodat het bij hen past en een kantoorinrichting is vaak een eenheidsworst
  • vraag aan de gebruiker wat zij wil – laat eigen meubilair uitkiezen – bring your own furniture
  • waar liggen de grenzen van chaos
  • waarom 1 concept voor iedereen – doe iets met de diversiteit

Stelling 3: het is een managementillusie dat je samenwerking kunt sturen

Dit was een lastige discussie, zo aan het einde van de middag, met de borrel in zicht. De discussie ging vooral om het begrip sturen.

Wim Pullen concludeerde de discussie mooi met de woorden:

We kunnen allemaal appeltaart bakken maar hij zal bij iedereen anders smaken

De volgende lustrumbijeenkomsten zijn in Zwolle (3 november – thema Creatief & Comfortabel) en Hoofddorp (7 december – thema Rust & Ruimte). Aanmelden voor deze gratis bijeenkomsten is nog mogelijk. Ik zal ook bij de andere twee bijeenkomsten zijn dus misschien kom ik je daar tegen.

Meer foto’s van deze bijeenkomst zijn in deze Flickr set te vinden.

The Shift : the future of work is already here / Lynda Gratton

De laatste blogposts over boeken waren soms lange samenvattingen. Vandaar dat ik het nu anders ga doen. In 3-en (A voor de snelle beslissers, B voor de mensen die iets meer informatie en achtergrond willen en C voor de die hards, degenen die willen weten wat ik uit het boek heb gehaald). Voor ieder wat wils zeg maar.

A.

The Shift : the future of work is already here van Lynda Gratton is een boek dat je zeker moet lezen als je bezig bent met het nieuwe werken, met de toekomst van werk of met jouw eigen toekomst (in relatie tot het werk dat je doet). Je kan het boek kopen bij Amazon of Bol.

B.

Met The Shift : the future of work is already here geeft Lynda Gratton inzicht in hoe het werk er in 2025 uit zal zien. Zij doet dit door de beschrijving van 6 persona’s die wel of niet de keuzes hebben gemaakt die nodig zijn. Ook geeft zij 32 trends (geclusterd binnen 5 forces of krachten). Als je geen keuzes maakt kom je terecht in de default future. Maak je wel keuzes dan is de crafted future een feit. Het ligt aan jou in welke toekomst je terecht komt. Gratton geeft inzicht en richtingen, geen oplossingen. Die moet je zelf bedenken, daarin moet je doen wat bij je past.

Lynda Gratton (Professor of Management Practice – London Business School en grondlegger van de Hot Spots Movement) geeft met onderstaand filmpje een korte beschrijving van het boek.

Lynda’s new book, The Shift. from Hot Spots Movement on Vimeo.

Meer informatie over Lynda Gratton of over het boek vind je op haar website en weblog. Het The Shift Workbook (dat je helpt bij de keuzes) kun je hier gratis downloaden. En heb je dan nog niet genoeg van The Shift dan is er ook een app.

C.

Work is, and always has been, one of the most defining aspects of our lives. It is where we meet our friends, excite ourselves and feel at our most creative and innovative. It can also be where we can feel our most frustrated, exasperated and taken for granted. Work matters – to us as individuals, to our family and friends and also to the communities and societies in which we live.

Waar we momenteel getuige van zijn is een breekpunt met het verleden als het gaat om werken, wat voor werk we doen, waar we werken, hoe we werken en wanneer we werken. De veranderingen zullen net zo’n impact hebben als tijdens de industriële revolutie, maar de uitkomst is onbekend. De impact zal wereldwijd zijn, de snelheid van de verandering onvoorstelbaar en er zal vrijwel zeker gebroken worden met het verleden.

It is clear that our world is at the apex of an enourmously creative and innovative shift that will result in profound changes to the every-day lives of people across the world.

Gratton wil met dit boek de lezer ondersteunen in zijn zoektocht naar zijn eigen gezichtspunt over de toekomst en in de creatie van zijn pad naar een toekomstbestendig werkleven. Hiervoor heeft zij, samen met een research consortium nagedacht of de krachten (forces) waar wij mee te maken krijgen in de toekomst. Ook heeft zij met hen scenario’s beschreven over werk in 2025.

PART 1 – THE FORCES THAT WILL SHAPE YOUR FUTURE

In het eerste hoofdstuk beschrijft Gratton de shifts en de bijbehorende trends die zij ziet. De shifts zijn onderverdeeld in 5 onderwerpen; technologie, globalisering, demografie en levensverwachting, samenleving en energie.

1. the force of technology

  • technological capability increases exponentially
  • five billion become connected (create the possibility of global conciousness)
  • the cloud becomes ubiquitous
  • continuous productivity gains
  • social participation increases
  • the world’s knowledge becomes digitalised
  • mega-companies and micro-entrepeneurs emerge
  • ever-present avatars and virtual worlds
  • the rise of cognitive assistants
  • technology replaces jobs

2. the force of globalisation

  •  24/7 and the global world
  • the emerging economies
  • China and India’s decades of growth
  • frugal innovation
  • the global educational powerhouse
  • the world becomes urban
  • continued bubbles and crashes
  • the regional underclass emerge

 3. the force of demography and longevity

  • the ascendance of Gen Y
  • increasing longevity
  • some Baby Boomers grow old poor
  • global migration increases

 4. the force of society

  • families become rearranged
  • the rise of reflexivity
  • the role of powerfull women
  • the balanced man
  • growing distrust of institutions
  • the decline of happiness
  • passive leisure increases

 5. the force of energy resources

  •  energy prices increase
  • environmental catastrophes displace people
  • a culture of sustainability begins to emerge

Nadat Gratton de vijf krachten en 32 elementen daaronder heeft gegeven, geeft zij een opdracht. Denk na over al deze dingen, maak ze je eigen en gebruik ze in jouw verhaal. Filter en selecteer. Sommige elementen doen je iets, anderen niet, sommige probeer je te begrijpen en van weer anderen wordt je instant gelukkig. Dan, als je de elementen hebt gesorteerd, zoek dan naar patronen. Gebruik deze patronen om een diepgaander besef te creëren die past bij jouw context en waarden. Gratton geeft, als hulpmiddel, 5 acties (weglaten of negeren, verdiep, ontdek en verzamel, sorteer, neem afstand van het geheel en zoek naar patronen) mee om de opdracht te kunnen vervullen.

PART II THE DARK SIDE OF THE DEFAULT FUTURE

It is the subtle and unique combination of the many aspects of the five forces that will create the context in which your future working life is lived.

Omdat er vele combinaties mogelijk zijn heeft Gratton met het research consortium persona’s ontwikkeld van werkende mensen in 2025. Het beschrijven van het leven van deze persona’s geeft inzicht en begrip over de toekomst. We zien de paradoxen waar zij mee moeten leven, de keuzes die zij moeten maken en de problemen waar zij tegenaan lopen.

In de volgende hoofstukken maken wij kennis met Jill, Rohan &Amon, Brianna en Andre.

Fragmentation: a three-minute world / Jill’s story

Het verhaal van Jill begint ’s morgens vroeg, haar avatar representeert haar in online meetings. Vandaar naar de hub, om mensen te ontmoeten, berichten te verwerken en contact te maken met mensen over de hele wereld. ’s Avonds thuis is het niet veel beter. Jill’s leven is gefragmenteerd, activiteiten duren niet langer dan 3 minuten, het is 24/7, internationaal. En technologie helpt haar om dit leven in stand te houden. Gratton vraagt de lezer of hij een zich een wereld herinnerd die niet gefragmenteerd was. Is het niet zo dat wij geleidelijk aan wennen aan deze manier van leven zodat wij deze accepteren zonder te morren. Gratton gaat terug naar 1990, toen mobiele telefoons nog niet voor iedereen beschikbaar waren en internet alleen toegankelijk was voor the happy few. Zij beschrijft haar werkdag van toen. Wat een verschil met nu! In de tien jaar die volgen zorgen technologie en globalisering voor fragmentatie.
Maar is het erg, die fragmentatie. Gratton vindt van wel. Zij geloofd dat fragmentatie zorgt voor een afname van concentratie, een vermindering van echt observeren en leren van anderen. Ook is er weinig tijd om te spelen en om je dingen echt eigen te maken. En laten we het dan ook maar niet hebben over wat dit met creativiteit doet.

It matters that work becomes even more fragmented. It matters because with this fragmentation comes the incapacity to create the focus, concentration and creativity that will be so important to the shift from shallow generalist to serial mastery.

Hoe voorkomen we dat we worden geleefd door de fragmentatie. Gratton geeft drie mogelijke oplossingsrichtingen. De eerste is zorgen voor een carriere die is gebaseerd op toewijding en focus waarbij vakmanschap of meesterschap het einddoel is. Je moet tijd vrij willen maken om te leren en te doen. De tweede is realiseren dat  isolatie niet tegenover fragmentatie staat. De uitdaging zit in het blijvend werken aan je netwerk en jezelf verbinden met anderen. De derde gaat om de manier waarop jij naar je werk kijkt, durf je keuzes te maken en kun je leven met de consequenties van die keuzes.

Isolation: the Genesis of loneliness / Rohan’s  & Amon’s story

Uit de verhalen van Rohan en Amon leren we dat ze allebei succesvol zijn, zij genieten van hun werk (de een is hersenchirurg en de andere neo-nomad) en dat zij een groot internationaal netwerk hebben. En toch mist er iets. Dat iets is dat zij het werk vanuit huis kunnen doen en als gevolg daarvan weinig F2F contact hebben. Zij ontmoeten hun opdrachtgevers en collega’s alleen virtueel. Het even naar binnen lopen bij een collega, een toevallige ontmoeting in de gang of spontaan samen een borrel drinken op vrijdagmiddag kennen zij niet. Gratton ziet deze isolatie en eenzaamheid als een van de donkere kanten van de toekomst van werk. Uiteraard kan een deel hiervan gecompenseerd worden met de thuissituatie. De vrienden en familie die hierin een belangrijke rol spelen. Maar ook dit veranderd. Families worden kleiner, gezinsleden mobieler. Misschien woon je niet langer bij elkaar in de buurt en kun je (door stijgende energieprijzen of gebrek aan grondstoffen) niet langer bij elkaar op visite. En hoe staat het met vertrouwen in de wereldwijde samenleving waarin Rohan en Amon leven? Zijn mensen in deze maatschappij nog wel gelukkig?

One of the key drivers of isolation has been the explosive growth of cities and urban areas across the whole globe.

Zijn er dingen te doen of beslissingen te nemen die deze isolatie tegen gaan. Gratton meent van wel en ze deelt deze in drie netwerken in.

  • a posse of people to whom you can turn and with whom you have created long-term reciprocal relationships
  • the big idea crowd, which is a diverse and large group of networks, many of whom are virtual, from which great connections can be made
  • a regenerative community, who are real people with whom you can meet frequently, laugh, share a meal and relax

Exclusion: the new poor / Briana’s & Andre’s story

Brianna is 28 jaar oud en woont bij haar ouders in de Verenigde Staten. Ze gamed graag, heeft een tijdelijk baantje in een snackbar en stopte met school toen zij 16 was. Toekomstperspectieven heeft zij niet echt, zeker niet als je moet concurreren met jongeren van over de hele wereld als je op zoek bent naar een baan die bij je past.

Andre woont in Belgie. Werkte in een fabriek tot die werd verkocht aan de Chinezen. Andre kon niet goed meekomen op school. Vrienden van toen zijn veelal verhuisd naar landen waar het economisch beter gaat.

Briana and Andre may be living in developed countries, but they are members of a global economic underclass who are excluded from joining the rapidly globalising talent pool.

In de hele geschiedenis zijn mensen uitgesloten van werk. Maar de redenen waarom veranderen. Ging het er eerst om waar je werd geboren, in 2025 heeft talent, motivatie en je netwerk meer invloed. Maar ook, kun je omgaan met de kansen die technologie je biedt. Daarnaast zal het verschil tussen arm en rijk steeds groter worden. Niet alleen binnen landen maar ook binnen bedrijven.

If we assume that these gaps within companies and countries increase, then we can predict with some accuracy that this will lead to increased social anxiety. It will also impact on trust. When trust waned so does cooperation and the capacity to share and be optimistic about others.

Hoe vraag je aandacht voor jezelf en hoe val je op als je wordt beoordeeld op uiterlijkheden? In het ergste geval (negatief) krijg je narcistische trekjes. Je wilt van iedereen weten wat ze van je vinden en dus plaats je op zoveel mogelijk plekken informatie over wat je doet, met wie, wanneer en hoe.

De locatie waar je wordt geboren en opgroeit en je talent zijn niet de enige omstandigheden waar jou economische welvaart op drijft. Een ander belangrijk element is leeftijd. Misschien moet je wel blijven werken omdat het pensioen niet voldoende is om van te leven, of wil je blijven werken vanwege het contact met anderen. We worden gemiddeld ouder en de kans dat we langer door werken wordt alleen maar groter.

Jill’s leven is gefragmenteerd. Rohan en Amon zijn alleen en geisoleerd. En Briana en Andre behoren, zonder dat ze het willen, tot de nieuwe groep van armen. In hun wereld worden angst en narcisme gekoppeld aan technologie en globalisering.

Wordt je na het lezen, net als ik, lichtelijk depressief? Dat is niet erg. Gratton heeft met deze voorbeelden bewust de donkere kanten van de toekomst willen belichten. Zij noemt dit de Default Future.

PART III THE BRIGHT SIDE OF THE CRAFTED FUTURE

Natuurlijk hebben de 5 krachten naast negatieve uitkomsten ook positieve effecten. Door globalisering hebben wij de mogelijkheid om met meer mensen na te denken over de uitdagingen die voor ons liggen en biedt technologie ons de mogelijkheid om eenvoudiger met elkaar te communiceren. In de volgende hoofdstukken maken we kennis met Miguel, John & Susan en Xui Li, Bao Yu & Chenh-Gong. Door hun verhaal te lezen leren we over de positieve kanten van de toekomst als we keuzes durven te maken.

Co-creation: the multiplication of impact and energy / Miguel’s story

Miguel is creatief en denkt graag na over innovatieve oplossingen. Samen met mensen over de hele wereld denkt hij na over oplossingen voor problemen als verkeer en stadsvernieuwing.

What has changed over the decades is that instead of innovation being seen simply as the domain of particular groups, companies or governments, it has become a highly collaborative, cumulative and social activity, in which people with different skills, points of view and insights share and develop ideas around them.

In 2025 is dankzij technologie innovatie en creativiteit een massa-activiteit geworden waar miljoenen mensen aan mee kunnen doen. Maar mensen staan er ook open voor, ze willen samen een probleem oplossen of een nieuw idee uitwerken. Het gaat niet om winnen of verliezen, het gaat niet om alleen, het gaat om het beste samen.

De keuzes die Miguel heeft gemaakt kunnen wij ook maken. Het zijn kiezen voor vakmanschap en meesterschap (vaardigheden ontwikkelingen op de gebieden waar jij een passie voor hebt en die betekenis geven aan je werk), verbonden zijn met de wereld om je heen en willen samenwerken en een gepassioneerde producer worden.

Social engagement: the rise of empathy and balance / John & Susan’s story

John behoort tot de Generatie Y. Hij heeft een baan als verkoper en 6 maanden per jaar doet hij vrijwilligerswerk in de 3e wereld. Zijn familie ging de laatste keer met hem mee. Het verhaal van John illustreert het begrip global mindset. De negatieve kant van de hyper-connected wereld is fragmentatie en isolatie. De positieve kant daarentegen is de global mindset. We reizen meer, begrijpen elkaars culturen beter en hebben daardoor ook meer begrip voor mensen die anders zijn dan wij.

 This world view had created greater feelings of empathy, not just for their immediate family but also reaching further out to others who are different from the mand to whom they are strangers.

John heeft een duidelijke keuze gemaakt. Hij werkt voor een baas en doet daarnaast iets waar hij gepassioneerd over is.

Micro-entrepeneurship: crafting creative lives / Xui Li, Bao Yu & Chenh-Gong’s story

Xui Li had jaren een eigen bedrijfje en maakte avondjurken met geborduurde opdruk. Ze dacht altijd dat haar dochter, Bao Yu, haar op zou volgen, maar zij koos haar eigen pad. Sinds enkele jaren is Xui Li onderdeel van een netwerk van zelfstandigen die samenwerken. Haar dochter koos ervoor om tassen via internet te verkopen. Beide zijn zij kleine zelfstandige zakenvrouwen die van hun passie hun werk hebben gemaakt. Xui Li’s kleinzoon, Chenh-Gong is een gepassioneerd filmmaker. Alle drie gebruiken ze technologie om online zaken te doen. Daarnaast is Xui Li een voorbeeld van een werkende oudere. Dankzij de verhoogde levensverwachting kan zij, ondanks haar leeftijd, werken en zaken doen.

Gratton stelt de lezer weer een aantal vragen. Zoals, zie je jezelf werken voor een groot bedrijf of ben je zelfstandige entrepreneur? Als het antwoord het laatste is dan moet je nadenken over meesterschap, vakmanschap en een innovatieve connector. En hoe lang denk je productief te kunnen zijn? Denk je door te kunnen werken terwijl je de 70 al bent gepasseerd? Dan is het zaak om na te denken over jouw energie, kracht en een balans tussen werk en privé. En de laatste vraag, war verwacht je te leven? Je hebt de keuze om overal waar je wilt te wonen zolang je maar verbonden blijft met de wereldwijde marktplaats.

PART IV THE SHIFT

Our world is changing at an extraordinary pace, and what will go are many of the beliefs about what work is and how it is performed. In its place ar greater opportunities and choice. It is the opening of the aperture of choice that creates the space which will enable you to write a personal career script that can bring you fulfilment and meaning.

In de vorige hoofdstukken heeft Gratton laten zien hoe de default toekomst (negatief) en de crafted toekomst (positief) er uit kunnen zien. Hoe jouw toekomst er uit ziet heeft alles te maken met de keuzes die je maakt. Om die keuzes te kunnen maken moet je bepaalde aannames los kunnen laten en verandering toestaan op het gebied van kennis, vaardigheden, hoe je je werkt doet en gewoontes. Een manier om dit te doen is om deze veranderingen te zien binnen de context van drie kapitaalbronnen.

De eerste bron is intellectueel kapitaal (de kennis die je hebt en het vermogen om na te denken over problemen en uitdagingen). Intellectueel kapitaal speelt een sleutelrol in de carrière ontwikkeling omdat de kennisgebieden waarin je je begeeft ervan afhankelijk zijn. Gratton is van mening dat algemene kennis, die in het verleden belangrijk was, nu aan waarde zal verliezen omdat er altijd wel iemand te vinden is die hetzelfde weet, de informatie sneller kan leveren en ook nog goedkoper is. Het is dus zaak om te differentiëren. Je doet dit door veel tijd en energie te stoppen in het vergaren van nog meer kennis over een onderwerp en door vaardigheden te leren die weinig anderen bezitten. Dus door meesterschap en vakmanschap te ambiëren. Maar op een onderwerp focussen is niet zinvol. Dus kijk ook naar kennisgebieden die gerelateerd zijn of naar totaal andere kennisgebieden.

De tweede bron is sociaal kapitaal (het totaal van alle relaties die je hebt en de reikwijdte en diepte van jouw netwerk).

In a world where isolation is just around the corner, finding and keeping regenerative relationships will be key. But in a world where innovation and creativity are at premium, the diversity of networks will also play a crucial role.

Dus je stijgt boven de massa uit met je kennis en vaardigheden en toch ben je onderdeel van een collectief met anderen die veel kennis en vaardigheden hebben om samen waarde te creëren. En als je dat niet doet dan blijf je alleen, strijdend tegen duizenden anderen die hetzelfde kunnen als jij zonder de kansen en mogelijkheden die een collectief jouw biedt.

De derde bron is emotioneel kapitaal (begrijp je jezelf en begrijp je de keuzes die je maakt, maar ook de veerkracht om actie te nemen). Volgens Gratton is de verandering die bij dit kapitaal hoort het meest ingewikkeld omdat je met je vrienden en familie na moet denken over wat voor soort werkend leven je wilt.

What is required instead will be conscious, articulated and purposeful actions around the three shifts: to be prepared to expend the focus and determination to be a serial master; to use energy and goodwill to become an innovative connector with a rich network of diverse and interesting people; and finally, to redraft the traditional working deal that has money and consumption at the heart to something more in tune with your emotional needs for experiences and passion.

Om waardevol te zijn in de toekomst is het zinnig op zoek te gaan naar een competentie of vaardigheid die niet gemakkelijk door techniek of mens geimiteerd kan worden. Gratton beschrijft drie carrièremogelijkheden (rekening houdend met de 5 krachten) die de potentie hebben om waardevol te zijn: grassroots advocacy, social entrepreneurship, micro-entrepreneurship. De belangrijke gebieden waar dit in kan zijn life science, geneeskunde en energie. Met vooral veel creativiteit en innovatie.

Je kunt van alles voorspellen. En Gratton doet een poging. En toch, het hoeft niet uit te komen. Daarom is het belangrijk om werk te doen waar je van houdt, waar je passie ligt. Gratton meent dat dat de enige manier is om het vol te houden, zeker als we tot ons 70e door moeten werken. Werk waar je van houdt geeft, volgens Gratton, betekenis.

As innovation and creativity become the stamp of high-value work, so our working circumstances will have to provide an opportunity for childlike play and creativity to flourish…. For mastery to work, you have to be prepared to play. You will only really achieve the mastery you need if you are excited about what you are doing and love the stretch of achieving mastery, and when you feel challenged.

Gratton ziet de toekomst van werk als het doorbreken van barrières die nu werk en privé, maar ook werken en spelen van elkaar scheiden. Daarnaast beschrijft zij dat het meesterschap uit meer moet bestaan dan een enkelvoudig iets. Je moet in staat zijn om flexibel om te gaan met dit meesterschap. Misschien zijn er andere dingen die je ook goed kan of waar je beter in wilt worden. Durf te experimenteren, te spelen en te ontdekken. Maak ook gebruik van je netwerk, Gratton noemt dit the big ideas crowd. Dit netwerk kan je helpen door inzicht te geven in gebieden waar je nog niet zo bekend mee bent. Zij geven je ook ideeen en zien misschien kansen voor jou die jij nog niet zag. En als laatste, doe eens iets erbij (dus bij je (fulltime) baan), gewoon omdat het leuk is om nieuwe dingen te ontdekken, terwijl je nieuwe vaardigheden bijleert.

Gratton heeft het intellectuele kapitaal uitgebreid behandeld als zij doorgaat naar het sociale kapitaal.

One of the marvellous opportunities of the coming decades of work will be to build your social capital in a way that was never possible in the past.

Hoe wil je ook anders. Met 5 miljard mensen die met elkaar in verbinding staan en kunnen participeren zijn de mogelijkheden eindeloos. De uitdaging is om niet verloren te raken en te gefragmenteerd bezig te zijn, maar ook om niet geisoleerd te leven door te veel gebruik te maken van online werelden. Om zoveel mogelijk gebruik te maken van de hyper-connected wereld vraagt om een fundamentele verandering in ons denken over samenwerking, verbinding en innovatie. Echte innovatie, volgens Gratton, komt voort uit de verbinding die je maakt met anderen, met hun kennis, competenties en netwerk. En deze connecties worden dankzij technologie en globalisering, wereldwijd gemaakt. Ook dit netwerk ziet Gratton als onderdeel van the big ideas crowd. Net als overigens jouw posse, een groep van ongeveer 15 personen waar je altijd op kan rekenen en wie je vertrouwd. Deze groep kan in minuten bij elkaar geroepen worden, begrijpt elkaar en is waardevol. Deze groep kent je, vertrouwd je en wil je ondersteunen.

The whole point about a posse is that they can be assembled in a moment, and can ride with the samen speed and dexterity. Their similarity and shared capabilities are a great source of advantage to the posse since it is this that brings speed and depth.

Het enige probleem met een posse is, volgens Gratton, dat zij elk probleem op dezelfde manier oplossen. Zij kennen maar een richting en dat komt omdat ze op jou lijken en omdat jij ze vertrouwd niet van het bestaande pad af te wijken. Heb je dan een probleem dat groot en complex is en om innovatie vraagt dan is een posse niet de beste groep om dat probleem op te lossen. Dan heb je een grote, diverse community nodig; the big ideas crowd. De mensen in deze groep zitten in de uithoeken van jouw netwerk, het zijn vaak vrienden van vrienden. Zij zijn totaal verschillend van jou en toch willen zij de connectie met je maken. Deze groep is groot, misschien bestaat deze groep wel uit meer dan 100 mensen. En veelal zijn deze contacten virtueel.

Als tegenhanger ziet Gratton de regenerative community. Deze community bestaat niet in een virtuele maar in de echte wereld. En het zijn ook niet de mensen die op je lijken en dezelfde vaardigheden bezitten, zoals jouw posse. Dit zijn de mensen die je regelmatig ziet, met wie je lacht en huilt, samen eet, verhalen vertelt en met wie je ontspant. Deze groep mensen zijn van belang voor de kwaliteit van jouw leven en jouw emotionele stabiliteit.

De derde verandering is de verandering die zorgt voor een werkend leven dat betekenis heeft, passie, positieve en waardevolle ervaringen in plaats van een leven waar geld en consumptie de boventoon voert. Volgens Gratton is dit de lastigste verandering als het gaat om aannames, competenties en gewoonten en is hij nodig om een werkend leven te modelleren naar wat jij wilt en wat jij verdient. Blijft het, we werken om geld te verdienen. Of wordt het, we werken om waardevolle ervaringen op te doen (zoals vriendschap, ontwikkeling, tijd om iets anders te kunnen doen).

The mosaic of future working lives – and the carrilon curves that accompany it – requires a new deal between the individual and work that no longer puts pay at the centre, but rather places it in balance with many other sources of experiences.

PART V NOTES ON THE FUTURE

In het laatste hoofdstuk van het boek schrijft Gratton brieven aan de kinderen, de directeuren van grote (en kleine) bedrijven en aan de overheid. In deze brieven geeft zij tips en aanbevelingen. In het kort beschrijven zij de shifts en de maken keuzes die eerder in het boek uitvoerig zijn beschreven.

Tijdens het lezen van dit boek was ik vooral erg onder de indruk van de shifts en de bijbehorende keuzes. Toen ik las over de default future bekroop mij een zwart en donker gevoel. Zoiets als, hier wil je niet uitkomen. De crafted future fleurde me iets op en toch bleef ik denken over mijn eigen keuzes. Ben ik goed bezig, moet ik niet meer investeren in vriendschappen, doe ik het werk wat ik leuk vind of wil ik liever iets anders. Ben ik ook niet te veel gefocussed op hebbedingetjes die ik wil kopen maar die ik niet nodig heb. Word ik daar echt blij van of is dat een blijheid van een paar minuten. Het handboek dat bij dit boek hoort heb ik al gedownload en het lijkt me interessant om met een aantal collega’s dit in te vullen. Om samen na te denken en te discussiëren over onze toekomst.

Work in progress – (flex)werkplekken in Nederland

Je ziet de vraag regelmatig langskomen op twitter, maar soms krijg ik de vraag ook persoonlijk. Waar kan ik werken als ik niet naar kantoor wil komen en ook niet thuis wil zitten? Er zijn verschillende plekken in Nederland waar je kunt aanwaaien. Soms moet je reserveren, soms niet, soms moet je betalen, maar soms ook niet en soms moet je lid zijn, maar vaker niet.

Met alle mijn bekende adressen heb ik een Google Map gemaakt (Workspots Netherlands). Dit is een work in progress. Dus heb je aanvullingen, ideeen om de kaart beter te maken, of iets anders laat dan gerust een comment achter of stuur mij een email.


View Workspots Netherlands in a larger map

Op deze kaart vind je niet de lokaties waar je als ZZP-er kantoorruimte kan huren. Het gaat echt alleen om flexplekken waar je tijdelijk aan kan waaien.

Werken Nieuwe Stijl

In februari van dit jaar kreeg ik als prijs het boek Werken Nieuwe Stijl van Bas van de Haterd. Eigenlijk was het een doorgeefboek, maar door een typisch geval van seredipity mocht ik het boek houden. Samen met nog een ander boek van de auteur, die gaat over personal branding. Dat boek bewaar ik voor een later moment. Ik zit nu helemaal in het nieuwe werken, of werken nieuwe stijl zoals Bas van de Haterd het noemt. En hij is consequent. In het hele boek kom je slechts op enkele plekken het nieuwe werken tegen. Dat hetzelfde bedoeld wordt snapt iedereen en ik moet ik Bas gelijk geven dat hij het anders noemt. Werken nieuwe stijl dekt meer de lading, heeft een positievere klank en geeft meer ruimte voor eigen ideeën en initiatief.

Het boek bestaat uit zes hoofdstukken. Over wie, wat en waarom, maar ook over technologie, de werkplek, mentaliteit & cultuur en kritische succesfactoren. Om af te sluiten met een kijkje in de toekomst. Het hoofdstuk -1 gaat over wie is wie in dit boek. Een korte uitleg wordt gegeven bij de namen die worden genoemd en de mensen die zijn geïnterviewd.

Werken nieuwe stijl is het anders organiseren van werk zodat het beter aansluit bij de informatie- en creativiteitgedreven beroepen die in de 21e eeuw de belangrijkste factor in onze economie zullen worden.

Werken nieuwe stijl gaat om het anders organiseren en inrichten van management, communicatie en werkplekken. Ondersteunt door technologie. Er zijn dus drie pijlers waar het om gaat bij werken nieuwe stijl:

  • technologie & communicatie
  • de werkplek
  • mentaliteit & cultuur

Maar waarom willen wij dit? Moeten wij? Waar ligt de noodzaak? Volgens van de Haterd is het duidelijk, de demografische ontwikkelingen vragen (of eisen) dat wij anders (op een nieuwe manier) gaan werken. Daarnaast vragen werknemers er om. Zij willen meer flexibiliteit in het werk dat zij doen. De opkomst van ZP-ers heeft hier ook zeker mee te maken. En de maatschappij verlangt van bedrijven dat zij nadenken over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Organisaties worden aangesproken op milieuvervuilende activiteiten zoals woon-werk verkeer.
Een eye-opener voor mij was het feit dat door anders te gaan werken ook mensen die nog niet mee kunnen doen in het arbeidsproces nu wel een kans krijgen. Van de Haterd geeft het voorbeeld van gehandicapten die door middel van thuiswerken en gebruik te maken van de technologie die voorhanden is ineens de kans krijgen deel te nemen in het arbeidsproces. De bibliotheek waar ik werk heeft een virtuele helpdesk. Deze collega’s komen elke dag naar kantoor om achter een computer te kruipen en vragen te beantwoorden. Deze werkzaamheden kunnen natuurlijk best door mensen thuis gedaan worden. Het gaat tenslotte om de klant en hoe hij het beste wordt geholpen.

In het kort beschrijft van de Haterd de redenen voor werken nieuwe stijl als volgt.

het rendement van werken nieuwe stijl komt naar voren in een vijftal zaken:

  • kostenbesparingen – verhuiskosten, ziekteverzuim
  • hogere werknemers- en klanttevredenheid
  • aanboren ongebruikt arbeidspotentieel
  • productiviteitsstijgingen
  • beter voor het milieu

Redenen genoeg dus om na te denken over werken nieuwe stijl.

technologie

Technologie is een enabler – niet de motor van werken nieuwe stijl

Vaak wordt technologie gebruikt omdat het handig is. Maar hoe vaak kijken we of het echt nodig is in de vorm hoe wij het gebruiken. Van de Haterd schrijft dat een organisatie eerst moet kijken naar de processen, deze moet evalueren en vervolgens moet kijken welke technologie hierbij past en een oplossing kiezen. Dus niet twitteren omdat iedereen het doet, maar twitteren om snelle vraagafhandeling te kunnen realiseren of om kort te communiceren. En dan alleen als blijkt dat twitteren beter is dan msn-en of emailen. Het hangt af van het soort bedrijf en de soort processen.

Van de Haterd legt vervolgens duidelijk uit hoe je technologie het beste toe kan passen. Hij vindt dat je groepen moet maken rondom verschillende werkzaamheden. Deze groepen hebben een eigen adaptiegraad als het gaat om technologie. Je moet ze dus de technologie geven die bij hen past. Trainingen en cursussen zijn op maat gemaakt voor die groep. Iedereen dezelfde cursus geven heeft dus geen zin.  In de beleving van van de Haterd is het zinvol om te streven naar een werkplekbudget binnen enkele jaren nadat het werken nieuwe stijl is ingevoerd. Een mooie quote die ik je niet wil onthouden is deze:

als je mensen gaat afrekenen op resultaat moet je ze natuurlijk wel hun eigen gereedschappen laten kopen

Bas van de Haterd geeft veel voorbeelden in zijn boek. Ik vind het altijd fijn om te lezen hoe anderen het doen. In het hoofdstuk over technologie wordt het voorbeeld van Blue Kiwi gegeven. Dit bedrijf heeft bij een klant het e-mailverkeer met 80% weten te reduceren. Hoe? Alle e-mails waar meer dan 4 mensen in geadresseerd zijn worden op een blog geplaatst en de mensen die het moeten lezen krijgen een notificatie als zij dat willen. Heerlijk! Al die mails die je elke dag krijgt, zeker die waar je in ge-cc-ed bent. Wat zou het fijn zijn als ik die informatie gewoon op een blog kan lezen, op een moment dat ik dat wil en tijd voor heb. Een idee om eens wat meer over na te denken. Misschien is het wel te implementeren in de bibliotheek waar ik werk.

Het hoofdstuk over de werkplek gaat over de de fysieke locatie maar ook over het kantoor als inspirerende plek. Als plek waar je met plezier naartoe gaat om mensen te ontmoeten maar waar je niet naartoe hoeft als het niet nodig is. Een van de geïnterviewden noemt het kantoor een onderdeel van de ziel van een bedrijf. Een mooi gegeven. Ik vraag me alleen af hoeveel mensen dit zullen voelen als zij om 9 uur ‘s morgens de deur van het kantoor open doen.

de bibliotheek als werkplek

Van de Haterd gaat in dit hoofdstuk ook in op het openstellen van het kantoor voor derden. Ik weet dat ik niet de enige ben die niet begrijpt dat de bibliotheken in Nederland hier niet eens serieus over nadenken. Bibliotheken zijn werkplekken op een A-locatie in de stad. Je kan de bibliotheekgebouwen eenvoudig geschikt maken als werkplek voor externen, hier wel of geen geld voor vragen (ik pleit voor geen geld vragen) en mensen ondertussen nog helpen als zij een informatievraag hebben. Jan de Waal begon op de bibliotheek 2.0 Ning hier een discussie over. Zoek samenwerking met Seats2Meet, Deelstoel of andere initiatieven die al aanwezig zijn. Hoe moeilijk kan het zijn?

We weten allemaal dat werken op een andere plek inspirerend kan zijn. Dat je daar minder gestoord wordt door binnenvallende collega’s en dat je soms in gesprek komt met mensen waardoor je weer op ideeën komt. Een maand geleden schreef ik in een column voor onze bibliotheekwebsite dat ik graag in de centrale hal van de bibliotheek wil gaan werken. Een idee dat ik na de zomervakantie zeker op ga pakken. Misschien dat ik zelfs wel een onderzoek ga doen naar de werkplek in de bibliotheek. Ik zie het al helemaal voor me. Elke keer een andere stad, een andere bibliotheek. Hoe kun je daar werken, wat zijn de faciliteiten. Met natuurlijk een cijfer om het spannend te maken. Welke bibliotheek is de beste werkplek in Nederland.

Terug naar het boek Werken Nieuwe Stijl. Van de Haterd beschrijft verschillende soorten werkplekken zoals cafe- en lunch (werk)plekken, om gasten te ontvangen, maar ook voor bilateraal overleg of overleggen met kleine groepen. Daarnaast zijn er natuurlijk individuele focusplekken, gezamenlijke stilteplekken, overlegruimtes en presentatieruimtes.

Twee van de drie pijlers zijn besproken. Tijd voor mentaliteit en cultuur. De lastigste pijler van het stel. Hier gaat het om grote veranderingen. Veranderingen in de mentaliteit van de werknemers gecombineerd met de cultuur van de organisatie. Vaak gaat het in deze verandering om onbewust gedrag. Van de Haterd geeft het mooi weer in het gedeelte over vertrouwen.

Controle achteraf is noodzakelijk, maar gezond verstand en een goed verhaal zouden bij werken nieuwe stijl boven regels en procedures moeten staan.

en ook:

Iemand afrekenen op resultaat zonder dat hij de bevoegdheid heeft om zijn werk zo in te vullen dat hij zelf verantwoordelijkheid kan dragen voor het resultaat is onmogelijk.

kritische succesfactoren

Er zijn een aantal kritische succesfactoren die kunnen helpen bij het invoeren van werken nieuwe stijl. Zoals de verbondenheid van iemand op het hoogste niveau in de organisatie met het werken nieuwe stijl. Ik heb het geluk dat mijn directeur een groot voorstander is. Zij geeft zeker het goede voorbeeld. Van de Haterd noemt het noodzakelijk dat deze verbondenheid er is. Daarnaast moet het duidelijk zijn wat het doel is en waarom je werken nieuwe stijl in wilt voeren. Voor veel collega’s hoeft er niets te veranderen en zijn zij tevreden met hoe het nu gaat. Uitleggen, open communiceren en in gesprek blijven is zeker een voorwaarde. Van de Haterd gaat ook in op symbolen. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een ladeblok. Je neemt iemand zijn vaste werkplek inclusief ladeblok af. Dit moet (mentaal) gecompenseerd worden.

Gelukkig spreekt van de Haterd over een project als het gaat om het invoeren van werken nieuwe stijl (Henny van Egmond kijkt daar anders tegenaan – zie een na laatste alinea van deze post). Van de Haterd noemt het niet alleen een project hij vindt een dedicated projectleider een vereiste. En gelukkig dat dat bij ons in de bibliotheek zo is. Ik mag mij fulltime bezig houden met de verandering die wij als organisatie in gaan. Als laatste kritische succesfactor wordt opleiding en training genoemd. Niet alleen op sociale vaardigheden, maar ook knoppenkennis.

In het laatste hoofdstuk dat over de toekomst gaat wordt uitgelegd dat wij ons geen zorgen hoeven te maken. Uniek werk, waar creativiteit en kennis voor nodig is kan nooit geautomatiseerd worden. Hierdoor zal de invloed van de factor mens in het werkproces alleen maar toenemen omdat dit het onderscheidende en concurrerende vermogen is. Van de Haterd gaat vervolgens in op hoe organisaties zullen veranderen (kleinere- en netwerkorganisaties), hoe wij in teams samen gaan werken (virtuele projectteams), hoe kennis internationaal wordt, personal branding, crowdsourcing, meer en minder werken en de /worker.

/ worker & passie

De / worker (slash worker) komt uit de koker van Kevin Wheeler. / workers zijn mensen die meerdere banen hebben, soms binnen een organisatie maar vaker ook niet. Deze werknemers doen dit omdat zij hun passie willen uitvoeren. En dus hebben zij naast een betaalde baan vaak een (betaalde) hobby of doen zij er klussen bij. Van de Haterd meent dat de kans groot is dat werknemers die hun creativiteit op meerdere plekken kunnen uiten langer bij een organisatie blijven die dit mogelijk maakt. Je gaat ergens weg omdat de uitdaging weg is, maar wat nu als de uitdaging ergens anders wordt geboden, blijf je dan het werk wat je deed nog doen? Waarschijnlijk wel.

Een bijzonder mooi voorbeeld is het Leef je droom programma van Tam Tam.

Wij bieden je een omgeving waarin je jezelf en je ideeën volledig kunt ontplooien. Het programma dat wij hier voor inzetten: LeefJeDroom. Dit programma is op maat opgesteld voor mensen die niet op zoek zijn naar een baan, maar naar een invulling van hun droom. Iedereen is uniek en alleen een persoonsgebonden programma werkt. Samen met jou geven we invulling aan jouw droom. Of dit nu het starten van je eigen onderneming is, verdieping in een bepaalde technologie, vakgebied en/of branche, ervaring op doen bij een van de partners van Tam Tam. Opleidingen, ontwikkelingsplannen en loopbaanbegeleiding horen daar allemaal bij, maar ook toegang tot ons uitgebreide netwerk en werken op projecten die bijdragen aan je groei.

Wouw! Dit zijn de voorbeelden waar je nog eens een nachtje over slaapt en waarvan je hoopt dat jouw organisatie open staat voor dit soort initiatieven. Je passie leven. Daar heb ik al eerder over geschreven en het blijft een woord dat in mijn hoofd blijft rondzingen. Ik denk dat ik maar eens een rondje maak langs mijn collega’s. Ik heb dan een vraag voor je:

wat is jouw passie?

Meer informatie over Werken Nieuwe Stijl vind je op deze website.

 

 

Het Nieuwe Werken – van visie naar praktijk

Het zal de meesten niet ontgaan zijn, de laatste tijd ben ik veel bezig met Het Nieuwe Werken. Ik lees boeken, bezoek seminars en volg cursussen. Dit alles heeft te maken met een project dat we bij de TU Delft Library IKWERK noemen. Ik schreef vorig jaar over de start van dit project met het begin van een pilot. De pilot was succesvol en het management besloot dat het tijd is om ook de rest van de teams met het nieuwe werken in contact te brengen.

Ik lees de laatste tijd heel veel. Omdat ik nog niet kan spreken uit ervaring heb ik de ervaringen van anderen nodig om te weten dat het mogelijk is. Een organisatie kan veranderen. Het kost tijd, veel tijd,  maar het is niet onmogelijk. Ook lees ik om dingen niet vergeten te doen, waar moet je op letten, wat zijn handige manieren om het nieuwe werken te implementeren. Soms zijn dingen vanzelfsprekend, vaker zijn het eye-openers. Nu wil ik projecten goed afronden, maar omdat dit project om mensen gaat (mijn collega’s) ben ik er erg op gebrand mijn uiterste best te doen. Ik ben iemand die het anderen naar de zin wil maken en het vooruitzicht dat ik dat met dit project niet altijd zal doen baart we soms wel zorgen.  En ook daarom lees ik.

En dus hield ik de afgelopen twee dagen het boek Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk vast. Het is geschreven door Henny van Egmond. Een enthousiaste spreker die ik al een aantal keren IRL heb mogen ontmoeten.

Het fijne aan dit boek is dat het uitgebreid in gaat op het historisch perspectief. Er wordt verwezen naar verschillende (inter)nationale theorieën en denkers. Het gaat onder andere over flow, creativiteit en passie. Onderwerpen die mij erg aanspreken.

Een van de boeken waar naar wordt verwezen is Drive : the surprising truth about what motivates us van Daniel Pink. In onderstaand filmpje legt hij uit wat mensen werkelijk motiveert in hun werk.

En deze TEDtalk wilde ik jullie ook niet onthouden.

In het kort gaat het om vier aspecten van het werk waaraan moet worden voldoen willen medewerker betrokken (engagement) zijn:

  • task – what they do
  • time – when they do it
  • technique – how they do it
  • team – whom they do it with

Daarnaast hebben we minder managers nodig en meer vrijheid.

En (zoals Pink het verwoord):

fewer individual automatons and more autonomous individuals

Naast flow, passie en creativiteit gaat van Egmond in het boek ook in op de cultuur van een organisatie. De formele en informele culturen binnen een bedrijf en hoe je deze als leider met elkaar kunt verbinden. Wat een cultuur precies is, hoe onderzoek je de cultuur en wat zijn de onbewuste waarden. Kijken naar “zo doen we het hier” onderwerpen helpt als je de cultuur van jouw organisatie wilt bepalen. En bij het nieuwe werken gaat het voor een groot deel over cultuur en een verandering daarin. Het kan dus zeker geen kwaad om tijd te stoppen in het onderzoek naar de cultuur.

En natuurlijk wordt leidinggeven ook niet overgeslagen als onderwerp. Met als voorbeeld het boek Tribal leadership : leveraging natural groups to build a thriving organization van Dave Logan, John King, Halee Fisher-Wright (hieronder de TEDtalk van Dave Logan).

De laatste hoofdstukken van Het Nieuwe Werken : van visie naar praktijk gaan over huisvesting en ICT. Om te eindigen met een hoofdstuk over veranderen. Hier werd ik even met mijn neus op de feiten gedrukt. Een vetgedrukte kop met de tekst:

maak er een project van en de mislukking is gegarandeerd!

Daar sta je dan. Bij ons is het een (pilot)project (omdat wij nieuwe dingen nu eenmaal in projecten doen). En dan hoop ik dus maar dat wij bij de 30% van de projecten behoren die wel slagen en de vooraf vastgestelde doelen behalen. Ik begrijp natuurlijk best dat als je het nieuwe werken wilt implementeren je niet van A naar B gaat, dat de verandering niet maakbaar, beheersbaar en controleerbaar is. Ik snap ook dat het een reis is en dat we onderweg allerlei avonturen meemaken. Dat we aan het einde mooie verhalen te vertellen hebben en dat heus niet alles een succes is geweest.

Van Egmond hoopt dat zijn boek – ook als het al een poosje in de kast staat – er weer uit wordt gehaald om even doorgebladerd te worden. Ik vind dat het zo’n boek is, al is het alleen maar om de laatste zin nog eens te lezen om niet te vergeten waar je het allemaal voor doet.

Het is de moeite waard om te kijken naar een nieuwe werkstijl. Vanwege de vele voordelen voor de organisatie, maar ook en vooral omdat een nieuwe werkstijl mensen in staat stelt weer grip te krijgen op hun eigen leven. Daardoor kunnen ze bewuste keuzes maken over de belangrijke zaken in hun leven. En weer een klein beetje gelukkiger worden.

 

De kunst van het veranderen

Bijna niemand houdt van verandering, ikzelf in sommige gevallen ook niet. Maar vaak vind ik het wel leuk en interessant of sta ik er zeker voor open. De meeste klachten die je hoort als het gaat over veranderen is dat mensen echt niet willen, waarom iets veranderen als het goed werkt of voelt? Weerstand is een veelgehoord woord. Maar soms kun je niet anders. Soms moet je als bedrijf mee in de vaart der volkeren en verandering hoort daar dan eenmaal bij.

In het kader van het nieuwe werken bij de TU Delft ging de 2FLOW-groep twee dagen op cursus. We werden ondergedompeld in verschillende theorieën die allemaal hetzelfde onderwerp kenden, namelijk veranderen. Met verschillende werkvormen gingen we met deze theorieën aan de slag. Allemaal met onze rol als adviseur, begeleider of coach in het achterhoofd. Wij voeren de pilots die nu spelen bij de TU Delft niet uit, maar begeleiden en ondersteunen wel. En ook dan krijg je te maken met veranderingen en weerstand.

Een van de veranderkundige theorieën kent drie rollen die je aan kan nemen. Jaap Boonstra geeft het goed weer in onderstaand schema:

In de rol van expert los je het probleem van de klant op, maar in de dokter – patiënt rol luister je en wordt de meest optimale oplossing gezocht, dit laatste voelt veel meer als samen. De beste rol in ons geval is van het proces, je luistert naar de problemen van de klant maar deze komt zelf met de oplossing.

Telkens als een theorie was besproken kregen wij een opdracht met een van de pilot als voorbeeld. We oefenden in het vragen stellen en het helder krijgen van het probleem. Vragen stellen kan vanuit verschillende perspectieven. Denk aan het vraagstuk en stel vragen die gaan over feiten (objectieve gegevens), doelen, visie, principes, middelen en wegen. Als je vanuit deze perspectieven een vraagstuk probeert te beantwoorden dan krijg je een goed beeld van de vraag. Deze manier van vragen stellen kent ook valkuilen, zoals het te snel een antwoord zoeken bij een feit. Bijvoorbeeld: mijn mensen kunnen dit niet dus ik geef ze een training.

Naast het veranderen met een bepaalde rol in gedachten kun je ook veranderen vanuit de 5-kleuren veranderleer van Caluwe en Vermaak (Twijnstra Gudde). Meer informatie hierover staat op de managementsite.

In onderstaand filmpje leggen de bedenkers uit hoe de kleuren werken en hoe je ze in kan zetten in een verandertraject.

Wij zelf hebben vragenlijsten ingevuld om te kijken welke kleur wij zijn in denken en doen. Toen we van elkaar de kleuren zagen kwamen we tot de conclusie dat sommige kleuren in het team ontbreken. Dat is op zich niet erg, je kleur is een voorkeur, dat wil niet zeggen dat je niet vanuit een andere kleur kan denken en doen, het kost alleen iets meer moeite.

Tussen de theorie en oefeningen door hielden we allemaal een korte presentatie van 10 minuten. Dit kon zijn over een onderwerp dat je inspireert of over een probleem waar je tegen aan loopt. In mijn 10 minuten vertelde ik mijn verhaal. Van hoe ik ben opgegroeid, waar ik heb gestudeerd en hoe ik off- en online getypeerd kan worden. In mijn beleving zijn alle verhalen die leven op de TU Delft, dus alle verhalen van mijn collega’s, belangrijk bij de invoering van het nieuwe werken. Het zijn naar mijn idee, de verhalen van mensen die ervoor zorgen hoe iemand tegen het nieuwe werken aankijkt, of hij er voor open staat en of hij mee wil in de verandering. Door oog (of oor) te hebben voor deze verhalen, ze aandacht te geven en ze te gebruiken kan, denk ik, veel weerstand voorkomen worden.

Een derde theorie die de revue passeerde is het 7-krachten model van verandering van Berenschot.

Er zijn een aantal dingen die je jezelf kan afvragen als je deze krachten gebruikt. Zoals wat gebeurd er als we de verandering niet doormaken? Wat is het lonkend perspectief? Oftewel maak er een beeld van, maak het voor iedereen helder wat de visie is, iedereen moet het kunnen begrijpen. Maar vooral laat iedereen hierover nadenken. Succes doet geloven, kleine successen zijn ook successen en deel deze dan ook. Sfeer (of spirit zoals in bovenstaand schema) geeft energie. Hoe breng je de juiste energie er in? Je wilt verandering niet opleggen maar wel dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen. Eigenlijk wil je dus verleiden. Samen ontdekken wat er leuk is aan de verandering.

De eerste dag is bijna ten einde als we de laatste reeks oefening moeten doen. De eerste oefening in deze reeks gaat over vertrouwen. Met onze ogen dicht worden we door collega’s door de ruimte geleid. Dit is eng en je moet loslaten. Je moet de ander vertrouwen. Gelukkig gaat het goed. Het vertrouwen in de groep in elkaar is groot. Dit is best bijzonder, we kenden elkaar tot een half jaar geleden niet maar zijn samen het avontuur ingedoken. Allemaal heel verschillende mensen met een gezamenlijk doel.

De volgende oefening heet de verrekijker. Aan ons is voor de cursus gevraagd om na te denken over hoe wij ons werk over 15 jaar zien. Sommige laten beelden zien, anderen vertellen over hoe dat er uit ziet. Iedereen heeft de focus op iets anders gelegd, soms is dit ICT, soms omgeving en soms samenwerking.

We kregen het filmpje te zien om ons bewust te maken van automatismen. Hoe zorgt een automatisme ervoor dat je niet zelf meer nadenkt. Het filmpje is een uitstekend voorbeeld hiervan. We hebben nagedacht over onze eigen automatismen. Zoals hoe je naar je werk gaat, welke route je neemt, het feit dat je elke morgen eerst je pc aanzet en dan koffie gaat halen (of andersom). Na het vaststellen van de automatismen dachten we na over welke overtuigingen en waarden hier achter zitten. Waarom doe je die dingen zo, waarom is het belangrijk om het zo te doen, wat levert dit gedrag op?
In mijn geval werd duidelijk dat ik de overtuiging heb dat de fysieke omgeving ervoor zorgt dat ik mijn werk kan doen. Als de fysieke omgeving kaal is of niet inspirerend ben ik ervan overtuigd dat ik geen goed werk aflever. Ik heb spulletjes en kleur nodig.

Om weer even de link te leggen naar het nieuwe werken en naar vertrouwen dat hierin een belangrijke rol speelt kregen we een aantal vragen (hoe voelt die relatie, hoe is de communicatie, vul je elkaar aan, hoe snel/eenvoudig krijg je samen dingen gedaan, hoeveel plezier heb je aan deze relatie). Deze vragen moesten we beantwoorden met iemand in gedachte waar we goed mee samenwerken. Hierna moesten we iemand in gedachte nemen waar we niet goed mee samen werken. Het viel op dat de stemming daalde. Als je denkt aan iemand met wie je minder goed samenwerkt dan is het gevoel niet positief, denk je aan iemand met wie je wel goed samenwerkt dan begin je bijna spontaan te glimlachen.

Voor de laatste oefening hebben we aan elkaar verteld wat we nodig hebben en wat we inbrengen. Op deze manier konden wij ons aan elkaar verbinden.

De eerste dag was lang maar vloog voorbij. Door het afwisselende programma kregen we weinig tijd om ons te vervelen. Het doen van oefeningen met elkaar is leerzaam. Maar ook het samen naar een probleem kijken en vanuit verschillende invalshoeken oplossingen vinden is goed voor het teamgevoel.

Op de tweede dag gingen we dieper in op hoe om te gaan met weerstand en welke strategieën hierbij handig kunnen zijn. Het blijkt dat de groep graag mensen overtuigd. Terwijl soms inspireren, luisteren, verleiden, participeren of verlichten beter helpt. Wat je doet en hoe je het aanpakt heeft van alles met je eigen stijl te maken.

Om de dag te eindigen dachten we in de setting van een world café na over de dingen die we als groep willen realiseren.

En een laatste inspirerende video voordat we naar huis gingen.

Foto’s van de tweedaagse zijn in deze set te vinden.

 

Bijeenkomst: Atelier Het Nieuwe Werken/Leren in het WO

Gister was ik bij een bijeenkomst met als thema: Atelier Het Nieuwe Werken/Leren in het WO – georganiseerd door PRC (vanaf 1 juli Arcadis). De bijeenkomst werd gehouden in het David de Wiedgebouw van de Faculteit Bètawetenschappen van de Universiteit Utrecht. Dit gebouw is net nieuw en dus was, naast het programma van de bijeenkomst, de rondleiding een reden om naar Utrecht af te reizen.

Helaas kwamen collega Saskia en ik iets later aan en hebben wij het begin van de bijeenkomst gemist. Wij vielen binnen bij de presentatie over Smart @ Work van de VU. Nu ben ik daar laatst op visite geweest maar had ik door een afspraak bij de bibliotheek deze presentatie gemist.  Het is goed om te zien dat de VU, net als de TU Delft, bezig is met een visie voor de universiteit in 2025.

Wat de VU Smart @ Work naast bricks, bytes en behaviour heeft toegevoegd is broadcast. Uiteraard omdat communicatie naar en tussen mensen heel belangrijk is.

Na de presentatie hebben wij gediscusieerd over verschillende stellingen zoals wat maakt het nieuwe werken voor universiteiten zo bijzonder en hoe ga je met ontwikkelingen als het nieuwe werken om in tijden van bezuingingen.

Ik was duidelijk een vreemde eend in de bijt. De overige deelnemers werkten of bij Vastgoed-afdelingen of bij Facilitaire Zaken. Het gaat dan ook al snel om gebouwen en inrichting. Terwijl je volgens mij ook het nieuwe werken kan invoeren in een oud gebouw met oud meubilair.

De rondleiding was ook zeker interessant te noemen. Ik heb echt mijn best gedaan om te begrijpen hoe het inrichtingsconcept past bij het nieuwe werken. En of het alleen de inrichting was die het nieuwe werken moet weergeven of dat er ook aan de cultuurkant iets is gedaan.

Ik zag kantoortuinen waar iedereen (AIO’s en tijdelijke werknemers/onderzoekers) een vaste werkplek had (inclusief plantjes en foto’s), ik zag kantoren zoals we die allemaal wel kennen (voor meerdere personen) en ik zag concentratiewerkplekken.

Concentratiewerkplekken met een tafel. Geen stoel. Er werd niet veel gebruik van gemaakt hoorden wij later.

Het kantoorgedeelte is afgesloten voor het publiek. In de publiek toegankelijke ruimte bevinden zich de overlegplekken en loungeruimtes waar de koffiemachine staat.Dat concept vind ik erg goed, de onderzoekers halen koffie in de ruimte waar de studenten zich bevinden. Ik zie het al helemaal voor me om dat in de bibliotheek waar ik werk ook te doen, gezellig samen koffiedrinken met de klant.

Na de rondleiding kregen wij het boekje Het Nieuwe Werken : 54 do’s en don’t’s van Arcadis. De do’s en don’t’s zijn gerangschikt op processtappen zoals het besluit, de directie, de projectorganisatie, het proces, het inrichtingsconcept, de communicatie en de ingebruikname.

Bij elke processtap worden eerst de do’s en don’t’s gegeven en vervolgens wordt er dieper op ingegaan.

Een paar mooie om te onthouden:

  • laat duurzaamheid een drijfveer zijn
  • inspireer door de juiste vragen te stellen
  • leg de leiding niet bij de facilitaire dienst
  • benoem een groep ambassadeurs
  • Het Nieuwe Werken is meer dan een project
  • benader het gebouw vanuit het werkproces
  • blijf niet te lang bezig met tegenstanders, steun de voorstanders
  • de echte cultuuromslag begint pas na de verhuizing

Deze week komt het projectteam van IKWERK! (zoals we de pilot rondom het nieuwe werken bij de TU Delft Library noemen) voor het eerst samen. Ik zal een aantal do’s en don’t’s hier zeker gebruiken. En daarom alleen al was dit bezoek de moeite waard.