Zo dat is gezegd! En ik meen het ook nog. Al zou ik maar de helft minder vergaderen dan houd ik zeeën van tijd over. Na de masterclass STOP VERGADEREN van Richard Stomp was het duidelijk, ik vergaderen veel te veel. En ook al is, na onderzoek in de agenda, de uitkomst 50% van mijn tijd vergader ik en ik wil niet zo veel vergaderen. Ik wil innovatief zijn, leuke dingen bedenken, gek doen.

Richard Stomp begon met de droom die hij als kind had en vroeg ons om de volgende vragen te beantwoorden:

• welke droom had je als kind
• wat is hiervan uitgekomen

ontgaderen / ontgaderaar

Richard Stomp is ontgaderaar en doet aan ontgaderen. Maar hij is ook WOW officer en straatjutter.
We vergaderen te veel, te lang en de vorm waarin we het doen is veel te eenzijdig. Dat kan anders. We gooien per jaar veel geld weg aan loonkosten, reiskosten en ziektekosten (vergaderen is dodelijk vermoeiend) door te vergaderen. Stomp trekt het verder. De productiviteit gaat door al dat vergaderen omlaag, je ziet zoiets ontstaan als corporate autisme (als je naar binnen bent gericht heb je geen oog meer voor de klant) en de demotivatie neemt toe (talent verdwijnt).

DUS: MINDER – SLIMMER – KORTER

Stomp geeft de groep verschillende definities van vergaderen.

1. van Dale – bijeenkomst van personen om iets te bespreken of besluiten te nemen
2. van Zalen – alle vergaderingen in vergaderopstelling, strikte vergadervorm met notulist en voorzitter
3. van Bale – bijeenkomsten van personen zonder duidelijk doel, ontmoetingsplaats voor ego’s, een plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd, met andere woorden een onproductieve gewoonte in grote organisaties

oorzaken

Als oorzaak van te veel vergaderen noemt Stomp het Trini Lopez Syndroom.

We gebruiken een instrument om samen iets te bereiken. En dat ene instrument is de vergadering. Dat we dat doen is voor een groot deel gewoonte. Maar ook kennis, we weten gewoon niet hoe het anders kan. En dan status. Als je veel vergadert ben je vast heel belangrijk. Of wat denk je van luiheid. Je krijgt gratis koffie, je ontmoet nog eens iemand en je hoort de laatste roddels.

Maar er zijn veel meer oorzaken, zoals verantwoordelijkheden die niet duidelijk belegd zijn, interne strijd die gevoerd moet worden, angst (besluiten nemen voor anderen is eng!), teveel stafafdelingen, teveel managementlagen, etc.

oplossingen

Gelukkig zijn er oplossingen.

• niet bijeen komen
• korter bijeen komen
• anders bijeen komen

Een opdracht. We doen de vergaderscan. Wij pakken onze agenda er bij en kijken voor een week (of een maand) hoeveel tijd we nu precies vergaderen. We kijken hoe erg het met ons gesteld is en we schrappen.
We geven per vergadering een waarde – must, nice, not. Eigenlijk willen we uitkomen bij alleen must vergaderingen en schrappen we de not bijeenkomsten.

Stomp legt uit dat we teveel willen en dat vaak in een vergadering stoppen. We willen informeren, voortgang bewaken, ideeen genereren, besluiten, etc. Die multivergaderingen, met veel doelen en veel mensen…. Waarom niet per vergadering een doel, een kleine groep mensen en dus snel klaar.  En vooral niet vergaderen als er andere oplossingen zijn zoals het gebruik van bijvoorbeeld basecamp, management by walking around, jij beslist of informatie zelf halen.

doe eens een vergadering van 22 minuten

Je weet dat staand vergaderen de productiviteit verhoogd en toch doen we het bijna nooit. Omdat we de meubels er niet voor hebben, omdat we geen zin hebben om buiten te wandelen en te vergaderen, zeg het maar…..
Overigens helpt het als je veraderingen plant op slechte momenten, dus vlak voor de lunch, om half 5, of voor 9 uur.

Zet het doel eens voorop in plaats van het middel. En noem het dan anders. Stomp heeft de volgende ideeen daarover. Een oplossering, een ideeenring, een inspiratiering of een beslissering. Pas de techniek toe die het beste bij de …ring past. De denkhoeden van Edward de Bono, of de Franse Salon, brown paper sessie of een visual meeting.

Je hoeft echt niet morgen met vergaderen te stoppen, maar je kunt wel nadenken over welke (kleine) stappen je kan nemen om het anders te doen. Stel jezelf vragen als is het doel helder, moet ik erbij zijn, wat levert het me op, voegt het waarde toe, heb ik er passie of talent voor nodig. En als dat niet zo is, doe het dan niet. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor vergaderen, dit geldt voor veel meer dingen in je werkende leven.

De dag vloog voorbij. De groep was klein en dus was er veel tijd voor interactie en luisteren naar elkaar. Extreem oefenden wij dit in de Franse Salon, een aanrader als je goed wilt luisteren naar elkaar. Een aantal deelnemers had niet eens zo veel problemen met vergaderen en ook voor hen was het een interesante dag. Al was het alleen maar om weer eens stil te staan met wat je doet en of het je energie geeft.

14 augustus gaan we met Richard straatjutten. Ik kijk er nu al naar uit! Heb je je nog niet ingeschreven voor deze workshop, er is nog plek, dus schrijf je hier in.